Электронная система встреч

Система электронных встреч ( EMS ) — это тип компьютерного программного обеспечения , которое облегчает творческое решение проблем и принятие решений группами внутри или между организациями. Этот термин был придуман Аланом Р. Деннисом и др. в 1988 году. Этот термин является синонимом систем групповой поддержки (GSS) и, по сути, синонимом систем групповой поддержки принятия решений (GDSS). Электронные системы совещаний представляют собой класс приложений для совместной работы с компьютерной поддержкой .

В основном за счет (необязательной) анонимизации и распараллеливания ввода электронные системы совещаний преодолевают многие вредные и сдерживающие особенности групповой работы. ^[1]^[2]

Как и в случае с веб-конференцией , организатор приглашает участников на электронное собрание по электронной почте. После входа в сеанс участники собрания участвуют в основном с помощью клавиатуры, печатая ответы на вопросы и подсказки организатора собрания.

Разграничение

Системы электронных встреч следует отличать, с одной стороны, от классических программ для групповой работы , с другой — от веб-конференций систем . В действительности незначительные характеристики продуктов названных категорий частично совпадают.

Основное отличие от программного обеспечения для групповой работы — это интенсивность совместной работы. По классификации Любича, ^[3] программное обеспечение для групповой работы поддерживает сотрудничество внутри групп, при котором индивидуальный вклад остается идентифицируемым. СЭМ, напротив, позволяет группе совместно добиться результата, за который группа несет ответственность в целом. В бизнес-процессе программное обеспечение для групповой работы и системы электронных встреч дополняют друг друга: программное обеспечение для групповой работы поддерживает команды при исследовании и создании документов в преддверии сеанса EMS или при реализации результатов такого сеанса.

Системы веб-конференций и системы электронных встреч дополняют друг друга во время онлайн-встреч или семинаров: EMS расширяет систему веб-конференций, предоставляя интерактивные инструменты для создания и документирования групповых результатов. С другой стороны, системы веб-конференций дополняют EMS функциями совместного использования экрана и голосовых конференций, необходимыми для синхронных онлайн-встреч и отсутствующими в EMS.

История

Начало

Нунамейкер и др. Ссылаются на проект CASE PSL/PSA середины шестидесятых годов как на начало технологии EMS. Первые системы, известные как EMS с сегодняшней точки зрения, были разработаны в начале 1980-х годов как университетские и исследовательские проекты. (1) В Университете Аризоны на основе проекта PSL/PSA был разработан прототип под названием Plexsys. (2) В Университете Миннесоты была создана система под названием SAMM (Software Aided Meeting Management). (3) В Xerox PARC был разработан Colab. (4) Исследователи из Мичиганского университета разработали EMS-инструменты на базе MAC.

Усилия различались по целям: в то время как работа в Xerox PARC была сосредоточена на небольших сотрудничающих группах из 2–6 человек, работа в Университете Аризоны была сосредоточена на группах из 16–24 человек.

В конце 1980-х годов зародился коммерческий рынок EMS. В 1989 году Университет Аризоны основал корпорацию Ventana для переноса технологии Plexsys из лаборатории на рабочее место. В 1992 году Xerox PARC выделила Live Works Inc, которая разработала продукт LiveBoard на основе проекта Colab. ^[4]

1990-е годы: первые системы на базе локальных сетей.

Group Systems, разработанная корпорацией Ventana, считается прародительницей современной EMS. Group Systems предоставила стандартные функции современной EMS, такие как мозговой штурм и категоризация, голосование и дискуссии в контексте хронологической повестки дня. Взносы можно было вносить параллельно и анонимно. Результаты одного этапа процесса собрания, например, мозгового штурма, можно скопировать в последующий инструмент, например, в голосование.

Продукт был основан на клиентах, работающих на компьютерах с Microsoft Windows, которые обращались к серверу с базой данных Paradox через подключенный диск в локальной сети (LAN). Ограничение локальных («одних и тех же мест») собраний, существенные требования к инфраструктуре и сложности управления программным обеспечением препятствовали широкому распространению. Следовательно, Group Systems была разработана как инструмент для экспертов, ведущих компьютерные встречи. Эти встречи часто проводились в специально оборудованных компьютерами конференц-залах или специализированными консультантами со специальным оборудованием.

