Безбумажный офис

( Безбумажный офис или безбумажный офис ) — это рабочая среда, в которой использование бумаги исключено или значительно сокращено. Это делается путем преобразования документов и других документов в цифровую форму — процесса, известного как оцифровка . Сторонники утверждают, что «переход на безбумажный документ» может сэкономить деньги, повысить производительность, сэкономить пространство, упростить документацию и обмен информацией, обеспечить большую безопасность личной информации и помочь окружающей среде . Эту концепцию можно распространить и на коммуникации за пределами офиса.

Определение

«Безбумажный мир» был лозунгом публициста , призванным описать офис будущего . Этому способствовала популяризация компьютерных терминалов с видеодисплеем, таких как IBM 2260 1964 года . Первое предсказание безбумажного офиса было сделано в статье Business Week 1975 года . ^{[ 1 ]} Идея заключалась в том, что автоматизация офиса сделает бумагу ненужной для рутинных задач, таких как ведение учета и бухгалтерского учета , и она стала известна с появлением персонального компьютера . Хотя предсказание о том, что компьютер будет стоять на каждом столе, было удивительно пророческим, «безбумажный офис» таковым не стал. Совершенствование принтеров и копировальных аппаратов значительно облегчило массовое копирование документов, в результате чего использование офисной бумаги во всем мире увеличилось более чем вдвое с 1980 по 2000 год. ^{[ 2 ]} Это объясняется упрощением подготовки документов. ^{[ 2 ]} и широкое использование электронной связи, в результате чего пользователи получали большое количество документов, которые часто распечатывались.

Примерно с 2000 года, по крайней мере в США, использование офисной бумаги выровнялось и в настоящее время снижается, что объясняется сменой поколений. ^{[ 2 ]} По данным Агентства по охране окружающей среды США , средний офисный работник производит около двух фунтов бумаги и картона каждый день. ^{[ 3 ]}

Термин «Безбумажный офис» впервые был использован в коммерции компанией Micronet, Inc. , компанией по производству автоматизированного офисного оборудования, в 1978 году. ^{[ 4 ]}

Некоторые утверждают, что бумага всегда будет иметь место, поскольку ее можно использовать иначе, чем экраны. ^{[ 5 ]}

Воздействие бумаги на окружающую среду

Согласно отчету об устойчивом развитии Американской лесной и бумажной ассоциации за 2018 год , производство бумаги снизило выбросы парниковых газов на 20% за одиннадцатилетний период. ^{[ 6 ]}^{[ 7 ]} Такие меры, как переработка, могут помочь снизить воздействие бумаги на окружающую среду. Некоторое производство бумаги за пределами Северной Америки может привести к загрязнению воздуха выбросами диоксида азота (NO ₂ ), диоксида серы (SO ₂ ), ^{[ 8 ]} и диоксид углерода (CO ₂ ). Сточные воды, сбрасываемые целлюлозно-бумажными фабриками за пределами Северной Америки, могут содержать твердые вещества, питательные вещества и растворенные органические вещества, которые классифицируются как загрязнители . Такие питательные вещества, как азот и фосфор, могут вызывать или усугублять эвтрофикацию пресноводных водоемов. ^{[ нужна ссылка ]}

Печатные краски и тонеры очень дороги и содержат вредные для окружающей среды летучие органические соединения , тяжелые металлы и невозобновляемые масла, хотя некоторые регулирующие органы установили стандарты на количество тяжелых металлов в чернилах. ^{[ 9 ]}^{[ который? ]} В результате удаления краски из переработанной бумажной массы образуется шлам, вес которого иногда составляет 22% от веса переработанной макулатуры, который может отправиться на свалку . ^{[ 10 ]}

Воздействие электроники на окружающую среду

Безбумажная рабочая среда требует инфраструктуры электронных компонентов , обеспечивающих производство, передачу и хранение информации. ^{[ 11 ]} Отрасль, производящая эти компоненты, является одной из наименее устойчивых и наиболее экологически вредных отраслей в мире. ^{[ 12 ]} Процесс производства электронного оборудования включает в себя добычу драгоценных металлов и производство пластика в промышленных масштабах. ^{[ 13 ]} Передачу и хранение цифровых данных обеспечивают центры обработки данных , которые потребляют значительные объемы электроэнергии принимающей страны. ^{[ 14 ]}

Устранение бумажной документации за счет автоматизации и автоматизации электронных форм

