Кредиторская задолженность

Задолженность по задолженности ( AP компании ) - это деньги, причитающиеся бизнесом для его поставщиков, показанных как ответственность за баланс . Он отличается от примечаний, подлежащих уплате обязательств, которые являются долгами, создаваемыми формальными документами по правовым инструментам . Основная ответственность департамента кредиторской задолженности - обработка и пересмотр транзакций между компанией и ее поставщиками и убедиться, что все непогашенные счета -фактуры от их поставщиков утверждены, обработаны и оплачены. Процесс кредиторской задолженности начинается с сбора требований предложения изнутри и поиска котировок от поставщиков для необходимых предметов. После того, как сделка заключается в переговорах, заказы на покупку подготовлены и отправлены. Поставляемые товары проверяются по прибытии, и полученный счета -фактуру направляется для разрешения. Обработка счета включает в себя запись важных данных из счета -фактуры и ввод их в финансовую или бухгалтерскую систему компании. После того, как это будет достигнуто, счета должны пройти через соответствующий бизнес -процесс компании, чтобы получить оплату.

Обзор

организации Департамент кредиторской задолженности, как правило, находится в рамках финансовой функции .

Уплачиваемый счет записывается в подчинении, подлежащем уплате, в то время, когда счета-фактуру поручено для оплаты. Учебной или порученный, означает, что счета -фактура одобрен для оплаты и был записан в Главной книге или AP Subdger в качестве непогашенной или открытой ответственности, поскольку он не был оплачен. Скупаемые задолженность часто классифицируются как торговые задолженность, заплачиваем на покупку физических товаров, которые зарегистрированы в запасах, и расходы на задолженность, задолженность за покупку товаров или услуг, которые расходуются. Обычные примеры расходов на оплату обязательств - реклама, путешествия, развлечения, офисные принадлежности и коммунальные услуги. AP - это форма кредита , которую поставщики предлагают своим клиентам, позволяя им платить за продукт или услугу после его получения. Поставщики предлагают различные условия оплаты для счета. Условия оплаты могут включать в себя предложение денежной скидки для выплаты счета -фактуры в течение определенного количества дней. Например, 2%, чистые 30 сроков означают, что плательщик будет вычесть 2% из счета, если оплата будет произведена в течение 30 дней. Если оплата произведена на 31 день, то полная сумма выплачивается.

В бизнесе в файле AP обычно существует гораздо более широкий спектр услуг, и бухгалтеры или бухгалтеры обычно используют бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания потока денег в эту учетную запись ответственности , когда они получают счета и выходят из него, когда они производят платежи. Все чаще крупные фирмы используют специализированные кредиторские решения для автоматизации (обычно называемые Epayables) для автоматизации бумаги и ручных элементов обработки счетов организации.

Обычно поставщик отправляет продукт, вынесет счет и собирает платеж позже. Это цикл конверсии денежных средств или период времени, в течение которого поставщик уже заплатил за сырье, но не был оплачен в ответ окончательным клиентом.

Когда покупатель получает счет, он сопоставлен с упаковки заказами и заказами на покупке , и, если все в порядке, счет выплачивается. Это называется трехсторонним матчем. Трехсторонний матч может замедлить процесс оплаты, поэтому метод может быть изменен. Например, трехстороннее сопоставление может быть ограничено исключительно большими счетами, или сопоставление автоматически одобрено, если полученное количество находится в пределах определенного процента от суммы, разрешенной в заказе на покупку. Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов по -разному обрабатывает процесс сопоставления в зависимости от бизнес -правил, внедренных во время создания процесса рабочего процесса . Самый простой случай - это двухстороннее сопоставление между самим счетом и заказом на покупку.

Оценки 2009 года предполагают, что более чем миллиард бизнес-счетов обрабатывались каждую неделю, а 97% из них все еще были обработаны вручную. Средняя стоимость обработки и выплаты счета -поставщика составила от 5 до 15 долларов США, причем 10% обработано слишком поздно, чтобы быть выплаченным в рамках дисконтирования и почти 2%, содержащих ошибки.

