Сравнение документов

Сравнение документов , также известное как «красная линия» или «черная линия» , представляет собой компьютерный процесс, с помощью которого выявляются изменения между двумя версиями одного и того же документа для целей редактирования и проверки документа. Сравнение документов — обычная задача в юридической и финансовой отраслях.

Программный процесс сравнения документов сравнивает справочный документ с целевым документом и создает третий документ, в котором указывается (посредством цветового выделения или различных характеристик шрифта) информация (текст, графика, формулы и т. д.), которая была добавлена в или удален из справочного документа для создания целевого документа.

Общие форматы документов для сравнения включают текстового редактора документы (например, Microsoft Word ), электронные таблицы , презентации (например, PowerPoint ) и документы в формате PDF.

Обзор

В самом широком определении сравнение документов может относиться к любому акту маркировки изменений, внесенных между двумя версиями одного и того же документа, и представлению этих изменений в третьем документе через графический интерфейс пользователя (GUI). Существует несколько вариантов типов изменений, регистрируемых в процессе сравнения документов. Некоторые программы ограничивают сравнение только содержимым текста и таблиц в текстовых документах, в то время как другие регистрируют изменения, внесенные в электронные таблицы и презентации, а также изменения, внесенные в версии PDF-документов. Также существуют определенные программы, которые сравнивают изменения, внесенные в такие объекты, как JPEG , TIFF , BMP , PNG, изображения встроенные в документы, и обычные текстовые файлы.

Решения для сравнения документов отмечают изменения, внесенные в следующие типы документов:

Текстовые документы	Текст в абзацах и текстовых полях; маркеры и нумерация; таблицы содержания; прикладные стили; элементы дизайна и компоновки; таблицы, включая добавление и удаление строк; встроенные объекты ; вставленные изображения.
Таблицы	Ценности; формулы; добавление и удаление строк и столбцов, примененных стилей; элементы дизайна и планировки.
Презентации	Текст, таблица, изображение и другие изменения.
PDF-документы	Текст, таблица, изображение и другие изменения.

Поставщики программного обеспечения для сравнения документов обычно представляют формы сравниваемого документа в отдельных окнах графического пользовательского интерфейса . Каждое окно содержит следующие элементы, и различные окна отображаются на одном или нескольких мониторах компьютера:

оригинальный документ
измененный документ
документ красной линии (или сравнения), и
список изменений, внесенных между версиями документа.

Представление изменений, внесенных между версиями документа, также традиционно настраивается. Хотя во многих продуктах сравнения документов по-прежнему используется одно стандартное отображение удалений с красным подчеркиванием и дополнений с синим подчеркиванием, некоторые программы позволяют пользователям настраивать представление изменений в документе с пометкой/сравнением. Юристы по контрактам в США обычно показывают удаления в виде красного зачеркнутого текста (красный текст с линией, перечеркивающей удаляемые слова), а дополнения — в виде красного подчеркивания.

История

До появления персональных компьютеров сравнение документов подразумевало распечатку двух версий одного документа и подробный анализ этих печатных копий на наличие изменений и поправок версий. В этот процесс были включены вероятность человеческой ошибки и значительное административное время, необходимое для этого трудного процесса. Линейка с красной ручкой использовалась для зачеркивания удаленного текста и двойного подчеркивания вставленного текста. Термин «красная линия» произошел от использования красной ручки в исходной/текущей версии. Когда документ помещался в копировальный аппарат, копии получались черными, отсюда и термин «черная линия». ^{[ 1 ]}

С появлением персональных компьютеров и повсеместным распространением программного обеспечения для обработки текстов возникла необходимость найти способ управления изменениями, вносимыми в версии документов, передаваемые через диск, а затем и по электронной почте. Важность снижения рисков, связанных с потенциальными изменениями в документах, стала существенной по мере увеличения объема обмена документами и версиями. Ранние программные решения для сравнения документов обеспечивали надежную проверку документов, проверяя весь текст в двух документах на наличие изменений, а затем представляли эти изменения в третьей версии с пометкой/сравнением. ^{[ нужна ссылка ]}

