Регистрация пациентов

Регистрация пациентов — это процесс, при котором пациенты начинают регистрацию в медицинском учреждении локально с помощью планшета, электронного планшета, сенсорного экрана, киоска или другим методом, иногда самообслуживанием. Прием пациентов начался еще в римские времена, когда пациенты ждали специальных услуг в специально построенных больницах. Поскольку услуги для пациентов стали более доступными, возникла необходимость в каком-то методе отслеживания пациентов по мере их прибытия.

История

В течение многих лет регистрация пациентов осуществлялась в основном с помощью бумаги, планшета и карандаша. Затем, 21 августа 1996 года, президент Клинтон подписал закон HIPAA , который включал Правило конфиденциальности, призванное защитить конфиденциальность пациентов. Правило конфиденциальности вступило в силу 14 апреля 2003 г. и изменило подход больниц, врачебных кабинетов, амбулаторно-поликлинических центров, клиник и хирургических центров к сбору, обмену и сознательному раскрытию защищенной медицинской информации (ЗМИ). Кроме того, эволюция компьютеров сделала переход учреждений на электронную систему регистрации более доступным, заменяя традиционные бумажные листы регистрации. В последующие годы функциональность планшетов и устройств с сенсорным экраном продолжала расширяться, становясь все более доступными и доступными.

Технологии сегодня

Медицинские учреждения осознают, что соблюдение и эффективность HIPAA больше не являются обязательными, если они хотят обеспечить качественное медицинское обслуживание и избежать огромных сборов и штрафов. Регистрация пациентов — одна из областей улучшений для медицинских организаций, мотивированных проектами HIPAA, «Значительное использование» и «Бережливое производство/ шесть сигм» . Здравоохранение, наконец, начинает внедрять технологии, которые другие отрасли внедряли и на которые полагались уже много лет. Как обнаружили авиакомпании, отели, кинотеатры, пункты проката фильмов и продуктовые магазины, варианты самообслуживания обеспечивают более высокую пропускную способность, уменьшают количество ошибок и повышают удовлетворенность клиентов. В конечном итоге они делают организацию более эффективной и, следовательно, более прибыльной. Больницы и клиники понимают, что они могут просто заменить бумажные листы для входа на планшет или настенный или напольный киоск, чтобы добиться огромного повышения эффективности.

Обеспокоенность

Потеря личного контакта . При внедрении процесса самостоятельной регистрации одним из заблуждений является риск потери личного контакта с пациентом. Правда в том, что система регистрации отделяет людей, входящих в систему, от защищенных HIPAA разговоров между сотрудниками офиса и пациентами у окна. Кроме того, пациент может быстрее войти в систему, поскольку система находится ближе к двери. Несмотря на то, что регистрация противоречит целям регистрации, некоторые организации смягчают это, предоставляя консьержам, которые встречают пациентов и помогают им. Очевидно, что это дополнительные расходы для офиса. Другие делают это совершенно необязательным, поэтому те пациенты, которым нравится общение с живым человеком или которые боятся технологий, по-прежнему могут иметь возможность использовать традиционный очный или бумажный процесс. Используя приветливого консьержа или сделав электронную регистрацию необязательной, организация по-прежнему может получить выгоду от улучшения рабочего процесса, обслуживания тех, кто не может использовать технологии, сохраняя при этом индивидуальный подход и высокий уровень обслуживания пациентов.

Кража : уходящие планшеты и пейджеры являются серьезной проблемой для многих организаций, инвестирующих в оборудование. Лучший способ смягчить это — правильно установить оборудование, используя настольные, настенные или напольные киоски с защитными креплениями (винты-звездочки и замки с ключами). Если используется незакрепленный настольный планшет или киоск, то кражу можно исключить, разместив устройства в непосредственной близости от персонала – в идеале на той же столешнице, где ранее находился бумажный лист для входа. Если пациентам выдаются планшеты, пейджеры или устройства для чтения и сбора различных данных, хорошей практикой может быть сбор минимальных данных, таких как имя, дата рождения и фотография, для обеспечения отчетности, а затем передача актива человек, чтобы его можно было отследить. Еще одним дополнительным преимуществом многих новых планшетов является возможность перейти в режим блокировки, вплоть до сбора информации GPS, а затем сообщить об этом, когда соединение станет доступным. Эти системы обеспечивают доступный способ защитить ваши инвестиции, если кража все еще вызывает беспокойство.