В домохозяйствах задолженность задолженность - это обычно счета от поставщиков, таких как электрическая компания , телефонная компания, кабельное телевидение или спутниковой посуды служба на газеты , подписка и другие подобные регулярные услуги. Домовладельцы обычно отслеживают и платят ежемесячно вручную, используя чеки, кредитные карты или интернет -банкинг .

Внутренний контроль

Разнообразные чеки против злоупотреблений обычно присутствуют для предотвращения растраты персоналом задолженности. Разделение обязанностей является общим контролем. В странах, где чеки, платеж, распространена, почти все компании имеют процесс младшего сотрудника и распечатайте чек, а также рецензирование старших сотрудников и подписывают чек. Часто программное обеспечение для бухгалтерского учета ограничивает каждого сотрудника выполнять только назначенные им функции, чтобы ни один сотрудник - даже контроллер - даже контроллер - в одиночку производить платеж.

Некоторые компании также разделяют функции добавления новых поставщиков в файл мастера -поставщика и ввода ваучеров. Это делает невозможным для сотрудника добавить себя в качестве поставщика, а затем написать себе чек, не сговорившись с другим сотрудником. Файл мастера поставщика является хранилищем всей важной информации о поставщиках компании. Это справочный пункт для задолженности, подлежащей оплате, когда дело доходит до оплаты счетов.

Кроме того, большинству компаний требуется вторая подпись на чеках, сумма которой превышает указанный порог.

Специалист по задолженности должен следить за мошенническими счетами. В отсутствие системы заказа на покупку первой линией защиты является утверждающий менеджер. Тем не менее, сотрудники AP должны ознакомиться с несколькими общими проблемами, такими как « желтые страницы », в которых мошеннические операторы предлагают разместить рекламу. Логотип ходьбы никогда не был торговой маркой, и существует много разных каталогов в стиле желтых страниц, большинство из которых имеют небольшое распределение. Согласно статье в зимней ассоциации заработной платы Американской практике Американской ассоциации работодателей , «поставщики могут отправлять документы, которые выглядят как счета -фактуры, но в совместном печатном Некоторые компании начали отправлять то, что, по -видимому, является проверкой скидок или возврата;

В счетах задолженность, простая ошибка может привести к большой переплате. Общий пример включает в себя дублирующие счета. Счет -фактура может быть временно неуместным или все еще в статусе утверждения, когда поставщики звонят, чтобы узнать о статусе оплаты. После того, как сотрудник AP смотрит это и обнаружит, что он не был оплачен, продавец отправляет дубликат счета; Тем временем появляется первоначальный счет и получает плату. Затем приходит дубликат счета -фактуры и непреднамеренно платят, возможно, под немного другим счетом.

Аудиты счета задолженность

Аудиторы часто сосредотачиваются на существовании утвержденных счетов, отчетов о расходах и другой вспомогательной документации для поддержки чеков, которые были вырезаны. Наличие подтверждения или заявления от поставщика является разумным доказательством существования учетной записи. Нередко, когда некоторые из этой документации будут потеряны или не зафилированы к тому времени, когда аудит проходит. Аудитор может решить расширить размер выборки в таких ситуациях.

Аудиторы обычно готовят стареющую структуру счетов, задолженную за лучшее понимание невыполненных долгов в течение определенных периодов (30, 60, 90 дней и т. Д.). Такие структуры полезны в правильном представлении баланса на конец финансового года.

Автоматизация

Многие компании участвуют в работе по оптимизации или автоматизации бизнес -процесса своих отделам задолженности. Этот процесс прост, но может стать очень громоздким, особенно если у компании очень большое количество счетов. Эта проблема усугубляется, когда счета, требующие обработки, находятся на бумаге. Это может привести к потерянным счетам, человеческой ошибке во время ввода данных и дубликатам счетов. Эти и другие проблемы приводят к высокой стоимости за счет счета . Цель автоматизации отдела по кредиторской задолженности - оптимизация этого процесса счетов, устранить потенциальную человеческую ошибку и снизить стоимость за счет.

Some of the most common AP automation solutions include e-invoicing, scanning of documents, optical character recognition, automation of workflow rules, online tracking, reporting capabilities, electronic invoice user interfaces, supplier networks, payment services and spend analytics for all invoices. Эффективные функции автоматизации включают в себя распознавание свободных форм (способность интерпретировать документы счета -фактуры независимо от макета или необходимости создания шаблона поставщика) и автоматических возможностей обучения.

