Карта покупки

Карта покупок (также сокращенно PCard , P-Card или ProCard ) — это форма платежной карты компании , которая позволяет приобретать товары и услуги без использования традиционного процесса покупки. В Великобритании карты покупок обычно называются картами закупок.

Карты для покупок обычно выдаются сотрудникам, которые должны следовать политикам и процедурам своей организации, связанным с использованием P-Card, включая проверку и одобрение транзакций в соответствии с установленным графиком (не реже одного раза в месяц). Организация может реализовать различные элементы управления для каждой P-Card; например, долларовый лимит на одну покупку, месячный лимит, ограничения по коду категории продавца (MCC) и так далее. Кроме того, действия владельца карты P-Card должны периодически проверяться кем-то независимым от владельца карты.

Регулярные проверки должны быть частью текущих усилий организации по управлению программой «Карты закупок». Разнообразие факторов может способствовать ее успеху или, наоборот, ее стагнации. Существуют распространенные ошибки программы P-card, которых следует избегать с целью разработки стратегий успеха, которые могут направить (или сохранить) программу на правильном пути. ^[1]

История

В последние годы резко возросло использование закупочных карточек, и многие правительственные организации теперь используют их для устранения «бюрократической волокиты» и сокращения затрат. Например, в 2001 году у Министерства обороны (DOD) было 230 000 держателей карт с годовыми расходами в 6,1 миллиарда долларов. ^[2] Организации обычно используют покупательские карты для приобретения недорогих товаров и услуг, поскольку они предлагают механизм выполнения этих транзакций со значительно меньшими затратами, чем традиционные методы.

Существует множество программных решений, помогающих управлять программами закупочных карт, в частности, электронными выписками, которые предоставляются карточными компаниями вместо традиционных счетов за покупку.

Организации начали использовать карты покупок в качестве стратегической формы оплаты кредиторской задолженности (A/P) в дополнение к традиционным крупнообъемным транзакциям с низкой стоимостью. Организации заменяют чеки закупочными картами и автоматизируют оплату поставщику. Это один из самых быстрорастущих способов использования карточек. Согласно результатам сравнительного исследования карт закупок 2005 года (Палмер и Гупта, 2007), ^[3] Традиционные покупательские карты стоимостью менее 2000 долларов США выросли на 1,4% с 2003 по 2005 год. Наиболее динамичный рост наблюдался в транзакциях на сумму от 2000 до 10 000 долларов США, что составляет рост на 6,1%. Транзакции A/P попадают в этот диапазон и могут достигать сотен тысяч долларов.

Статистика

Согласно сравнительному исследованию карт закупок 2005 года (Палмер и Гупта, 2007):

Расходы на PCard увеличились с 80 миллиардов долларов в 2003 году до 110 миллиардов долларов в 2005 году.
43% транзакций электронных закупок оплачиваются чеками
К 2008 году более 70% всех организаций будут иметь программу PCard по сравнению с 60% в 2005 году.

Далее в исследовании обсуждается перенос программы закупочных карт на A/P. «Основная идея состоит в том, чтобы использовать карту для расчетов по транзакциям на основе PO, как если бы вы использовали ACH или чек. Компания получает скидки, связанные с транзакциями по p-картам, и уклоняется от обработки платежей по чекам. Хотя эти карты в настоящее время не получили широкого распространения, их популярность растет».

Сьюзан Эйвери (2005) ^[4] заявляет, что, согласно сравнительному отчету Aberdeen Group по закупочным картам, передовая практика программ закупочных карт «не ограничивает» покупки традиционными расходами на товары и услуги с низкой стоимостью и высокой стоимостью транзакций. Эти закупки включают внеконтрактные, нетрадиционные, заказы без закупок, специальные и случайные закупки. Передовые программы закупочных карточек расширяют возможности закупочной карты до отдела AP.

Проблемы

Одним из препятствий на пути преобразования платежей A/P PCard является поддержка поставщиков . Это часто называют включением поставщика карт закупок или включением поставщика PCard. С каждым поставщиком необходимо связаться и проинформировать об изменении платежа с чека на карту закупок, даже если поставщик уже является поставщиком карты закупок. Некоторые банки предлагают помощь в процессе конвертации (предоставление возможности поставщика платежных карт), а другие компании-разработчики программного обеспечения предоставляют технологии, позволяющие сделать конвертацию эффективной и простой для финансового учреждения, клиента и поставщика. По данным совместного отраслевого исследования, ^[5] «Что касается препятствий развитию карточной программы организации, 61% респондентов-конечных пользователей сообщили, что сопротивление поставщиков карточным платежам (или их непринятие) является, как минимум, определенной проблемой. Неудивительно, что фактор комиссии за принятие транзакций в подавляющем большинстве случаев является основной причиной, по которой поставщики обвиняют конечных пользователей в сопротивлении или отказе принимать платежи по картам. Кроме того, почти 50% респондентов заявили, что иногда или часто сталкиваются с поставщиками, которые взимают дополнительную плату за прием карт. Конечные пользователи используют различные подходы в ответ на проблемы; например, обучение поставщиков преимуществам карточных платежей — задача, которую часто выполняет руководство программы и/или сотрудники отдела закупок».

Ссылки

^ Подводные камни программы покупки карт и стратегии успеха, 2010 г.
^ Карточки покупок: недостатки контроля делают армию уязвимой для мошенничества, растрат и злоупотреблений, заявление Грегори Д. Куца. Свидетельские показания перед Подкомитетом по эффективности государственного управления, финансовому менеджменту и межправительственным отношениям Комитета по правительственной реформе Палаты представителей, 17 июля 2002 г.
^ Палмер Р. и Гупта М. (2007). Результаты сравнительного исследования покупательских карточек 2005 года.
^ Эйвери, Сьюзен. (2005).PurchasingCards Pack More Punch., с веб-сайта журнала Purchasing Magazine: http://www.purchasingmagazine.com.
^ Опрос 2010 г.: Принятие поставщиками платежей по картам. Архивировано 7 июля 2011 г. в Wayback Machine.

[1] Подводные камни программы покупки карт и стратегии успеха, 2010 г.

[2] Карточки покупок: недостатки контроля делают армию уязвимой для мошенничества, растрат и злоупотреблений, заявление Грегори Д. Куца. Свидетельские показания перед Подкомитетом по эффективности государственного управления, финансовому менеджменту и межправительственным отношениям Комитета по правительственной реформе Палаты представителей, 17 июля 2002 г.

[3] Палмер Р. и Гупта М. (2007). Результаты сравнительного исследования покупательских карточек 2005 года.

[4] Эйвери, Сьюзен. (2005).PurchasingCards Pack More Punch., с веб-сайта журнала Purchasing Magazine: http://www.purchasingmagazine.com.

[5] Опрос 2010 г.: Принятие поставщиками платежей по картам. Архивировано 7 июля 2011 г. в Wayback Machine.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]