Срок хранения

Срок хранения (связанный с графиком хранения или программой хранения ) — это аспект управления записями и информацией (RIM) и жизненного цикла записей , который определяет продолжительность времени, в течение которого информация должна храниться или «сохраняться», независимо от формата. (бумажный, электронный или другой). Сроки хранения различаются в зависимости от типа информации, в зависимости от содержания и множества других факторов, включая внутренние организационные потребности, нормативные требования к проверке или аудиту, юридические сроки исковой давности, участие в судебных процессах, а также потребности в налогообложении и финансовой отчетности, а также другие факторы, определенные местными, региональными, государственными, национальными и/или международными регулирующими органами. ^[1]^[2]

По истечении применимого периода хранения для данного типа или серии информации и снятия всех запретов/мораториев информация обычно уничтожается с использованием утвержденного и эффективного метода уничтожения, который делает информацию полностью и необратимо непригодной для использования любыми способами. Альтернативно, он может быть преобразован из одной формы в другую (например, из бумажной в электронную), в зависимости от определенного срока хранения для каждого формата. Информация, историческая ценность которой превышает ее «полезную ценность», может быть передана на хранение архивной организации для постоянного или расширенного долгосрочного хранения. ^[1]^[2]

Защитная диспозиция

Оправданное распоряжение относится к способности установленного и примененного срока хранения эффективно обеспечить защиту записи и ее возможное уничтожение или присоединение при проверке в суде или в ходе другой проверки.

(RIM) обычно советуют, Специалисты по управлению записями и информацией что любые периоды хранения, применяемые к информации организации, должны быть проверены и одобрены для использования компетентным юрисконсультом, который представляет организацию и знаком с конкретными деловыми потребностями и правовыми нормами. и нормативные требования организации. Кроме того, для надлежащего защитного уничтожения необходимы практический подход к оценке/классификации информации, надлежащее документирование программы утилизации, стратегический анализ политики утилизации с течением времени на предмет ее эффективности. ^[3]

Руководящие и образовательные организации

См. также

График хранения

Ссылки

^ Jump up to: ^а ^б Каннингем, GC; Монтанья, JC (2006). «Хранение и уничтожение документации» . Руководство для юриста по управлению и хранению документации . Американская ассоциация адвокатов. стр. 103–118. ISBN 9781590314500 . Проверено 18 мая 2018 г.
^ Jump up to: ^а ^б Хамер, AC (2011). Руководство ICSA по хранению документов . ICSA Publishing Ltd. с. 338. ИСБН 9781860724732 .
^ Кан, Р. (2014). «Защищенное избавление: единственный реальный способ управления терабайтами и петабайтами». В Смоллвуде, РФ (ред.). Управление информацией: концепции, стратегии и передовой опыт . Джон Уайли и сыновья. стр. 130–137. ISBN 9781118218303 .

[CunninghamTheLaw06-1] Jump up to: ^а ^б Каннингем, GC; Монтанья, JC (2006). «Хранение и уничтожение документации» . Руководство для юриста по управлению и хранению документации . Американская ассоциация адвокатов. стр. 103–118. ISBN 9781590314500 . Проверено 18 мая 2018 г.

[HamerTheICSA11-2] Jump up to: ^а ^б Хамер, AC (2011). Руководство ICSA по хранению документов . ICSA Publishing Ltd. с. 338. ИСБН 9781860724732 .

[SmallwoodInfo14-3] Кан, Р. (2014). «Защищенное избавление: единственный реальный способ управления терабайтами и петабайтами». В Смоллвуде, РФ (ред.). Управление информацией: концепции, стратегии и передовой опыт . Джон Уайли и сыновья. стр. 130–137. ISBN 9781118218303 .

[1]

[2]

[3]