Модель континуума записей
Модель континуума документации (RCM) — это абстрактная концептуальная модель, которая помогает понять и изучить деятельность по ведению документации. Он был создан в 1990-х годах академиком Университета Монаша Фрэнком Апуордом при участии коллег Сью МакКеммиш и Ливии Яковино в ответ на развивающиеся дискуссии о проблемах управления цифровыми записями и архивами в дисциплине архивного дела . [1]
RCM был впервые опубликован в статье Upward в 1996 году «Структурирование континуума записей - Часть первая: принципы и свойства после хранения». [2] Upward описывает RCM в широком контексте континуума , где действия и взаимодействия преобразуют документы в записи, доказательства и память, которые с течением времени используются для различных целей. Upward помещает RCM в концептуальные рамки посткастодиального, постмодернистского и структурационного характера . [3] Австралийские ученые и практики продолжают исследовать, развивать и расширять теорию RCM и континуума записей вместе с международными сотрудниками через Исследовательскую группу континуума записей (RCRG) в Университете Монаша.
Описание
[ редактировать ]RCM — это абстрактная концептуальная модель, которая помогает понять и изучить деятельность по ведению учета (как взаимодействие) в отношении множества контекстов в пространстве и времени ( пространстве-времени ). [4] Деятельность по ведению учета охватывает период времени, охватывающий множество структур действий в рамках ведения учета, включая современное ведение учета, ведение нормативного учета и ведение исторического учета . Благодаря политике, системам, организациям, процессам, законам и социальным мандатам архивисты и регистраторы могут оценивать записи таким образом, чтобы учитывать записи от периода времени, предшествовавшего их созданию, до их использования в текущей практике ведения документации. [2] В непрерывном процессе процессы ведения учета, такие как добавление метаданных , исправляют документы, чтобы ими можно было управлять как контекстными доказательствами. [4] Записи, которые считаются имеющими постоянную ценность, сохраняются и управляются как исторические записи в контексте происхождения, однако записи, не имеющие архивной ценности, уничтожаются, как только они теряют свою административную ценность. [5] Смысл подхода RCM к архивированию заключается в том, что системы и процессы устанавливают записи как текущие, так и архивные в момент создания. [6]
RCM можно представить как серию из 4 концентрических колец или измерений; Создание документов , сбор записей , организация корпоративной и личной памяти и множественность коллективной памяти, пересекающейся с набором скрещенных осей; транзакционность, доказательность, ведение учета и идентичность. [2] Каждая ось помечена описанием действия или взаимодействия, которое происходит на этом пересечении. «Создание» , «Захват» , «Организация» и «Плюрализация» , как кратко называются измерения, представляют собой действия по ведению учета, происходящие в пространстве-времени. Действия, которые происходят в этих измерениях по осям, описаны в таблице ниже: [1] [7]
| Измерение | Транзакционность | Доказательность | Ведение учета | Личность |
|---|---|---|---|---|
| Создавать | Сделка. Документ создан. | След. Документ создается как часть непосредственного и минимального информационного процесса. Все, что фиксируется, — это структура и содержание документа, а также, возможно, их порядок в непосредственном контексте создания. | [Архивный] Документ. Документ создается и фиксируется в какой-либо информационной системе. | Актер(ы). Кто-то (человек) решает совершить действие, генерирующее некоторую записанную информацию. |
| Захватывать | Активность. Записи управляются как часть деятельности, выполняемой группой внутри организации. | Доказательство. Записи регистрируются как свидетельство деятельности, которая способствовала их созданию. | Запись(и). Записи вводятся в систему учета. | Единица(и). Записи собираются и доступны группе людей. |
| Организовать | Функция. Записи управляются как часть функции, выполняемой организацией. | Корпоративная/индивидуальная память. Записи организованы и управляются как свидетельство их функций и играют роль организационной памяти. | Архив. Записи систематизируются в архиве, что свидетельствует о том, что они имеют постоянную ценность для организации/группы/сообщества. | Организация . Записи организованы, доступны и управляются в соответствии с организационным контекстом. |
| множественное число | Цель. Записи управляются в рамках их внешних функций или социальных целей. | Коллективная память. Записи организуются, управляются и сохраняются как свидетельства их коллективной социально-правовой памяти. | Архивы. Записи приводятся во множественное число, демонстрируя их постоянную ценность как коллективной памяти, гарантируя, что они являются частью архивных систем, которые сохраняют записи за пределами существования организации. | Учреждение. Записи множественны через учреждения, которые управляют записями ради общественной пользы. |
