Управление подачами

Управление подачами – это искусство и наука сбора и управления любыми материалами . Традиционно материалы собирались оффлайн, т.е. в виде «твердых» бумажных файлов или папок. Однако с недавним проникновением Интернета почти во все сферы жизни произошел устойчивый сдвиг в сторону сбора электронных материалов по сравнению с бумажными копиями материалов. Интернет также способствовал изменению восприятия результатов или содержания представленных материалов. В результате в последние несколько лет отправка аудио- и видеофайлов, изображений и презентаций в дополнение к стандартным текстовым, текстовым и PDF-документам стала обычным явлением.

Управление подаваемыми материалами может включать в себя оценку представленных материалов и предоставление обратной связи отправителям, принятие или отклонение представленных материалов или обращение к отправителям с просьбой подать повторную подачу. В некоторых случаях группу экспертов также можно попросить оказать помощь в оценке представленных материалов путем их рассмотрения или оценки.

Распространенные сценарии

академики

Учителя, профессора и ассистенты преподавателей обычно получают задания и проекты, представленные студентами, в электронном или ином виде. Эти задания оцениваются, и учащиеся получают отзывы о том, что они представили, и о том, как они могут это улучшить. В институтах, где академические заявки подаются в электронном виде, обычно существует система (обычно веб-система), помогающая в сборе и управлении подачами.

Предварительные (академические) конференции

На публичных или академических конференциях потенциальных докладчиков обычно просят представить краткий тезис своей презентации или исследовательской работы, который рассматривается перед тем, как быть принятым на конференцию. Некоторые конференции требуют от исследователей представить полную статью объемом около 6–15 страниц, которая рецензируется конференции членами программного комитета и/или выбранными ими внешними рецензентами.

Конкурсы и конкурсы

Большинство соревнований и конкурсов, проводимых по всему миру, обычно имеют первоначальный этап отбора, в ходе которого принимаются номинации или заявки от потенциальных участников. всех номинаций После поступления и работ организаторы конкурса или конкурса оценивают и составляют шорт-лист необходимого количества работ на основе определенных ими заданных параметров, уведомляют участников, чьи работы попали в шорт-лист, и приглашают их к участию в дальнейших конкурсах. туров конкурса или конкурса. Организаторы также могут дать отзыв тем, чьи работы не вошли в шорт-лист, с указанием причины отклонения и советами по улучшению.

Мероприятия и фестивали колледжа

Студенческие объединения колледжей и университетов обычно организуют различные межвузовские и внутривузовские мероприятия и фестивали на ежегодной и/или семестровой основе. Эти мероприятия и фестивали обычно состоят из нескольких больших и малых соревнований и конкурсов, каждое из которых обычно следует процедуре, описанной в параграфе выше.

Фармацевтическая промышленность

Нормативные документы в фармацевтической, биотехнологической и медицинской промышленности включают документы и данные, которые подаются в регулирующий орган для получения разрешения на продажу новых лекарств, биологических препаратов и устройств, а также в случае внесения изменений в зарегистрированные данные (вариации). Документация представляет собой годы исследований и включает междисциплинарную информацию (включая доклинические и клинические данные) относительно безопасности и эффективности соединения. Процесс регулирования варьируется от страны к стране и включает в себя многочисленные взаимодействия между подающей заявку компанией (спонсором) и регулирующим органом (агентством). Многие регулирующие органы принимают электронные документы вместе с бумажными документами или вместо них.

Человеческие ресурсы

Отделы кадров собирают резюме и резюме в рамках обработки заявлений о приеме на работу. Кандидаты отправляют свои резюме по электронной почте, на веб-сайте своего потенциального работодателя или на веб-сайтах по трудоустройству , которые помогают связать соискателей и работодателей.

Современное искусство

В современном искусстве кураторы часто отбирают и интерпретируют произведения искусства, созданные разными художниками. До популярности Интернета это часто делалось лично, но в наши дни некоторые кураторы предпочитают, чтобы художники отправляли фотографии своих работ по электронной почте или с помощью других электронных средств для первоначального просмотра. Если куратору нравится конкретное произведение искусства, он может в электронном виде сообщить о своем желании работать с художником, проверив, что картина действительно принадлежит его работе.

