Холодная электронная почта

— Холодное электронное письмо это нежелательное электронное письмо , которое отправляется получателю без предварительного контакта. Его также можно определить как эквивалент холодного звонка по электронной почте . Холодная электронная рассылка является разновидностью электронного маркетинга и отличается от транзакционных и теплых электронных писем.

Холодная электронная почта — это персонализированное личное сообщение, адресованное конкретному человеку. Его цель — вступить в деловой разговор с этим человеком, а не продвигать продукт или услугу в массы. Холодная электронная почта, по мнению ее сторонников, не является спамом . Холодная электронная рассылка отличается от спама тем, что ее цель – инициировать искренний разговор, а не обмануть получателя. могут расценить это сообщение как спам Однако, если определенные шаги не будут выполнены, спам-фильтры или сообщить получателям.

Доставляемость электронной почты

Доставляемость электронной почты — это процент электронных писем, которые были успешно доставлены в основной почтовый ящик вместо того, чтобы быть заблокированными или классифицированными как спам .

Доставляемость электронной почты — это не то же самое, что доставка электронной почты. Доставка электронной почты — это процент писем, которые были успешно доставлены на адрес электронной почты получателя, независимо от того, является ли это основным почтовым ящиком или любой другой папкой, включая спам.

Доставляемость электронной почты особенно важна для отправителей холодной электронной почты, поскольку их цель — доставить электронную почту в основной почтовый ящик получателей.

Факторы, снижающие доставляемость электронной почты

Низкая доставляемость электронной почты может быть результатом:

Плохая репутация домена

Репутация домена отправителя является ключевым фактором. ^{[ 1 ]} Конкретное доменное имя может потерять свою репутацию, если электронные письма отправляются одновременно в больших количествах и со слишком высокой частотой. Сервер электронной почты получателя может счесть такое поведение спамом и внести в черный список домен, используемый для отправки электронных писем.

Домен также может быть занесен в черный список, если спам-фильтры обнаруживают спам-слова в строке темы, в содержимом электронного письма или при других методов рассылки спама использовании .

Возраст домена является важным фактором, определяющим его репутацию. Новый домен по умолчанию имеет нейтральную репутацию. Однако его деятельность тщательно отслеживается спам-фильтрами. Если провайдеры электронной почты обнаруживают подозрительное использование домена, например, отправку большого количества электронных писем за короткий период времени, любая такая деятельность будет помечена, и домен может потерять свою репутацию. Чтобы использовать домен для холодной рассылки по электронной почте, рекомендуется сначала его разогреть.

Плохая репутация IP-адреса сервера

Каждому отправителю электронной почты присваивается IP-адрес , и можно оценить репутацию этого IP-адреса. Если IP-адрес связан со спамом, его репутация пострадает.

IP-адрес может быть общим или выделенным. Репутация общего IP-адреса зависит от всех назначенных ему пользователей. Если один из пользователей отправляет электронные письма, помеченные спам-фильтрами или получателями электронной почты как спам, репутация общего IP-адреса пострадает. Репутация выделенного IP-адреса зависит исключительно от конкретного пользователя, которому он присвоен.

Новый IP-адрес имеет нейтральную репутацию, и его необходимо сначала прогреть, чтобы создать хорошую репутацию.

Письма, отправленные с IP-адреса с плохой репутацией, будут классифицированы как спам. В конечном итоге IP-адрес, связанный со спамом, может быть заблокирован интернет-провайдером.

Как прогреть IP серверов

Новому отправителю легче завоевать хорошую репутацию, если вы прогреете свои домены. ^{[ 2 ]}^{[ 3 ]}

Срок прогрева IP — основной фактор создания хорошей репутации вашего сервера. Вы можете установить ограничение на свой сервер:

Лимит на 1 день – 20 писем в день.
2-дневный лимит — 30 писем в день.
3-дневный лимит — 45 писем в день
45 писем в день после первых 3 дней.

