Программное обеспечение для захвата документов

Программное обеспечение для ввода документов относится к приложениям, которые предоставляют возможность и набор функций для автоматизации процесса сканирования бумажных документов или импорта электронных документов, часто в целях обеспечения расширенной классификации документов и процессов сбора данных. Большая часть сканирующего оборудования , как сканеры, так и копировальные аппараты , обеспечивает базовую возможность сканирования в любое количество форматов файлов изображений , включая: PDF , TIFF , JPG , BMP и т. д. Эта базовая функциональность дополняется программным обеспечением для захвата документов, которое может повысить эффективность и стандартизация процесса.

Типичные особенности

Типичные функции программного обеспечения для захвата документов включают в себя:

• штрих-кода Распознавание
• патч-кода Распознавание
• Разделение
• Оптическое распознавание символов (OCR)
• Оптическое распознавание меток (OMR)
• Гарантия качества
• Индексирование
• Миграция

Цель внедрения решения для ввода документов

Целью внедрения решения для захвата документов является сокращение времени, затрачиваемого на сканирование, разделение, улучшение, организацию, классификацию, нормализацию и сбор информации из коллекций документов, а также создание метаданных вместе с изображением/файлом PDF и/или Текст OCR. Затем эта информация переносится в общий файловый ресурс, FTP-сайт, базу данных, систему управления документами или систему управления корпоративным контентом . Эти системы часто предоставляют функцию поиска, позволяющую осуществлять поиск активов на основе созданных метаданных , а затем просматривать их с помощью программного обеспечения для обработки изображений документов .

Общие решения для систем ввода документов

Интеграция с системой документооборота

Основная статья: Управление корпоративным контентом

ECM ( управление корпоративным контентом ) и его компонент DMS ( система управления документами ) принимаются многими организациями в качестве корпоративной системы управления документами для всех типов электронных файлов, например MS word , PDF... Однако большая часть информации хранится в организации находится на бумаге, и его необходимо интегрировать в один и тот же репозиторий документов.

Преобразуя бумажные документы в цифровой формат посредством сканирования, организации преобразуют бумагу в форматы изображений, такие как TIF, JPG и PDF, а также извлекают из документа ценную индексную информацию или бизнес-данные с помощью технологии оптического распознавания символов . Цифровые документы и связанные с ними метаданные можно легко хранить в ECM в различных форматах. Самым популярным из этих форматов является PDF, который не только обеспечивает точное представление документа, но также позволяет хранить весь текст OCR в документе за изображением PDF. Этот формат известен как PDF со скрытым текстом или PDF с возможностью поиска по тексту. Это позволяет пользователям искать документы, используя ключевые слова в полях метаданных или выполняя поиск по содержимому PDF-файлов в репозитории.

Преимущества сканирования документов в ECM/DMS

Информация, хранящаяся на бумажном носителе, обычно так же ценна для организаций, как и электронные документы, создаваемые внутри компании. Часто эта информация представляет собой значительную часть повседневной переписки с поставщиками и клиентами. Возможность управлять этой информацией и обмениваться ею внутри компании через систему управления документами, такую ​​как SharePoint , или хранилище, совместимое с CMIS, улучшает сотрудничество между отделами или сотрудниками, а также устраняет риск потери этой информации в результате стихийных бедствий, таких как наводнение или пожар.

Организации, внедряющие ECM/DMS, часто внедряют электронный рабочий процесс, который позволяет включать информацию, хранящуюся на бумажном носителе, как часть электронного бизнес-процесса и включать в файл записей о клиентах вместе с другими соответствующими офисными документами и электронными письмами.Для критически важных для бизнеса документов, таких как заказы на поставку и счета-фактуры поставщиков, оцифровка документов помогает ускорить бизнес-операции, а также сократить ручные усилия, необходимые для ввода данных в бизнес-системы, такие как CRM, ERP и бухгалтерский учет. Отсканированные счета также можно направить менеджерам для подтверждения платежа по электронной почте или в электронном виде.

Электронный захват документов

В более ранних версиях программного обеспечения Document Capture технология была сосредоточена исключительно на оцифровке и сборе информации из бумажных документов. Изображения документов были получены со сканеров документов через драйверы TWAIN/ISIS. С этими решениями обычно были совместимы только форматы файлов на основе изображений, такие как TIF, JPG и BMP. Но в последние годы, поскольку объем документов, созданных в электронном виде, и количество проприетарных форматов файлов продолжают расти экспоненциальными темпами, потребность в обработке документов, существующих в электронных форматах, выросла. Соответствующие продукты для ввода документов адаптированы для работы с форматами файлов, не являющимися изображениями, с конечной целью создания унифицированного рабочего процесса обработки, способного обрабатывать все входящие документы.

Возможность импортировать файлы из различных источников является одним из примеров такой адаптации. Импорт документов из программных решений ECM/DMS, серверов электронной почты, FTP и EDI теперь является таким же обязательным требованием для программного обеспечения для ввода документов, как и для ввода документов.

Нормализация выходных файлов в текстовый формат PDF теперь является еще одним важным фактором в долгосрочном архивировании собственных форматов электронных файлов. Нормализация расширяет доступ и использование файлов для пользователей всего предприятия, а не только для тех, кто создал исходный электронный файл.