Обработка счетов

Обработка счетов: включает обработку входящих счетов от прибытия до оплаты. Счета-фактуры имеют множество разновидностей и типов. В целом счета-фактуры делятся на два типа:

1. Счета-фактуры, связанные с внутренним запросом компании или заказом на поставку (счета-фактуры на основе заказа на поставку) и

2. Счета-фактуры, не имеющие связанного запроса (счета-фактуры, не относящиеся к заказу).

Большинство организаций имеют четкие инструкции относительно того, как им следует обрабатывать входящие счета. Обычно используется один подход для счетов на основе ЗП и другой для счетов, не связанных с ЗП. У некоторых компаний также есть уникальные требования, основанные на типе или сумме транзакции.

компании Как правило, оба типа счетов обрабатываются отделом кредиторской задолженности . Процесс подтверждения и оплаты счета поставщика также известен как цикл «покупка-оплата» .

Типичный процесс или ручная обработка счетов

Процесс обычно начинается после получения счета поставщика. Счета-фактуры могут быть отправлены по электронной почте, обычной почте, факсу или через EDI.

После получения счета-фактуры служащий по работе с кредиторской задолженностью должен убедиться, что документ действительно является счетом-фактурой. Затем служащий классифицирует и сортирует счета по различным категориям (например, по поставщикам, по типам операций или по отделам). Определение категорий счетов обычно уникально для конкретной организации.

После того как счет классифицируется, он передается обработчику точки доступа, который отвечает за конкретный счет. Обычно это человек, разместивший заказ. Если во время закупок был создан заказ на покупку, счет затем необходимо сопоставить с заказом на покупку, чтобы подтвердить, что в счете-фактуре правильно указана уплачиваемая сумма. (Это помогает защититься от мошенничества и несанкционированных транзакций.)

Если сумма правильная и товар прибыл, ответственное лицо должно будет утвердить счет, подписав его. Если сумма, выставленная в счете, превышает определенную сумму, которая ограничена организацией, руководителю этого лица, возможно, также придется утвердить счет. Это, конечно, также отличается от организации к организации.

После того как счет-фактура утвержден и отклонений не обнаружено, счет-фактура публикуется в системе бухгалтерского учета. ^{[ 1 ]}^{[ 2 ]}^{[ 3 ]}^{[ 4 ]} Оттуда можно создать ваучер и произвести платеж.

Процесс выставления счета вручную иногда может превышать 15 шагов, прежде чем будет выполнена окончательная проводка.

Автоматическая обработка счетов

Технология уже давно позволила автоматизировать обработку счетов от прибытия до отправки. Это означает, что по прибытии счета тому же служащему по работе с кредиторской задолженностью нужно будет только отсканировать счет в программное обеспечение для автоматизации. Затем программное обеспечение для автоматизации преобразует отсканированное изображение счета-фактуры в документ с возможностью поиска по тексту. Различные поля счета-фактуры также могут быть определены в программном обеспечении, чтобы оно запоминало, какие поля оно должно фиксировать и регистрировать в системах ERP , например, сумма покупки, количество, имя поставщика, код поставщика и т. д. . Преимущества автоматического рабочего процесса обработки могут включать снижение человеческого фактора, создание отчетов по требованию и устойчивость данных . Большая часть программного обеспечения для автоматизации сегодня интегрируется в общие организационные ERP-системы, такие как SAP , Microsoft и Oracle . ^{[ 5 ]}

В автоматическом процессе , как только данные извлекаются или фиксируются из счета-фактуры, данные отправляются в систему для автоматического сопоставления с заказом на покупку. Этот процесс сопоставления может сравнивать только данные счета-фактуры с данными, указанными в заказе на поставку, или может быть расширен за счет включения более глубокого уровня, который рассматривает документы получения. Шаги рабочего процесса можно настроить таким образом, чтобы ответственное лицо затем получало оповещение по электронной почте и могло утвердить счет. Если в рабочем процессе утверждения участвуют другие люди, им также будут автоматически созданы оповещения по электронной почте. ^{[ 6 ]} Типичный рабочий процесс представляет собой четырехэтапный процесс, начинающийся с 1. Импорт изображений посредством сканирования или электронной почты, 2. Идентификация поставщика и бизнес-подразделения, связанного со счетом, 3. Извлечение данных и 4. Экспорт извлеченных данных и изображения.

Программное обеспечение для автоматизации

Автоматизация кредиторской задолженности — это технологичный подход к обработке счетов. Согласно отчету о визуализации документов, выпуск №. По состоянию на 17 августа 2007 года в мире существует около 3757 приложений для обработки счетов. ^{[ 7 ]}

Интеллектуальный сбор данных (IDC) или системы обучения позволяют конечным пользователям извлекать содержимое из счетов-фактур без необходимости изучения системой структуры счета-фактуры. Некоторые интеллектуальные механизмы способны правильно сортировать пакеты на лету, находить поля данных, такие как счет-фактура и номер заказа, а также информацию о позиции, а затем извлекать желаемое содержимое из этих полей данных. Интеллектуальные решения не требуют написания правил или разработки шаблонов форм. Скорее, система учится, просматривая относительно небольшое количество образцов счетов. Это помогает системе масштабироваться для больших объемов счетов и самых разнообразных макетов документов, не требуя от оператора-человека указывать шаблон для каждого из них или явно создавать и настраивать обширную библиотеку ключевых слов. ^{[ 8 ]}

Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов стало тем, что одна консалтинговая компания назвала «подрывной инновацией», в результате чего эта новая технологическая инновация создала спрос на целую линейку программных продуктов, которых раньше не существовало. Программное обеспечение для обработки счетов привело к огромной экономии труда до такой степени, что многие компании начали считать его важной частью своей технологии, подобно программному обеспечению для обработки текстов.