Ценность RCM заключается в том, что он может помочь визуализировать, на каком этапе непрерывной деятельности можно разместить деятельность по ведению учета. Затем этот континуум можно использовать для изучения концептуальных и практических предположений, лежащих в основе практики ведения документации, в частности двойственности, свойственной использованию и практике терминов «записи» и «архивы». [2] Это определение допускает линейное прочтение RCM – начиная с «Создать» и продвигаясь к плюрализации записанной информации. Еще одно линейное прочтение — сначала рассмотреть дизайн — роль, которую системы плюрализации и организации играют в проектировании, планировании и внедрении ведения учета, а затем рассмотреть последствия для Create и Capture . Однако это всего лишь два из многих способов интерпретации модели, поскольку измерения и оси представляют собой множество реальностей, происходящих в пространстве-времени, любая из которых может происходить одновременно, одновременно и последовательно в электронной или цифровой среде и/или физическом пространстве. [6] [8]
Представляя множество реальностей, RCM формулирует многочисленные и разнообразные точки зрения, которые вносят вклад в записи и архивы, включая индивидуальные, групповые, общественные, организационные, институциональные и общественные точки зрения. Эти контексты показывают необходимость учитывать различные заинтересованные стороны и соавторов в отношении использования, доступа и оценки записей и архивов. [4] На протяжении всего срока службы документа различные решения принимаются различными заинтересованными сторонами, включая, помимо прочего, менеджеров по документации и архивистов. Другие заинтересованные стороны могут быть идентифицированы в различных аспектах взаимодействия, в том числе те, кто участвует в предоставлении информации (не только человек или организация, которые ее подготовили или зафиксировали), а также их семьи и сообщества. Таким образом, записи — это не просто физические или цифровые представления физических объектов, хранящихся и управляемых в архиве или хранилище, но свидетельства множества точек зрения, повествований и контекстов, которые способствовали их формированию.
Модель континуума записей часто описывается как противоречащая или противоречащая модели записей жизненного цикла . [9] [10] Хотя RCM включает в себя множество способов концептуализации и ведения учета, включая подход жизненного цикла, между ними есть некоторые существенные различия. В то время как подход жизненного цикла показывает четко обозначенные этапы управления записями, подход континуума концептуализирует эти отдельные элементы как непрерывные, а не как различимые части. [10] Во-вторых, подход жизненного цикла четко определяет концептуальные и процедурные границы между текущими и неактивными записями. Текущие записи идентифицируются как «записи», а неактивные или исторические записи идентифицируются как «архивы». Однако непрерывный подход рассматривает управление записями как интегрированный процесс, пересекающий пространство-время. Этот более временный метод процессов ведения записей позволяет использовать их для множества контекстов и представлений.
Это означает, что записи находятся «в состоянии постоянного...», [4] способны внести новый контекст в зависимости от различного восприятия и исторического опыта различных заинтересованных сторон, которые анализируют их содержание. Таким образом, архивные записи являются не просто историческими или фиксированными, но могут быть переинтерпретированы, воссозданы и реконтекстуализированы в соответствии с их местом и использованием в пространстве-времени. Таким образом, архивные учреждения являются узлами в сети записанной информации и ее контекстов, а не конечной точкой жизненного цикла документов, которые рассматриваются как «реликвии». [11]
Теория и влияния
[ редактировать ]RCM представляет собой представление того, что обычно называют теорией континуума записей, а также австралийского мышления и/или подходов к континууму. [4] Эти идеи были развиты как часть австралийского подхода к управлению архивами, которого придерживался Ян Маклин, главный архивариус Архивного управления Содружества в Австралии в 1950-х и 1960-х годах. Маклин, чьи идеи и практика стали предметом первой публикации RCRG в 1994 году, [12] В статье американского архивариуса 1959 года упоминается «континуум ведения (публичных) записей» от административной эффективности через ведение документации до безопасного хранения «конечного культурного продукта». [13] Видение Маклина бросило вызов разрыву между текущим ведением документации и архивной практикой. Питер Скотт, современник Архивного управления Содружества, также признан человеком, оказавшим основное влияние на теорию континуума австралийских записей благодаря разработке Австралийской системы серий, системы реестра, которая помогла идентифицировать и документировать сложные и множественные «социальные, функциональные, провенансовые». «и документальные отношения», участвующие в управлении записями и процессами ведения документации в пространстве и времени. [1]
