Поэтапное внедрение

Поэтапное внедрение или поэтапное внедрение — это стратегия поэтапного внедрения инновации (т. е. информационных систем , новых технологий, процессов и т. д.) в организации, так что разные части организации реализуются в разные последующие временные интервалы. Поэтапное внедрение — это метод перехода от существующей системы к новой, который происходит поэтапно. ^[1]^[2]^[3] Другие используемые концепции: поэтапное преобразование, поэтапный подход, поэтапная стратегия, поэтапное внедрение и поэтапное преобразование. Другие методы переключения системы включают прямое переключение и параллельную работу .

Обзор

Информационные технологии произвели революцию в способах работы в организациях. ^[4] С внедрением высокотехнологичных систем планирования ресурсов предприятия (ERP), систем управления контентом (CMS), с клиентами и систем управления взаимоотношениями поставщиками (CRM и SRM) возникла задача внедрить эти системы в организациях, которые собираются их использовать. . В следующей статье будет обсуждаться лишь малая часть того, что необходимо или можно сделать при внедрении такой системы в организации.

Поэтапный подход предполагает преобразование поэтапно. Для реализации необходим тщательно продуманный сценарий начала использования новой системы. И на каждом этапе приходится инструктировать сотрудников и других пользователей. Старая система заменяется новой системой заранее определенными шагами, пока она полностью не переполнится. Фактическая установка новой системы будет осуществляться несколькими способами, для каждого модуля или для каждого продукта, и может быть выполнена в нескольких экземплярах. Это можно сделать, представив некоторые функциональные возможности системы раньше остальных или представив некоторые функциональные возможности определенным пользователям, прежде чем знакомить их со всеми пользователями. Это дает пользователям время справиться с изменениями, вызванными системой.

Обычно создается группа внедрения, которая перемещается из отдела в отдел. Двигаясь, команда учится и таким образом приобретает опыт и знания, так что каждое последующее внедрение будет намного быстрее, чем первое.

Диаграмма данных процесса

Техника визуализации, используемая в этой статье, разработана группой O&I Университета Утрехта . ^[5] Методика описана в следующей Wiki: Техника метамоделирования .

Как видно на рисунке 1, поэтапное внедрение имеет цикличный характер. Каждый отдел, который должен быть подключен к системе, проходит один и тот же процесс. Сначала на основе предыдущих сеансов обучения устанавливаются уровни безопасности (см. ITIL ). Таким образом, каждый уникальный пользователь имеет свой собственный профиль, который описывает, какие части системы видны и/или могут использоваться этим конкретным пользователем. Затем документ и политика документируются. Все процессы и процедуры описаны в описаниях процессов, могут быть в бумажном виде или в интранете. Затем отображается фактическое преобразование. Как описано в приведенном выше тексте, определенные отделы и/или части организации могут быть реализованы в разных временных интервалах. На рисунке 1 это изображено путем внедрения дополнительного модуля или даже целого продукта. HRM требуются другие модули ERP-системы, чем «Финансы» (модуль), или «Финансам» может потребоваться дополнительный пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета (Продукт). Настройка системы происходит для решения существующих проблем. После завершения разговора с определенным отделом цикл начинается заново, и можно начать разговор с другим отделом или группой пользователей. Если все отделы или части организации согласованы и система полностью внедрена, система официально доставлена в организацию, а группа внедрения может быть распущена.

Поэтапное внедрение позволяет внедрять готовые модули одновременно с программированием других будущих модулей. Это делает сценарий реализации более важным, поскольку некоторые модули зависят друг от друга. Для решения этих проблем можно использовать методы управления проектами. См. раздел «Техники» ниже.

Однако фактическое внедрение системы пользователями может оказаться более проблематичным. Система может работать нормально, но если ею не пользоваться, она бесполезна. Отношение пользователей к системе основывается на первом опыте. ^[4] Поскольку это создает дополнительную нагрузку на первое взаимодействие, разработчики должны позаботиться о том, чтобы первое взаимодействие было особенно приятным.

В методе, используемом в этой статье, каждое ПОНЯТИЕ требует надлежащего определения, которое желательно скопировать из стандартного глоссария, источник которого указан, если применимо. Все названия КОНЦЕПТОВ в тексте пишутся с заглавной буквы. В таблице 1 представлен список определений понятий.

