Система управления подачами

Система управления подачами — это программная система, также известная как обработка заявок, которая оптимизирует и упрощает сбор, отслеживание и управление электронными подачами . Информацию можно получать, аутентифицировать, отслеживать, хранить и распространять в электронном виде. Системы управления подачей могут представлять собой веб-систему, работающую в среде браузера, продукт на основе COTS или также могут быть в форме настольного приложения . Подача заявок осуществляется в электронном виде, создавая эффективный процесс в режиме реального времени, который экономит время как отправителю, так и получателю. Обычно система управления подачей может быстро обрабатывать большой объем данных.

Систему управления подачей можно рассматривать как систему управления контентом для конкретного приложения . По сути, такая система может быть использована как альтернатива электронной почте во многих ситуациях.

Общие особенности

Хотя системы управления подачами могут быть довольно сложными, есть некоторые функции, которые система управления подачами должна обеспечивать, чтобы ее можно было отнести к этой категории. Вот список некоторых из этих функций:

Положение об указании времени начала и окончания сбора материалов.
Механизм сбора и хранения электронных материалов
Механизм загрузки и просмотра собранных материалов только авторизованными людьми в любой момент времени.
Механизм проверки всех документов и вложений на отсутствие вирусов.
Механизм, гарантирующий наличие всей необходимой информации для подачи.
Механизм принятия и отклонения заявок
Положение о предоставлении соответствующих отзывов заявителям
Положение о запросе повторной подачи материалов
Механизм, позволяющий отправителям просматривать сделанные ими материалы и связанные с ними комментарии.

Общие приложения

Каждое из этих приложений охватывает весь рабочий процесс и все общие функции типичных систем управления подачами.

Управление курсом

Системы управления курсами используются в колледжах и университетах для сбора и управления курсовыми заданиями и проектами в электронных форматах.

Управление конференциями

На конференциях с приглашением на публикацию используются системы управления конференциями для сбора, рассмотрения и включения в шорт-лист исследовательских работ, а затем уведомляются авторы, чьи статьи включены в шорт-лист для публикации и презентации.

Электронное управление правительственными заявками

Процедуры правительства на федеральном, региональном или местном уровне часто требуют подачи форм в электронном или бумажном виде. Системы управления подачами могут предоставить инструмент для подачи электронных заявок в правительство.

Управление резюме и управление подбором персонала

Веб-сайты по трудоустройству и сайты вакансий собирают электронные версии резюме и помогают рекрутерам упростить связь с соискателями.

Управление мероприятиями и соревнованиями

На некоторых мероприятиях и конкурсах проводится онлайн-тур для составления шорт-листов и выбора участников и посетителей. Организаторы таких мероприятий используют системы управления мероприятиями с возможностью сбора и управления электронными подачами.

Управление онлайн-опросами

Системы позволяют пользователям создавать онлайн-опросы, собирать ответы от людей через Интернет и просматривать результаты в различных форматах, включая графики. Эти системы по сути являются вариантами систем управления подачами.

Управление подачей рукописей

Системы управления подачей рукописей позволяют редактору академического журнала управлять электронной подачей рукописей авторов на публикацию, нанимать рецензентов этих рукописей, проверять соответствие авторов требованиям журнала и общаться с авторами. Одной из таких систем является Clarivate . ScholarOne от ^[1]^{[ циклическая ссылка ]}

Общие системы

Общие системы управления подачей не создаются специально для одного приложения или сценария управления подачей. Скорее, они позволяют пользователям собирать и управлять материалами из различных приложений и сценариев. Хотя такие системы существуют, их сравнительно меньше по сравнению с системами, ориентированными на конкретные приложения.

Сопротивление системам управления подачами

Широкому внедрению и использованию систем управления подачами материалов (особенно в академических кругах) препятствует несколько факторов. ^[2] которые включают, помимо прочего:

Неудобство при рисовании рисунков, диаграмм и уравнений на компьютере.
Сопротивление переменам и внедрению новых технологий.
Отсутствие или ограниченный доступ к Интернету
Строгое соблюдение сроков подачи заявок
Дополнительные усилия при использовании систем управления подачами по сравнению с традиционными способами, такими как электронная почта.
Недостаток доверия к веб- системам управления подачами
Крутая кривая обучения

Ссылки

^ «УченыйОдин» . Уточнить . Уточнить . Проверено 13 февраля 2023 г.
^ Гери, Ница; Наор-Элайза, Орит. «За пределами принятия: препятствия для дальнейшего использования системы подачи онлайн-заданий» (PDF) .

[1] «УченыйОдин» . Уточнить . Уточнить . Проверено 13 февраля 2023 г.

[NitzaGeri_OritNaor-Elaiza-2] Гери, Ница; Наор-Элайза, Орит. «За пределами принятия: препятствия для дальнейшего использования системы подачи онлайн-заданий» (PDF) .

[1]

[2]