Автоматизация корпоративных форм

Автоматизация корпоративных форм — это общекорпоративная компьютерная система или набор систем для управления, распространения, заполнения и обработки бумажных форм, заявок, опросов, контрактов и других документов. Он играет жизненно важную роль в концепции безбумажного офиса .

Корпорация JetForm впервые использовала термин «автоматизация корпоративных форм» в середине 1990-х годов для описания своего решения по автоматизации документооборота. Позже этот процесс был приобретен Adobe Systems и теперь является частью Adobe LiveCycle набора продуктов . В 2004 году Efficient Technology Inc стала первой компанией, применившей этот термин к программному обеспечению как услуге .

Автоматизация корпоративных форм — это автоматизация бумажных процессов, которая в основном опирается на документы (формы, приложения и т. д.), сохраняющие бумажный вид и удобство использования, даже если они не распечатаны для взаимодействия. Чтобы считаться решением «автоматизации корпоративных форм», система должна соответствовать требованиям к корпоративному программному обеспечению и в первую очередь фокусироваться на автоматизации документооборота и бумажных форм.

Влияние [ править ]

Организации внедряют корпоративные программные решения для автоматизации основных функций и крупных процессов, поскольку эти области обеспечивают наибольшую экономию средств по сравнению с небольшими проектами. Внедрение на уровне предприятия часто стоит более 100 000 долларов США, и поэтому для экономии затрат требуется много месяцев. Таким образом, организации игнорируют автоматизацию более мелких функций из-за отсутствия немедленной финансовой выгоды или экономии средств. Поскольку функции становятся более автоматизированными, а стоимость программного обеспечения для корпоративных систем падает, организации начинают автоматизировать функции более низкого уровня, чтобы стать более эффективными. Кроме того, благодаря появлению таких стандартов, как модель Adobe PDF и моделей обслуживания, таких как Quik!, компании стремятся автоматизировать заполнение форм с помощью корпоративных решений для автоматизации форм.

Автоматизация форм также оказывает положительное «зеленое» влияние на окружающую среду. Чтобы сократить количество отходов и выбросов углекислого газа, компании ищут способы отказаться от бумаги. Система автоматизации корпоративных форм может полностью отказаться от бумаги или значительно сократить ее количество, что также снижает затраты на доставку, а также затраты на печать и хранение бумажных форм. Кроме того, автоматизация бумажных процессов значительно ускоряет время, необходимое для выполнения транзакций, что приводит к меньшему количеству ошибок, отклонений и исправлений, а также освобождает время, затрачиваемое пользователями на ручной труд.

Реализация [ править ]

ДМС [ править ]

Современная реализация концепции безбумажного офиса имеет два основных направления: создание документов и управление документами. Поскольку основные системы уже полностью вытеснили бумагу (например, планирование ресурсов предприятия , управление взаимоотношениями с клиентами , программное обеспечение для бухгалтерского учета и т. д.), бумага, которая продолжает использоваться, в основном генерируется процессами, которые собирают данные, создают отчеты и распределяют сообщения. По мере развития программного обеспечения и компьютеров первой проблемой, которую решали, стало управление существующими и устаревшими документами с помощью систем управления документами .

Системы управления документами и архивирования предлагают некоторые функции автоматизации форм. Как правило, моментом, когда системы управления документами начинают работать с документом, является момент сканирования или отправки документа в систему. Многие системы управления документами могут считывать документы посредством оптического распознавания символов (OCR) и использовать эти данные в системе управления документами. Хотя эта технология необходима для безбумажного офиса ^[1] в первую очередь он не затрагивает процессы, которые производят бумагу.

Конечным шагом на пути к отказу от бумаги является изменение способа создания документов. В 1993 году Adobe Systems представила формат переносимых документов (PDF), чтобы облегчить универсальный обмен документами на большинстве компьютерных платформ. Этот формат заложил основу для создания, транспортировки, обработки и архивирования электронных документов и в 2008 году стал стандартом ISO. ^[2] Кроме того, модель PDF создала метод автоматизации форм, которые можно предварительно заполнить существующими данными и ввести вручную на экране ПК, что позволяет сократить или исключить печатные формы.

Инструменты реализации [ править ]

Типичная реализация автоматизации корпоративных форм обычно сочетает в себе:

Библиотека электронных версий бумажных документов (формат PDF или аналогичный формат)
Хранилище данных существующих данных или веб-страниц, которые собирают данные для заполнения форм.
Программное обеспечение, которое предварительно заполняет существующие данные из баз данных и хранилищ данных в электронные формы.
Программное обеспечение, которое сохраняет формы в процессе или частично заполненные
Программное обеспечение, которое собирает и переводит данные электронных форм.
Системы рабочих процессов, управляющие взаимодействием с формами и данными
Двусторонний обмен сообщениями между формами и системами во время отправки и проверки.
Программное обеспечение для создания штрих-кодов, которое сопоставляет изображения форм с данными электронных форм.
Решения для цифровой подписи, которые фиксируют подписи в электронном виде

Проблемы реализации [ править ]

Основной проблемой использования этих технологий является планирование ресурсов и затраты на внедрение. Однако все необходимые технологии существуют как минимум с 2000 года. Кроме того, Конгресс США подписал Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон ESIGN), который позволяет компаниям принимать цифровые подписи в качестве действительных подписей. Даже несмотря на то, что закон вступил в силу, компании не спешат внедрять такие решения из-за затрат и навыков, необходимых для их проектирования, создания и обслуживания по разумной цене.

Второстепенной задачей является интеграция электронных форм в существующий процесс, благодаря чему можно получить доступ к существующим хранилищам данных и передать их в формы и из них. Хотя инструменты, помогающие в интеграции, существуют, большинство реализаций требуют специального программирования для конкретных форм и источников данных.

Многие из этих проблем решаются с помощью промежуточных программных решений, технологических платформ и сервисов, которые связывают эти части воедино. Разработчики решений EAI, известные как интеграция корпоративных приложений («EAI»), постоянно внедряют новые экономичные методы, позволяющие воспользоваться преимуществами веб-возможностей и возможностей централизованного управления, а также использовать устаревшие системы. ^[3] С каждым развитием технологий EAI автоматизацию корпоративных форм становится проще внедрять и управлять ими.

См. также [ править ]

Ссылки [ править ]

^ Уокер, Ричард (7 августа 2009 г.). «Достижение безбумажного офиса» (PDF) . Компания «Эффективные технологии » Архивировано из оригинала (PDF) 15 июля 2011 г. Проверено 11 сентября 2009 г.
^ «ИСО 32000-1:2008» . Международная организация по стандартизации. 1 июля 2008 г.
^ Ру, Уильям А.; Маджиннис, Фрэнсис X.; Браун, Уильям (2001). Интеграция корпоративных приложений: технический обзор Wiley . John Wiley & Sons, Inc., стр. 1–11 . ISBN 0-471-37641-8 .

[1] Уокер, Ричард (7 августа 2009 г.). «Достижение безбумажного офиса» (PDF) . Компания «Эффективные технологии » Архивировано из оригинала (PDF) 15 июля 2011 г. Проверено 11 сентября 2009 г.

[2] «ИСО 32000-1:2008» . Международная организация по стандартизации. 1 июля 2008 г.

[3] Ру, Уильям А.; Маджиннис, Фрэнсис X.; Браун, Уильям (2001). Интеграция корпоративных приложений: технический обзор Wiley . John Wiley & Sons, Inc., стр. 1–11 . ISBN 0-471-37641-8 .

[1]

[2]

[3]