Дальнейшее влияние на группу RCRG оказали профессионалы и исследователи архивов, такие как Дэвид Бирман и его работы по транзакционности и системному мышлению, а также Терри Кука о посткастодиализме и макрооценке. идеи [14] Более широкое влияние на теорию континуума исходят от философов и социальных теоретиков Жака Лакана , Мишеля Фуко , Жака Деррида и Жана-Франсуа Лиотара , а также социолога Энтони Гидденса , при этом теория структурации является основным компонентом понимания социального взаимодействия в пространстве-времени. [1] Критика канадским архивариусом Джеем Атертоном разделения между менеджерами документации и архивистами в 1980-х годах и использование термина «континуум записей» [15] возобновил разговор, который Маклин начал во время своей карьеры, и помог привнести свои идеи и этот термин в континуум мышления австралийских рекордов. [16] Использование Атертоном термина «континуум записей» имеет несколько существенных отличий в концепции, применении и наследии по сравнению с австралийским мышлением «континуум записей». [1] [17]
Пост-хранение как концепция архивирования играет важную роль в создании RCM. Этот термин родился из выявленной и срочной необходимости решения сложностей компьютерных технологий создания и управления записями во времени и пространстве. [18] Пост-опека обсуждается Фрэнком Апуордом и Сью МакКеммиш в 1994 году как часть исследования изменений в архивном дискурсе, начавшихся в 1980-х годах Джеральдом Хэмом и расширенных Терри Куком как часть «смена парадигмы пост-опеки». [18] [19] [20] Пост-хранение в отношении RCM исследуется Апвардом и МакКеммишем как отправная точка в более широкий разговор о том, что записи и ведение документации являются частью процесса, в котором архивные учреждения должны играть свою роль, выходящую за рамки управления архивными властями, их оценки и оценки . описание и расположение физических объектов, находящихся на их хранении.
Основываясь на вышеупомянутых теоретических основах, RCM как основа признает центральную роль, которую деятельность по ведению учета играет в создании, сборе, организации и постоянном управлении документами во времени и в таких пространствах, как организации и институциональные архивы. Ведение учета - это практика и концепция, четко определенная в литературе по архивам и документации авторами континуума как «широкая и всеобъемлющая концепция интегрированных процессов ведения учета и архивирования для текущих, нормативных и исторических целей учета». [1] Ведение учета относится к действиям, выполняемым над записями, которые добавляют новые контексты, такие как ввод записи в систему, добавление метаданных или выбор ее для архива. Поэтому в RCM записи не определяются в соответствии с их статусом объектов. Скорее, записи понимаются как часть континуума деятельности, связанной с известными (а также потенциально неизвестными) контекстами. Таким образом, записи (а также записи, коллекции и архивы) являются частью более крупных социальных, культурных, политических, юридических и архивных процессов. Именно эти контексты жизненно важны для понимания роли, ценности и доказательных качеств записей в пространстве-времени и за его пределами (прошлое, настоящее и потенциальное будущее). [21]
Другие модели информационного континуума
[ редактировать ]RCM — наиболее известная из всех созданных моделей континуума, но она не существует изолированно. Несколько других дополнительных моделей были созданы создателем RCM Фрэнком Апуордом, а также есть другие, созданные исследователями континуума, которые предлагают расширенные или альтернативные способы понимания континуума.
Серия моделей континуума, созданная Фрэнком Апуордом, включает: [14]
- Модель континуума информационных систем (данных) (моделирование данных и поток данных)
- Модель континуума культурного наследия (истории, которые рассказывают документы, и значение этих историй для других)
- Модель континуума публикации (доступа) (охват доступности и способ выпуска документа)
Модели, созданные совместно:
- Модель информационного континуума (Барбара Рид, Дон Шаудер, Фрэнк Апуорд) (технологии, лежащие в основе системы, и методы классификации)
Другие модели:
- Юридический контекст модели континуума записей (Ливия Яковино) [22]
- Опосредованное ведение документации: культура как доказательство (Лейза Гиббонс) [23]
Ссылки
[ редактировать ]- ^ Jump up to: а б с д и ж Маккемиш, С.; Вверх, FH; Рид, Б. (2010). «Модель континуума записей». Энциклопедия библиотечных и информационных наук (3-е изд.). стр. 4447–8. doi : 10.1081/E-ELIS3-120043719 . ISBN 978-0-8493-9712-7 .
- ^ Jump up to: а б с д Вверх, Ф. (1996). «Структурирование континуума документации – часть первая: принципы и свойства после хранения» . Архивы и рукописи . 24 (2): 268–285.
- ^ Вверх, Ф. (1997). «Структурирование континуума записей - часть вторая: теория структурации и ведение учета». Архивы и рукописи . 25 (1): 10–35.
