Виртуальный офис
— Виртуальный офис это часть индустрии гибкого рабочего пространства, которая предоставляет предприятиям любую комбинацию услуг, помещений и/или технологий, при этом эти предприятия не несут капитальных затрат на владение или аренду традиционного офиса.
Виртуальный офис могут использовать предприниматели, фрилансеры и малые предприятия, которые не нуждаются или не могут себе позволить традиционное офисное помещение. Его также могут использовать более крупные компании, которые хотят разместить свое присутствие в определенном месте без заключения долгосрочной аренды.
Некоторые провайдеры виртуальных офисов предлагают дополнительные услуги, такие как аренда конференц-залов, административная поддержка и услуги администратора. Эти услуги обычно предоставляются удаленно, но у некоторых провайдеров виртуальных офисов есть физическое офисное пространство, где клиенты могут иметь доступ к этим услугам. Это может быть привлекательным вариантом для компаний, которые хотят создать профессиональный имидж без затрат на постоянный офис.
Услуги виртуальных офисов начались в 1960-х годах как обслуживаемые офисы и развивались вместе с технологиями, включив в себя широкий спектр услуг по персоналу, физическому пространству, цифровому хранению и связи. [1] Клиенты платят контрактную плату за эти услуги, которые могут предлагаться по меню, в виде пакетов или членской подписки. Эта концепция популярна среди компаний любого размера, включая индивидуальных предпринимателей. Одним из основных преимуществ виртуального офиса является гибкость, которую он предлагает сотрудникам и фрилансерам для работы из дополнительного офиса, домашнего офиса , удаленного местоположения или даже в пути с помощью мобильного устройства. В то же время компания может предложить своим клиентам и сотрудникам стабильный домашний офис с доступом к таким удобствам, как администратор, конференц-залы, рабочее место, почтовые ящики, печать и факс по постоянному адресу, которые принадлежат и обслуживаются виртуальным офисом. поставщику или третьей стороне.
В 2021 году ряд компаний намеревались решить проблемы виртуальных встреч. Это привело к появлению программного обеспечения для виртуального офиса. Говоря о компании, имеющей виртуальный офис, имеется в виду уже не стандартный набор бизнес-услуг. Скорее, это виртуальное пространство, где сотрудники могут собираться и заниматься бизнес-деятельностью. [ нужна ссылка ]
Поставщики виртуальных офисов также могут включать цифровой капитал, такой как облачное хранилище , веб-хостинг , электронная почта и другие веб-приложения. [ нужна ссылка ]
Также, согласно исследованию, отношения и политика работодателей на виртуальной платформе влияют на личную жизнь и производительность их сотрудников. Сотрудники будут более продуктивными, если они верят, что компания им доверяет, признает их, заботится о них и получает необходимое обучение (включая онлайн-процессы и т. д.), управление проектами и поддержку для продуктивного выполнения своих задач. Когда сотрудникам не нужно тратить время, деньги или ресурсы на транспорт между домом и работой, это положительно влияет на производительность сотрудников. Именно поэтому возникла необходимость создания соответствующей программной среды, обеспечивающей функционирование этих процессов. [2]
История
[ редактировать ]Концепция виртуального офиса зародилась до и во время промышленной революции , когда были проведены параллели с современными стилями работы, в частности с работой на дому. [3] Концепция виртуального офиса представляет собой развитие традиционного офиса для руководителей . офиса для руководителей Поскольку аренда становилась все более непрактичной для определенных типов и этапов бизнеса, она, естественно, открыла дверь для концепции виртуального офиса. [4]
В середине 20-го века специалисты и руководители начали изучать способы более эффективного использования растущей стоимости недвижимости, персонала и другого капитала. Ниже приведены некоторые вехи в эволюции виртуального офиса, а также появление технологий, которые помогают формировать отрасль. [ нужна ссылка ]
| Год | Событие |
|---|---|
| 1962 | Была создана первая известная обслуживаемая офисная компания OmniOffices Group. |
| 1966 | Обслуживаемые офисы и апартаменты для руководителей были арендованы компанией Fegen Law Suites. Это включало в себя большие блоки офисных помещений с меблированными люксами, службами приема, ответа на телефонные звонки, фотокопии, конференц-залы и юридическую библиотеку . |
| 1972 | ARPANET , предшественник Интернета, стал общедоступным, соединив 40 компьютеров в разных местах. |
| 1973 |
|
