Архивная оценка

В архивной науке и архивном управлении оценка — это процесс, обычно проводимый членами архивного учреждения (часто профессиональными архивистами ), в ходе которого совокупность документов исследуется с целью определения их ценности для этого учреждения. Это также включает в себя определение того, как долго будет сохраняться это значение. Деятельность — одна из центральных задач архивиста — определять архивную ценность конкретных документов. Когда это происходит до приобретения, процесс оценки включает в себя оценку записей для включения в архивы. В связи с политикой учреждения по сбору платежей оценка «представляет собой дверь в архивы, через которую должны проходить все записи». Некоторые соображения при проведении оценки включают в себя то, как удовлетворить организационные потребности органа, предоставляющего документы, как соблюдать требования организационной подотчетности (будь то юридические, институциональные или определяемые архивной этикой) и как оправдать ожидания сообщества, использующего документы. .

Хотя сбор архивов иногда приравнивают к оценке, оценка по-прежнему рассматривается как важнейшая функция современной архивной профессии, хотя и утверждается, что исторические общества способствуют «общей случайности сбора», что противоречит строгим стандартам оценки, даже если многие программы коллекционирования по-прежнему «приобретают коллекции частных коллекционеров», а некоторые аспекты требуют партнерства между различными учреждениями. Оценка важна для сохранения культурного наследия для будущих поколений и может обеспечить юридическую документацию для тех, кто обеспокоен своими правами человека .

Обзор

Оценка считается основной функцией архива наряду с приобретением, упорядочением и описанием, сохранением и доступом . Официальное определение Общества американских архивистов (SAA) следующее:

В контексте архива оценка — это процесс определения того, имеют ли записи и другие материалы постоянную (архивную) ценность. Оценка может проводиться на уровне коллекции, автора, серии, файла или элемента. Оценка может проводиться до дарения и до физической передачи, во время или после присоединения. В основе решений об оценке может лежать ряд факторов, включая происхождение и содержание записей, их подлинность и надежность, их порядок и полноту, их состояние и затраты на их сохранение, а также их внутреннюю ценность. Оценка часто проводится в рамках более крупной институциональной политики и миссии по сбору средств.

Доктор Луиза Тротт объявляет победителя Премии молодых писателей имени Сигирда Маккосленда в области архивов и рукописей Изабель Тейлор за ее работу « Дискуссия по немецкой оценке с 1990 года: обзор»

SAA также заявляет в своих «Рекомендациях для архивов колледжей и университетов», что оценка должна основываться на заявлении о миссии архивов и что архивариусы, используя оценку, будут определять, какие записи принадлежат архивам, на основе «давних данных». административная, юридическая, финансовая и исследовательская ценность» самих записей. Они также отмечают, что архивы получат соответствующие записи, соответствующие критериям оценки, и что, используя критерии оценки, архивы разработают регулярно обновляемую письменную политику приобретения. Другие описывают оценку как уникальный навык, который привносят в работу архивисты, особенно когда дело касается ведения записей и данных, с проблемами, когда организации занимаются оценкой, не имея в своем штате обученных архивистов.

Оценку можно рассматривать как баланс между требованиями административных и культурно-исторических целей; между контекстом создания и использованием записей. В зависимости от степени ее или его автономии в принятии оценочных решений роль архивариуса является более или менее центральной в сохранении памяти учреждения или общества. Жак Гримар считает, что архивисты участвуют в «управлении мировой памятью» тремя способами: развивая, сохраняя и распространяя память. По мнению Лусианы Дуранти , оценка является аналогом архивной профессии в целом. Долг профессии - «действовать в качестве посредника между теми, кто создает архивы, и теми, кто их использует, в качестве посредника в создании и хранении общественной памяти». Она осторожно использует термин «ценность» в контексте архивов, если установление ценности означает компромисс между документами и «беспристрастными общественными свидетельствами», которые они могут передать будущим поколениям. Другие архивисты утверждали, что оценка - это не только один из актов создания документации, но она требует невозможного, поскольку архивариус смотрит в будущее, вынося суждения, «какая информация будет представлять ценность для исследователей». Более того, другие ученые утверждали, что оценка позволяет определить реальную или предполагаемую ценность документов, что архивариусы выносят оценочные суждения на основе исторического контекста и своих личных убеждений, когда они занимаются оценкой, хотя последнее оспаривается. и что вид «естественности» и «полезности» в записях опровергает существующую теорию архивной оценки. Независимо от того, принят этот аргумент или нет, профессиональная оценка, которая представляет собой оценку, требует специальных знаний и тщательного планирования. Это может быть связано не только с управлением записями , но и с управлением документами как частью этой аналитической процедуры. При этом можно обратиться к теориям архивной оценки, особенно в случае случайной выборки и исключения документов, которые имеют краткосрочное или рутинное использование, из рассмотрения в качестве возможных документов в архивном учреждении, поскольку они не являются неактивными документами.

