Программное обеспечение для управления контрактами

Программное обеспечение для управления контрактами представляет собой ряд компьютерных программ , библиотек и данных, используемых для поддержки управления контрактами , управления жизненным циклом контрактов и управления подрядчиками в проектах и ​​при закупках товаров и услуг. Его можно использовать с программным обеспечением для управления проектами .

Преимущества и ключевые функции

В большинстве сложных проектов с участием подрядчиков теперь используется программное обеспечение для управления контрактами, а не ручное управление бумажными контрактами. Он стал важным инструментом для отслеживания многочисленных действий, связанных с затратами, и может быть особенно полезен для автоматизации администрирования, обеспечения соответствия, мониторинга рисков, создания отчетов и запуска предупреждений. В дополнение к этим типам функций, системы программного обеспечения для управления контрактами предоставляют сотрудникам централизованный репозиторий для быстрого доступа ко всем контрактам по всему миру в одном месте. Хранение контрактов в нескольких местах может задержать и прервать процесс заключения контрактов.

Программное обеспечение для управления контрактами производится многими компаниями, работающими в различных масштабах и предлагающими различную степень настраиваемости. Основные функции должны включать в себя возможность хранить контрактные документы, отслеживать изменения в контрактных документах , искать документы по определенному критерию, отправлять оповещения о контрольных датах и ​​сообщать о необходимых аспектах контракта. Другие функции включают в себя управление запросом на новый контракт, сбор связанных данных, отслеживание документа через процесс проверки и утверждения, а также сбор цифровых подписей .

Программное обеспечение для управления контрактами может также помочь в управлении портфелем проектов и анализе расходов , а также в мониторинге ключевых показателей эффективности . Ведущее программное обеспечение для управления контрактами обеспечивает видимость контрактов, мониторинг и соблюдение требований для автоматизации и оптимизации процесса жизненного цикла контрактов .

Централизованное хранилище обеспечивает важное преимущество, позволяя хранить все контрактные документы в одном месте. Хранение контрактов в нескольких местах может задержать и прервать процесс заключения контрактов.

История

Исторически управление контрактами рассматривалось как «бумажно-интенсивный» процесс. Первые шаги, предпринятые в начале 2000-х годов, о которых сообщила Aberdeen Group, потребовали обширной работы по преобразованию данных, чтобы обеспечить возможность обработки документов в электронном виде. С принятием регламента ЕС Общего по защите данных в 2016 году компаниям пришлось предпринять дополнительные шаги в отношении управления контрактами. Каждое лицо, ответственное за данные, обязано подписывать соглашения об обработке данных (DPA) с различными поставщиками, которые обрабатывают персональные данные от имени ответственного за данные. DPA необходимо регулярно контролировать, корректировать и обновлять, что добавляет к таким поставщикам дополнительное соглашение или, по крайней мере, дополнительное дополнение к DPA к каждому соглашению.

рисками (CRMS) для

Очень крупные предприятия, такие как проекты капитальных затрат (капвложений), включают в себя множество сторон и имеют высокий риск и неопределенность. Они отличаются от традиционных операционных контрактов тем, что в уникальных ситуациях для них применяются общие сроки. По мере увеличения сложности этих уникальных проектов отношения между сторонами становятся все более важными. Для этого необходимо, чтобы программное обеспечение для управления контрактами или программное обеспечение для управления контрактными рисками (CRMS) стало более динамичным и отзывчивым.

Условия этих контрактов на капитальные затраты обязательно включают предположения в начале процесса и, вероятно, изменятся в течение жизненного цикла проекта . По этой причине CRMS должна быть способна фиксировать один единственный случай согласованных изменений условий контракта и включать эти изменения проверяемым и юридически надежным способом. Благодаря участию нескольких лиц, принимающих решения, CRMS также должна сделать подотчетность более прозрачной и обеспечить более быстрое принятие решений по предложениям по вариациям.

Искусственный интеллект в программном обеспечении

Программное обеспечение для управления контрактами, использующее искусственный интеллект (ИИ), может определять типы контрактов на основе распознавания образов. Программное обеспечение для заключения контрактов с искусственным интеллектом обучает свой алгоритм на наборе данных контракта, чтобы распознавать шаблоны и извлекать переменные, такие как положения, даты и стороны. Он также предлагает простые возможности прогнозирования, сортируя большой объем контрактов и помечая отдельные контракты на основе заданных критериев. Текущее программное обеспечение искусственного интеллекта также может считывать контракты в различных форматах и ​​на разных языках, извлекать данные контрактов и предоставлять аналитику . Это может снизить риск человеческой ошибки при составлении и проверке контрактов.