Жизненный цикл записей

Жизненный цикл документации в делопроизводстве охватывает следующие этапы «жизни» документации: от ее создания до ее сохранения (в архиве) или уничтожения. Хотя существуют различные модели жизненного цикла документов, все они включают создание или получение, использование и уничтожение. ^[2]

Обзор

Фаза управления записями жизненного цикла документации состоит из:

создание
классификация
обслуживание
расположение

Создание происходит во время получения информации в виде записей. Записи или их информация классифицируются в некоторой логической системе. Поскольку записи используются, они требуют обслуживания. Утилизация включает уничтожение или передачу в архив для дальнейшего использования.

Затем следует второй этап архивирования, состоящий из:

выбор или приобретение записей архивом
описание записей в описях, средствах поиска и тому подобное
сохранение записях записей или, возможно, информации в
Исследователи и учёные могут продолжать ссылаться и использовать информацию, содержащуюся в записях.

Континуальная модель

В 1930-х годах Эммет Лихи США из Национального архива сыграл центральную роль в разработке программы определения жизненного цикла документов от создания и использования до возможного уничтожения или архивирования. ^[3] Ричард Бернер из Вашингтонского университета предложил единую цель управления документами и архивами: «ответственное использование и администрирование записей, ведущее либо к санкционированному уничтожению, либо к архивному сохранению и администрированию». ^[4]

Профессии управления документами и архивами, хотя и отличаются друг от друга, несомненно, преследуют одну и ту же цель: эффективное управление записанной информацией на всех этапах континуума, от создания до уничтожения. Эффективное управление записанной информацией (то, что Бернер называет «ответственным использованием и администрированием документации») требует постоянного сотрудничества между менеджером документации и архивариусом, чтобы:

обеспечить создание правильных записей, содержащих нужную информацию, в правильном формате;
систематизировать записи и проанализировать их содержание и значимость, чтобы облегчить их доступность;
оперативно предоставлять их тем (как администраторам, так и исследователям), кто имеет право и потребность видеть их;
систематически уничтожать записи, которые больше не нужны; и
защищать и сохранять информацию до тех пор, пока она может быть необходима (при необходимости – навсегда).

Важный более поздний вклад был сделан Фрэнком Апуордом и его разработкой модели континуума записей .

См. также

Ссылки

^ ВЭД (2005). Профиль управления записями FEA, версия 1.0 . 15 декабря 2005 г.
^ Пирс-Мозес, Ричард (2005). Глоссарий терминологии архивов и документации . Чикаго, Иллинойс: Общество американских архивистов. п. 232. ИСБН 1-931666-14-8 .
^ Эммет Дж. Лихи (1910–1964) , Премия Эммета Лихи , получено 17 ноября 2020 г.
^ Бернер, Р. (1983). Архивная теория и практика в США: исторический анализ . Сиэтл и Лондон. {{cite book}}: CS1 maint: отсутствует местоположение издателя ( ссылка )

Дальнейшее чтение

Атертон, Дж. (1985). «От жизненного цикла к континууму. Некоторые мысли о взаимоотношениях управления документами и архивами» . Архивариа . 21 : 43–51.
Бернер, Р. (1983). Архивная теория и практика в США: исторический анализ . Сиэтл и Лондон. {{cite book}}: CS1 maint: отсутствует местоположение издателя ( ссылка )

[1] ВЭД (2005). Профиль управления записями FEA, версия 1.0 . 15 декабря 2005 г.

[2] Пирс-Мозес, Ричард (2005). Глоссарий терминологии архивов и документации . Чикаго, Иллинойс: Общество американских архивистов. п. 232. ИСБН 1-931666-14-8 .

[3] Эммет Дж. Лихи (1910–1964) , Премия Эммета Лихи , получено 17 ноября 2020 г.

[4] Бернер, Р. (1983). Архивная теория и практика в США: исторический анализ . Сиэтл и Лондон. {{cite book}}: CS1 maint: отсутствует местоположение издателя ( ссылка )

[1]

[2]

[3]

[4]