Электронное выставление счетов

Электронное выставление счетов (также называемое e- электронным выставлением счетов или invoicing ) — это форма электронного выставления счетов . Электронное выставление счетов включает в себя ряд различных технологий и вариантов ввода и обычно используется как общий термин для описания любого метода, с помощью которого документ передается в электронном виде от одной стороны другой, либо для оплаты, либо для оплаты. ^[1] или представлять и контролировать транзакционные документы между торговыми партнерами, чтобы гарантировать соблюдение условий их торговых соглашений. Эти документы могут включать счета-фактуры, заказы на покупку, дебетовые и кредитовые авизо, условия оплаты, инструкции по оплате и квитанции о денежных переводах .

Цель

поставщиков . Целью отдела кредиторской задолженности является обеспечение утверждения, обработки и оплаты всех счетов от Основная ответственность отдела дебиторской задолженности заключается в обеспечении создания, доставки и последующей оплаты всех счетов-фактур их поставщиками. Обработка счета включает запись соответствующих данных из счета и подачу их в финансовые или бухгалтерские системы компании. После завершения подачи счета проходят через бизнес-процесс компании и подлежат оплате. ^[2]

Электронный счет можно определить как структурированные данные счета, выданные в формате электронного обмена данными (EDI) или XML , возможно, с использованием веб-форм в Интернете. ^[3] Этими документами можно обмениваться разными способами, в том числе в виде файлов EDI, XML или CSV . ^[4] Компания может использовать программное обеспечение для обработки изображений для сбора данных из PDF-файлов или бумажных счетов и ввода их в свою систему выставления счетов. Многие компании нанимают стороннюю компанию для внедрения и поддержки процессов электронного выставления счетов, а также для архивирования данных на своих собственных серверах. ^[5]

Можно использовать расширение файла .INV. Файл .INV может иметь формат XML, соответствующий стандартам.

История

С середины 1960-х годов компании начали устанавливать каналы передачи данных с торговыми партнерами для передачи таких документов, как счета-фактуры и заказы на поставку. Вдохновленные безбумажным офисом , они разработали первые системы EDI. В то время не существовало стандарта электронного обмена данными.

Аккредитованный комитет по стандартизации X12 , учреждение по стандартизации под эгидой ANSI , приступило к стандартизации процессов EDI. Результат известен сегодня как стандарт ANSI X12 EDI. ^[6] Это оставалось основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами до 1990-х годов, когда компании начали конкурировать. Новые веб-приложения позволяют онлайн-отправку отдельных счетов-фактур, а также загрузку файлов EDI, в том числе в форматах CSV, PDF и XML. Поставщики также могли видеть историю всех счетов, которые они выставляли своим клиентам, не имея прямого доступа к системам клиентов. Это связано с тем, что вся информация о транзакциях хранится в центрах обработки данных сторонней компании, предоставляющей веб-приложение для выставления счетов. ^[7]

Согласно Глобальному исследованию электронного выставления счетов, проведенному в 2012 году, 73% респондентов в той или иной степени использовали электронное выставление счетов в 2012 году, что на 14% больше, чем в 2011 году. Сопротивление поставщиков электронному выставлению счетов снизилось с 46% в 2011 году до 26% в 2012 году. ^[8] Согласно отчету GXS , опубликованному в 2013 году, Европа принимает правительственное законодательство, поощряющее предприятия к использованию практики электронного выставления счетов. По оценкам Казначейства США , внедрение электронного выставления счетов во всем федеральном правительстве позволит сократить расходы на 50% и сэкономить 450 миллионов долларов в год. ^[9]

Стандарты

Существуют различные стандарты. В Директиве ЕС 2014/55/EU об электронном выставлении счетов в государственных закупках отмечается, что «существует несколько глобальных, национальных, региональных и собственных стандартов; ... ни один из них не является преобладающим, и большинство из них несовместимы друг с другом». ^[10]

