Личный помощник
 | В этой статье есть несколько проблем. Пожалуйста, помогите улучшить его или обсудите эти проблемы на странице обсуждения . ( Узнайте, как и когда удалять эти шаблонные сообщения )
|
Личный помощник , также называемый личным помощником ( PA ) или личным секретарем ( PS ), — это должность, описывающая человека, который помогает конкретному человеку в его ежедневных деловых или личных задачах. [1] [2] Это специализация секретарских обязанностей .
Обязанности, ответственность и функции [ править ]
Помощник помогает управлять временем и повседневными делами, встречами, перепиской и ведением заметок. Роль личного помощника может быть разнообразной: отвечать на телефонные звонки, делать заметки, планировать встречи, отправлять электронные письма, текстовые сообщения и т. д.
В деловом или личном контексте помощники — это люди, которые предоставляют услуги, которые освобождают его или ее работодателя от стресса, связанного с выполнением задач, связанных с управлением личной и/или деловой жизнью. Они помогают с различными задачами по управлению жизнью, включая выполнение поручений, организацию поездок (например, услуги турагента, такие как покупка авиабилетов, бронирование номеров в отелях и аренду автомобилей, а также организацию мероприятий, а также оказание более локализованных услуг, таких как рекомендации различные маршруты на работу в зависимости от дорожных условий или условий путешествия), финансы (оплата счетов, покупка и продажа акций) и шоппинг (планирование питания, воспоминания об особых событиях, таких как дни рождения).
Ассистент часто выступает в качестве первой точки контакта менеджера с людьми как внутри, так и за пределами организации. Это означает, что его/ее задачи и навыки часто можно разделить на две области: технические навыки и личные навыки.
Задачи могут включать, помимо прочего:
- разработка и обслуживание офисных систем, включая управление данными и их хранение;
- организация поездок, виз и проживания и, иногда, поездки с менеджером, чтобы делать заметки или диктовку на собраниях или оказывать общую помощь во время презентаций;
- проверка телефонных звонков, запросов и просьб и их обработка при необходимости;
- встреча и приветствие посетителей всех уровней старшинства;
- организация и ведение дневников и назначение встреч;
- работа с входящими электронными письмами, факсами и почтой, часто переписываясь от имени менеджера;
- ведение диктанта и протокола;
- проведение предварительных исследований и представление результатов;
- подготовка документов, информационных материалов, отчетов и презентаций;
- организация и участие в собраниях, а также обеспечение хорошей подготовки менеджера к встречам;
- взаимодействие с клиентами, поставщиками и другим персоналом.
Помимо поддержки менеджеров, их команды и отделов, многие PA также имеют свою личную рабочую нагрузку и обязанности. Объем функций PA может быть обширным, а дополнительные обязанности могут включать:
- проведение конкретных проектов и исследований;
- ответственность за счета и бюджеты;
- принятие на себя некоторых обязанностей менеджера и более тесное сотрудничество с руководством;
- замещать руководителя, принимать решения и делегировать работу другим лицам в отсутствие руководителя;
- участие в процессах принятия решений.
См. также [ править ]
- Помощница по хозяйству
- Body man — политический жаргон США, обозначающий личного помощника политика или политического кандидата.
- Менеджер (значения) , название некоторых подобных профессий, особенно в политике и развлечениях.
Ссылки [ править ]
- ^ «Личный помощник: Описание вакансии | Prospects.ac.uk» . Архивировано из оригинала 27 мая 2012 г. Проверено 3 июля 2012 г.
- ^ «Хронемика в общении» . Архивировано из оригинала 20 октября 2023 г. Проверено 7 октября 2023 г.