Плохая репутация адреса электронной почты

Адресу электронной почты может быть присвоена плохая или хорошая репутация на основании истории его отправки. Если электронные письма рассматриваются спам-фильтрами как спам или о них сообщают получатели, адрес электронной почты теряет свою репутацию, и дальнейшие электронные письма помещаются в папку со спамом или полностью блокируются интернет-провайдером.

Адрес электронной почты, как и домен или IP-адрес, требует процесса разогрева, прежде чем его можно будет использовать для отправки кампаний по холодной электронной почте.

На DNS-сервере домена не настроены записи SPF и DKIM.

Записи SPF и DKIM защищают домен от подмены электронной почты и фишинговых атак .

Запись SPF проверяет подлинность сообщения электронной почты, отправленного с DNS-сервера авторизованного домена, на котором настроен SPF.

Запись DKIM добавляет цифровую подпись, связанную с доменным именем, к каждому исходящему электронному письму. Это гарантирует, что сообщение было отправлено с DNS-сервера авторизованного домена.

Настройка DKIM и SPF на DNS-сервере домена положительно влияет на репутацию домена. ^{[ 4 ]} ^{[ 5 ]}

Превышение ограничений на отправку, установленных провайдером электронной почты.

Каждый провайдер электронной почты имеет свои собственные ограничения на отправку электронной почты, которые можно найти на их веб-сайтах. Ограничения могут быть дневными, почасовыми, а иногда даже поминутными. Превышение ограничений может привести к блокировке учетной записи электронной почты на период времени, определенный хостом электронной почты.

Проблемы с содержимым электронной почты

Спам-слова : после того, как сервер получателя получит электронное письмо и проверит несколько факторов, таких как репутация домена и IP-адреса, содержимое электронного письма и строка темы оцениваются спам-фильтрами. ^{[ 6 ]} Существуют определенные слова, которыми спамеры обычно злоупотребляют, которые вызывают тревогу у спам-фильтров, и сообщение рассматривается как спам. Программное обеспечение для защиты от спама постоянно анализирует и изменяет список спам-слов на основе отзывов и поведения пользователя, например, помечает определенные электронные письма как спам или извлекает их из папки со спамом.
Вводящая в заблуждение строка темы . Строки темы, не относящиеся к телу электронного письма, могут ввести получателей в заблуждение. Они могут помечать такие сообщения как спам, тем самым нанося ущерб репутации домена и адреса электронной почты.
Отсутствие персонализации . Получатели могут сообщить об электронных письмах как о спаме, если они не считают сообщение актуальным или ценным для них. Персонализация добавляет уникальности каждому сообщению. Идентичные и общие электронные письма подозрительны не только для людей, но и для спам-фильтров.
Широкое использование HTML, GIF-файлов, изображений или видео . Сообщения электронной почты, содержащие изображения, GIF-файлы или видео, могут рассматриваться спам-фильтрами как подозрительные. Замена текста изображением в содержании электронного письма является обычной практикой спамеров, которые хотят обмануть спам-фильтры и избежать обнаружения спам-слов с помощью оптического распознавания символов. Слишком сложный или неработающий HTML-код в теле электронного письма может привести к неправильному отображению сообщения, поэтому сообщение может рассматриваться как попытка фишинга или спама, и получатель может сообщить об этом как таковое.
Вложения : электронные письма с вложениями, отправленные от неизвестного отправителя, вызывают подозрения у получателей, поскольку такие файлы часто идентифицируются с вредоносным ПО и компьютерными вирусами.
Ссылки и отслеживание . Слишком большое количество ссылок в сообщении может быть расценено как подозрительное как спам-фильтрами, так и получателями. Спамеры, как правило, избегают использования спам-слов в теле письма, включая вместо него ссылки. Если отправитель включает ссылку на ненадежный источник, это может активировать спам-фильтры. Многие люди используют технологию отслеживания пикселей , чтобы узнать, открывались ли их электронные письма. Принцип работы этой технологии заключается в том, что где-то в теле письма размещается прозрачное изображение размером в один пиксель. Когда кто-то открывает электронное письмо, он отправляет запрос на сервер, на котором находится изображение, чтобы загрузить это изображение. Этот запрос на загрузку позволяет отправителю узнать, что его электронное письмо было открыто. Несмотря на то, что эта технология используется большинством компаний, отправляющих большое количество электронных писем, у нее есть и обратная сторона. СПАМ-фильтры созданы для защиты пользователя от любого нежелательного контента. Из-за этого некоторые люди используют фильтры, которые блокируют электронные письма, содержащие прозрачные фоновые изображения или того же цвета, что и фоновые изображения. Вот почему иногда отслеживание электронной почты может активировать спам-фильтры.

