Управление контрактами
Управление контрактами или администрирование контрактов — это управление контрактами, заключенными с клиентами, поставщиками , партнерами или сотрудниками. Управление контрактами включает в себя согласование условий контрактов и обеспечение их соблюдения, а также документирование и согласование любых изменений или поправок, которые могут возникнуть в ходе его реализации или исполнения. Его можно резюмировать как процесс систематического и эффективного управления созданием, исполнением и анализом контрактов с целью максимизации финансовых и операционных показателей и минимизации рисков. [1]
Общие коммерческие контракты включают заказы на покупку , счета-фактуры , контракты на коммунальные услуги , письма-обязательства о назначении консультантов и специалистов, а также на строительство контракты . Сложные контракты часто необходимы для строительных проектов, товаров или услуг, которые строго регулируются , товаров или услуг с подробными техническими спецификациями, соглашений об интеллектуальной собственности (ИС), аутсорсинга и международной торговли . Большинство крупных контрактов требуют эффективного использования программного обеспечения для управления контрактами , чтобы облегчить администрирование между несколькими сторонами.
Исследование, опубликованное в 2007 году, показало, что «для 42% предприятий... главным фактором улучшения управления контрактами [было] необходимость более качественной оценки и снижения рисков» и, кроме того, «почти 65% предприятий сообщают, что контракты Управление жизненным циклом (CLM) улучшило подверженность финансовым и юридическим рискам». [2]
Контракты
[ редактировать ]
Контракт — это письменное или устное юридически обязывающее соглашение между сторонами , указанными в соглашении, о выполнении условий, изложенных в соглашении. Обязательным условием исполнения договора, среди прочего, является условие принятия сторонами договора условий заявленного договора. Исторически это чаще всего достигалось посредством подписи или исполнения, но во многих юрисдикциях – особенно с развитием электронной коммерции – формы принятия расширились и стали включать различные формы электронной подписи. [3]
Контракты могут быть разных типов, например, договоры купли-продажи (включая аренду ), договоры купли-продажи, соглашения о партнерстве , торговые соглашения и соглашения об интеллектуальной собственности .
- Договор купли-продажи — это договор между компанией (продавцом) и покупателем , по которому компания соглашается продавать товары и/или услуги, а покупатель взамен обязуется оплатить купленные товары/услуги.
- Контракт на закупку — это договор между компанией (покупателем) и поставщиком, который обещает продать продукцию и/или услуги на согласованных условиях. Компания (покупатель) в свою очередь обязана признать товар/или услугу и оплатить возникшее обязательство. Когда договор купли-продажи заключается между розничным продавцом и производителем, договор также включает условия обработки возвращенных товаров. Однако из-за стоимости обратной логистики розничные торговцы часто избавляются от возвратов, а не отправляют их обратно продавцу.
- Соглашение о партнерстве может представлять собой договор, который формально устанавливает условия партнерства между двумя юридическими лицами, согласно которым они рассматривают друг друга как «партнеров» в коммерческом соглашении. Однако такие выражения могут также быть просто средством отражения желания договаривающихся сторон действовать «так, как если бы» обе стороны находились в партнерстве с общими целями. Таким образом, это не может быть договоренность о партнерстве, предусмотренная общим правом , которая по определению создает фидуциарные обязанности, а также имеет «солидарную» ответственность.
Деятельность по управлению контрактами
[ редактировать ]Стандартная бизнес-модель управления контрактами, используемая многими организациями в США , [ нужна ссылка ] обычно осуществляет контроль над следующими бизнес-дисциплинами:
- Авторизация и переговоры
- Базовое управление
- Управление обязательствами
- Управление коммуникациями.
- Видимость и осведомленность о контрактах
- Применение коммерческих рычагов, предназначенных для обеспечения ожидаемых выгод от контракта, обеспечения того, чтобы риск оставался там, где он был установлен контрактом, и использования стимулов, заложенных в контракт, для обеспечения хороших результатов и предотвращения плохих результатов. [4]
- Управление документами
- Рост (для контрактов на продажу)
- Соблюдение контрактов/ управление
Этапы управления контрактами
[ редактировать ]Управление контрактами можно разделить на три этапа: [5]
- предконтрактная фаза
- этап исполнения контракта
- этап после заключения контракта (часто называемый соблюдением контракта/управлением), включая расторжение контракта.
