ОТЕЦЫ(Г)

ISAD(G) (Общий международный стандарт архивного описания) определяет элементы, которые должны быть включены в архивов средство поиска . Он был одобрен Международным советом архивов (ICA/CIA) в качестве международного рамочного стандарта для регистрации архивных документов, созданных корпорациями, отдельными лицами и семьями.

Описание

ISAD(G) определяет список элементов и правил описания архивов и описывает виды информации, которая должна и должна быть включена в такие описания. Он создает иерархию описания, которая определяет, какая информация на каком уровне должна быть включена.

Принципы

ISAD(G) следует 4 общим принципам:

• Описание от общего к частному

Многоуровневое описание начинается с общего уровня описания, которым обычно являются фонды, и переходит к более детальным уровням, таким как подфонды, серии, дело, предмет и т. д. Эта иерархическая структура должна быть представлена ​​и должным образом определена в архивное описание.

• Информация, соответствующая уровню описания

Информация на каждом уровне описания должна относиться только к архивной единице, описанной на этом уровне.

• Связывание описаний

Каждая архивная единица должна быть связана со своим родительским уровнем в иерархии, и ее уровень должен быть явно указан.

• Неповторение информации

Чтобы избежать повторения, общая информация, общая для группы, должна быть объявлена ​​на максимально высоком уровне. Подуровни, в свою очередь, должны содержать общую информацию, применимую к дочерним уровням.

Элементы

ISAD(G) определяет 26 элементов данных описания, 6 из которых являются обязательными, разделенными на 7 областей:

1. Заявление о личности (Все элементы в области «Заявление о личности» являются обязательными.)

• Справочные коды: элементы, используемые для однозначной идентификации единицы описания: код страны, код хранилища, конкретный местный справочный код/контрольный номер/другой уникальный идентификатор.

• Название: Название единицы описания.

• Дата: Даты создания записи при ведении дел или даты создания документа.

• Уровень описания : Уровень единицы описания в иерархии.

• Объем и среда единицы описания: Физический или логический объем и среда единицы описания.

2.Контекст (Из 4 элементов, составляющих контекстную область, обязательным является только первый.)

• Имя: Создатель единицы описания.

• Административная/биографическая история: Биографические или административные данные, относящиеся к создателям единицы описания.

• Архивная история: Соответствующая историческая информация о единице описания.

• Непосредственный источник приобретения или передачи: Источник приобретения материала.

3. Содержание и структура

• Объем и содержание: Краткое изложение объема и содержания, соответствующего уровню описания.

• Информация об оценке, уничтожении и планировании: Действия по оценке, уничтожению и планированию, предпринятые или запланированные для единицы описания.

• Начисления: Плановые дополнения к единице описания.

• Система расположения: предоставить информацию о внутренней структуре, порядке и/или системе классификации единицы описания.

4. Условия доступа и использования

• Условия, регулирующие доступ: Информация о правовом статусе, который может повлиять на доступ к единице описания.

• Условия воспроизводства: Условия воспроизведения единицы описания после создания.

• Язык/скрипты материала : Языки, письменность и системы символов, используемые в единице описания.

• Физические характеристики и технические требования: Соответствующие физические условия, требования к программному и аппаратному обеспечению для доступа и сохранения единицы описания.

• Средства поиска: Средства поиска, применимые к единице описания.

5.Сопутствующие материалы

• Наличие и местонахождение оригиналов: Информация о существовании или уничтожении оригинальной единицы описания.

• Наличие и местонахождение экземпляров: Сведения о существовании и наличии экземпляров единицы описания.

• Связанные единицы описания: Информация о единицах описания, связанных происхождением или другими ассоциациями с единицей описания.

• Примечание к публикации: Публикации, посвященные использованию, изучению или анализу единицы описания или основанные на ней.

6.Примечания

• Примечание. Информация, не подходящая ни к одной из предыдущих областей.

7. Управление описанием

• Примечание архивариуса: Информация о том, кто и как подготовил описание.

• Правила или соглашения: протоколы, на которых основано описание.

• Дата(ы) описаний: Даты создания и редакции.

Стандарт обеспечивает основу для общего подхода, а не жесткий формат.