Объем и частота отправки

Объем отправки связан с лимитом отправки почтового провайдера. Поставщик электронной почты определяет количество электронных писем, которые можно отправлять в минуту или час. Если за определенный период времени отправлено слишком много электронных писем, провайдер электронной почты может заблокировать процесс отправки.

Кроме того, если количество отправленных электронных писем значительно увеличивается в течение определенного периода времени, для спам-фильтров это может быть признаком того, что электронные письма не отправляются вручную. Любое нечеловеческое поведение вызывает тревогу у спам-фильтров, в результате чего электронные письма попадают в папку со спамом.

Высокий показатель жестких отказов

Отправка электронных писем на большое количество недействительных или несуществующих адресов электронной почты приводит к высокому показателю отказов, что, в свою очередь, тревожит провайдеров почтовых ящиков, которые могут заблокировать отправителя.

Высокий показатель мягких отказов

Мягкие возвраты происходят, когда электронное письмо возвращается, не дойдя до сервера получателя, поэтому оно не доставляется в его почтовый ящик. Причиной мягкого отскока обычно может быть одна из следующих:

Полный почтовый ящик получателя
Статус отсутствия на работе
Сервер электронной почты не работает или не в сети
Тело письма слишком велико ^{[ 7 ]}

Хороший показатель открытий для холодных писем

Если холодная информационно-пропагандистская кампания имеет открываемость 50%, она считается успешной. Статистику невозможно подделать, а значение ниже 50% указывает на необходимость изменения кампаний. ^{[ 8 ]}

Правила и положения

Ниже приведены примеры некоторых законов о защите данных и законов, ограничивающих использование нежелательных электронных писем. Полный список внутренних правил и положений по всему миру можно найти здесь .

Общий регламент по защите данных направлен, прежде всего, на то, чтобы предоставить гражданам Европейского Союза контроль над своими личными данными и упростить нормативную среду для международного бизнеса. ^{[ 9 ]}

Все лица, которые отправляют холодные электронные письма гражданам ЕС, обязаны соблюдать GDPR, поскольку они собирают и обрабатывают персональные данные, в этом контексте как минимум адрес электронной почты, связанный с идентифицируемым лицом.

Чтобы соблюдать GDPR при отправке холодных электронных писем, человек должен соблюдать определенные принципы:

все действия, предпринимаемые для создания списка адресов электронной почты, должны быть законными, справедливыми и прозрачными;
все собираемые персональные данные должны быть адекватными и соответствовать цели их обработки;
Обработчик данных несет ответственность за обеспечение точности и актуальности обрабатываемых данных в любое время;
персональные данные должны храниться только в течение времени, необходимого для целей их обработки. Лица, чьи данные обрабатываются, должны иметь возможность реализовать свое право на забвение и право на помощь в удалении данных;
Администратор данных несет ответственность за безопасность обрабатываемых персональных данных. Данные не должны передаваться третьим лицам без четкого согласия владельцев данных.

CCPA

Закон Калифорнии о конфиденциальности потребителей регулирует способы использования личной информации граждан Калифорнии предприятиями, которые получают доход от продажи личных данных потребителей. CCPA уделяет особое внимание сбору данных и обеспечению конфиденциальности и дает гражданам Калифорнии: ^{[ 10 ]}

право на получение информации о том, какая информация о них собирается и как она обрабатывается;
право требовать удаления информации, за исключением случаев, когда информация необходима для предоставления услуги;
право возражать против продажи своей личной информации.