Потребность в бумаге устраняется за счет использования онлайн-систем, таких как замена учетных карточек и ролодексов базами данных, печатных писем и факсов электронной почтой, а справочников - Интернетом. ^{[ 15 ]} Закон об электронной подписи 2000 года в США предусматривал, что документ не может быть отклонен на основании электронной подписи, и требовал от всех компаний принимать цифровые подписи на документах. Многие системы управления документами включают возможность чтения документов посредством оптического распознавания символов и использования этих данных в рамках системы управления документами. Хотя эта технология необходима для перехода к безбумажному офису ^{[ 15 ]} в первую очередь он не затрагивает процессы, которые производят бумагу.

Защита и отслеживание документов

Поскольку осведомленность о краже личных данных и утечках данных стала более распространенной, были приняты новые законы и правила, требующие от компаний, которые управляют или хранят личную информацию , должным образом заботиться об этих документах. Безбумажные офисные системы легче защитить, чем традиционные картотеки. ^{[ 16 ]} и может отслеживать индивидуальный доступ к каждому документу.

Трудности при переходе на безбумажный офис

Основная трудность при «переходе на безбумажную работу» заключается в том, что большая часть коммуникаций бизнеса осуществляется с другими предприятиями и частными лицами, а не просто внутри компании. Электронная связь требует, чтобы и отправитель, и получатель имели легкий доступ к соответствующему программному и аппаратному обеспечению. Затраты и временные потери производительности при переходе на безбумажный офис также являются факторами, равно как и правительственные постановления, отраслевые стандарты, юридические требования и бизнес-политика, которые также могут замедлить изменения. Предприятия могут столкнуться с технологическими трудностями, такими как совместимость форматов файлов, долговечность цифровых документов, стабильность системы, а также отсутствие у сотрудников и клиентов соответствующих технологических навыков. ^{[ нужна ссылка ]}

По этим причинам, несмотря на возможное сокращение использования бумаги, некоторые виды ее использования, скорее всего, сохранятся на неопределенный срок. ^{[ 17 ]} Однако анкета 2015 г. ^{[ 18 ]} предположили, что почти половина малых и средних предприятий считают, что к концу того же года они перейдут или смогут отказаться от бумажной документации.

См. также

США Закон о сокращении бумажной работы (1980 г.)
Воздействие бумаги на окружающую среду
Система управления документами
Резервное копирование

Ссылки

^ «Офис будущего» , Business Week (2387): 48–70, 30 июня 1975 г.
^ Jump up to: ^а ^б ^с «Технологическое возвращение: не умерло, а просто отдыхает» , The Economist , 9 октября 2008 г.
^ «Отходы – Ресурсосбережение – Обычные отходы и материалы – Переработка бумаги» . Агентство по охране окружающей среды США . Проверено 26 января 2013 г.
^ Управление регистрации товарных знаков безбумажного ведомства , Ведомство по патентам и товарным знакам США , получено 13 декабря 2015 г.
^ Селлен, AJ, и Харпер, RHR (2003). Миф о безбумажном офисе. Кембридж, Массачусетс: MIT Press
^ «Отчет Американской лесной и бумажной ассоциации об устойчивом развитии за 2018 год» (PDF) . Американская ассоциация лесной и бумажной промышленности .
^ «Отчет об устойчивом развитии Американской ассоциации лесной и бумажной промышленности» . Американская ассоциация лесной и бумажной промышленности . 2018 . Проверено 1 мая 2020 г.
^ «Загрязнители воздуха, вызывающие обеспокоенность» . Департамент экологических служб Нью-Гэмпшира . Проверено 26 января 2013 г.
^ «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 8 мая 2007 года . Проверено 27 мая 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка ) ^{[ нужна полная цитата ]}
^ «Переработка бумаги и стекла» . Министерство энергетики США. Сентябрь 2006 года . Проверено 30 октября 2007 г.
^ «Воздействие цифровой экономики на окружающую среду угрожает планете» . Разговор. 8 декабря 2019 г.
^ «Цифровые технологии — часть проблемы изменения климата» . ИКТ работает. 20 февраля 2020 г.
^ «Смартфоны убивают планету быстрее, чем кто-либо ожидал» . Компания Фаст. 27 марта 2018 г.
^ «Почему бум центров обработки данных в Ирландии усложняет усилия по борьбе с изменением климата» . Ирландские Таймс. 6 января 2020 г.
^ Jump up to: ^а ^б Уокер, Ричард (7 августа 2009 г.), «Достижение безбумажного офиса» (PDF) , Efficient Technology Inc , заархивировано из оригинала (PDF) 23 декабря 2018 г. , получено 4 сентября 2009 г.
^ Хашми, Рухина. «Электронный офис: экологически чистое появление технологий облачных вычислений» . Проверено 16 августа 2016 г.
^ Селлен, AJ, и Харпер, RHR (2003). Миф о безбумажном офисе. Кембридж, Массачусетс: MIT Press.
^ «Почти половина предприятий перейдут или могут перейти на безбумажный документооборот в 2015 году» . margolis.co.uk . Проверено 13 июля 2015 г.