Таблица 1: Концептуальная схема

Концепция	Определение
Отчет о управленческом решении	Описание процесса выбора, осуществляемого перед фактическим началом внедрения новой системы, описано здесь. Решения и требования также описаны в отчете. ^[4]
Критические факторы реализации	Факторы, которые возникли при выборе системы и имеют решающее значение в процессе внедрения. ^[6]
Технические характеристики оборудования	Конфигурация и спецификация аппаратного обеспечения, используемого устаревшей системой и для запуска новой системы.
Отчет об испытаниях оборудования	Результаты тестирования оборудования на месте.
Спецификация программного обеспечения	Конфигурация и спецификация существующего программного обеспечения, т. е. устаревшей системы и будущей новой системы.
Отчет о тестировании программного обеспечения	Тесты программного обеспечения проверяют всю программную систему. ( ИСО 9000 )
Журнал обучения пользователей	Журнал обучения сотрудников, задействованных в новой системе. ^[4]
Отчет о пилотных учениях	Отчет о пилотных учениях, проведенных с вновь установленной системой в единой контролируемой среде.
Результат теста	Результаты тестирования знаний пользователей о системе. Реальные пользователи бьются над прототипом достаточно долго, чтобы тщательно с ним ознакомиться, с тщательным мониторингом и отслеживанием результатов. ( Словарь английского языка «Американское наследие» , четвертое издание, 2000 г.)
Результаты бизнес-кейса	Команда проекта создает скелетонизированную среду тестирования бизнес-кейсов, в которой бизнес-процессы выполняются от начала, когда заказ клиента получен, до конца, когда заказ клиента отгружается. Результаты, относящиеся к этому тесту, протоколируются и сообщаются. ^[6]
Отчет об уровне безопасности	После завершения этапа обучения необходимо настроить уровни безопасности и разрешений, чтобы каждый имел доступ к необходимой ему информации. ^[7]
Документация	Организованный набор записей, описывающих структуру, назначение, работу, обслуживание и требования к данным для компьютерной программы, операционной системы или аппаратного устройства. (Словарь английского языка «Американское наследие», четвертое издание, 2000 г.)
Сценарий конверсии	Переработан сценарий реализации с учетом соответствия требованиям. Кроме того, сценарий преобразования состоит из обходного пути и плана отката. Сценарий конверсии представляет собой основу проекта реализации. (Ройманс, 2003 г.)
План реализации модуля	Здесь описывается план внедрения конкретного модуля в систему процессов организации. (Словарь английского языка «Американское наследие», четвертое издание, 2000 г.)
План внедрения продукта	Здесь описывается план внедрения конкретного продукта системы в процессы организации. (Словарь английского языка «Американское наследие», четвертое издание, 2000 г.)
Отчет о настройке	В ходе реализации разработчики могут захотеть изменить систему в связи с изменениями в ходе реализации.
Приемка системы	Система принимается организацией. ^[6]
Настигнуть	Подход или стратегия, направленная на преодоление недостатка или преимущества. (Словарь английского языка «Американское наследие», четвертое издание, 2000 г.)

Преимущества, недостатки и риски поэтапного внедрения

Метод поэтапного внедрения имеет определенные плюсы, минусы и риски. ^[8]^[4]

Плюсы:

Преобразование будет производиться по частям. Есть время на корректировку
Негативные влияния, возникающие в начале, менее критичны.
Никакого «догоняющего» периода не требуется.
Время для адаптации пользователей больше
Технический персонал может сконцентрироваться на части системы или некоторых пользователях.

Минусы:

Требуется несколько корректировок
Сеансы обучения сбивают с толку пользователей, поскольку их просят работать как с новой, так и со старой системой.
Несколько изменений в документации
Продолжительность проекта
Срок поставки системы неясен
Корректность и полнота набора данных должна быть проверена несколько раз.
«Откат» к старой системе становится все труднее с каждым новым этапом.
Реализация может показаться непонятной сотрудникам и другим пользователям.