Индустрия моды

Модели создают и поддерживают портфолио, которое они используют, чтобы продемонстрировать себя в процессе отбора для различных показов мод, рекламы и других мероприятий в индустрии моды. Те, кто отвечает за принятие решения о том, какую модель выбрать, обычно просят потенциальных моделей прислать им свои портфолио. Они принимают решение после оценки всех имеющихся у них портфелей.

Издательства и медиа-дома

Журналисты и писатели (как штатные, так и фрилансеры ) обычно представляют свои статьи и отчеты редакторам журналов, журналов, газет и новостных каналов, которые затем выбирают, какие из них будут опубликованы и/или транслироваться по телевидению, а какие нет. Иногда редакторы даже предоставляют обратную связь авторам отчетов с намерением улучшить их перед публикацией.

Государственные заявки

Большинство государственных процедур требуют заполнения формы в электронном или бумажном виде. Граждане подают свои формы в желаемый государственный орган предпочтительным для них способом связи, после чего агентство проводит первоначальную проверку, в ходе которой они могут связаться с заинтересованным лицом для получения дополнительной информации, данных или исправления ошибок. После этапа проверки формы помечаются для обработки, и заинтересованное лицо информируется о завершении обработки. На этапе обработки могут также участвовать внешние или дочерние агентства.

Проблемы

Стандарты и форматы подачи

По мере того, как компании, агентства и институты переходят на электронную подачу заявок , в области управления подачами добавляется много сложностей. В бумажном мире большая часть усилий по управлению подаваемыми материалами связана с распечаткой и сопоставлением объемов информации, но с электронными подачами становится все труднее эффективно управлять десятками и тысячами представленных материалов, поступающих из разных источников в разных форматах в разное время. В результате многие агентства пытаются внедрить глобальные стандарты форматов и стандартов подачи заявок.

Одним из примеров этого являются стандарты, разработанные Международной конференцией по гармонизации (ICH) в контексте фармацевтической промышленности. ICH разработал электронный общий технический документ (eCTD) для содействия гармонизации нормативных документов в электронном формате в различных регионах (США, Европа и Япония).

Неподходящие режимы и отсутствие автоматизированных систем

Электронная почта, безусловно, является самым популярным способом сбора и управления электронными материалами, а также почтой для бумажных материалов. Поскольку оба эти процесса в значительной степени выполняются вручную, они часто приводят к задержкам, несогласованностям и сбоям. В некоторых случаях существуют специально разработанные системы, которые в некоторой степени помогают сборщикам материалов, но они часто терпят неудачу из-за своей крайне специфической природы.

Ключом к успешному управлению отправкой является отслеживание каждой отправки, а также всех ее версий и подразделов, которые могут быть связаны с ней или зависеть от нее. Помимо планирования и отслеживания отправляемого контента, также важно эффективно управлять ресурсами и распределять их в зависимости от рабочей нагрузки, набора навыков и доступности. В таких случаях сборщики материалов могут обратиться за помощью к экспертам -рецензентам или судьям. Все эти причины побудили многие компании и исследователей начать рассматривать управление подачей заявок как формальную дисциплину и начать анализировать показатели различных процессов подачи заявок.

Системы управления подачами

Некоторые поставщики программного обеспечения начали разрабатывать системы управления подачами, чтобы помочь сборщикам заявок в автоматизации, отслеживании и управлении сложными процессами подачи. Большинство этих систем основаны на веб-технологиях и доступны с любого устройства с браузером и подключением к Интернету. Однако большинство этих систем ориентированы на конкретные приложения и не могут быть применены ко всем сценариям управления подачами. Это означает, что в этой области необходимо проделать большую работу, прежде чем у нас появятся хорошие и надежные системы управления подачами, которые подходят и пригодны для использования в любом контексте управления подачами.