Управление жизненным циклом информации

Управление жизненным циклом информации ( ILM ) относится к стратегиям администрирования хранения данных систем на вычислительных устройствах.

ILM – это практика применения определенных политик для эффективного управления информацией . Эта практика возникла из управления информацией в физических формах, таких как бумага, микрофильмы , негативы, фотографии, аудио- или видеозаписи и другие активы.

ILM включает в себя каждую фазу «записи» от ее начала до конца. И хотя оно обычно применяется к информации, которая соответствует классическому определению записи (и, следовательно, относится к управлению записями ), оно применимо ко всем информационным активам. За время своего существования информация может стать записью, будучи идентифицированной как документирующая деловую операцию или удовлетворяющая деловую потребность. В этом смысле ILM является частью общего подхода к управлению корпоративным контентом .

Однако в более общей перспективе термин «бизнес» следует понимать в широком смысле и не привязывать его к прямому коммерческому или предпринимательскому контексту. Хотя считается, что большинство записей имеют отношение к бизнесу предприятия, не все таковыми являются. Большая часть записанной информации служит для документирования события или критической точки истории. Примерами таких данных являются записи о рождении, смерти, медицинские/медицинские и образовательные записи. Электронная наука , например, является областью, в которой ILM стал актуальным.

В 2004 году Ассоциация индустрии сетей хранения данных от имени индустрии информационных технологий (ИТ) и хранения информации попыталась дать новое, более широкое определение управлению жизненным циклом информации (ILM). Часто цитируемый ^{[ кем? ]} В определении, опубликованном в октябре на конференции Storage Networking World в Орландо, штат Флорида, говорится, что «ILM состоит из политик , процессов, практик и инструментов, используемых для согласования деловой ценности информации с наиболее подходящей и экономически эффективной ИТ-инфраструктурой». с момента зарождения информации до ее окончательного размещения». ^[1] С этой точки зрения информация согласовывается с бизнес-процессами посредством политик управления и уровней обслуживания, связанных с приложениями, метаданными, информацией и данными.

Политика

Политика ILM состоит из всеобъемлющих политик хранения и информации, которые управляют процессами управления. Политика диктуется бизнес-целями и движущими силами. Таким образом, политики обычно связаны с общей структурой ИТ управления и управления ; процессы контроля изменений ; требования к доступности системы и времени восстановления ; и соглашения об уровне обслуживания (SLA).

Оперативный

Эксплуатационные аспекты ILM включают резервное копирование и защиту данных ; аварийное восстановление , восстановление и перезапуск; архивирование и долгосрочное хранение; репликация данных ; а также повседневные процессы и процедуры, необходимые для управления архитектурой хранения.

Инфраструктура

Инфраструктурные аспекты ILM включают логическую и физическую архитектуру; приложения , зависящие от платформ хранения данных; безопасность хранения; и центра обработки данных ограничения . В области приложений взаимосвязь между приложениями и требованиями к производству, тестированию и разработке обычно наиболее важна для ILM.

Функциональность

Для целей деловой документации выделяют пять этапов. ^{[ кем? ]} как часть континуума жизненного цикла, за одним исключением. Это:

Создание и получение
Распределение
Использовать
Обслуживание
Расположение

Создание и получение касается записей с момента их создания. Это может включать их создание членом организации на различных уровнях или получение информации из внешнего источника. Сюда входит корреспонденция, формы, отчеты, рисунки, компьютерный ввод/вывод или другие источники.

Распространение — это процесс управления информацией после ее создания или получения. Это включает как внутреннее, так и внешнее распространение, поскольку информация, покидающая организацию, становится записью транзакции с другими.

Использование происходит после того, как информация распространяется внутри компании, и может генерировать бизнес-решения, документировать дальнейшие действия или служить другим целям.