новые EMS, такие как Dutch Inteam или American Meetingworks В конце 1990-х и начале 2000-х годов появились . Будучи клиент-серверными системами на базе локальной сети, они разделяли ограничения таких систем. В отличие от этого, сайт Facial.com принял HTML, страдавший от (на тот момент) серьезных функциональных ограничений этой технологии, ради преимущества работы через Интернет.

Веб-приложения

С 2005 года разработка EMS была сосредоточена на системах на базе браузера и простых в использовании графических интерфейсах. Прототипом для этого поколения EMS является продукт Thinktank. ^[5] который основан на групповых системах, более поздней версии MeetingSphere ^[6] анонимный электронный мозговой штурм, посвященный Муссону ^[7] и чистый HTML , еще одна встреча ^[8] Все эти продукты предоставляют функциональность EMS через Интернет, однако они различаются по своей направленности и глубине функциональности: MeetingSphere и Spilter. ^[9] являются очень полными, функциональными, удобными и профессиональными. ThinkTank предоставляет и расширяет богатую функциональность с учетом профессионально проводимых семинаров. yaM и другие варианты, основанные на чистом HTML, позиционируют свои продукты как интегрированные наборы инструментов для повседневных онлайн-встреч и семинаров, а также асинхронной работы виртуальных команд.

Особую роль среди EMS играет продукт nextModerator , который предоставляет интерактивные инструменты очень большим группам, собравшимся в одном месте для специального мероприятия.

На территории постсоветских стран и Западной Европы важную роль в популяризации и развитии СЭМ в последние годы сыграли системы отечественной разработки, такие как SW 6000 , PATENTEM, ^[10] Главком и др.

Стандартный функционал

Система электронных встреч — это набор настраиваемых программных инструментов для совместной работы, которые можно использовать для создания предсказуемых, повторяемых моделей сотрудничества между людьми, работающими над достижением цели. В системе электронных встреч каждый пользователь обычно имеет свой собственный компьютер, и каждый пользователь может одновременно вносить вклад в один и тот же общий объект (сеанс). Таким образом, никому не нужно ждать очереди, чтобы выступить, и люди не забывают, что хотят сказать, пока ждут слова. Когда группа или организатор группы сочтут это целесообразным, люди могут анонимно вносить вклад в большинство инструментов электронных систем встреч: это позволяет группе сосредоточиться на содержании идей, а не на их источниках.

Большинство EMS предоставляют стандартные функции, описанные ниже, но заметно различаются по способу обращения и глубине функций этих инструментов. Кроме того, они различаются набором предоставляемых дополнительных инструментов и способом администрирования или интеграции в корпоративную ИТ-среду. Они также различаются по степени совместимости с системами веб-конференций для совместного использования экрана и голосовых конференций.

Мозговой штурм и категоризация

В ходе электронного мозгового штурма группа создает общий список идей. В отличие от бумажных методов мозгового штурма или мозгового письма, вклад вносится участниками непосредственно и сразу же виден всем, обычно в анонимном формате. Преодолевая социальные барьеры анонимности и ограничения процессов с помощью параллельного ввода, генерируется и распространяется больше идей с меньшим единообразием, чем при традиционном мозговом штурме или сеансе мозгового письма. Преимущества электронного мозгового штурма возрастают с увеличением размера группы. ^[11]

Во многих случаях после мозгового штурма или сбора материалов идеи требуют категоризации. Для этого в современной EMS участники перетаскивают вклады из общего списка в папки категорий или корзины.

