Управление расходами

Управление расходами относится к системам, развернутым предприятием для обработки, оплаты и аудита расходов, инициированных сотрудниками. Эти расходы включают, помимо прочего, расходы на поездки и развлечения. Управление расходами включает политику и процедуры, регулирующие такие расходы, а также технологии и услуги, используемые для обработки и анализа связанных с ними данных.

Программное обеспечение для управления процессами подачи заявлений о расходах, авторизации, аудита и погашения можно получить у организаций, которые предоставляют лицензионное программное обеспечение, услуги по внедрению и поддержке, или, альтернативно, у поставщиков программного обеспечения как услуги (SaaS). по требованию, Поставщики SaaS предлагают веб-приложения управляемые третьей стороной, для повышения продуктивности управления расходами.

Шаги

Автоматизация управления расходами имеет два аспекта: процесс, которому следует сотрудник для оформления требования о расходах (например, регистрация квитанции отеля или предоставление записей с мобильного телефона), а также учетные записи операций или финансовый персонал, который обязуется обработать требование в финансовой системе .

Как правило, ручной процесс предполагает, что сотрудник заполняет бумажный отчет, электронную таблицу или графического пользовательского интерфейса на основе отчет о расходах , который затем направляет вместе с соответствующими налоговыми счетами (квитанциями) менеджеру или другому контролеру для утверждения. После того как менеджер утвердил претензию, он передает ее на обработку в бухгалтерию. Затем сотрудники бухгалтерии вносят каждую статью расходов в финансовую систему компании, прежде чем подавать заявку и получать квитанции. При реализации программного обеспечения как услуги эти процессы в значительной степени автоматизированы, а процессы подачи и утверждения выполняются в электронном виде.

Автоматизация управления расходами — это средство, с помощью которого организация может значительно снизить транзакционные издержки и улучшить управленческий контроль при регистрации, расчете и обработке корпоративных расходов. Независимые исследования по оценке использования автоматизированных систем управления расходами подтвердили, что стоимость обработки претензии по расходам снижается по мере повышения уровня автоматизации.

Организации могут автоматизировать свои процессы управления расходами по таким причинам, как соблюдение требований, снижение затрат, контроль и производительность сотрудников. ^{[ 1 ]}

Типы

Бизнес-стратегии адаптированы к различным типам управления расходами:

Электронные таблицы. Электронные таблицы могут быть простым и дешевым способом отслеживания расходов, но вместе с ними по-прежнему имеются бумажные квитанции, которые можно потерять или повредить. Это также может быть трудоемким методом и может сбить с толку, если сотрудники не умеют пользоваться электронными таблицами.
Бумажные формы. Бумажные формы хорошо сочетаются с бумажными квитанциями. Это также недорогой способ управления отчетами о расходах. Однако это может потребовать большого объема ручной работы по регистрации и отслеживанию этих отчетов как для сотрудников, утверждающих лиц, так и для людей, которым необходимо оплачивать счета в бухгалтерии.
Программное обеспечение. Программное обеспечение снижает рабочую нагрузку, но на начальном этапе его внедрение может стоить дороже. Согласно отчету Aberdeen Group «Лучшее в своем классе управление расходами на обучение и обучение: как они это делают» ^{[ 2 ]} Программное обеспечение может решить основные проблемы соблюдения требований, ручного труда, времени утверждения и стоимости отчетности о расходах в целом.

Управление расходами на связь

Управление телекоммуникационными расходами (TEM) — это процесс управления затратами на связь крупных предприятий, включающий фиксированную передачу голоса и данных, мобильные устройства, унифицированные коммуникации и сотрудничество (UCC), VoIP и любые другие услуги, связанные с ИТ. ^{[ нужна ссылка ]} Управление расходами на услуги беспроводной и проводной связи и активы называется управлением расходами на телекоммуникации. Исторически расходы на телекоммуникации рассматривались как общие услуги. В последние годы все больше и больше организаций связывают расходы на телекоммуникации с ИТ-услугами. Это изменение в управлении связано с изменением глобальных бизнес-стратегий в сторону развития технологий. ^{[ 3 ]}

Управление командировочными расходами

Управление командировочными расходами (часто называемое «T+E») определяется как средство организации и управления поездками и расходами для путешествующих сотрудников. ^{[ 4 ]}

Управление расходами на технологии

Управление расходами на технологии или управление расходами на ИТ — это управление затратами на технологии, такие как лицензии на программное обеспечение, компьютерное оборудование, приложения и т. д. Управление расходами на технологии также включает в себя управление услугами, связанными с технологиями ( SaaS , PaaS и т. д.). Деятельность по управлению технологическими расходами часто осуществляется с помощью различных технологических инструментов ( счет ИТ , программное обеспечение для управления , рабочие процессы и т. д.). ^{[ нужна ссылка ]}

См. также

Управление корпоративными поездками

Ссылки

^ "Удаленный" .
^ «Лучшее в своем классе управление расходами на обучение и обучение: как они это делают»,
^ Бассо, Луис Аугусто Карвалью и Клаудио (1 января 2014 г.). Управление телекоммуникационными расходами для крупных организаций . iUniverse. ISBN 9781491720028 .
^ Енох, Маркус (01 апреля 2016 г.). Устойчивый транспорт, управление мобильностью и планы поездок . Рутледж. ISBN 9781317047650 .

[1] "Удаленный" .

[2] «Лучшее в своем классе управление расходами на обучение и обучение: как они это делают»,

[3] Бассо, Луис Аугусто Карвалью и Клаудио (1 января 2014 г.). Управление телекоммуникационными расходами для крупных организаций . iUniverse. ISBN 9781491720028 .

[4] Енох, Маркус (01 апреля 2016 г.). Устойчивый транспорт, управление мобильностью и планы поездок . Рутледж. ISBN 9781317047650 .

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]