История

Появление Интернета и электронных записей изменило подход кураторов к архивам. Возможность связывать архивы по всему миру является одновременно преимуществом и проблемой. Таким образом, возникла необходимость стандартизировать архивные описания, чтобы максимально эффективно использовать доступные технологии. Стандартизация в архивном мире была создана для увеличения количества точек соприкосновения между несколькими архивами разных учреждений. Стандартизацию можно рассматривать как инструмент, который архивисты должны принять и адаптировать для своего функционирования в современную информационную эпоху.

После первоначальной деятельности с 1988 года при поддержке ЮНЕСКО подгруппа Специальной комиссии по описательным стандартам обсудила первый проект этих стандартов, начиная с 1990 года. Первая версия ISAD(G) была выпущена и принята ICA в 1994 году. В 1999 году была проведена оценка ISAD(G) с целью определить ее эффективность при описании наборов данных и оценить, как она использовалась в архивах данных. После длительных исследований и оценок ICA опубликовало пересмотренную версию, второе издание, в 2000 году. Пересмотренная версия, иногда называемая ISAD(G)2, остается действующим стандартом и сегодня.

С момента публикации ISAD(G) был принят большим количеством учреждений по всему миру.

Принятие

ISAD(G) был принят в качестве стандарта архивного описания многими национальными и международными учреждениями. Например:

Национальные организации

• В Соединенных Штатах внедрение ISAD(G) Обществом американских архивистов описано в книге «Описание архивов: стандарт контента» (2006).
• В Соединенном Королевстве ISAD(G) был принят Стандартами каталогизации национальных архивов в 2000 году.
• В Канаде ISAD(G) был реализован наряду с ISSAR(CPF) во втором издании Правил архивного описания (RAD2) Канадским советом по архивам в 2005 году.

Транснациональные организации

• Группа Всемирного банка приняла ISAD(G) в качестве стандарта описания своих архивных записей. Каждая запись имеет по крайней мере один уровень (Фонды), а если доступно несколько уровней, они представлены в древовидном формате. Архив Группы Всемирного банка организован в фонды (уровень описания) с использованием XML-схем EAD с метаданными для описания или архивного контента в соответствии со стандартом ISAD(G).
• Архивы ЮНЕСКО организованы с использованием базы данных AtoM и соответствуют стандарту ISAD (G) для архивного описания. Архивы ЮНЕСКО также организованы с использованием метода, известного как архивное описание в архивной базе данных AtoM для архивного описания. Стандартом архивного описания, используемым Архивами ЮНЕСКО в AtoM, является Общий международный стандарт архивного описания (ISAD (G)).

Совместимость с другими архивными протоколами

ISAD(G) был внедрен многими учреждениями вместе с другими протоколами, такими как протокол управления записями ISO 15489 или протокол ISSAR(CPF) для авторитетных архивных записей. ISAD(G) был включен в протоколы средств поиска архивов, такие как EDA, и структурные стандарты, такие как Dublin Core.

Реализация ISAD(G) с использованием схем XML

EAD: Кодированное архивное описание (EAD) использует схемы XML для кодирования описаний контента, сопоставленных со стандартами ISAD (G), в качестве руководства для определения необходимых элементов данных и иерархических отношений между указанными элементами. Эти протоколы не являются исключительными, но дополняют друг друга. ISAD(G) не так специфичен, как EAD, в отношении поиска вспомогательных данных, но он предлагает полезную модель для определения как основных элементов, так и количества описательных деталей, которые архивариус может пожелать собрать на каждом иерархическом уровне.