Прием пациентов – многие организации считают, что пожилым людям или людям, которым не нравятся технологии, может быть трудно использовать электронную регистрацию пациентов. Однако экран подходящего размера в сочетании с мастером регистрации, требующим минимального набора текста, может значительно повысить уровень приема пациентов. Кроме того, предложение подсказок и вопросов на нескольких языках может еще больше улучшить восприятие пользователями. Еще один метод, который может улучшить прием пациентов, — это объединение киосков с приветливым персоналом или консьержем, который может помочь пациентам в процессе, объяснить процесс, помочь им зарегистрироваться, предложить им напиток и показать им их место. Эту услугу часто могут предложить волонтеры.

Сложность . Первая мысль — создать киоск, который заставит пациентов проверять свою личную информацию, обновлять свою медицинскую историю, проверять свою страховку, получать доплату и распечатывать квитанцию. подпишите отказ, а затем спросите, какие у них симптомы. И все это до того, как они увидят кого-нибудь в офисе. Хотя это отличные идеи, учтите и недостатки сложного киоска. Интеграция с другими системами требует затрат и технического персонала. Сколько времени это займет у пациента, который никогда не видел систему? Поскольку это занимает больше времени, сколько киосков вам понадобится? Должен ли каждый пациент пройти один и тот же процесс? Что происходит, когда пациента не волнует точность?

С другой стороны, некоторые системы регистрации пациентов просты, быстры и более экономичны. Вместо того, чтобы пытаться заменить персонал офиса, простые системы дополняют существующие EMR и дают персоналу инструмент для организации пациентов. Простые системы обычно собирают только имя, причину посещения и временную метку. Преимущество, которое они предоставляют, — это организованность и конфиденциальность.

Операции и использование

Простые системы обычно дешевле и проще для пациента. Многие из этих систем основаны на планшетах и ​​используют недорогое оборудование, такое как Apple iPad или планшет Android. Medical Check In — один из самых дешевых сервисов на рынке, в нем используется iPad. Он запрашивает имя пациента и причину визита, а затем передает информацию на компьютеры в офисе. Система не интегрирована и не предназначена для сбора данных.

Помимо киоска на месте, документацию пациента можно заполнить удаленно перед визитом пациента, что сокращает время ожидания пациента, что является одним из основных преимуществ использования безбумажной системы в приемном отделении. Благодаря внедрению облачных технологий в последние годы учреждения здравоохранения теперь могут легко управлять документацией пациентов без необходимости тратить часы на ручное сканирование форм и дублирование записей в системе.

Помимо простого запроса имени пациента, как это традиционно делается на бумажных листах регистрации, киоски самообслуживания могут собирать гораздо больше информации для облегчения регистрации. Решение Savance Health предлагает интеграцию с устройствами сканирования лицензий, удостоверений личности, кредитных карт и страховых карт, что позволяет пациенту быстро и точно идентифицировать себя практически без ввода с клавиатуры. Используя дуплексный сканер удостоверений личности/страховых карт со считывателем магнитных полос, организации здравоохранения могут получить отсканированные в цифровом виде изображения лицевой и оборотной стороны лицензии и страховой карты пациента, чтобы автоматически сохранять их в файле (например, в формате PDF). Кроме того, можно подключить устройство считывания кредитных карт с магнитной картой (MSR), чтобы можно было собирать и обрабатывать доплаты или открытые остатки до того, как будут предложены услуги. Проверка соответствия критериям также может предлагаться автоматически через такие сервисы, как eligibilityapi.com, за небольшую комиссию за транзакцию. Еще одна распространенная функция во время регистрации — проверка пациентом своей страховки и информации об адресе, которая имеется в файле. Изменения могут вноситься и проверяться пациентом, а не персоналом, устраняя распространенные ошибки и опечатки, которые в конечном итоге приводят к неточным данным.

Помимо проверки данных, можно также сосредоточить внимание на безопасности пациентов и инфекционном контроле, задавая простые вопросы, например: «Подвержены ли вы риску падения?» и «Есть ли у вас или были ли у вас недавно кашель, температура или симптомы гриппа?». На основании их ответов персонал может правильно обращаться с пациентом или киоск может проинструктировать пациента надеть маску. Еще один распространенный вопрос: «Вам нужен переводчик?» возможность автоматического направления соответствующего персонала из служб устного перевода или аналогичных служб.