Обсуждение

Инструменты обсуждения в EMS напоминают структурированный чат, который может вестись параллельно по отдельным темам, часто на основе вышестоящей задачи или вопроса. Распараллеливание происходит на нескольких уровнях: (1) На уровне нескольких тем, которые выносятся на обсуждение одновременно. Участники могут вносить свой вклад в некоторые темы, просто просматривая другие. (2) Далее распараллеливание происходит на уровне вкладов, которые участники могут вносить независимо друг от друга. Обсуждения проводятся анонимно или по имени. В большинстве EMS также доступна групповая идентификация (например, «отдел маркетинга»).

По сравнению с устной дискуссией электронная дискуссия позволяет осуществлять гораздо более интенсивный обмен аргументами за более короткое время. При анонимности межличностные конфликты сводятся к минимуму, снижается давление со стороны сверстников. Во многих случаях параллельное электронное обсуждение позволяет исследовать темы, которые в традиционных условиях были бы обойдены вниманием из-за нехватки времени.

Голосование

Сложная система EMS предоставляет ряд методов голосования, таких как числовая шкала, порядок ранжирования, бюджет или множественный выбор. В более продвинутых системах список для голосования может подвергаться множественному голосованию по множеству критериев с использованием разных методов голосования для анализа полезности или воздействия. Результаты доступны в режиме реального времени, обычно в виде таблиц и диаграмм.

Дополнительные функции включают интеграцию с социальными сетями , а также систему вопросов и ответов. ^[12]

В отличие от методов голосования, доступных на традиционных семинарах, таких как поднятие руки или размещение стикеров на доске, электронное голосование является анонимным и обеспечивает более дифференцированную оценку идей, мнений или фактов. Некоторые EMS предусматривают голосование с использованием групповой идентичности для лучшего понимания структуры консенсуса или несогласия.

Повестка дня

Современная EMS организует процесс встречи в повестку дня, которая структурирует деятельность встречи или семинара по темам, хронологии и использованию вспомогательных инструментов. Из повестки дня ведущий (ведущий) встречи приглашает («начинает») участников внести свой вклад в различные мероприятия. В некоторых EMS повестки дня можно скопировать из существующего собрания или из шаблонов собраний.

Автоматические минуты

Результаты встречи на базе EMS существуют в виде контента в базе данных. Содержимое можно экспортировать в файл, доставить во внешнюю интегрированную систему записи или просто распечатать. Форматирование и доступные форматы файлов существенно различаются в разных EMS, при этом широко доступные варианты включают HTML, Markdown и форматы офисных документов.

Синхронные и асинхронные встречи

Современные EMS поддерживают как синхронные (участники встречаются одновременно), так и асинхронные (участники вносят вклад в разное время) собрания.

Синхронные встречи обеспечивают немедленное, спонтанное взаимодействие между участниками. Асинхронные собрания повышают доступность участников, устанавливая не более временных рамок, в течение которых участники могут свободно вносить свой вклад в свое время. Асинхронные встречи — хороший вариант, когда требуется отраженный вклад, а не мгновенное спонтанное взаимодействие.

Технически синхронные и асинхронные встречи различаются временем, в течение которого участникам доступны инструменты. В типичном синхронном собрании все участники активны в одном общем действии. Для этого синхронные собрания обычно требуют поддержки голосовой конференции для устного взаимодействия внутри группы и совместного использования экрана веб-конференцией для представления контента, не относящегося к EMS.

Напротив, асинхронные сеансы часто включают в себя несколько действий для участия. Фактическая встреча и прямое взаимодействие двух или более участников той или иной деятельности случайны. Асинхронные сеансы часто используются для сбора отзывов или входных данных. Асинхронные сессии могут проводиться независимо от синхронных собраний, либо в преддверии таких собраний, либо после них, например, для обсуждения вопросов, не решенных на собрании.

EMS существенно различаются по способу и степени поддержки асинхронных собраний. Различия включают продолжительность асинхронных собраний (24 часа/дня/недели), поддержку планирования и публикации асинхронных собраний (повестка дня, приглашения) и модель лицензирования (фиксированная ставка, оплата по факту использования, одновременные собрания, одновременные пользователи, и т. д.).