Закон о CAN-СПАМе

Источник: ^{[ 11 ]}

Закон CAN-SPAM установил первые национальные стандарты отправки коммерческих электронных писем в США. Согласно Закону о CAN-SPAM: ^{[ 12 ]}

каждый получатель электронной почты должен иметь право отказаться от получения нежелательных писем. Отправители холодных писем должны уважать просьбу получателя об удалении из их контактов;
линия «от» должна быть точной;
тема письма должна соответствовать содержанию письма;
Физический адрес отправителя должен быть четко виден в содержании электронного письма или подписи.

Законодательство Канады о борьбе со спамом (CASL)

CASL дает гражданам Канады право: ^{[ 13 ]}

попросить не получать дальнейшие электронные письма от конкретного отправителя;
знать личность и физический адрес отправителя;
отказать или отозвать согласие на получение писем от конкретного отправителя;
знать природу и цель электронного письма.

Закон Австралии о спаме

Закон о спаме регулирует, в каких случаях можно отправлять коммерческие электронные письма, в том числе холодные, и что должно быть включено в их контент. В нем говорится, что коммерческие электронные письма: ^{[ 14 ]}

не могут быть отправлены без явного или предполагаемого согласия получателя;
должно содержать имя и контактные данные отправителя;
должны содержать четкий способ отказаться от их получения;
должно быть актуально для получателя.

Новая Зеландия – Закон о нежелательных электронных сообщениях

Закон о нежелательных электронных сообщениях регулирует отправку нежелательных коммерческих электронных писем, включая холодные электронные письма, со ссылкой на Новую Зеландию, то есть электронных писем, которые отправляются в Новую Зеландию, из нее или внутри нее. Согласно Закону: ^{[ 15 ]}

коммерческие электронные письма не могут быть отправлены без явного или предполагаемого согласия получателя;
коммерческое электронное письмо должно содержать точную информацию об отправителе сообщения, включая действительную контактную информацию;
у получателя должна быть четкая возможность отказаться от получения таких писем.

Местные правила и законы о защите персональных данных, ограничивающие использование нежелательных электронных писем, могут быть изменены. Отправители холодных писем должны быть в курсе изменений таких правил, чтобы всегда действовать в соответствии с законом.

Тенденции и лучшие практики холодной электронной почты со временем меняются. Многие факторы зависят от типа бизнеса и целевых получателей электронных писем.

Ссылки

^ «Как улучшить репутацию домена для лучшей доставляемости электронной почты» . postmarkapp.com . Проверено 2 апреля 2023 г.
^ «Прогрев IP-адреса» . twilio.com . Проверено 28 июня 2024 г.
^ «Обзор стратегии разминки IP» . Sparkpost.com . 01.10.2020 . Проверено 28 июня 2024 г.
^ «Запись SPF: защитите репутацию своего домена и доставку электронной почты» . postmarkapp.com . 20 февраля 2024 г. Проверено 28 июня 2024 г.
^ «DKIM: Что это такое и почему это важно при отправке электронных писем?» . postmarkapp.com . 04.03.2024 . Проверено 28 июня 2024 г.
^ Карим, Асиф; Азам, Сэмми; Шанмугам, Бхаранидхаран; Каннурпатти, Кришнан; Алазаб, Мамун (2019). «Комплексное исследование по интеллектуальному обнаружению спама в электронной почте» . Доступ IEEE . 7 : 168261–168295. дои : 10.1109/ACCESS.2019.2954791 . ISSN 2169-3536 .
^ Сальви, Анил (12 июня 2023 г.). «Отказ электронной почты: как эффективно исправить возврат электронной почты?» . Продажи Handy . Проверено 03 сентября 2024 г.
^ Полное руководство по освоению работы с холодной электронной почтой.
^ «Регламент (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета» . Официальный журнал Европейского Союза . 27 апреля 2016 г.
^ «Текст счета — AB-375 Конфиденциальность: личная информация: предприятия» . leginfo.legislature.ca.gov . Проверено 02 января 2019 г.
^ «Закон о CAN-SPAM: Руководство по соблюдению требований для бизнеса» . Федеральная торговая комиссия . 2 сентября 2009 г. Проверено 2 апреля 2023 г.
^ «LegalArchiver.Org: Закон о борьбе со спамом 2003 г.» . 13 февраля 2016 г. Архивировано из оригинала 13 февраля 2016 г. Проверено 02 января 2019 г.
^ Правительство Канады, Промышленность Канады (30 июня 2014 г.). «Законодательство Канады о борьбе со спамом — Закон Канады о спаме и других электронных угрозах — Главная» . Fightspam.gc.ca . Проверено 02 января 2019 г.
^ Орган, Австралийские коммуникации и средства массовой информации (10 декабря 2018 г.). «Обязательства спам-индустрии» . www.acma.gov.au. Проверено 02 января 2019 г.
^ «Закон о нежелательных электронных сообщениях № 7 2007 г. (по состоянию на 13 ноября 2018 г.), Содержание публичного закона – Законодательство Новой Зеландии» . www.legislation.govt.nz . Проверено 02 января 2019 г.