На этапе после присуждения или «нисходящего» этапа: [6] в некоторых организациях есть группа по управлению контрактами, другие могут потребовать от операционных менеджеров включить управление контрактами в свои обязанности. [7] Сертифицированный институт закупок и поставок (CIPS) предполагает, что требования к специализированному управлению контрактами зависят от стоимости контракта, продолжительности контракта, сложности услуг и уровня риска, хотя на начальных этапах контракта оценка риска и реализация основных процессов управления контрактами могут быть подходящими задачами для специального менеджера по контрактам. [7] CIPS также отмечает, что в некоторых случаях группа по закупкам может иметь расширенную роль в поддержании управления контрактами. Заключение контрактов на оказание услуг может быть более сложным, чем контракты только на поставку, и поэтому требует более тщательного управления. [7]
Вариант контракта
[ редактировать ]На этапе после заключения контракта могут возникнуть случаи, когда то, что согласовано в контракте, необходимо будет изменить позже. Для поддержки последующего изменения может использоваться ряд оснований, чтобы весь контракт оставался подлежащим исполнению в соответствии с новым соглашением.
Изменение может быть основано на:
- Взаимное согласие обеих сторон на изменение договора, выходя за рамки существующего договора. Это будет самостоятельным основанием для изменения договора.
- Одностороннее решение об изменении договора, предусмотренное и разрешенное действующим договором. Обычно в целях справедливости предусмотрены сроки уведомления и часто право другой стороны, особенно в потребительских договорах, прекратить договорные отношения. Любое одностороннее внесение изменений должно быть обосновано договором, в противном случае это может быть истолковано как отказ от первоначального договора, что позволит другой стороне расторгнуть договор и потребовать возмещения убытков.
- Двустороннее решение об изменении контракта в рамках процесса контроля изменений или изменений, изложенного в существующем контракте. Их часто называют положениями о контроле за изменениями.
Соблюдение контрактов/управление
[ редактировать ]На этапе после присуждения контракта важно обеспечить соблюдение условий и условий контракта, но также крайне важно более внимательно изучить такие статьи, как неучтенные обязательства, заниженные доходы или переплаты. Если эти пункты игнорировать, маржа может отрицательно сказаться. Аудит соблюдения контракта часто начинается с анализа возможностей для выявления областей наибольшего риска. Было показано, что наличие специальной программы соблюдения контрактов (и/или управления) приводит к типичному возмещению в размере 2-4%, а иногда и до 20%. [8]
Текущее представление об управлении контрактами в сложных отношениях смещается от «управления» соблюдением требований к перспективе « управления », с акцентом на создание структуры управления, в которой стороны имеют личную заинтересованность в управлении тем, что часто является очень сложными договорными соглашениями в сложных отношениях. более совместным, согласованным, гибким и заслуживающим доверия способом. В 1979 году нобелевский лауреат Оливер Уильямсон написал, что структура управления — это «структура, в рамках которой решается целостность транзакции». Он также добавил, что «поскольку контракты разнообразны и сложны, структуры управления различаются в зависимости от характера сделки». [9]
Система совместного управления состоит из четырех компонентов: [10]
- Структура управления взаимоотношениями (как стороны работают вместе для принятия как повседневных оперативных, так и стратегических решений)
- Совместный процесс управления производительностью и трансформацией, предназначенный для отслеживания общей эффективности партнерства.
- План управления выходом как механизм контроля, побуждающий организации вносить этические и активные изменения для взаимной выгоды всех сторон.
- Соблюдение особых требований и правил, которые включают более традиционные компоненты соблюдения контрактов.