ЭДИФАКТ
UBL ( Универсальный деловой язык ) ^[11]
Finvoice (Финляндия)
EHF (формат электронной торговли) (Норвегия)
Э-счет (Эстония) ^[12]
FacturaE (Испания)
Фактур-X (Франция)
ФаттураПА (Италия)
CFDI (Мексика)
ISDOC (Чехия)
Е-фактура (Польша)
ОИУБЛ (Дания)
PEPPOL BIS (разные страны)
Свефактура (Швеция)
УБЛ-ОНЛ (Нидерланды)
ЦУГФеРД, XRechnung (Германия)
Электронный счет (Бразилия)
Электронный биллинг (Эквадор)
DTE (Чили)

В соответствии с Директивой ЕС 2014/55/EU об электронном выставлении счетов в государственных закупках ЕС поручил разработать «Европейский стандарт электронного выставления счетов». ^[13]

Использование

Чтобы включить электронное выставление счетов, должен существовать метод просмотра транзакций, обычно ERP ( планирование ресурсов предприятия ) или система бухгалтерского учета. После настройки маршрутизации в системе можно настроить правила проверки, чтобы уменьшить количество исключений из счетов. Как только тестирование спецификации электронного выставления счетов будет завершено, поставщики предприятия будут подключены в электронном виде. ^[14]^[15]

по поручению правительства

Некоторые правительства и налоговые администрации ввели форматы электронного выставления счетов в своих соответствующих юрисдикциях для транзакций между предприятиями (B2B) и потребовали, чтобы отправляемые документы хранились в централизованных хранилищах, часто контролируемых налоговой администрацией. Мексика, например, ввела формат CFDI в 2004 году в Приложении 20 к Налоговому кодексу, требуя, чтобы все счета хранились в Налоговой администрации Мексики. ^[16] Нестандартные счета-фактуры запрещены законом с 2012 года. Чили внедрила аналогичную систему в 2003 году. ^[17] и Колумбия в 2020 году. ^[18]

В Европейском Союзе Франция ввела обязательное контролируемое государством электронное выставление счетов B2B, начиная с июля 2024 года. ^[19] Это обязательство существует в Италии с 2019 года. ^[20]

Основная цель контролируемого государством электронного выставления счетов — сократить корпоративное налоговое мошенничество. Согласно исследованию, опубликованному Гарвардской школой государственного управления имени Кеннеди , соотношение налогов к ВВП в Мексике выросло с 12,6% до 16,2% в период с 2012 по 2017 год, в основном благодаря увеличению на 48% доходов от налога на товары и услуги после электронного выставление счетов стало обязательным.

Правительство Малайзии заявило в налоговом бюджете на 2023 год, что обязательное электронное выставление счетов будет введено для предприятий с годовым оборотом, превышающим 100 миллионов ринггитов , начиная с июня 2024 года. К 2027 году все предприятия будут обязаны внедрить этот метод электронного выставления счетов. ^[21]^[22]

Объединенные Арабские Эмираты объявили о своей инициативе по электронному выставлению счетов в июле 2023 года . Министерство финансов планирует внедрить обязательное электронное выставление счетов для транзакций B2B и B2G к июлю 2026 года. ^[23]Эта система будет следовать децентрализованной модели, первоначально охватывая внутренние транзакции с возможным будущим включением транзакций B2C. Инициатива направлена на улучшение налогового законодательства и сокращение административных расходов. ^[24]^[25]