- ^ Jump up to: а б с д и Маккемиш, С. (2001). «Теория и практика континуума размещения рекордов». Архивное дело . 1 (4): 333–359. дои : 10.1007/BF02438901 . S2CID 144172242 .
- ^ О'Ши, Грег; Робертс, Дэвид (1996). «Жизнь в цифровом мире: признание электронных реалий и реалий после тюремного заключения». Архивы и рукописи (PDF).
- ^ Jump up to: а б «404» . Архивировано из оригинала 13 октября 2014 г. Проверено 1 октября 2015 г.
{{cite web}}: Cite использует общий заголовок ( справка ) - ^ Информация в таблице взята из Вверх, Ф. (2005). «Континуум рекордов». В Маккемише, С.; Пигготт, М.; Рид, Б.; Вверх, Ф. (ред.). Архивы: Делопроизводство в обществе . Вагга-Вагга, Новый Южный Уэльс: Центр информационных исследований. стр. 197–222.
- ^ Рид, Б. (2005). «Чтение континуума записей: интерпретации и исследования». Архивы и рукописи . 33 (1): 18–43.
- ^ «Континуум записей» . Глоссарий терминологии архивов и документации . Общество американских архивистов . Проверено 5 августа 2016 г.
- ^ Jump up to: а б Маккемиш, С. (1997). «Вчера, сегодня и завтра: континуум ответственности». Труды 14-го национального съезда Ассоциации управления документацией Австралии, 15–17 сентября 1997 г. Перт, Австралия: RMAA. стр. 18–36.
- ^ Акланд, Г. (1992). «Управление записью, а не реликвией». Архивы и рукописи . 20 (1): 57–63.
- ^ Маккемиш, С.; Пигготт, М. (1994). Континуум записей: Ян Маклин и австралийские архивы: первые пятьдесят лет . Клейтон: Анкора Пресс. ISBN 086862019X .
- ^ Маклин, И. (1959). «Австралийский опыт ведения документации и архивов» . Американский архивариус . 22 (4): 383–418. дои : 10.17723/aarc.22.4.cu4242717578022t .
- ^ Jump up to: а б Вверх, Ф. (2000). «Моделирование континуума как смены парадигмы в процессах ведения учета и архивирования и за его пределами - личное размышление». Журнал управления записями . 10 (3): 115–39. дои : 10.1108/EUM0000000007259 .
- ^ Атертон, Дж. (1985–1986). «От жизненного цикла к континууму: некоторые мысли о взаимоотношениях управления записями и архивами». Архивариа . 21 : 43–51.
- ^ Бваля, К.Дж.; Мньяма, Нью-Мексико; Себина, ПМИМ (2014). Концепции и достижения в области управления информационными знаниями: исследования развивающихся и развивающихся стран . Издательство Чандос.
- ^ Вверх, Ф. (1994). «В поисках континуума: очерки «австралийского опыта» Яна Маклина по ведению документации» . В Маккемише, С.; Пигготт, М. (ред.). Континуум записей: Ян Маклин и австралийские архивы: первые пятьдесят лет . Клейтон: Анкора Пресс. стр. 110–130. ISBN 086862019X .
- ^ Jump up to: а б Вверх, Ф.; Маккемиш, С. (1994). «Где-то за решеткой: обзор литературы» . Архивы и рукописи . 22 (1): 136–149.
- ^ Хэм, ФГ (1981). «Архивные стратегии в эпоху после заключения под стражу» . Американский архивариус . 44 (3): 207–16. дои : 10.17723/aarc.44.3.6228121p01m8k376 .
- ^ Кук, Т. (1994). «Электронные записи, бумажные умы: революция в управлении информацией и архивах в эпоху пост-тюрьмы и постмодернизма». Архивы и рукописи . 22 (2): 300–28.
- ^ Вверх, Ф. (2005). «Континуум рекордов». В Маккемише, С.; Пигготт, М.; Рид, Б.; Вверх, Ф. (ред.). Архивы: Делопроизводство в обществе . Вагга-Вагга, Новый Южный Уэльс: Центр информационных исследований. стр. 197–222.
- ^ Яковино, Ливия (2006). «Правовые и социальные отношения: альтернативная модель регулирования Интернета» . Ведение учета, этика и право . Библиотека архивариуса. Дордрехт: Springer Нидерланды. стр. 253–300. ISBN 978-1-4020-4691-9 .
- ^ Гиббонс, LM (2015). Культура в континууме: YouTube, небольшие истории и создание воспоминаний . Факультет информационных технологий Университета Монаша Школа информационных технологий Колфилда.