Техническое обслуживание – это управление информацией. Это может включать в себя такие процессы, как регистрация, поиск и передача. Хотя понятие «хранение» предполагает помещение информации в установленный контейнер и оставление ее там, здесь требуется нечто большее. Регистрация на самом деле представляет собой процесс упорядочения информации в заранее определенной последовательности и создания системы управления ею для ее полезного существования внутри организации. Неспособность установить надежный метод хранения информации делает ее извлечение и использование практически невозможным. Передача информации относится к процессу ответа на запросы, извлечения из файлов и предоставления доступа пользователям, уполномоченным организацией иметь доступ к информации. После удаления из файлов информация отслеживается с помощью различных процессов, чтобы гарантировать ее возвращение и/или доступность для других лиц, которым может потребоваться доступ к ней.

Удаление — это практика обработки информации, к которой обращаются реже или к которой уже соблюдены установленные сроки хранения. Записи, к которым обращаются реже, можно рассмотреть для перемещения в «хранилище неактивных записей» до тех пор, пока не истечет установленный для них срок хранения. «Хотя небольшой процент организационной информации никогда не теряет своей ценности, ценность большей части информации имеет тенденцию снижаться с течением времени, пока она не перестанет иметь ценность ни для кого и ни для каких целей. Ценность почти всей деловой информации достигает наибольшей вскоре после ее создания и обычно остается активным в течение короткого времени — от одного до трех лет или около того — после чего его важность и использование снижается. Затем запись переходит в полуактивное и, наконец, в неактивное состояние». ^[2] Сроки хранения основаны на создании графика хранения для конкретной организации на основе исследования нормативных, законодательных и юридических требований к управлению информацией для отрасли, в которой работает организация. Дополнительные элементы, которые следует учитывать при установлении срока хранения, — это любые бизнес-потребности, которые могут превышать эти требования, а также учет потенциальной исторической, внутренней или непреходящей ценности информации. Если информация удовлетворила все эти потребности и больше не считается ценной, от нее следует избавиться способами, соответствующими ее содержанию. Это может включать в себя обеспечение того, чтобы другие не могли получить доступ к устаревшей или устаревшей информации, а также меры по защите частной жизни и конфиденциальности».

Долгосрочные записи – это записи, которые, как установлено, имеют постоянную ценность для организации. В зависимости от периода, установленного в графике хранения, они могут храниться в течение 25 лет или дольше или даже могут быть назначены «бессрочные» или «постоянные» сроки хранения. Термин «постоянный» используется гораздо реже за пределами федерального правительства, поскольку невозможно установить требование в отношении такого периода хранения. Необходимо обеспечить управление записями, имеющими постоянную ценность, с использованием методов, обеспечивающих их постоянную доступность в течение всего времени их хранения. Хотя это относительно легко сделать с записями на бумажном носителе или микрофильмах, обеспечив соответствующие условия окружающей среды и адекватную защиту от потенциальных опасностей, с записями в электронном формате это сделать сложнее. Существуют уникальные проблемы, связанные с обеспечением того, чтобы формат, в котором они создаются/записываются, оставался жизнеспособным, а носитель, на котором они хранятся, оставался доступным. Носители информации подвержены как деградации, так и устареванию в течение своего срока службы, и поэтому необходимо установить политику и процедуры для периодического преобразования и миграции информации, хранящейся в электронном виде, чтобы гарантировать, что она остается доступной в течение требуемых периодов хранения.

Исключения возникают из-за неповторяющихся проблем, выходящих за рамки обычных повседневных операций. Одним из примеров этого является юридическое удержание, приостановка судебного разбирательства или юридическое замораживание по запросу адвоката. Далее диспетчер записей установит юридическое удержание внутри приложения управления записями, что предотвратит постановку файлов в очередь для удаления.

См. также

Сноски

^ Цитируется в: Фрэнсис, Боб. «SNIA определяет определение ILM». Инфомир . 1 ноября 2004 г.: 14.
^ Стивенс, 2007, стр.34.

Ссылки

Стивенс, Дэвид О. Управление документацией: переход от бумажного к электронному . Оверленд-Парк, Канзас: ARMA International, 2007.

Внешние ссылки

Федеральные правила США об обнаружении информации, хранящейся в электронном виде (ESI)

[1] Цитируется в: Фрэнсис, Боб. «SNIA определяет определение ILM». Инфомир . 1 ноября 2004 г.: 14.

[Stephens-2] Стивенс, 2007, стр.34.

[1]

[2]