См. также

Электронная квитанция

Ссылки

^ Тайто. (2009). Будущее электронного выставления счетов, стр. 5. Получено из digitdoc: «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 21 октября 2012 г. Проверено 17 июня 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка )
^ Инструменты бухгалтерского учета. (2013). Контроль кредиторской задолженности. Получено из инструментов бухгалтерского учета: http://www.accountingtools.com/accounts-payable-controls. Архивировано 13 июня 2013 г. на Wayback Machine.
^ «Основы электронного голоса» . 13 мая 2011 года . Проверено 13 апреля 2017 г. .
^ ГКСС. (без даты). Потерянный? Не знаете, на что обратить внимание при выборе решения для электронного выставления счетов? Получено с GXS: http://www.gxs.co.uk/eBooks/eInvoicing/e-invoicing_ebook_uk.pdf. Архивировано 29 октября 2013 г. в Wayback Machine.
^ Банк США, Скотт Гессе. (2010, 9 августа). Электронное представление и оплата счетов (EIPP): оптимизация процесса оплаты. Получено из nasact: http://www.nasact.org/conferences_training/nasact/conferences/AnnualConferences/2010AnnualConference/CS7_Hesse.pdf. Архивировано 29 октября 2013 г. в Wayback Machine.
^ Хилл, М.Г. (nd). Краткая история электронного обмена данными, стр. 6. Получено с BizTalk Server 2000: Руководство для начинающих: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf. Архивировано 9 марта 2014 г. Вейбэк-машина
^ ГКСС. (2013). Краткая история взята из einvoicingbasics: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/
^ Институт финансовых операций. (2012). Переход к экосистемам электронного выставления счетов, стр. 6. Получено из базового программного обеспечения: http://www.basware.com/sites/default/files/restricted/2012-global-e-invoicing-study.pdf?rrt=21. Архивировано 23 сентября 2015 г. на Wayback Machine.
^ Бруно Кох, Г. (апрель 2013 г.). Электронное выставление счетов/Электронный биллинг. Получено с GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf. Архивировано 2 ноября 2013 г. на Wayback Machine.
^ Европейский Союз, Директива 2014/55/ЕС об электронном выставлении счетов в государственных закупках, 16 апреля 2014 г., Преамбула, раздел 1.
^ Совет по цифровому бизнесу, Руководство по внедрению электронного выставления счетов : Внедрение электронного выставления счетов в Австралии с использованием UBL
^ Описание эстонского электронного счета-фактуры.
^ Европейский Союз, Директива 2014/55/ЕС об электронном выставлении счетов в государственных закупках, 16 апреля 2014 г., статья 3.
^ Электронное выставление счетов и подключение поставщиков. (2015). Трансцепта. Получено с сайта Transcepta: http://www.transcepta.com/wp-content/uploads/2015/05/Transcepta-Building-the-Business-Case-for-E-Invoicing-and-Supplier-Connectivity.pdf . Архивировано в 2015 г. 09-30 в Wayback Machine
^ «Программа онлайн-выставления счетов» . Проверено 14 мая 2023 г.
^ «История электронного выставления счетов-фактур в Мексике — Bind ERP» (на испанском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.
^ Предприниматели, латиноамериканцы (12 октября 2020 г.). «Как работает электронное выставление счетов в Чили» . Испаноязычные предприниматели (на испанском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.
^ «Что такое электронный счет в Колумбии | EDICOM CO» . edicom.co (на испанском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.
^ «Обязательство выставлять электронные счета-фактуры: серьезное изменение с июля 2024 года» . entreprises.service-public.fr (на французском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.
^ «1 января 2019 года: счет-фактура становится электронным» . МЕФ (на итальянском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.
^ «Э-счет-фактура (Электронная налоговая накладная)» . 9 марта 2023 г.
^ «Система электронного выставления счетов Малайзии: основные требования» . www.cygnet.one . 09.07.2024 . Проверено 7 августа 2024 г.
^ Асквит, Ричард (14 февраля 2024 г.). «Выставление электронных счетов B2B в ОАЭ, июль 2026 г. — vatcalc.com» . Проверено 7 августа 2024 г.
^ «Комплексное руководство по мандату на выставление электронных счетов в ОАЭ» . www.cygnet.one . 28 июня 2024 г. Проверено 7 августа 2024 г.
^ «Цифровое выставление счетов | Официальный портал правительства ОАЭ» . о.а.е. Проверено 7 августа 2024 г.

[1] Тайто. (2009). Будущее электронного выставления счетов, стр. 5. Получено из digitdoc: «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 21 октября 2012 г. Проверено 17 июня 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка )

[2] Инструменты бухгалтерского учета. (2013). Контроль кредиторской задолженности. Получено из инструментов бухгалтерского учета: http://www.accountingtools.com/accounts-payable-controls. Архивировано 13 июня 2013 г. на Wayback Machine.

[einvoicing_basics-3] «Основы электронного голоса» . 13 мая 2011 года . Проверено 13 апреля 2017 г. .