По мере того как документы менялись и развивались, менялись и решения для сравнения документов. Программное обеспечение начало использовать таблицы для управления множеством макетов документов. Многие решения для сравнения документов испытывали трудности со сравнением таблиц в версиях документов. Эти решения сначала преобразовывали таблицы в текстовые массивы, а затем сравнивали созданные массивы. Во многих случаях со стороны программного обеспечения не была проведена достаточная комплексная проверка; пользователи не будут проинформированы о разделах, сравнение которых не удалось. Во втором поколении также была представлена опция Microsoft Track Changes. Благодаря функции отслеживания изменений все изменения, внесенные в документы, фиксируются и сохраняются внутри документа. Изъяны в функциональности отслеживания изменений могли сделать документы непригодными для использования, а в некоторых предложениях сравнения снова возникали трудности с управлением сложным процессом сравнения в среде отслеживания изменений.

До появления технологии третьего поколения организациям обычно приходилось использовать несколько документов для одного продукта. Основной документ с различными вспомогательными документами будет использоваться для представления и обмена необходимой информацией. Однако более позднее программное обеспечение (особенно Microsoft Word) позволило представить несколько типов информации в одном документе. Составные документы могут включать текст, таблицы и различные стили, а также ряд встроенных объектов, таких как объекты Excel , Visio , ChemDraw и SmartDraw , а также вставленные изображения различных типов (включая jpg, tiff, bmp, и гифка). Хотя это усовершенствование значительно повысило полезность документов, оно добавило совершенно новый уровень риска для организаций, которым необходимо было полностью понимать изменения, внесенные в версии документов. Большинство программ для сравнения документов еще не включают в себя механизмы снижения риска, связанного с изменениями внутри встроенных объектов. Программное обеспечение, которое может сравнивать изменения, внесенные во встроенные объекты, обеспечивает попиксельное сравнение изображений и сравнение встроенных Excel на уровне ячеек. электронные таблицы и другие изменения, внесенные в эти сложные документы.

Актуальность для бизнеса

Сравнение документов обеспечивает метод обеспечения качества . Частные лица и организации могут гарантировать, что запрошенные изменения были должным образом интегрированы в документы. Кроме того, сравнение документов дает уверенность в том, что не было внесено необоснованных изменений.

Сравнение документов в юридической отрасли

Юристы и юристы регулярно делятся документами с адвокатами противной стороны. Поскольку документы, созданные в этой бизнес-вертикали, могут быть обязательными для клиентов любой стороны, важно, чтобы риски, связанные с изменениями, были полностью смягчены. Если адвокат противной стороны внесет изменение, которое не будет обнаружено адвокатом, такое изменение может негативно повлиять на клиента адвоката, и адвокат может нести ответственность за ущерб.

Сравнение документов в банковском деле, финансах и бухгалтерском учете

Профессионалы в банковской, финансовой и бухгалтерской отраслях управляют большими объемами данных в электронных таблицах. Поскольку одно изменение значения или формулы может повлиять на значительный объем данных, эти специалисты считают сравнение документов (например, сравнение двух версий электронной таблицы MS Excel) чрезвычайно полезным для обеспечения точности управления изменениями документов.

Креативный медиа-менеджмент и издательское дело

Профессионалы этих отраслей регулярно работают с несколькими версиями одного документа. Программное обеспечение для сравнения документов помогает этим специалистам гарантировать, что все изменения были приемлемо интегрированы в последние версии, и дает им быстрое понимание изменений, внесенных при редактировании и версионировании документов, с которыми они работают.

См. также

Сравнение файлов

Ссылки

^ Дайан Маккалоу - бывший секретарь по правовым вопросам, личный опыт

Кеннеди, Деннис М.; Мигелл, Том (2008). Руководство для юриста по инструментам и технологиям совместной работы: разумные способы совместной работы . Американская ассоциация адвокатов. ISBN 978-1-59031-979-6 .
Хейзер, Джей (2005). Осознайте риски, связанные с неконтролируемыми электронными таблицами . Гартнер.

Внешние ссылки

[1]
«Чейндж-Про Премьер» . Литера Микросистемы . Проверено 25 апреля 2019 г.

Инструмент сравнения документов https://draftable.com/

[1] Дайан Маккалоу - бывший секретарь по правовым вопросам, личный опыт

[ 1 ]