Пример: Отрывок из схемы XML, описывающей архивную единицу «Записи Глобального экологического фонда» из архива Группы Всемирного банка с использованием протокола ISAD(G):

<archdesc level="fonds" relatedencoding="ISAD(G)v2">
<did>
<unittitle encodinganalog="3.1.2">Records of the Global Environment Facility</unittitle>
<unitid encodinganalog="3.1.1">WB IBRD/IDA GEF</unitid>
<unitdate id="atom_503_event" encodinganalog="3.1.3">1988 - 2007</unitdate>
<physdesc encodinganalog="3.1.5"> 265.00 linear feet of textual records (approximate) </physdesc>
<repository>
<corpname>World Bank Group Archives</corpname>
</repository>
<langmaterial encodinganalog="3.4.3">
<language langcode="eng">English</language>
<language langcode="fre">French</language>
</langmaterial>
<origination encodinganalog="3.2.1">
<name id="atom_503_actor">Global Environment Facility</name>
</origination>
</did>
<bioghist id="md5-f21fc51e335ca4fbfd1d0638c5abdd59" encodinganalog="3.2.2">
<note>
<p>
The Global Environment Facility (GEF) began operations in (...)
<lb/>
<lb/>
The purpose of the GEF is  (...)
<lb/>
<lb/>
Initially, the World Bank  (...)
<lb/>
<lb/>
At the conclusion of its pilot phase  (...)
<lb/>
<lb/>
The governance structure of the  (...)
<lb/>
<lb/>
* implementing the decisions of the GEF Assembly and Council;
<lb/>
<lb/>
* coordinating the formulation and overseeing  (...)
<lb/>
<lb/>
* ensuring the implementation of  (...)
<lb/>
<lb/>
* reviewing and reporting to  (...)
<lb/>
<lb/>
Its business activities include:  (...)
<lb/>
<lb/>
As of 2012, the GEF involves  (...)
</p>
</note>
</bioghist>
<odd type="publicationStatus">
<p>Published</p>
</odd>
<scopecontent encodinganalog="3.3.1">
<p>
The fonds consists of  (...)
<lb/>
<lb/>
Records related to GEF's role  (...)
<lb/>
<lb/>
The fonds also consists of  (...)
<lb/>
<lb/>
Also included are records related to  (...)
<lb/>
<lb/>
This fonds also consists of  (...)
<lb/>
<lb/>
Records related to  (...)
<lb/>
<lb/>
Also included are the  (...)
</p>
</scopecontent>
<arrangement encodinganalog="3.3.4">
<p>
The following arrangement is provisional. Records are arranged into eight series:
<lb/>
<lb/>
* Project files
<lb/>
<lb/>
* Monitoring and evaluation records
<lb/>
<lb/>
* Policy development and business strategy records
<lb/>
<lb/>
* Focal Area program records
<lb/>
<lb/>
* Corporateaffairs, liaison, and convention records
<lb/>
<lb/>
* Meetings
<lb/>
<lb/>
* Communications and outreach
<lb/>
<lb/>
* Senior management correspondence
</p>
</arrangement>
<acqinfo encodinganalog="3.2.4">
<p>Records were transferred directly from  (...)
</acqinfo>
<accruals encodinganalog="3.3.3">
<p>Accruals are expected.</p>
</accruals>
<processinfo>
<p>
<date>22 June 2012</date>
</p>
</processinfo>
<relatedmaterial encodinganalog="3.5.3">
<p>
* See Records of the Environment Sector  (...)
<lb/>
<lb/>
<lb/>
<lb/>
* See Records of the Operations  (...)*
<lb/>
<lb/>
<lb/>
<lb/>
* See Records of Individual Staff Members  (...)*
<lb/>
<lb/>
<lb/>
<lb/>
*See records related to the  (...)
</p>
</relatedmaterial>
<accessrestrict encodinganalog="3.4.1">
<p>Records are subject to the World Bank Policy on Access to Information.</p>
</accessrestrict>
<userestrict encodinganalog="3.4.2">
<p>Records are subject to the Copyright Policy of the World Bank Group.</p>
</userestrict>
<otherfindaid encodinganalog="3.4.5">
<p>A finding aid for this fonds does not exist.</p>
</otherfindaid>
<dsc type="combined"> </dsc>
</archdesc>

См. также

• Международный совет по архивам
• Записи в контекстах
• Описание архивов: стандарт контента
• Зашифрованное архивное описание
• Международный стандарт записи архивного органа
• Архивная обработка

Внешние ссылки

• ISAD(G): Архивное описание общего международного стандарта (PDF) (2-е изд.), Комитет Международного совета архивов по описательным стандартам , 2000 г., заархивировано из оригинала (PDF) 27 октября 2011 г.