Преимущества

Системы электронных встреч были разработаны для повышения эффективности, результативности и удовлетворенности групп. Личные группы могут пострадать от ряда технологических потерь, в том числе: ^[13]^[14]

доминирование в разговоре одного или нескольких участников
люди воздерживаются от комментариев из-за страха критики или негативной оценки
члены не участвуют, потому что считают, что их вклад не требуется
давление, чтобы соответствовать старшим членам группы

Следовательно, преимущества встреч при поддержке EMS по сравнению с традиционными личными встречами и семинарами заключаются в следующем:

повышенная открытость и меньше личных предубеждений за счет анонимности
возможность работать в любом месте (онлайн), что позволяет избежать времени и затрат на дорогу
повышенная доступность участников (в любом месте, в любое время).
повышение интерактивности и участия за счет распараллеливания
более сложный анализ путем голосования и анализа в реальном времени
меньше усилий при подготовке благодаря использованию шаблонов встреч
повторяемый процесс встреч и семинаров с помощью шаблонов встреч
автоматическая, комплексная, нейтральная документация

Недостатки

Большинство недостатков EMS по сравнению с традиционными конференциями или семинарами были преодолены благодаря технологическому прогрессу или адаптации EMS к конкретным целевым группам и их доминирующим сценариям использования:

ранее высокие требования к инфраструктуре были сведены к доступу в Интернет и веб-браузеру
ранее высокие требования к координаторам были значительно снижены в системах, предназначенных для повседневного использования неопытными пользователями.
традиционные культурные барьеры на пути использования технологий на собраниях были преодолены за счет общего ознакомления пользователей с телефонными и веб-конференциями.

Остальные недостатки в основном связаны с физическим распределением участников при онлайн-встрече. Видеоконференции могут лишь частично компенсировать отсутствие личных встреч.

Ссылки

^ Джей Нунамейкер, Алан Деннис, Джозеф Валачич, Дуглас Фогель и Джои Джордж, «Электронные системы встреч для поддержки групповой работы», Communications of ACM, июль 1991 г., 34 (7), стр. 40-61.
^ Макфадзин, ES (1997), «Повышение продуктивности группы с помощью систем групповой поддержки и методов творческого решения проблем», Creativity and Innovation Management, Vol. Т. 6, № 4, стр. 218-225.
^ Любич, Л.П. (1995). «К структуре CSCW для научного сотрудничества в Европе», Springer Verlag, Конспекты лекций по информатике 889, январь 1995 г., стр. 26». {{cite journal}}: Для цитирования журнала требуется |journal= ( помощь )
^ Шефер, А.Дж. (1997). «EMS - Электронная система встреч - Поддержка управления собраниями в архитектурной отрасли, Ганновер, Германия, ноябрь 1997 г., стр. 5». {{cite journal}}: Для цитирования журнала требуется |journal= ( помощь )
^ Групповые системы , ThinkTank EMS
^ MeetingSphere , MeetingSphere EMS
^ Муссон. Архивировано 13 ноября 2012 г. в Wayback Machine , Monsoon Anonymous EMS.
^ йаМ , еще одна встреча EMS
^ Спиллер , Спиллер EMS
^ Украинские инновации на мировом рынке.
^ Деннис, А.Р. и Валачич, Дж.С. (1993), «Компьютерные мозговые штурмы: больше голов лучше, чем одна», Журнал прикладной психологии, Vol. 78, № 4, стр. 531-537.
^ Шиао, Деннис. «3 совета, как сохранить вовлеченность аудитории вебинара» . ИНКСПО. Архивировано из оригинала 3 октября 2014 года . Проверено 18 мая 2013 г.
^ Нунамейкер, Дж., Деннис, А.Р., Валачич, Дж.С., Фогель, Д.Р. и Джордж, Дж.Ф. (1991), «Электронные системы встреч для поддержки групповой работы», Communications of ACM, Vol. 34, № 7, стр. 40-61.
^ Гэллупе, Р.Б., Деннис, А.Р., Купер, В.Х., Валачич, Дж.С., Бастианутти, Л.М. и Нунамейкер, Дж.Ф. (1992), «Электронный мозговой штурм и размер группы», Журнал Академии управления, Vol. 35, № 2, стр. 350-369.