| 1974 | Ученые из Института инженеров по электротехнике и электронике разработали протокол управления передачей / Интернет-протокол (TCP/IP), который позволяет различным сетям взаимодействовать друг с другом. |
| 1978 | Альф Муфарридж основал компанию Servcorp в Сиднее. Чтобы сократить свои накладные расходы , он начал делить свои офисные помещения премиум-класса, секретарей и служащих с другими растущими предприятиями. Servcorp вывела свою концепцию виртуального офиса на международный уровень в 1980 году, а в 1999 году стала публичной компанией. [7] |
| 1981 | Выпущенный 1 апреля, The Osborne 1 стал первым успешным портативным компьютером , разработанным Адамом Осборном . Хотя для него по-прежнему требовался источник питания, он считался портативным, поскольку его можно было легко транспортировать. Это был первый шаг к тому, чтобы позволить профессионалам работать вне офиса. |
| 1982 |
|
| 1983 | Крис Керн ввёл термин «виртуальный офис» в своей колонке в сентябрьском номере журнала American Way за 1983 год . Керн использовал этот термин, чтобы описать возможность «ведения бизнеса в пути» благодаря портативным компьютерам. [9] |
| 1984 | Первый персональный цифровой помощник (КПК) — «Органайзер » был выпущен компанией Psion . |
| 1989 |
|
| 1990 | Первая поисковая система Интернета была разработана Университетом Макгилла . |
| 1991 | Всемирная паутина стала достоянием общественности. Также была разработана первая веб-камера , расположенная в Кембриджском университете . |
| 1992 |
|
| 1994 | Ральф Грегори представил виртуальные офисы как возможность франчайзинга в США, превратив бизнес в индустрию. |
| 1995 | Был придуман девиз: «Работа — это то, что ты делаешь, а не то, куда ты путешествуешь». [11] Варианты этого девиза включают: «Работа — это то, что мы делаем, а не то, где мы находимся». [12] |
| 1998 | На церемонии открытия зимних Олимпийских игр в Нагано , Япония, Сейджи Одзава использовал видеоконференцсвязь на базе IP для исполнения « Оды к радости» из Девятой симфонии Бетховена одновременно на пяти континентах в режиме, близком к реальному времени. |
| 2000 | Первый телефон на базе Symbian, смартфон Ericsson R380 с сенсорным экраном , был выпущен в 2000 году и стал первым устройством, продаваемым как « смартфон ». Он объединил КПК с мобильным телефоном. |
| 2003 | Skype стал общедоступным, что позволяет бесплатно общаться по IP с использованием микрофона, веб-камеры и обмениваться мгновенными сообщениями с отдельными потребителями. |
| 2005 | Официальное первое « Коворкинг- пространство» открыл в Сан-Франциско Брэд Нойберг. В том же году в Лондоне открылся первый Impact Hub коворкинг . |
| 2006 | Фрэнк Коттл представил концепцию оптовой продажи виртуальных офисов и услуг сторонним ритейлерам. Это вызвало приток компаний виртуальных офисов, которые работают до сих пор. |
| 2019 | В связи с пандемией COVID-19 возникла необходимость создания качественного программного обеспечения для постоянной удаленной работы. [13] |
| 2021 | Разработка многочисленного программного обеспечения для виртуальных офисов. Это программное обеспечение призвано воспроизвести преимущества физического офиса в виртуальной среде. Компании внедрили это программное обеспечение, потому что считают, что оно помогает улучшить корпоративную культуру, сотрудничество и прозрачность. [14] |
Предпосылки для распространения виртуальных офисов
[ редактировать ]Наиболее значимым фактором распространения виртуальных офисов стал вынужденный переход на удаленную работу во время пандемии COVID-19.
Общество быстро внедрило удаленную работу, поэтому новые технологии и операционные системы необходимо адекватно тестировать и обучать. [15]
Общение и знакомство с другими членами команды происходят естественным образом, когда все работают в одном месте, поэтому при удаленной работе сотрудникам и руководителям приходится прилагать больше усилий для поддержания отношений с коллегами. Новым сотрудникам необходимо изучать организационные привычки, даже работая удаленно. [16]
Услуги
[ редактировать ]Инфраструктура виртуального офиса может включать в себя множество физических мест и услуг, а также цифровые услуги. Инфраструктура является общей для отдельных лиц и организаций, что позволяет более эффективно использовать ресурсы. Это дает пользователям возможность арендовать или использовать только те услуги, которые им необходимы. [ нужна ссылка ]
Физический
[ редактировать ]
- Деловой адрес
- Почтовые услуги (получение, получение и/или пересылка)
- Конференц-залы
- Рабочее место и личные кабинеты
- Печать и сопутствующие услуги, такие как копирование , переплет , отправка по факсу, сканирование , ламинирование и уничтожение .