[4] ГКСС. (без даты). Потерянный? Не знаете, на что обратить внимание при выборе решения для электронного выставления счетов? Получено с GXS: http://www.gxs.co.uk/eBooks/eInvoicing/e-invoicing_ebook_uk.pdf. Архивировано 29 октября 2013 г. в Wayback Machine.

[5] Банк США, Скотт Гессе. (2010, 9 августа). Электронное представление и оплата счетов (EIPP): оптимизация процесса оплаты. Получено из nasact: http://www.nasact.org/conferences_training/nasact/conferences/AnnualConferences/2010AnnualConference/CS7_Hesse.pdf. Архивировано 29 октября 2013 г. в Wayback Machine.

[6] Хилл, М.Г. (nd). Краткая история электронного обмена данными, стр. 6. Получено с BizTalk Server 2000: Руководство для начинающих: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf. Архивировано 9 марта 2014 г. Вейбэк-машина

[7] ГКСС. (2013). Краткая история взята из einvoicingbasics: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/

[8] Институт финансовых операций. (2012). Переход к экосистемам электронного выставления счетов, стр. 6. Получено из базового программного обеспечения: http://www.basware.com/sites/default/files/restricted/2012-global-e-invoicing-study.pdf?rrt=21. Архивировано 23 сентября 2015 г. на Wayback Machine.

[9] Бруно Кох, Г. (апрель 2013 г.). Электронное выставление счетов/Электронный биллинг. Получено с GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf. Архивировано 2 ноября 2013 г. на Wayback Machine.

[10] Европейский Союз, Директива 2014/55/ЕС об электронном выставлении счетов в государственных закупках, 16 апреля 2014 г., Преамбула, раздел 1.

[11] Совет по цифровому бизнесу, Руководство по внедрению электронного выставления счетов : Внедрение электронного выставления счетов в Австралии с использованием UBL

[12] Описание эстонского электронного счета-фактуры.

[13] Европейский Союз, Директива 2014/55/ЕС об электронном выставлении счетов в государственных закупках, 16 апреля 2014 г., статья 3.

[14] Электронное выставление счетов и подключение поставщиков. (2015). Трансцепта. Получено с сайта Transcepta: http://www.transcepta.com/wp-content/uploads/2015/05/Transcepta-Building-the-Business-Case-for-E-Invoicing-and-Supplier-Connectivity.pdf . Архивировано в 2015 г. 09-30 в Wayback Machine

[15] «Программа онлайн-выставления счетов» . Проверено 14 мая 2023 г.

[16] «История электронного выставления счетов-фактур в Мексике — Bind ERP» (на испанском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.

[17] Предприниматели, латиноамериканцы (12 октября 2020 г.). «Как работает электронное выставление счетов в Чили» . Испаноязычные предприниматели (на испанском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.

[18] «Что такое электронный счет в Колумбии | EDICOM CO» . edicom.co (на испанском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.

[19] «Обязательство выставлять электронные счета-фактуры: серьезное изменение с июля 2024 года» . entreprises.service-public.fr (на французском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.

[20] «1 января 2019 года: счет-фактура становится электронным» . МЕФ (на итальянском языке) . Проверено 26 февраля 2023 г.

[21] «Э-счет-фактура (Электронная налоговая накладная)» . 9 марта 2023 г.

[22] «Система электронного выставления счетов Малайзии: основные требования» . www.cygnet.one . 09.07.2024 . Проверено 7 августа 2024 г.

[23] Асквит, Ричард (14 февраля 2024 г.). «Выставление электронных счетов B2B в ОАЭ, июль 2026 г. — vatcalc.com» . Проверено 7 августа 2024 г.

[24] «Комплексное руководство по мандату на выставление электронных счетов в ОАЭ» . www.cygnet.one . 28 июня 2024 г. Проверено 7 августа 2024 г.

[25] «Цифровое выставление счетов | Официальный портал правительства ОАЭ» . о.а.е. Проверено 7 августа 2024 г.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

[14]

[15]

[16]

[17]

[18]

[19]

[20]

[21]

[22]

[23]

[24]

[25]