Управление жизненным циклом контракта

Управление жизненным циклом контракта (CLM) — это упреждающее методическое управление контрактом от его заключения до заключения контракта, соблюдения требований и продления. Внедрение CLM может привести к значительному улучшению экономии средств и эффективности. Понимание CLA и использование программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов для автоматизации процессов CLM может помочь ограничить ответственность организации и улучшить соблюдение требований законодательства .

Этапы

Каждый контракт состоит из множества различных этапов – независимо от размера или важности какого-либо конкретного документа, все они должны пройти каждый этап, чтобы быть правильно завершенным. Помимо формирования контрактов, управление жизненным циклом контрактов касается процессов после подписания или исполнения контракта, таких как обеспечение соблюдения сторонами своих договорных обязательств, постоянное соблюдение требований и разрешение споров.

Этапы процесса управления жизненным циклом контракта включают в себя:

1. Запросы . Начало каждого контракта включает в себя фактический запрос. Это этап, на котором участвующие стороны собирают всю соответствующую информацию и данные, необходимые им для создания контракта, который будет работать для обеих сторон. Этап запроса, возможно, является одним из наиболее важных этапов жизненного цикла контракта и может занять некоторое время в зависимости от того, кто в нем участвует.
2. Авторская работа . Это этап, на котором фактически пишется контракт. Обе стороны излагают свои условия в письменном виде и «закрепляют» свои положения и соответствующую информацию, касающуюся их договорных обязательств.
3. Переговоры . На этапах переговоров обе стороны продолжают обсуждать конкретные параметры контракта. Это этап, который непосредственно предшествует окончательному утверждению. Переговоры могут быть очень быстрыми или длительными – это полностью зависит от метода переговоров, вовлеченных сторон, масштаба контракта, количества участвующих людей и т. д. Использование программного обеспечения для управления жизненным циклом контракта может значительно сократить количество времени, затрачиваемого на переговоры. этап переговоров.
4. Утверждение . После того как обе стороны согласовали различные условия, положения и даты, относящиеся к конкретному контракту, он может быть одобрен. Руководителям отделов, руководителям и «высшим начальству», возможно, придется принять участие на этом этапе контракта, чтобы убедиться, что все идет так, как должно быть. После того как контракт получит одобрение соответствующих отделов и/или персонала, контракт можно будет подписать.
5. Подпись . На этапе подписи контракт подписывается тем, кто должен его подписать, чтобы стать официальным (тот, кто подписывает контракт, уникален для каждого бизнеса) . Если используется программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта, этап подписания можно выполнить в электронном виде через Интернет, что значительно сокращает количество времени, которое занимает этот этап.
6. Обязательство . Каждая вовлеченная сторона и персонал будут иметь свой собственный набор обязанностей и обязательств, относящихся к конкретному контракту.
7. Соблюдение требований . Соблюдение требований означает, что вовлеченные стороны и персонал соблюдают свои различные обязательства. Без надлежащего программного обеспечения для управления жизненным циклом системы или контракта соблюдение требований может быть трудно отслеживать, что может привести к юридическим последствиям, штрафам за просрочку платежа, узким местам и другим опасностям для бизнеса.
8. Продление . После истечения срока действия документа (или когда срок его действия приближается) контракт необходимо продлить и перезаключить. Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов позволяет предприятиям легко отслеживать даты истечения срока действия и предстоящие продления.