- Услуги администратора и автоответчика
- Место для хранения
- Фотостудия
Цифровой
[ редактировать ]- Номер телефона
- Интернет-телефонная система (VoIP)
- Виртуальные помощники
- Виртуальные администраторы
- Домены веб-сайтов и электронная почта
- Мгновенные сообщения, чат и другие веб-платформы RTC
- Видеоконференции, включая хостинг вебинаров или другие платформы для совместного использования экрана
- Цифровое онлайн-хранилище
- Инструменты управления проектами
- Облачные приложения (например, Google Docs , Sheets и Slides или Office 365 )
Новые тенденции
[ редактировать ]Коворкинг — это связанная с этим тенденция в гибких рабочих пространствах, в которой упор делается на взаимодействие пользователей друг с другом для создания организационной культуры без работы в одной компании. Подобно виртуальным офисам, коворкинги предлагают обслуживаемые рабочие места, и клиенты могут использовать их по мере необходимости.
Технология виртуальной реальности — еще одна тенденция, которая вскоре может повлиять на виртуальные офисы. Приложения виртуальной реальности позволяют создавать офисные помещения, которые представляют собой физические пространства в виртуальном мире, где пользователи могут встречаться и работать бок о бок. [17]
См. также
[ редактировать ]Ссылки
[ редактировать ]- ^ «Интервью: Маркус Муфарридж, главный операционный директор Servcorp, о новаторских виртуальных офисах | AllWork.Space» . AllWork.Space . 31 марта 2016 года . Проверено 6 сентября 2018 года .
- ^ Ратнавира, Дхаршана; Джаятхилака, Руван (19 ноября 2021 г.). «В пользу сотрудников или нет? Влияние платформы виртуального офиса на баланс между работой и личной жизнью» . ПЛОС ОДИН . 16 (11): e0260220. дои : 10.1371/journal.pone.0260220 . ISSN 1932-6203 . ПМЦ 8604353 .
- ^ Вакнин, Сэм. «Разрыв в труде – VI. Будущее сферы труда» . samvak.tripod.com . Проверено 6 сентября 2018 года .
- ^ Макдональд, Питер; «Будущий офис «виртуально» здесь». BCBR, май 1996 г., Vol. 15, Выпуск №5
- ^ «Рост юридического виртуального офиса | Law Firm Suites» . Юридическая фирма Suites | Общий офис в Нью-Йорке | Аренда виртуального офиса на Манхэттене . 18 сентября 2015 г. Проверено 6 сентября 2018 года .
- ^ «JALA International: биография Джека Ниллса» . www.jala.com .
- ^ «О Servcorp – глобальном поставщике офисных помещений и виртуальных офисов» . www.servcorp.com . Проверено 6 сентября 2018 года .
- ^ Маркофф, Джон (12 июля 1982 г.). « Виртуальный офис может находиться практически где угодно» . Инфомир . Том. 4, нет. 27. с. 32.
- ^ «Мое Слово!» . www.chriskern.net . Проверено 6 сентября 2018 года .
- ^ «Поиск торговой марки – Ведомство интеллектуальной собственности» . товарные знаки.ipo.gov.uk . Проверено 6 сентября 2018 года .
- ^ Леонхард, Вуди (1995). Подпольное руководство по удаленной работе: немного неверный совет, как оставить крысиные бега позади . Ридинг, Массачусетс: Паб Addison-Wesley. ISBN 0-201-48343-2 . OCLC 32468688 .
- ^ Обоснование Конгресса за 1998 финансовый год . Управление общего обслуживания. 20 марта 1997 г. ADA343841 - через Центр технической информации Министерства обороны.
- ^ Митчелл, Трэвис (9 декабря 2020 г.). «Как вспышка коронавируса изменила – и не изменила – способ работы американцев» . Проект социальных и демографических тенденций исследовательского центра Pew . Проверено 14 февраля 2023 г.
- ^ Ву, Эрин (6 июля 2021 г.). «Работа дома или в офисе? В любом случае, для этого есть стартап» . Нью-Йорк Таймс . ISSN 0362-4331 . Проверено 14 февраля 2023 г.
- ^ Келли Джексон, Марис (март 2022 г.). «Работа удаленно: как руководители организаций и специалисты по правам человека использовали теорию экспериментального обучения во время пандемии COVID-19?» . Новые горизонты в образовании взрослых и развитии человеческих ресурсов . 34 (2): 44–48. дои : 10.1002/nha3.20351 . ISSN 1939-4225 . ПМЦ 9349552 .
- ^ Харпелунд, Кристиан (2019). Адаптация: быстрый старт новым сотрудникам . Мортен Хойберг, Каспер Ульф Нильсен. ISBN 978-1-78769-581-8 . OCLC 1082208213 .
- ^ Д., София (27 ноября 2017 г.). «Создание офисного здания виртуальной реальности для удаленных сотрудников» . Видеоконференции ежедневно .