Дальнейшее чтение

Деннис А.Р., Джордж Дж. Ф., Джессап Л. М., Нунамейкер-младший Дж. Ф. и Фогель Д. Р. (1988). Информационные технологии для поддержки электронных встреч. Ежеквартальный журнал MIS, 591–624.
Фьерместад Дж., Хильц С.Р.: Оценка экспериментальных исследований систем групповой поддержки : методология и результаты. Журнал информационных систем управления, 15(3), (1999) 7-149.
Фьерместад, Дж., Хильц, С.Р.: Системы групповой поддержки : описательная оценка тематических и полевых исследований. Журнал информационных систем управления, 17(3), (2001) 112-157.
Макфадзин, Э.С. (1996), «Новые способы мышления: оценка K-группового программного обеспечения и творческое решение проблем», докторская диссертация, Университет Брюнеля, Аксбридж, Миддлсекс.
Джей Нунамейкер , Роберт Бриггс, Дэниел Миттлман, Дуглас Фогель и Пьер Бальтазар, «Уроки десяти лет исследований систем групповой поддержки : обсуждение лабораторных и полевых результатов», Журнал Информационных систем управления, зима 1996–97, 13 ( 3), стр. 163–207.

[1] Джей Нунамейкер, Алан Деннис, Джозеф Валачич, Дуглас Фогель и Джои Джордж, «Электронные системы встреч для поддержки групповой работы», Communications of ACM, июль 1991 г., 34 (7), стр. 40-61.

[2] Макфадзин, ES (1997), «Повышение продуктивности группы с помощью систем групповой поддержки и методов творческого решения проблем», Creativity and Innovation Management, Vol. Т. 6, № 4, стр. 218-225.

[Lubich,H.1995-3] Любич, Л.П. (1995). «К структуре CSCW для научного сотрудничества в Европе», Springer Verlag, Конспекты лекций по информатике 889, январь 1995 г., стр. 26». {{cite journal}}: Для цитирования журнала требуется |journal= ( помощь )

[Schaefer1997-4] Шефер, А.Дж. (1997). «EMS - Электронная система встреч - Поддержка управления собраниями в архитектурной отрасли, Ганновер, Германия, ноябрь 1997 г., стр. 5». {{cite journal}}: Для цитирования журнала требуется |journal= ( помощь )

[ThinkTank-5] Групповые системы , ThinkTank EMS

[MeetingSphere-6] MeetingSphere , MeetingSphere EMS

[Monsoon-7] Муссон. Архивировано 13 ноября 2012 г. в Wayback Machine , Monsoon Anonymous EMS.

[yet_another_Meeting-8] йаМ , еще одна встреча EMS

[Spilter-9] Спиллер , Спиллер EMS

[10] Украинские инновации на мировом рынке.

[11] Деннис, А.Р. и Валачич, Дж.С. (1993), «Компьютерные мозговые штурмы: больше голов лучше, чем одна», Журнал прикладной психологии, Vol. 78, № 4, стр. 531-537.

[12] Шиао, Деннис. «3 совета, как сохранить вовлеченность аудитории вебинара» . ИНКСПО. Архивировано из оригинала 3 октября 2014 года . Проверено 18 мая 2013 г.

[13] Нунамейкер, Дж., Деннис, А.Р., Валачич, Дж.С., Фогель, Д.Р. и Джордж, Дж.Ф. (1991), «Электронные системы встреч для поддержки групповой работы», Communications of ACM, Vol. 34, № 7, стр. 40-61.

[14] Гэллупе, Р.Б., Деннис, А.Р., Купер, В.Х., Валачич, Дж.С., Бастианутти, Л.М. и Нунамейкер, Дж.Ф. (1992), «Электронный мозговой штурм и размер группы», Журнал Академии управления, Vol. 35, № 2, стр. 350-369.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

[14]