Общепринятые принципы ведения учета

Общепринятые принципы ведения учета (Принципы) были созданы ARMA International как общий набор принципов, описывающих условия, при которых деловые записи и соответствующую информацию. следует хранить ^{[ 1 ]}

Принципы

Восемь принципов предназначены для определения основных признаков эффективного управления информацией , но не следуют числовой иерархии важности. ^{[ 1 ]}

Принцип подотчетности
Принцип прозрачности
Принцип честности
Принцип защиты
Принцип соответствия
Принцип доступности
Принцип удержания
Принцип диспозиции

Список принципов можно вызвать с помощью мнемоники « КАРТОЧКА СОВЕТОВ», которая служит двойной цели, поскольку подразумевает, что принципы представляют собой советы по эффективному ведению учета.

Международная модель зрелости ARMA для управления информацией

Информация является одним из наиболее важных стратегических активов, которыми обладают организации. Они зависят от информации для разработки продуктов и услуг, принятия важных стратегических решений, защиты прав собственности, продвижения маркетинга, управления проектами, обработки транзакций, обслуживания клиентов и получения доходов. Эта важная информация содержится в деловых записях организаций. Не всегда было легко описать, как выглядит «хорошее ведение учета». Тем не менее, этот вопрос приобретает все большую важность, поскольку регулирующие органы, акционеры и клиенты все больше обеспокоены деловой практикой организаций.

ARMA International признала, что четкое заявление «Общепринятых принципов ведения учета®» (Принципы) будет служить руководством:

руководители при определении способов защиты своих организаций при использовании информационных активов;
Законодатели, разрабатывающие законы, призванные привлечь организации к ответственности; и
Специалисты по управлению записями разрабатывают комплексные и эффективные программы управления записями.

Эти принципы определяют важнейшие признаки управления информацией, которое Gartner описывает как структуру подотчетности, которая «включает процессы, роли, стандарты и показатели, которые обеспечивают эффективное и действенное использование информации, позволяющее организации достичь своих целей». Как таковые, они применимы к организациям всех размеров, во всех типах отраслей, как в частном, так и в государственном секторах. Многонациональные организации также могут использовать Принципы для установления единообразных практик в различных бизнес-подразделениях.

Картина эффективного управления информацией

Модель зрелости управления информацией ^{[ 2 ]} начинает рисовать более полную картину того, как выглядит эффективное управление информацией. Он основан на восьми принципах, а также на основе стандартов, передового опыта и юридических/нормативных требований. Модель зрелости выходит за рамки простой формулировки принципов и начинает определять характеристики различных уровней программ ведения учета. С каждым принципом модель зрелости связывает различные характеристики, характерные для каждого из пяти уровней модели:

Уровень 1 (нестандартный). Этот уровень описывает среду, в которой проблемы ведения учета либо не решаются вообще, либо решаются весьма разрозненно. Организации, которые в первую очередь идентифицируют себя с этими описаниями, должны быть обеспокоены тем, что их программы не подвергнутся юридической или нормативной проверке.
Уровень 2 (В разработке): Этот уровень описывает среду, в которой растет признание того, что ведение учета влияет на организацию и что организация может извлечь выгоду из более определенной программы управления информацией. Однако на уровне 2 организация по-прежнему уязвима для юридических и нормативных проверок, поскольку практика нечетко определена и по-прежнему в значительной степени носит разовый характер.
Уровень 3 (Основной): Этот уровень описывает основные или минимальные требования, которые необходимо соблюдать для удовлетворения законодательных и нормативных требований организации. Уровень 3 характеризуется определенной политикой и процедурами, а также более конкретными решениями, принимаемыми для улучшения ведения учета. Однако организации, которые в первую очередь идентифицируют себя с описаниями уровня 3, все еще могут упускать значительные возможности для оптимизации бизнеса и контроля затрат.
Уровень 4 (Проактивный). Этот уровень описывает организацию, которая инициирует улучшения программы управления информацией во всех своих бизнес-операциях. Вопросы и соображения управления информацией регулярно учитываются в бизнес-решениях, и организация легко выполняет свои законодательные и нормативные требования. Организации, которые в первую очередь идентифицируют себя с этими описаниями, должны начать рассматривать бизнес-преимущества доступности информации в преобразовании своих организаций в глобальном масштабе.
Уровень 5 (Трансформационный): Этот уровень описывает организацию, которая интегрировала управление информацией в свою общую корпоративную инфраструктуру и бизнес-процессы до такой степени, что соблюдение требований программы является рутинным. Эти организации признали, что эффективное управление информацией играет решающую роль в сдерживании затрат, конкурентном преимуществе и обслуживании клиентов.

Как использовать модель зрелости

Модель зрелости управления информацией поможет организации провести предварительную оценку ее программ и методов ведения учета. Вдумчивое рассмотрение практик организации должно позволить пользователям сделать первоначальное определение зрелости управления информацией в их организации. Первоначально организация может находиться на разном уровне зрелости восьми принципов. Также важно отметить, что модель зрелости представляет собой первоначальную оценку. Для достижения максимальной эффективности может потребоваться более углубленный анализ организационной политики и практики.

Модель зрелости будет наиболее полезна лидерам, которые хотят получить максимальную выгоду от своих методов управления информацией. Эффективное управление информацией требует постоянного внимания. Но чтобы начать, организации могут выполнить следующие шаги:

Определите разрывы между текущей практикой организации и желаемым уровнем зрелости каждого принципа.
Оцените риски для организации, основываясь на самых больших пробелах.
Определите, необходима ли дополнительная информация и анализ.
Разработать приоритеты и назначить ответственных за дальнейшее развитие программы.

См. также

АРМА Интернэшнл
Управление записями

Ссылки

^ Jump up to: ^а ^б «Принципы» . АРМА Интернешнл . Архивировано из оригинала 2 апреля 2020 года.
^ http://www.arma.org/gprinciples ^{[ постоянная мертвая ссылка ]}

[principles-1] Jump up to: ^а ^б «Принципы» . АРМА Интернешнл . Архивировано из оригинала 2 апреля 2020 года.

[2] ttp://www.arma.org/gprinciples ^{[ постоянная мертвая ссылка ]}

[ 1 ]

[ 2 ]