Контракты и доверие
[ редактировать ]Другой аспект управления контрактами связан с взаимодействием между контрактами и доверием. В частности, ученые-менеджеры обсудили природу взаимосвязи между контрактом и развитием доверия. [11] С одной стороны, некоторые утверждают, что контракты и доверие заменят друг друга; то есть использование одного механизма уменьшает преимущества другого. [12] [13] С другой стороны, другие полагают, что контракт и доверие дополняют друг друга; то есть использование одного увеличивает выгоду от использования другого механизма. [14] [15]
Управленческие функции
[ редактировать ]В 2008 году Международная ассоциация по контрактному и коммерческому управлению (IACCM, ныне World Commerce & Contracting ) начала проект, призванный прояснить роль менеджера по контрактам, который с тех пор несколько раз обновлялся. Эта работа показала, что среди самих менеджеров по контрактам существует «широко распространенное мнение, что это звание (и его варианты, такие как коммерческий менеджер) маскирует огромные различия в должностных ролях, статусе и обязанностях». Тем не менее, исследование IACCM обнаружило признаки того, что «основные обязанности менеджеров по контрактам (и, как следствие , отделов управления контрактами) очень схожи» и применяются к широкому кругу задач, от подготовки заявок и переговоров по контракту до роли «посредника» между сотрудников и клиентов, а также соблюдение требований и обеспечение закрытия, продления или продления контракта в его конечной точке. [16]
Ученые в области бизнеса и менеджмента обратили внимание на роль контрактов в управлении отношениями между отдельными людьми или между организациями. В частности, контракты действуют как инструменты контроля и координации. [17] С одной стороны, контракты могут снизить риски эксплуатации или незаконного присвоения со стороны оппортунистического партнера. С другой стороны, контракты могут способствовать развитию коммуникации и обмена информацией между сторонами.
Управление контрактами в государственном секторе
[ редактировать ]Великобритании В государственном секторе Палаты общин выразил обеспокоенность в 2009 году Комитет по государственным счетам по поводу обеспечения ресурсами и обучения в отношении управления контрактами. Комитет сообщил, что
Ни один коммерческий директор/руководитель отдела закупок не оценил уровень ресурсов, выделяемых на управление их крупными контрактами, как «хороший», а 22% менеджеров по контрактам считали, что у них нет времени хорошо выполнять свои обязанности. Большинство менеджеров по контрактам прошли соответствующее обучение, хотя 60% организаций не предоставили структурированной программы обучения для своего персонала. [18]
Стандарты управления контрактами были опубликованы Коммерческой службой Crown в 2014 году и периодически обновляются. [19] Эти стандарты были разработаны в результате «Межправительственной проверки крупных контрактов» 2013 года. [20] по заказу Кабинета министров для оценки управления крупными контрактами, заключенными компаниями G4S и Serco , [21] правительства и возглавляется Биллом Кротерсом, главным директором по закупкам . Великобритании Подчеркнув предыдущие недостатки, к сентябрю 2014 года Национальное контрольно-ревизионное управление (NAO) почувствовало, что правительство «начинает совершенствовать методы управления своими контрактами», но еще предстоит проделать важную работу по улучшению. [22] В декабре 2016 года НАО повторно опубликовало структуру передовой практики управления контрактами, которая была впервые опубликована в 2008 году. [21] с помощью Управления государственной торговли , входившего в то время в состав Казначейства Ее Величества. Основываясь на отзывах практиков, NAO «считало, что эта структура является «одним из лучших справочных материалов для решения основных задач, необходимых для хорошего управления контрактами». [23]
По состоянию на апрель 2021 г. [update] Правительство Великобритании внедрило «Программу возможностей управления контрактами», направленную на развитие навыков государственных служащих, занимающихся управлением контрактами. [24]
В США Национальная ассоциация управления контрактами и Национальная ассоциация государственных подрядчиков предлагают сертификацию навыков, необходимых для управления государственными контрактами. [25]
См. также
[ редактировать ]- Коммерческий менеджмент
- Программное обеспечение для управления контрактами
- Автоматизация документов
- Государственный контракт
- Национальная ассоциация управления контрактами
- Групповая закупочная организация
- Управление программ соблюдения федеральных контрактов - для контрактов с правительством США.
- Единый торговый кодекс – США
- Конвенция ООН о договорах международной купли-продажи товаров
- Реляционный контракт
- Управление рисками § Управление договорными рисками
- Корпоративный аутсорсинг
Ссылки
[ редактировать ]- ^ «Лучшие практики управления контрактами: стратегии оптимизации деловых отношений<» . Группа Абердин . Проверено 10 июля 2008 г.
- ^ «Управление контрактами: оптимизация доходов и экономия» . Абердинская группа. Май 2007 года . Проверено 10 июля 2008 г.
- ^ «Контракты» . Юридический факультет Корнеллского университета . Проверено 22 июля 2015 г.
- ^ Марикар, В., Цена плохого управления контрактами – используете ли вы все имеющиеся в вашем распоряжении инструменты? , по состоянию на 31 мая 2021 г.