Риски:

Сложность реализации
Склонен совершать ошибки
Откат невозможен на более поздних этапах

Установка оборудования и программного обеспечения

Следующие разделы дополняют запись о внедрении (реализации программного обеспечения) и относятся только к поэтапному внедрению:

Конфигурация и спецификация аппаратного обеспечения, используемого устаревшей системой и для запуска новой системы, указаны в спецификациях аппаратного обеспечения. Конфигурация оборудования проверяется на предмет правильного функционирования. Об этом сообщается в отчете о конфигурации оборудования.Конфигурация и спецификация существующего программного обеспечения, т. е. устаревшей системы и будущей новой системы, четко определены для обеспечения правильного функционирования после установки системы. ^[9] Ключом к реализации является указание уже установленной системы. Какие части или даже целые системы будут переняты новой системой? Обо всем этом сообщается в отчетах об установке и тестировании программного обеспечения.Фактическая установка программного обеспечения новой системы также осуществляется здесь, в ограниченном пространстве, для поддержки учебных занятий, описанных в следующем разделе.

Обучение

В ходе системного обучения пользователи научатся нажимать клавиши и выполнять операции, необходимые для работы системы. ^[6] Пилотный проект тестирует системы и проверяет понимание пользователями системы. Команда проекта создает скелетонизированную среду тестирования бизнес-кейсов, в которой бизнес-процессы выполняются от начала, когда заказ клиента получен, до конца, когда заказ клиента отгружается.Обучение как таковое недостаточно для внедрения информационной системы. У пользователей есть потребности в обучении. ^[4] Эмоциональным руководством являются известные потребности в обучении. Пользователям необходимо совершать эмоциональные шаги, чтобы сделать когнитивныешаги. Если они боятся системы из-за того, что с ней сложно обращаться, они, возможно, не смогут понять когнитивные шаги, необходимые для успешного выполнения задач.

Техники

В области реализации используется несколько методик. Хорошо известным методом, специально ориентированным на область реализации, является метод Регаты Согети . Другими методами являются метод внедрения SAP, адаптированный для внедрения систем SAP . Системы устанавливаются разными способами. В разных организациях могут быть свои собственные методы. При внедрении системы она считается проектом и поэтому должна рассматриваться как таковая. В этой области используются хорошо известные теории и методы, такие как метод PRINCE2 со всеми лежащими в его основе методами, такими как диаграмма PERT , диаграмма Ганта и методы критического пути .

Примеры

Электронные медицинские карты

Внедрение EMR в Группе университетских врачей (UPG) в Стейтен-Айленде и Бруклине , Нью-Йорк .

Группа университетских врачей в Нью-Йорке выполнила полную техническую установку пакета программного обеспечения EMR (электронная медицинская запись). UPG обнаружила, что некоторые поставщики пакета EMR рекомендовали развертывание, которое будет осуществляться «все за один», также называемое «Большой взрыв». Но они обнаружили, что Большой взрыв мог ошеломить врачей и персонал из-за следующих факторов:

Постоянная нагрузка во время ключевых уроков не позволяла им полностью сосредоточиться.
Срочная необходимость завершить некоторые записи заставила пользователей вернуться к старой системе.
Информационная перегрузка со стороны врачей.
Нет времени возиться с системой.
100% доступность не была гарантирована поставщиком.

Таким образом, они выбрали поэтапный подход: « Таким образом, поэтапное внедрение дало нам наибольшие шансы на успех, внедрение сотрудниками и возможность ожидаемого возврата инвестиций после полного внедрения системы. (Дж. Хайман, доктор медицинских наук)

Была также группа, которая несколько неохотно относилась к любым новым системам. Познакомив с системой некоторых первых пользователей, позднее большинство сможет познакомиться с системой. ^[10] По мере его внедрения поэтапно в организации. По каждому контуру (см. рисунок 5, А) в систему вводился УПГ.

Кассовая система супермаркета

В качестве примера представьте себе супермаркет. В этом супермаркете кассовая система обновляется до более новой версии. Представьте себе, что на новую систему перешли только кассы овощного отдела, а остальные стойки продолжают работать по старой системе. Если новая система не будет работать должным образом, это не будет иметь значения, поскольку компьютеризирована лишь небольшая часть супермаркета. Если это сработает, сотрудники смогут по очереди работать на овощных прилавках, чтобы попрактиковаться в использовании новой системы.

После того, как овощной отдел заработает идеально, следующим может стать мясной отдел, затем кондитерский и так далее. В конце концов все прилавки в системе супермаркетов будут введены в эксплуатацию, и все заработает. Это занимает много времени, поскольку до завершения переключения работают две системы. Тем не менее, супермаркету никогда не грозит закрытие, и все сотрудники могут пройти тщательную подготовку по работе с новой системой, так что это гораздо более удобный метод.