Дальнейшее чтение

Селлен, Эбигейл Дж.; Харпер, Ричард Х.Р. (2001), Миф о безбумажном офисе , Кембридж , Массачусетс, США: MIT Press , ISBN 0-262-19464-3 - обсуждаются ограничения безбумажного офиса и ценная роль, которую бумага может сыграть для работников умственного труда .
Гладуэлл, Малкольм (25 марта 2002 г.), «Социальная жизнь бумаги» , The New Yorker

Внешние ссылки

Офис без бумаги – мечта или реальность? Аналитика рынка AIIM

[1] «Офис будущего» , Business Week (2387): 48–70, 30 июня 1975 г.

[economist-2] Jump up to: ^а ^б ^с «Технологическое возвращение: не умерло, а просто отдыхает» , The Economist , 9 октября 2008 г.

[3] «Отходы – Ресурсосбережение – Обычные отходы и материалы – Переработка бумаги» . Агентство по охране окружающей среды США . Проверено 26 января 2013 г.

[4] Управление регистрации товарных знаков безбумажного ведомства , Ведомство по патентам и товарным знакам США , получено 13 декабря 2015 г.

[5] Селлен, AJ, и Харпер, RHR (2003). Миф о безбумажном офисе. Кембридж, Массачусетс: MIT Press

[6] «Отчет Американской лесной и бумажной ассоциации об устойчивом развитии за 2018 год» (PDF) . Американская ассоциация лесной и бумажной промышленности .

[7] «Отчет об устойчивом развитии Американской ассоциации лесной и бумажной промышленности» . Американская ассоциация лесной и бумажной промышленности . 2018 . Проверено 1 мая 2020 г.

[8] «Загрязнители воздуха, вызывающие обеспокоенность» . Департамент экологических служб Нью-Гэмпшира . Проверено 26 января 2013 г.

[9] «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 8 мая 2007 года . Проверено 27 мая 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка ) ^{[ нужна полная цитата ]}

[10] «Переработка бумаги и стекла» . Министерство энергетики США. Сентябрь 2006 года . Проверено 30 октября 2007 г.

[11] «Воздействие цифровой экономики на окружающую среду угрожает планете» . Разговор. 8 декабря 2019 г.

[12] «Цифровые технологии — часть проблемы изменения климата» . ИКТ работает. 20 февраля 2020 г.

[13] «Смартфоны убивают планету быстрее, чем кто-либо ожидал» . Компания Фаст. 27 марта 2018 г.

[14] «Почему бум центров обработки данных в Ирландии усложняет усилия по борьбе с изменением климата» . Ирландские Таймс. 6 января 2020 г.

[walker-15] Jump up to: ^а ^б Уокер, Ричард (7 августа 2009 г.), «Достижение безбумажного офиса» (PDF) , Efficient Technology Inc , заархивировано из оригинала (PDF) 23 декабря 2018 г. , получено 4 сентября 2009 г.

[16] Хашми, Рухина. «Электронный офис: экологически чистое появление технологий облачных вычислений» . Проверено 16 августа 2016 г.

[17] Селлен, AJ, и Харпер, RHR (2003). Миф о безбумажном офисе. Кембридж, Массачусетс: MIT Press.

[18] «Почти половина предприятий перейдут или могут перейти на безбумажный документооборот в 2015 году» . margolis.co.uk . Проверено 13 июля 2015 г.

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]

[ 5 ]

[ 6 ]

[ 7 ]

[ 8 ]

[ 9 ]

[ 10 ]

[ 11 ]

[ 12 ]

[ 13 ]

[ 14 ]

[ 15 ]

[ 16 ]

[ 17 ]

[ 18 ]