История теории оценки

Мюллер, Фейт и Фруин: Голландское руководство, 1898 г.

(1898 г.), в основном касающееся документации правительственных органов, «Руководство по организации и описанию архивов: составленное Нидерландской ассоциацией архивистов» обычно называемое «Голландским руководством», в целом предполагало, что архивы будут хранить каждую полученную запись. Авторы сформулировали концепции провенанса и оригинального порядка, которые отдавали предпочтение «органической связи» в коллекции, предшествующей ее передаче в архивное хранилище. По их мнению, решения об оценке, предполагающие отбор отдельных документов или групп документов для исключения, следовательно, выходят за рамки обязанностей архивариуса.

Сэр Хилари Дженкинсон, 1922 год.

Сэр Хилари Дженкинсон после выхода на пенсию был британским архивариусом и заместителем хранителя государственного архива . Его большим вкладом в теорию оценки является его «Руководство по управлению архивами» (1922 г.; пересмотренное в 1937 г.; переизданное в 1965 г.), в котором он утверждал, что архивы - это «документы, которые являются частью официальной транзакции и сохраняются для официального использования». По мнению Дженкинсона, создатель записей несет ответственность за определение того, какие записи следует передать в архив для сохранения. Поскольку, по его мнению, записи «беспристрастны», задача отбора — это просто вопрос выбора документов, которые лучше всего описывают «то, что произошло».

Дженкинсон отводил ограниченную роль архивариусу, занимая позицию между административным органом, передающим записи, и исследователем, который мог бы попытаться получить к ним доступ. Архивариус, по словам Дженкинсона, должен действовать как распорядитель документов, находящихся у него на хранении. Ни архивариус, ни историк не компетентны принимать оценочные решения. Этот процесс следует оставить на усмотрение донора. Дженкинсон занимается непосредственно уничтожением записей, которое, по его мнению, является исключительной прерогативой создателя этих записей. Пока разрушение осуществляется в соответствии с потребностями его «практического бизнеса» и агентство происхождения воздерживается «думать о себе как об органе, производящем исторические свидетельства», его действия не должны, по мнению Дженкинсона, считаться незаконными, даже последующими поколениями.

В 2010 году ученый Ричард Дж. Кокс отметил, что многие архивисты все еще придерживаются идей Дженкинсона об оценке, который утверждает объективность оценки, поскольку «решениями по отбору» занимаются создатели документов, а не архивисты.

Т.Р. Шелленберг, 1956 г.

Т. Р. Шелленберга Работа в «Современных архивах » (1956) представляет собой отход от подхода Дженкинсона, вызванный появлением массового дублирования и ошеломляющим притоком документов в архивы. В своей работе он делит ценность записей на первичную ценность (исходную ценность для создателя; для их административного, финансового и оперативного использования) и вторичную ценность (их постоянную ценность после того, как они больше не используются в настоящее время; для других чем первоначальный создатель). Он определяет доказательную ценность как вытекающую из «доказательственных записей, содержащих информацию об организации и функционировании государственного органа, который их подготовил», а информационную ценность как связанную с «содержащимися информационными записями о лицах, юридических лицах, вещах, проблемах, условиях и тому подобное, чем занимался правительственный орган». После определения терминов Шелленберг подробно описывает, каким образом архивариус может проводить оценку на основе этих критериев, в каждом случае подчеркивая важность исследования и анализа со стороны архивиста.