- ^ Контрактное и коммерческое управление - Операционное руководство, Van Haren Publishing, октябрь 2011 г., ISBN 978 90 8753 627 5
- ^ Дипломированный институт закупок и поставок (2013), Руководство по управлению контрактами , стр. 24, по состоянию на 31 июля 2021 г.
- ^ Jump up to: а б с Сертифицированный институт закупок и поставок (2010 г.), Руководство по управлению контрактами , стр. 13
- ^ 2008 Создание стандартов энергоэффективности . Калифорнийская энергетическая комиссия.
- ^ Уильямсон, Оливер Э. | 1979 | «Экономика трансакционных издержек: управление договорными отношениями» | Журнал права и экономики: Том. 22: № 2, статья 3|доступно по адресу: http://chicagounbound.uchicago.edu/jle/vol22/iss2/3
- ^ Витасек, Кейт; и др. (2011). Руководство по аутсорсингу (1-е изд.). Нью-Йорк: Пэлгрейв Макмиллан. ISBN 978-0230112681 .
- ^ Поппо, Лаура; Зенгер, Тодд (2002). «Функционируют ли формальные контракты и реляционное управление заменой или дополнением?» . Журнал стратегического менеджмента . 23 (8): 707–725. дои : 10.1002/smj.249 . ISSN 0143-2095 .
- ^ Гошал, Сумантра; Моран, Питер (1996). «Плохо для практики: критика теории трансакционных издержек». Обзор Академии менеджмента . 21 (1): 13. дои : 10.2307/258627 . JSTOR 258627 .
- ^ Луи, Стивен С.; Нго, Ханг-Юэ (2004). «Роль доверия и договорных гарантий в сотрудничестве в неакционерных альянсах». Журнал менеджмента . 30 (4): 471–485. дои : 10.1016/j.jm.2004.02.002 . ISSN 0149-2063 . S2CID 144788583 .
- ^ Райалл, Майкл Д.; Сэмпсон, Рэйчел К. (2009). «Официальные контракты при наличии реляционных механизмов принуждения: данные проектов развития технологий». Наука управления . 55 (6): 906–925. дои : 10.1287/mnsc.1090.0995 .
- ^ Чжоу, Кевин Чжэн; Сюй, Дин (2012). «Как иностранные фирмы ограничивают оппортунизм местных поставщиков в Китае: подробные контракты, централизованный контроль и взаимное управление». Журнал международных бизнес-исследований . 43 (7): 677–692. дои : 10.1057/jibs.2012.7 . ISSN 0047-2506 . S2CID 167843632 .
- ^ IACCM, Роль менеджера по контракту , обновлено 24 января 2014 г., по состоянию на 14 мая 2021 г.
- ^ Ройер, Джеффри Дж .; Ариньо, Африка (2007 г.). «Контракты стратегического альянса: размеры и факторы, определяющие сложность контрактов» . Журнал стратегического менеджмента . 28 (3): 313–330. дои : 10.1002/smj.581 . ISSN 1097-0266 .
- ↑ Счетный комитет Палаты общин, Управление центральным правительством контрактами на обслуживание: Краткое изложение , опубликовано 28 апреля 2009 г., по состоянию на 29 июля 2022 г.
- ^ Crown Commercial Service, Коммерческие возможности: стандарты управления контрактами последнее обновление 8 февраля 2021 г., по состоянию на 10 апреля 2021 г.
- ^ Правительство Ее Величества, Межправительственный обзор крупных контрактов: краткое изложение выводов и рекомендаций, одобренное Надзорной группой , осень 2013 г., по состоянию на 29 июля 2022 г.
- ^ Jump up to: а б Crown Commercial Service, Обзор структуры управления контрактами , обновлено 8 февраля 2021 г., по состоянию на 10 апреля 2021 г.
- ^ Государственное контрольно-ревизионное управление, Преобразование управления государственными контрактами , опубликовано 4 сентября 2014 г., по состоянию на 8 мая 2023 г.
- ^ Государственное контрольно-ревизионное управление, Система передового управления контрактами , опубликовано в декабре 2016 г., хранится в Национальном архиве, по состоянию на 12 мая 2022 г.
- ^ Государственная служба, Государственная служба: помощь в управлении контрактами и поставщиками , обновлено 21 апреля 2021 г., по состоянию на 8 мая 2023 г.
- ^ Университет Вилланова , Что такое управление государственными контрактами? , обновлено 5 января 2021 г., по состоянию на 8 мая 2023 г.