Electronic Invoicing can be a very useful tool for the AP department. Электронные выставления счетов позволяют поставщикам отправлять счета -фактуры через Интернет и автоматически направлять и обрабатывать эти счета. Потому что прибытие счета и презентация практически немедленные счета выплачиваются раньше; Следовательно, количество времени и денег, которые требуются для обработки этих счетов, значительно сокращается. (Financial Operations Networks, 2008). Эти решения обычно включают стороннюю компанию, которая предоставляет и поддерживает заявку, которая позволяет поставщику подавать электронный счет своему клиенту для немедленной маршрутизации, утверждения и оплаты. Эти приложения привязаны к базам данных, которые архивируют информацию о транзакциях между торговыми партнерами. (US Bank, Scott Hesse, 2010) The invoices may be submitted in a number of ways, including EDI , CSV , or XML uploads, PDF files, or online invoice templates. Поскольку электронное предложение включает в себя так много различных технологий и вариантов входа, это зонтик для любого метода, с помощью которого счета-фактуру представлен клиенту в электронном виде для оплаты.

Системы планирования ресурсов предприятия обычно используют программное обеспечение для предоставления интегрированных услуг управления бизнес -процессами для предприятий.

История

Поскольку середина 1967 года компании начали устанавливать связи между своими торговыми партнерами для передачи документов, таких как счета и заказы на покупку. Вдохновленные идеей безбумажного офиса и более надежной передачи данных, они разработали первые системы EDI . Эти системы были уникальными для соответствующей компании, которая разработала их, что означает, что их было трудно развернуть во многих корпорациях. Признавая это, Комитет по аккредитованным стандартам x12 - институт стандартов под эгидой ANSI - приготовления подготовки к стандартизации процессов EDI. Это привело к тому, что сегодня известно как стандарт ANSI X12 EDI .

Это оставался основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами в течение почти 3 десятилетий. 1990 -е годы пришли с достижениями в области интернет -технологий. Компании начали появляться, предлагая более надежные веб -приложения пользовательского интерфейса с функциями, которые обслуживали как поставщика, так и для клиента. Эти новые веб-приложения позволили для онлайн-подчинения отдельных счетов, а также загрузки файлов EDI. Наряду с другими методами загрузки файлов, включая CSV и XML. Эти услуги позволяют поставщикам представлять счета-фактуры своим клиентам для сопоставления и одобрения с помощью удобного веб-приложения. Поставщики также могут увидеть историю всех счетов, которые они подали своему клиенту, не имея прямого доступа к системам клиентов. Это связано с тем, что вся транзакционная информация хранится в центрах обработки данных сторонней компании, которая предоставляет веб-приложение для выставления счетов. Эта собственная информация может регулироваться клиентом, чтобы контролировать, сколько транзакционной информации разрешено видеть поставщику. (Например, даты оплаты или проверка информации).

По мере того, как компании продвигаются в цифровую эру, все больше и больше переходят на электронные счетные услуги для автоматизации их отдела по кредиторской задолженности. Некоторые даже считают, что это является отраслевым стандартом в ближайшем будущем. Согласно отчету, написанному командой GXS в 2013 году, Европа принимает правительственные законодательство, поощряющие предприятия принять электронную практику выставления счетов. Соединенные Штаты пока не имеют такого законодательства, но действительно признают ценность этой технологии. Казначейство США подсчитала, что внедрение электронного прохождения по всему федеральному правительству сократит стоимость на 50% и сэкономит 450 миллионов долларов в год.

Благодаря растущей доступности роботизированных решений, предприятия стимулируют улучшение процесса в AP еще больше. Применяя сквозной автоматизацию роботизированных процессов или RPA в их отдела задолженности, организации могут ускорить скорость обработки счетов и точности обработки счетов при одновременном повышении эксплуатационных расходов. Некоторые организации сообщают, что, внедряя RPA, им удалось практически исключить вмешательство человека в процессе AP, тем самым экономя от 65% до 75% случаев, которое ранее проводилось на ручную обработку.

Смотрите также

• Список бухгалтерских тем
• Дебиторская задолженность
• Заработная плата
• Счет -счета -фактуры
• Ссылка кредитора