График хранения
График хранения — это список типов или серий информации организации, составленный таким образом, чтобы облегчить понимание и применение установленного и утвержденного периода хранения , а также других аспектов хранения информации.
Цель
[ редактировать ]Графики хранения являются важным аспектом управления записями . На многие организации распространяются правила и положения (на местном, государственном или федеральном уровне), которые определяют, как долго они должны хранить записи, прежде чем они смогут безопасно их утилизировать. Хранение записей дольше, чем необходимо, может подвергнуть организацию ненужной ответственности, поскольку такие записи можно обнаружить в ходе судебных процессов.
Основная информация
[ редактировать ]- Название пластинки/серии (имя)
- Описание информации в записи/серии
- Утвержденный срок хранения
- Соответствующие требования безопасности
- Соответствующий метод уничтожения
Дополнительные пункты для рассмотрения в графике
[ редактировать ]- Место хранения
- Дата утверждения типа/серии записи
- Ответственная группа/офис/зарегистрированное лицо(а)
- Замечания, касающиеся записи/серии
- Серийный номер, примененный к конкретной записи/серии
См. также
[ редактировать ]- Управление записями — это процесс обеспечения того, чтобы в любой форме записи поддерживались и управлялись экономично, эффективно и результативно на протяжении всего их жизненного цикла в организации.
- Управление информацией – это защита записей от доступа со стороны лиц, которым не положено иметь доступ к записям.