Программное обеспечение для закупок

Программное обеспечение для закупок — это ряд бизнес-программ, предназначенных для оптимизации и автоматизации процессов закупок для предприятий и организаций. Управляя информационными потоками и транзакциями между закупающими организациями, поставщиками и партнерами, программное обеспечение для закупок направлено на сокращение затрат, повышение эффективности и повышение производительности организации.

Функции программного обеспечения включают выдачу и оценку тендеров , составление и утверждение заказов на поставку , выбор и заказ продукта или услуги, получение и сопоставление счета-фактуры и заказа, а также оплату счетов, что позволяет отделу закупок видеть все, что заказано, и гарантировать, что ничто не может заказывать без соответствующих разрешений и обеспечивать наилучшую стоимость, объединяя несколько заказов на один и тот же тип товара или даже привлекая поставщиков к участию в торгах за этот бизнес. Выбор программного обеспечения организацией-покупателем может определяться конкретными преимуществами каждой отдельной системы и количеством поставщиков, доступных через них. Транснациональная или другая крупная организация будет использовать общую систему закупок, чтобы воспользоваться эффектом масштаба и снизить стоимость закупок. Хотя некоторые услуги можно приобрести через автоматизированные системы, основная сила этих систем заключается в закупках товаров, которые гораздо легче стандартизировать.

История

Рынок программного обеспечения для закупок возник в 1980-х годах, когда системы планирования производственных ресурсов (MRP), такие как SAP , ASK и Oracle, начали включать модули для управления процессами «от закупок до оплаты». Ранние решения в основном были сосредоточены на заказах на поставку, получении и выставлении счетов. По мере взросления рынка были представлены более комплексные функции поиска поставщиков, управления контрактами, автоматизации счетов и анализа расходов. Во время первого интернет-бума специальные программные системы для электронных закупок были доступны от таких компаний, как Ariba и Commerce One, чтобы автоматизировать процесс подачи заявок на покупку, позволяя пользователям просматривать онлайн-каталоги для просмотра продуктов и услуг от утвержденных поставщиков.

Быстрый успех фирм-разработчиков программного обеспечения для закупок Ariba и Commerce One в конце 1990-х годов побудил крупных игроков в области программного обеспечения для бизнеса Oracle и SAP представить свои собственные решения. В 2004 году Oracle приобрела PeopleSoft. ^[1] в процессе получения своего зарождающегося приложения PeopleSoft eProcurement. ^[2] Oracle быстро создала и переименовала это подразделение в Oracle Procurement. Тем временем SAP быстро запустила предложение по электронным закупкам (EBP), которое в конечном итоге было выпущено как SAP SRM в 2005 году. - преимущество лучших в своем классе специалистов по закупкам и оплате. Эта установившаяся жесткая конкуренция продолжала оказывать давление на инновации и доминировать на рынке в течение многих последующих лет.

Однако к началу 2010-х годов стало ясно, что более глубокая интеграция с основными бизнес-системами является приоритетом для многих покупателей. Это побудило Oracle и SAP согласовать возможности закупок со своим ERP и финансовым программным обеспечением. ^[3] Но пространство все еще было созрело для новых участников, в первую очередь для Coupa в 2007 году. ^[4] Ariba была приобретена SAP в 2012 году. ^[5] Лучшие в своем классе компании внедрили открытую интеграционную архитектуру для гибкого подключения к ряду серверных систем.

Хотя рынок программного обеспечения для закупок по-прежнему разделен на интегрированные и лучшие в своем классе варианты, сейчас больше внимания уделяется совместимости и совместному партнерству по выходу на рынок между поставщиками.

Преимущества

Ключевым преимуществом для организаций, использующих программное обеспечение для закупок, является простота администрирования, доступ к информации и потенциальная долгосрочная экономия средств. Наличие единого интерфейса для управленческой информации, связанной с закупками, сокращает время и усилия, необходимые для мониторинга расходов организации. Использование такого программного обеспечения также позволяет менеджерам по закупкам контролировать поставщиков, которых использует более широкая организация, чтобы все сотрудники могли воспользоваться согласованными ставками и другими условиями обслуживания. Известные компании на рынке включают Oracle , SAP , Coupa , Infor , Precoro , Procurify и Workday . ^[6]

Общие особенности программных систем для закупок

Заявки — создание заказа на поставку с позициями, которые должны быть выполнены поставщиком. Автоматическая отправка по факсу или электронной почте.
Сопровождение поставщиков — автоматические или напоминания о необходимости связаться с поставщиками для подтверждения заказов на покупку.
Получение товаров или услуг. Поддержание физической инвентаризации товаров.
Финансовый расчет – создание финансовых операций и/или операций, связанных с запасами, по мере физического получения товаров.
Система управления документами – для архивирования соответствующих документов.
Электронная подпись – инструмент для подписи документов онлайн. ^[7]

Ссылки

^ «Oracle покупает PeopleSoft» . 13 декабря 2004 г.
^ https://www.oracle.com/us/products/applications/peoplesoft-enterprise/eprocurement-191677.pdf
^ Эшлок, Джастин (2020). Поиск и закупки с помощью SAP S/4HANA (2-е изд.). Рейнверк. ISBN 978-1-4932-1911-7 .
^ «Coupa запускает первое и единственное бесплатно загружаемое решение для электронных закупок» . 26 марта 2007 г.
^ Берман, Джефф (23 мая 2012 г.). «SAP приобретет Ariba и расширит свое присутствие в облаке» . Современная обработка материалов .
^ «Поставщики программного обеспечения для закупок, размер рынка и прогноз рынка на 2020-2025 годы» . Приложения управляют миром . 24 декабря 2021 г. Проверено 4 марта 2022 г.
^ «Основные функции, на которые малый бизнес обращает внимание при оценке программного обеспечения для закупок» . Purchaseboss.com . покупкаboss.com. 01.10.2012 . Проверено 16 февраля 2012 г.

Дальнейшее чтение

Олсон, Н. (2010). Принято как должное - Построение порядка в процессе принятия решений в системе управления библиотекой (Том 45). Гетеборг / Борос: издательство Valfrid.
Обзор глобальной торговли (2009 г.). Торговые услуги и цепочка поставок

[1] «Oracle покупает PeopleSoft» . 13 декабря 2004 г.

[2] ttps://www.oracle.com/us/products/applications/peoplesoft-enterprise/eprocurement-191677.pdf

[3] Эшлок, Джастин (2020). Поиск и закупки с помощью SAP S/4HANA (2-е изд.). Рейнверк. ISBN 978-1-4932-1911-7 .

[4] «Coupa запускает первое и единственное бесплатно загружаемое решение для электронных закупок» . 26 марта 2007 г.

[5] Берман, Джефф (23 мая 2012 г.). «SAP приобретет Ariba и расширит свое присутствие в облаке» . Современная обработка материалов .

[6] «Поставщики программного обеспечения для закупок, размер рынка и прогноз рынка на 2020-2025 годы» . Приложения управляют миром . 24 декабря 2021 г. Проверено 4 марта 2022 г.

[Procurements_Software_Systems-7] «Основные функции, на которые малый бизнес обращает внимание при оценке программного обеспечения для закупок» . Purchaseboss.com . покупкаboss.com. 01.10.2012 . Проверено 16 февраля 2012 г.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]