Практически любой вопрос или данные, которые организации могут собирать сейчас, можно собрать в киоске самообслуживания. Если объединить это с пейджерами, текстовыми оповещениями и дисплеями в зале ожидания, удовлетворенность пациентов и показатели Hcap могут иметь большое влияние.

Сопутствующие услуги

Отслеживание пациентов – перемещение пациента через отделение скорой помощи, хирургический центр, амбулаторное учреждение, амбулаторное учреждение или по всей больнице часто сталкивается с узкими местами, неэффективностью и плохой передачей обслуживания. Страдает зачастую сам пациент. При внедрении процесса электронной регистрации пациентов отслеживание пациентов может начаться сразу же, когда пациент входит в здание. Оттуда можно будет правильно связаться с нужным персоналом. По мере продвижения пациента по пути оказания медицинской помощи, скажем, в хирургическом центре, пациентам может быть гарантировано максимально быстрое обслуживание при эффективном общении персонала. Кроме того, отслеживание пациентов обеспечивает постоянные измерения с использованием электронных меток времени, что обеспечивает автоматическую, точную и постоянную обратную связь о производительности.

Оптимизация зала ожидания . Поскольку регистрация пациента обычно начинается с процесса для клиента, оптимизация работы зала ожидания может значительно улучшить показатели удовлетворенности клиентов. Например, использование пейджеров, подобных тем, которые используются в ресторанном бизнесе, может позволить пациентам свободно перемещаться по больнице и поддерживать постоянную связь с регистрацией.

Данные исследования использования времени – данные такого рода традиционно собираются вручную посредством выборочных проверок. Персоналу обычно приходится документировать время для каждого этапа процесса для определенной группы пациентов или всех пациентов в определенный день. Затем эти данные вручную табулируются для выявления узких мест. Затем можно определить улучшения и разработать план действий. После реализации плана действий сотрудники повторяют процесс еще раз, чтобы измерить и оценить улучшения.

Доплата и сборы открытого остатка – переход к частному страхованию и увеличение доплат приводят к тому, что многие пациенты несут остаток. Кроме того, на долю доплат приходится более высокий процент от общей компенсации, чем раньше, что делает сбор доплат более важной частью процесса здравоохранения.

Электронные формы и сбор подписей – формы приема пациентов, формы новых пациентов, формы согласия, формы истории болезни, переносимые формы HIPAA и другие формы, основанные на данных или подписях, широко распространены в современных организациях здравоохранения. К сожалению, на момент написания этой статьи большинство из них были в бумажном виде. Регистрация пациентов может дать организациям здравоохранения возможность использовать электронные данные в своих операциях с новой электронной электронной картой или без нее.

Проверка соответствия критериям – чтобы гарантировать, что организация здравоохранения получает оплату за предоставленные услуги, сотрудники обычно проводят проверку соответствия требованиям по телефону или через интерактивный веб-сайт. Это может обеспечить самую актуальную проверку, чтобы гарантировать, что организация здравоохранения получит оплату от оператора, такого как Medicaid, Medicare или страховой компании, за услуги, запланированные на день.

Интеграция с EMR : считывание демографических данных, данных о встречах, заказах и счетах из EMR может помочь улучшить общий рабочий процесс в системах регистрации пациентов за счет сокращения времени, затрачиваемого на составление диаграмм любых данных, введенных в систему регистрации пациентов. HL7 — это основной метод, используемый для интеграции с системами EMR.

Коммуникации – с помощью электронной системы регистрации пациентов можно реализовать несколько усовершенствований коммуникации. Например, в стоматологии, если пациент приходит на чистку и гигиенист его ждет, сразу же по прибытии гигиенист может быть предупрежден по электронной почте, текстовым сообщением, а также посредством всплывающего окна на ПК. Это обеспечивает максимально быстрое обслуживание и позволяет другим сотрудникам оптимизировать свое время в ожидании прибытия пациентов. В этом примере это включает в себя офис-менеджера, а также гигиениста. То же самое касается и более крупной организации, такой как больница. Когда пациент входит в главный вход больницы, встречающий может помочь ему во время регистрации, в этот момент система может автоматически узнать, для каких услуг он здесь, или киоск/персонал может собрать эту информацию. Затем система может предупредить отделение о том, что пациент уже на подходе, чтобы они были полностью готовы к его прибытию. Аналогичным образом, если пациенту необходимо перейти от медицинской визуализации в лабораторию, электронная связь, отслеживание и оповещение могут помочь передать пациента, что позволит персоналу подготовиться к прибытию пациента.