По мнению Шелленберга, информационная ценность базируется на трех критериях:

• Уникальность : информация в записи не может быть найдена где-либо еще и также должна быть уникальной по форме (т. е. не дублироваться где-либо еще).
• Форма : По мнению Шелленберга, архивариус должен учитывать форму информации (степень концентрации информации), а также форму самих записей (независимо от того, могут ли они быть легко прочитаны другими, например, перфокарты). а магнитные записи потребуют использования дорогостоящего оборудования для расшифровки).
• Важность : при оценке записей необходимо оценивать записи сначала на основе потребностей самого правительства, затем на потребностях историков/социологов, а также местных историков и специалистов по генеалогии; он призывает архивистов с осторожностью относиться к записям, имеющим сентиментальную ценность.

Другие ученые добавили, что доказательства и информация входят в число благ, которые предоставляют записи, что подчеркивает его модель оценки, поскольку она подчеркивает доказательную и информационную ценность, и что эффективное управление записями требует процесса оценки. Некоторые даже говорят, что новый взгляд на оценку привел к тому, что некоторые стали рассматривать различия между «доказательными» и «информационными» ценностями Шелленберга как искусственные, в то время как другие видят степень использования записей как единственное средство, с помощью которого можно оценить приобретение или оценку.

Архивное хранилище судов Сан-Бой-де-Льобрегат (Сеть судебных архивов Каталонии)

Теория архивной оценки Шелленберга была основным фактором в работе Комитета службы американских друзей и др. Дело против Уильяма Х. Вебстера и др. (1983), которое началось в июне 1979 года, когда организации социальных действий, историки, журналисты и другие подали в суд на правительство США с требованием прекратить уничтожение файлов ФБР, оспаривая существующее «решение об архивной оценке». Национального управления архивов и документации (тогда называвшегося NARS). В 1986 году Сьюзан Д. Стейнволл, работавшая тогда в Центре региональных исследований Университета Висконсина в Ривер-Фолс , написала, что этот случай не только предупреждает архивистов не слишком полагаться «на мнение неархивистов», таких как агенты ФБР , относительно полезности документов конкретного агентства, но это ставит под сомнение общепринятые архивные предположения. В своей статье она описывает, как архивариусы, оценивавшие записи ФБР, полагались не только на руководство Шелленберга « Оценка современных публичных документов» , но и на справочные материалы ФБР и свой собственный опыт. NARS не только одобряла запросы ФБР на уничтожение в 1945 и 1946 годах, но и только в 1978 году они пересмотрели свои решения по оценке файлов ФБР под «растущим давлением общественности», и при оценке этих записей они полагались на описания ФБР. своих собственных файлов, обсуждая записи, которые они должны были уничтожить, с представителями ФБР, прежде чем «одобрить запросы на удаление записей». Приведя работы других специалистов в области архивной оценки, которая в конце 1970-х годов якобы находилась в зачаточном состоянии, таких как Филип К. Брукс , Джоэнн Йейтс и Мейнард Бричфорд, она отмечает, что часто Шелленберг упоминается в обсуждении оценки, потому что он предоставил архивистам со словарем для описания «потенциальной исследовательской ценности» документации. Она добавляет, что в своей книге «Оценка современных записей» Шелленберг описал, как «современные публичные записи» имеют два типа значений: один для «немедленного использования исходным агентством и вторичный для последующего использования другими агентствами и пользователями», при этом вторичные значения считаются «доказательными или информационными», со многими более крупными сериями. записей в Национальном архиве, которые были использованы для получения информации, «содержащейся в них по вопросам, не связанным с действиями правительства». Она заканчивает свою статью, утверждая, что этот случай, часто называемый «делом о файлах ФБР», показывает, что правительственным архивистам следует пересмотреть философию оценки Шелленберга, и отмечает, что у некоторых архивистов, таких как Фрэнк Боулс и Джулия Маркс Янг , есть сторонники неинтерпретации того, что Шелленберг говорит буквально, отмечая, что иногда записи, имеющие минимальную административную ценность, могут, наоборот, не иметь «минимальной ценности для исследования».