К другим преимуществам автоматизации кредиторской задолженности относятся:

Сокращение цикла закупок и оплаты до 80 процентов.
Сокращение количества дублирующих платежей по счетам и ошибок при вводе счетов.
Возможность присваивать GL-коды счетам-фактурам без прямого доступа к учетной платформе компании.

Комплексное управление процессом выставления счетов

Типичный подход к процессам управления счетами начинается с момента получения счета поставщика. В зависимости от структуры процесса счет-фактура должен быть идентифицирован, классифицирован, сохранен и сопоставлен с заказом на заказ лицом, ответственным за заказ. После этих действий счет обычно передается в финансовый отдел и сумма оплачивается. Проблема этого процесса заключается в отсутствии комплексного управления затратами, которое должно включать в себя следующие контрольные точки и точки контроля:

· Имело ли лицо, заказавшее товар, право разместить заказ?

· Был ли заказ одобрен ответственным лицом?

· Можно ли связать заказ на заказ или счет-фактуру с существующим контрактом с поставщиком?

Таким образом, комплексные процессы управления счетами должны включать вышеупомянутые контрольные точки, чтобы гарантировать, что ни один фиктивный поставщик не сможет выставить счет и получить оплату. Это случилось с технологическими гигантами, ^{[ 9 ]} следовательно, опасность реальна, и ее нельзя упускать из виду. ^{[ 10 ]}

Ссылки

^ «Бизнес-процесс: Процесс оплаты поставщикам — счета на поставку» . 11 марта 2009 г. Архивировано из оригинала 11 марта 2009 г. . Проверено 6 сентября 2016 г.
^ ^{[ мертвая ссылка ]}http://www.obfs.uillinois.edu/obfshome.cfm?level=2&path=pays&xmldata=processinvoices . Архивировано 10 февраля 2007 г. в Wayback Machine.
^ «Порядок оформления счетов (кредиторская задолженность)» . 11 февраля 2012 года. Архивировано из оригинала 11 февраля 2012 года . Проверено 6 сентября 2016 г.
^ «Fingate — iProcurement: как загрузить счет» . Проверено 6 сентября 2016 г.
^ Борхес, В., и Роуко, JCD, ред., Труды 17-й Европейской конференции по цифровому правительству ( Лиссабон : Военная академия , 2017), стр. 129 .
^ «Импорт счетов (CSV)» . счет-фактураmanager.de .
^ «Отчет о визуализации документов - РАЗГОВОР О ИЗОБРАЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ» . Проверено 6 сентября 2016 г.
^ «Оптическое распознавание символов: отображение счетов-фактур и сбор данных для кредиторской задолженности» . Архивировано из оригинала 23 декабря 2008 г. Проверено 23 декабря 2008 г.
^ Facebook и Google на общую сумму 100 миллионов долларов США.
^ Жолт, Седеркени (17 августа 2018 г.). «Как предотвратить мошенничество с поставщиками путем внедрения комплексных процессов управления счетами» (PDF) . Проверено 17 августа 2018 г. ^{[ постоянная мертвая ссылка ]}

[1] «Бизнес-процесс: Процесс оплаты поставщикам — счета на поставку» . 11 марта 2009 г. Архивировано из оригинала 11 марта 2009 г. . Проверено 6 сентября 2016 г.

[2] {[ мертвая ссылка ]}http://www.obfs.uillinois.edu/obfshome.cfm?level=2&path=pays&xmldata=processinvoices . Архивировано 10 февраля 2007 г. в Wayback Machine.

[3] «Порядок оформления счетов (кредиторская задолженность)» . 11 февраля 2012 года. Архивировано из оригинала 11 февраля 2012 года . Проверено 6 сентября 2016 г.

[4] «Fingate — iProcurement: как загрузить счет» . Проверено 6 сентября 2016 г.

[5] Борхес, В., и Роуко, JCD, ред., Труды 17-й Европейской конференции по цифровому правительству ( Лиссабон : Военная академия , 2017), стр. 129 .

[6] «Импорт счетов (CSV)» . счет-фактураmanager.de .

[7] «Отчет о визуализации документов - РАЗГОВОР О ИЗОБРАЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ» . Проверено 6 сентября 2016 г.

[8] «Оптическое распознавание символов: отображение счетов-фактур и сбор данных для кредиторской задолженности» . Архивировано из оригинала 23 декабря 2008 г. Проверено 23 декабря 2008 г.

[9] Facebook и Google на общую сумму 100 миллионов долларов США.

[10] Жолт, Седеркени (17 августа 2018 г.). «Как предотвратить мошенничество с поставщиками путем внедрения комплексных процессов управления счетами» (PDF) . Проверено 17 августа 2018 г. ^{[ постоянная мертвая ссылка ]}

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]

[ 5 ]

[ 6 ]

[ 7 ]

[ 8 ]

[ 9 ]

[ 10 ]