См. также

Ссылки

^ Копли, Стив. «ИГКСЭ ИКТ» . Проверено 13 августа 2011 г.
^ Уэйнрайт, Стюарт (2009). IGSCE и O Level Компьютерные исследования и информационные технологии . Издательство Кембриджского университета. п. 29.
^ «IGCSE ICT — Внедрение новой системы | IGCSE ICT» . www.igcseict.info .
^ Jump up to: ^а ^б ^с ^д ^и ^ж Исон, К. (1988) Информационные технологии и организационные изменения. Нью-Йорк: Тейлор и Фрэнсис
^ Верд, И. (2005), WEM: Метод проектирования для веб-реализаций на основе CMS, Институт информационных и компьютерных наук, Утрехтский университет, технический отчет UU-CS-2005-043, Загружено по адресу: http://archive.cs. uu.nl/pub/RUU/CS/techreps/CS-2005/2005-043.pdf ^{[ постоянная мертвая ссылка ]} 03.05.2006.
^ Jump up to: ^а ^б ^с ^д Амбл, Э.Дж., Хафт, Р.Р., Амбл, М.М. (2003) Планирование ресурсов предприятия: процедуры реализации и критические факторы успеха, Европейский журнал операционных исследований, Vol. 146, стр. 241–257.
^ Каземье, Дж. А., Овербек, П. Л., Питерс, Л. М. (2000). Управление безопасностью, Канцелярия.
^ Куп, Р., Ройманс, Р. и Тей, М. де (2003): Регата: внедрение ИКТ как вызов для рулевого. Гаага, Нидерланды: SDU Uitgevers
^ NetSuite.com (10 августа 2022 г.). «6 этапов внедрения ERP» . Oracle NetSuite . Проверено 22 мая 2023 г.
^ Роджерс, EM (1995). Распространение инноваций. Нью-Йорк: Свободная пресса.

Дальнейшее чтение

Галливан, MJ, (1996) Стратегии внедрения новых программных процессов: оценка системы на случай непредвиденных обстоятельств, SIGCPR/SIGMIS '96, Денвер, Колорадо.
Ройманс Р., Тайе М. де и Куп Р. (2003). Регата: внедрение ИКТ как вызов рулевому. Гаага: Тен Хаген и Стам Уитгеверс.

[1] Копли, Стив. «ИГКСЭ ИКТ» . Проверено 13 августа 2011 г.

[2] Уэйнрайт, Стюарт (2009). IGSCE и O Level Компьютерные исследования и информационные технологии . Издательство Кембриджского университета. п. 29.

[3] «IGCSE ICT — Внедрение новой системы | IGCSE ICT» . www.igcseict.info .

[Eason88-4] Jump up to: ^а ^б ^с ^д ^и ^ж Исон, К. (1988) Информационные технологии и организационные изменения. Нью-Йорк: Тейлор и Фрэнсис

[5] Верд, И. (2005), WEM: Метод проектирования для веб-реализаций на основе CMS, Институт информационных и компьютерных наук, Утрехтский университет, технический отчет UU-CS-2005-043, Загружено по адресу: http://archive.cs. uu.nl/pub/RUU/CS/techreps/CS-2005/2005-043.pdf ^{[ постоянная мертвая ссылка ]} 03.05.2006.

[Umble03-6] Jump up to: ^а ^б ^с ^д Амбл, Э.Дж., Хафт, Р.Р., Амбл, М.М. (2003) Планирование ресурсов предприятия: процедуры реализации и критические факторы успеха, Европейский журнал операционных исследований, Vol. 146, стр. 241–257.

[7] Каземье, Дж. А., Овербек, П. Л., Питерс, Л. М. (2000). Управление безопасностью, Канцелярия.

[8] Куп, Р., Ройманс, Р. и Тей, М. де (2003): Регата: внедрение ИКТ как вызов для рулевого. Гаага, Нидерланды: SDU Uitgevers

[9] NetSuite.com (10 августа 2022 г.). «6 этапов внедрения ERP» . Oracle NetSuite . Проверено 22 мая 2023 г.

[10] Роджерс, EM (1995). Распространение инноваций. Нью-Йорк: Свободная пресса.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]