Некоторые современные подходы к оценке

С социальными движениями в Соединенных Штатах в 1960-х и 1970-х годах существующие идеи Дженкинсона и Шелленберга, которых придерживались архивисты, начали пошатываться, а попытки расширить исторические записи за пределы «элит и социально доминирующих групп» привели к тому, что некоторые стали говорить, что социальная справедливость была призывать к справедливости в отношении архивов и привязывать ее к самой оценке. Некоторые специалисты в этой области, например Тайлер О. Уолтерс, писали о том, как сложно писателям, работающим в архивной и библиотечной сфере, определить приоритеты сохранности и методы оценки. Они утверждают, что менеджеры архивов понимают методы оценки при определении приоритетов сохранности своих архивов, что является их первой обязанностью. Другие добавили к этому, что архивисты уже давно осознали, что «их первая профессиональная обязанность — выявить и защитить небольшую часть общих документов, которая имеет долгосрочную ценность».

Некоторые из этих изменений включали заимствование опыта библиотекарей . В 1977 году Говард Зинн утверждал, что учреждения игнорируют «опыт маргинализированных народов», заявив, что у них есть пробелы в их коллекциях, которые часто «представляются как всеобъемлющие представления социальной истории», после его выступления перед Обществом американских архивистов семью годами ранее, когда он открыто поставил под сомнение «понятие архивного нейтралитета». Помимо Зинна, Ханс Бумс, как и другие, также обсуждал социальную роль архивистов и то, как они влияют на оценку, а некоторые даже предлагали феминистский анализ оценки, который способствовал социальной интеграции, помещая архивистов в постоянно меняющуюся динамику сообщества. Были также ученые, которые подчеркивали важность оценки личных архивов, поскольку они показывают характер и отношение человека, которые не учитываются такими теориями, как макрооценка, что требует скорее «архивов характера, чем достижений», с попытками документировать наша «сложная внутренняя человечность», а не то, что находится на поверхности. Одним из результатов социальных перемен в этот период и «переосмысления» принципов архивирования, в том числе деловых документов, стала макрооценка в Канаде и стратегия документирования в США, а также архивы, отражающие конкретные социальные проблемы и сообщества, отражающие меняющуюся ситуацию. интерес архивистов к «документированию общества в целом» и необходимость должным образом документировать не только общество, но и «взаимодействие общественности с государственными учреждениями».

Макрооценка

Терри Кук , канадский архивариус, утверждает, что североамериканская теория оценки является незапланированной, таксономической, случайной и фрагментированной и редко воплощает в себе концепции институциональной и социальной динамики, которые привели бы архивистов к рабочей модели, которая позволила бы им оценивать широкий спектр человеческого опыта. Его модель представляет собой нисходящий подход, который фокусируется на ключевых процессах, посредством которых выражается конкретная функция путем пересечения структур и отдельных лиц.

Макрооценка отличается от микрооценки тем, что первая направлена ​​на оценку учреждения путем понимания контекста его создания и взаимоотношений, например, между различными министерствами или ведомствами внутри правительства. По мнению Кука, это институциональное понимание должно предшествовать и служить основой для микрооценки; оценка документов. Его подход к макрооценке вытекает не только из позиции создающего органа внутри установленной иерархии. Оно не осуществляется сверху вниз в традиционном бюрократическом смысле. Это нисходящий подход, т. е. переход от макрооценки к микрооценке.

Австрийский государственный архив в районе Эрдберг в Вене.

Это требует планомерного и логического подхода: архивисты, приступающие к проведению оценок, обладают пониманием создателя документации, его мандата и функций, его структуры и процессов принятия решений, способа создания документов и изменений в этих процессах с течением времени.

Макрооценка оценивает социальную ценность как функционально-структурного контекста, так и культуры рабочего места, в которой записи создаются и используются создателем(ами), а также взаимоотношения граждан, групп, организаций – «общественности» – с этим. функционально-структурный контекст. Если оценка определяет долгосрочную ценность контекста записей или серии записей для их потенциальной исследовательской ценности, макрооценка оценивает значимость контекста их создания и современного использования.

- Терри Кук, «Макрооценка в теории и практике: истоки, характеристики и внедрение в Канаде, 1950–2000 гг.»

Преимущества этого процесса являются теоретическими (определение важных функций в обществе, которые должны быть задокументированы) и практическими (возможность сосредоточить оценочную деятельность на записях, имеющих наивысшую потенциальную архивную ценность).