[1] «Как улучшить репутацию домена для лучшей доставляемости электронной почты» . postmarkapp.com . Проверено 2 апреля 2023 г.

[2] «Прогрев IP-адреса» . twilio.com . Проверено 28 июня 2024 г.

[3] «Обзор стратегии разминки IP» . Sparkpost.com . 01.10.2020 . Проверено 28 июня 2024 г.

[4] «Запись SPF: защитите репутацию своего домена и доставку электронной почты» . postmarkapp.com . 20 февраля 2024 г. Проверено 28 июня 2024 г.

[5] «DKIM: Что это такое и почему это важно при отправке электронных писем?» . postmarkapp.com . 04.03.2024 . Проверено 28 июня 2024 г.

[6] Карим, Асиф; Азам, Сэмми; Шанмугам, Бхаранидхаран; Каннурпатти, Кришнан; Алазаб, Мамун (2019). «Комплексное исследование по интеллектуальному обнаружению спама в электронной почте» . Доступ IEEE . 7 : 168261–168295. дои : 10.1109/ACCESS.2019.2954791 . ISSN 2169-3536 .

[7] Сальви, Анил (12 июня 2023 г.). «Отказ электронной почты: как эффективно исправить возврат электронной почты?» . Продажи Handy . Проверено 03 сентября 2024 г.

[8] Полное руководство по освоению работы с холодной электронной почтой.

[9] «Регламент (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета» . Официальный журнал Европейского Союза . 27 апреля 2016 г.

[10] «Текст счета — AB-375 Конфиденциальность: личная информация: предприятия» . leginfo.legislature.ca.gov . Проверено 02 января 2019 г.

[11] «Закон о CAN-SPAM: Руководство по соблюдению требований для бизнеса» . Федеральная торговая комиссия . 2 сентября 2009 г. Проверено 2 апреля 2023 г.

[12] «LegalArchiver.Org: Закон о борьбе со спамом 2003 г.» . 13 февраля 2016 г. Архивировано из оригинала 13 февраля 2016 г. Проверено 02 января 2019 г.

[13] Правительство Канады, Промышленность Канады (30 июня 2014 г.). «Законодательство Канады о борьбе со спамом — Закон Канады о спаме и других электронных угрозах — Главная» . Fightspam.gc.ca . Проверено 02 января 2019 г.

[14] Орган, Австралийские коммуникации и средства массовой информации (10 декабря 2018 г.). «Обязательства спам-индустрии» . www.acma.gov.au. Проверено 02 января 2019 г.

[15] «Закон о нежелательных электронных сообщениях № 7 2007 г. (по состоянию на 13 ноября 2018 г.), Содержание публичного закона – Законодательство Новой Зеландии» . www.legislation.govt.nz . Проверено 02 января 2019 г.

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]

[ 5 ]

[ 6 ]

[ 7 ]

[ 8 ]

[ 9 ]

[ 10 ]

[ 11 ]

[ 12 ]

[ 13 ]

[ 14 ]

[ 15 ]