Совместная документация

Совместная работа над документами и файлами — это инструменты или системы, созданные для того, чтобы помочь нескольким людям работать вместе над одним документом или файлом для достижения единой окончательной версии. Обычно это программное обеспечение , которое позволяет командам работать над одним документом, например документом текстового процессора, одновременно с разных компьютерных терминалов или мобильных устройств . Таким образом, совместная работа над документами или файлами сегодня представляет собой систему, позволяющую людям сотрудничать в разных местах, используя Интернет или « облачный » подход. ^{[ 1 ]} например, для Wiki, таких как Wikipedia , или с технологиями обмена документами, такими как Sizle .

Обзор

Совместная работа над документами в общем смысле просто означает, что документ является соавтором более чем одного человека. ^{[ 2 ]} Однако сегодня большинство людей, говоря о совместной работе над документами, имеют в виду (обычно основанные на Интернете) методы совместной работы группы сотрудников над электронным документом с компьютерных терминалов, расположенных в любой точке мира.

Ранняя совместная работа над документами в Интернете использовала электронную почту , при этом комментарии писались в электронном письме с прикрепленным документом. Проблема заключалась в том, что это решение не было ориентировано на документ (т.е. комментарии и обсуждения вокруг документа были отделены от самого документа). ^{[ 3 ]} Сегодня лучшие инструменты для совместной работы с документами больше ориентированы на документы. Эти системы предоставляют пользователю возможность совместной работы, ориентированной на документы, поскольку они позволяют пользователям помечать документ и добавлять комментарии к конкретному содержимому, поддерживая полную историю версий и записи, а также сохраняя все комментарии и действия, связанные с документом. ^{[ 4 ]} По этой причине все большее число фирм меньше используют электронную почту и больше используют инструменты для обмена файлами и совместной работы над документами. ^{[ 5 ]}

Большинству систем совместной работы требуется серверный компьютер , на котором хранятся копии документов для удаленного доступа. Серверный компьютер может эксплуатироваться организацией, владеющей документами, или передан на аутсорсинг какой-либо службе. Последний часто называют облачными вычислениями .

Типичные особенности

в режиме реального времени Функции комментирования и обмена мгновенными сообщениями для повышения скорости реализации проекта.
Индикаторы присутствия, позволяющие определить, когда другие пользователи работают с документами, принадлежащими другому лицу.
Разрешения
Ленты личной активности и профили оповещений по электронной почте, чтобы быть в курсе последних действий по каждому файлу или пользователю.
Возможность совместной работы и обмена файлами с пользователями за пределами брандмауэра компании.
безопасности и соответствия требованиям компании Система
Изменение истории файлов и документов
Умение работать с большими файлами
Рабочий процесс утверждения

Известное программное обеспечение для совместной работы с документами

Ссылки

^ Облако, день 10: Хранение данных в облаке . ПКМир. Проверено 10 августа 2013 г.
^ Как размечать документы в облаке — Социальный бизнес — Документ . Informationweek.com (3 ноября 2011 г.). Проверено 10 августа 2013 г. Архивировано 16 января 2012 г. в Wayback Machine.
^ SkyDox стремится сократить количество электронной почты . СПТехВеб (18 августа 2011 г.). Проверено 10 августа 2013 г. Архивировано 24 декабря 2011 г. в Wayback Machine.
^ «Играйте в теги со своей командой. | Блог» . Архивировано из оригинала 2 января 2012 г. Проверено 6 января 2012 г.
^ «12 лучших практик обмена файлами для безопасного сотрудничества | TechTarget» . Управление контентом . Проверено 23 июня 2023 г.

[1] Облако, день 10: Хранение данных в облаке . ПКМир. Проверено 10 августа 2013 г.

[2] Как размечать документы в облаке — Социальный бизнес — Документ . Informationweek.com (3 ноября 2011 г.). Проверено 10 августа 2013 г. Архивировано 16 января 2012 г. в Wayback Machine.

[3] SkyDox стремится сократить количество электронной почты . СПТехВеб (18 августа 2011 г.). Проверено 10 августа 2013 г. Архивировано 24 декабря 2011 г. в Wayback Machine.

[4] «Играйте в теги со своей командой. | Блог» . Архивировано из оригинала 2 января 2012 г. Проверено 6 января 2012 г.

[5] «12 лучших практик обмена файлами для безопасного сотрудничества | TechTarget» . Управление контентом . Проверено 23 июня 2023 г.

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]

[ 5 ]