Кук также утверждал, что в любой модели оценки архивариусы должны помнить о людях, которые ускользают сквозь щели общества, при этом голос маргинализированных групп часто слышится и документируется только через «их взаимодействие с такими [белыми, мужскими и капиталистическими] институтами и, следовательно, архивариус должен внимательно слушать, чтобы убедиться, что эти голоса услышаны». Джули Эррада, архивариус, добавила к этому, отметив, что сбор современных материалов имеет ценность, и отметила, что сортировку и очистку документов лучше всего «предоставить архивариусу в процессе оценки».

Стратегия документации

Стратегия документирования , связанная с работами Хелен Уиллы Сэмюэлс , направлена ​​на выход за рамки институциональных рамок при оценке коллекций. В прошлом, по ее словам, архивисты были пассивны, концентрируясь на потребностях исследователей, а не на понимании документа в контексте. Это привело к круговой проблеме, поскольку исследователи формулируют свои потребности на основе контекста, который они извлекают из архивов, и поскольку архивы создают искусственный контекст, основанный на заявленных исследователями потребностях. «Архивистам приходится выбирать долговечные записи, — говорит Сэмюэлс, — но им не хватает методов, которые помогли бы принять такое решение» (1992). Сэмюэлс утверждает, что, хотя когда-то архивистам необходимо было знать и понимать сложные бюрократические структуры организаций, теперь они должны понимать структуры между организациями и игнорировать институциональные границы.

Однако это становится все более невозможным; Архивариусам необходимо комплексно изучать документацию. Таким образом, стратегия документации — это «план, сформулированный для обеспечения документирования текущей проблемы, деятельности или географической области». В его разработку вовлечены создатели документации, архивисты и пользователи, и она осуществляется посредством общесистемного понимания предполагаемого жизненного цикла документации .

Оценка и цифровой мир

В сфере архивирования ведутся споры о том, как проводить оценку в цифровой сфере. Некоторые утверждают, что эффективная оценка, при которой отдается приоритет приобретению архивными учреждениями, является частью скоординированного подхода к данным, но критерии оценки должны включать общепринятую «архивную практику», оценивая не только значимость данных для исследовательского сообщества, но и значимость самих данных. источник данных и контекст, как материалы будут дополнять существующие коллекции, уникальность данных, потенциальное удобство использования данных и «ожидаемая стоимость обработки». Кроме того, другие описывают оценку и отбор веб-архивов как включающий выбор материалов для «захвата» в цифровом виде и URL-адреса, с которых « запускается веб-сканер », что соответствует тем, кто утверждает, что способность проводить оценки в «контексте онлайн-представление и интерпретация» становится возможным. В то же время некоторые ученые говорят, что оцифровка записей может повлиять на принятие решений об оценке, поскольку наибольшую долю пользователей архивов обычно составляют семейные историки, часто называемые специалистами по генеалогии , что приводит к последствиям для будущего ведения документации и влечет за собой необходимость оцифровки. четко определяется как всего лишь один из компонентов оценки, который «должным образом сопоставляется с другими соображениями». Другие специалисты в области информации также связали оценку с цифровым хранением данных, заявив, что одной из ключевых областей цифрового хранения и цифрового хранения является отбор и оценка материалов.

Оценка и вопрос общественных архивов

Помимо макрооценки, стратегии документирования и дебатов о месте оценки в цифровом мире, возникли вопросы о том, как оценка связана с феноменом общественных архивов или архивных учреждений, которыми управляют и для сообществ, которым они служат. а не правительство или другая внешняя организация. Ученые разделились во мнениях относительно подходов, которые должны использовать архивариусы: некоторые говорят, что оценка должна быть переосмыслена не только при просмотре архивов сообщества, в то время как другие говорят, что сообщества должны иметь возможность напрямую участвовать в процессе оценки, определяя, что они считают ценными документами, а не чем взять на себя эту мантию архивной профессии. Последнее имело место с общественным архивом, документирующим жестокость полиции в Кливленде, штат Огайо . Ученые отмечают, что гражданские архивисты несут ответственность за управление и руководство этим народным архивом, особенно в том, что касается информационно-просветительской работы и оценки самого архива, описывая не только цель архива, а не его конструкция. Несмотря на это, два архивиста, Кэти Шилтон и Рамеш Шринивасан, предложили в 2007 году «модель совместного архивирования» в попытке переориентировать концепции архивирования, такие как происхождение , порядок записей и оценка, надеясь, что это поможет облегчить некоторую репрезентацию за счет в мультикультурных сообществах эта модель будет иметь место с «традиционными архивами», а не с общественными архивами. Предлагая эту модель, они также признали, что она трудоемка и выходит за рамки большинства архивных учреждений.

