Деловое письмо

Деловое письмо — это письмо от одной компании к другой или таким организациям и их клиентам, клиентам или другим внешним сторонам. Общий стиль письма зависит от взаимоотношений между заинтересованными сторонами. Деловые письма могут иметь разное содержание, например, запрос прямой информации или действий от другой стороны, заказ материалов у поставщика, указание на ошибку получателя письма, прямой ответ на запрос, извинение за ошибку. или выразить добрую волю. Деловое письмо иногда полезно, поскольку оно создает постоянный письменный отчет и может быть воспринято получателем более серьезно, чем другие формы общения. Оно написано формальным языком.

Общий формат

Поля

Обычно боковые, верхние и нижние поля 25–32 миллиметра (1–1 + 1 ⁄ дюйма ) дюйма, а одностраничные письма и заметки центрируются по вертикали.

Форматирование шрифта

Никакие специальные символы или форматирование шрифта не используются, за исключением строки темы, которая обычно подчеркивается.

Пунктуация

или За приветствием приветствием обычно следует запятая в британском стиле, тогда как в Соединенных Штатах двоеточие используется в формальном контексте, а запятая - в противном случае. или За прощанием завершением ставится запятая .

Форма

Ниже приведен общий формат, за исключением отступов, используемых в различных форматах:

[SENDER'S COMPANY NAME]
[SENDER'S ADDRESS (optional if placed at bottom)]
[SENDER'S PHONE]
[SENDER'S E-MAIL (optional)]

[DATE]

[RECIPIENT W/O PREFIX]
[RECIPIENT'S COMPANY]
[RECIPIENT'S ADDRESS]

(Optional) Attention [DEPARTMENT/PERSON]

Dear [RECIPIENT W/ PREFIX]
[First Salutation then Subject in Business letters]

[CONTENT]

[CONTENT]

[COMPLIMENTARY CLOSING (Sincerely, Respectfully, Regards, etc.)]

[SENDER]
[SENDER'S TITLE (optional)]
[SENDER'S ADDRESS (optional if placed at top)]

Enclosures ([NUMBER OF ENCLOSURES])

Форматы отступов

Деловые письма обычно соответствуют одному из шести форматов отступов: стандартному, открытому, блочному, полублочному, модифицированному блочному и модифицированному полублочному. Проще говоря, «полу-» означает, что первые строки абзацев имеют отступ; «Измененный» означает, что адрес отправителя, дата и закрытие имеют значительный отступ.

Открыть

В письме открытого формата не используются знаки препинания после приветствия и знаки препинания после приветственного заключения.

Блокировать

В письме блочного формата весь текст выравнивается по левому краю, а абзацы не имеют отступов.

Модифицированный блок

В письме формата модифицированного блока весь текст выравнивается по левому краю (кроме адреса автора, даты и закрытия), абзацы не имеют отступов, а адрес автора, дата и заключение начинаются с центральной точки.

                                                       company name and address                                                                                              
       date                                                                                                                                                            
       TO

Полублочный

Формат полублока аналогичен формату модифицированного блока, за исключением того, что первая строка каждого абзаца имеет отступ.

Модифицированный полублок

В модифицированном полублочном формате письма весь текст выравнивается по левому краю (кроме адреса автора, даты и закрытия), абзацы имеют отступ, а адрес автора, дата и заключение обычно располагаются в одном и том же положении.