Предвзятость архивистов и оценка

Другие представители архивной сферы, такие как Кристиан Джеймс и Рикардо Л. Пунзалан , говорят, что основные архивные функции, такие как происхождение, первоначальный порядок, оценка и расположение, недостаточны. Частью этих изменений является акцент на предвзятости и оценочных суждениях архивистов. Рэндалл К. Джиммерсон писал об этом в 2007 году, архивисты должны осознавать свою «потенциальную предвзятость», не только работая над сохранением записей, которые часто упускаются из виду, но и документируя свои решения по оценке, признавая при этом, что невозможно быть «нейтральным или невидимым». "в архивной оценке. Это соответствовало тому, что отметила Элизабет Якель в 2003 году: необходимость пересмотреть старые решения по оценке и предложение ученого Ричарда Кокса приписывать решения по оценке конкретным людям. Несмотря на предложения Джиммерсона, десять лет спустя ученые все еще сетовали на то, что архивисты, похоже, не документировали «преобразующие эффекты» своих решений по оценке, и рекомендовали архивистам не только признавать свою собственную роль в оценке, но и критерии оценки, которые они применяли, и предположения, которые они использовали. сделанные при обработке и описании записей, а также записей, которые они решили не хранить.

Внешние ссылки

• Национальное управление архивов и документации (США) – Политика оценки
• Библиотека и архивы Канады – Методология оценки: макрооценка и функциональный анализ – Часть A: Концепции и теория
• Библиотека и архивы Канады – Методология оценки: макрооценка и функциональный анализ – Часть B: Рекомендации по проведению архивной оценки государственных документов
• Национальный архив Австралии – оценка
• Национальный архив Соединенного Королевства – Политика оценки
• Датские государственные архивы – оценка и передача документов от государственных органов
• Архивирование в 21 веке.
• Национальная комиссия по доступу, оценке и выбору фильмов (перевод с испанского на английский)
• Домашняя страница BKK - Федеральной конференции муниципальных архивов в Deutscher Städtetag! (перевод с немецкого на английский)
• Оценка группового архива (перевод с немецкого на английский)
• Методология оценки: макрооценка и функциональный анализ Библиотеки и архивов Канады (переведено с французского на английский)

Дальнейшее чтение

• Дженкинсон, Хилари (1937) [1922]. Руководство по управлению архивами . Лондон: Перси Лунд, Хамфрис и компания.
• Шелленберг, Теодор Р. (1996) [1956]. Современные архивы: принципы и методы . Перепечатки архивной классики. Чикаго: Издательство Чикагского университета. ISBN  9780931828492 .
• Шелленберг, Теодор Р. (1999) [1956]. Оценка современных пластинок . Бюллетень Национального архива. Том. 8. Вашингтон, округ Колумбия: Национальное управление архивов и документации.
• Мейсон, Карен М. (2002). «Содействие разнообразию в архивных коллекциях: Женские архивы Айовы». Управление коллекцией . 27 (2): 23–32. дои : 10.1300/J105v27n02_03 . S2CID   61064509 .
• Сэмюэлс, Хелен (1991–1992). «Улучшение нашей диспозиции: стратегии документирования» . Архивариа . 33 : 125–140.
• Кук, Терри (2005). «Макрооценка в теории и практике: истоки, характеристики и внедрение в Канаде, 1950–2000». Архивное дело . 5 (2–4): 101–161. дои : 10.1007/s10502-005-9010-2 . S2CID   9014362 .
• Боулс, Фрэнк (2005). Отбор и оценка архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов. стр. 43–73. ISBN  978-1-931666-11-4 .
• Райденер, Джон (2009). От польдеров к постмодернизму: краткая история теории архивирования . Дулут, Миннесота: Litwin Books. ISBN  978-0-9802004-5-4 .