Административный помощник

Лицо, ответственное за оказание различных видов административной помощи, называется административным помощником ( admin Assistant ) или иногда специалистом по административной поддержке . ^[1]^[2] В большинстве случаев она идентична современной версии должности секретаря или является отдельной специальностью секретарских обязанностей.

Должностные обязанности

Помощники администратора выполняют канцелярские обязанности практически во всех отраслях. Некоторые помощники по административным вопросам, например, работающие в юридической сфере, могут быть более специализированными, чем другие. Большинство обязанностей помощника по административным вопросам связаны с управлением и распространением информации в офисе . Обычно это включает в себя ответы на телефонные звонки, ведение заметок и ведение файлов. Административные помощники также могут отвечать за отправку и получение корреспонденции, а также за приветствие клиентов и заказчиков . ^[3]

Бухгалтерия

Помощникам администратора в некоторых офисах может быть поручено контролировать и регистрировать расходы. Обязанности могут варьироваться от создания электронных таблиц до отчетности о расходах офис-менеджеру . Таким образом, от некоторых помощников по административным вопросам может потребоваться знание программного обеспечения для офисного бухгалтерского учета, такого как Microsoft Excel .

Планирование и составление расписания

Планирование таких мероприятий, как заседания совета директоров и обеды, также может входить в обязанности помощников администратора. Для этого может потребоваться изучить цены поставщиков или узнать о наличии участников. Другие обязанности могут включать в себя назначение встреч и подготовку презентационных материалов.

Документация

Помощники администратора также могут помочь сотрудникам офиса с документацией. Помимо хранения, организации и управления файлами, помощникам может потребоваться печатать, редактировать и корректировать документы. Некоторым помощникам может потребоваться диктовать или записывать протоколы заседаний .

Специализированные должностные обязанности

От административных помощников в некоторых областях может потребоваться наличие обширных профессиональных знаний. Соответственно, обязанности этих помощников могут быть более специализированными. Например, помощникам юристов и административных работников может потребоваться глубокое понимание юридической терминологии и процедур, а помощникам врачей может потребоваться хорошо разбираться в работе со страховыми компаниями и чтении медицинских заключений.

В этой роли их также называют специалистами административной поддержки.

Информация о перспективах трудоустройства и зарплате

в период с 2012 по 2022 год ожидался средний рост занятости секретарей и административных помощников на 12% По данным Бюро статистики труда США (BLS), . По данным BLS, генеральные секретари и помощники по административным вопросам, не являющиеся юридическими, медицинскими или исполнительными секретарями, в 2018 году получали среднюю годовую заработную плату в размере 52 840 долларов США.

Обеспечение обслуживания клиентов
Управление инвентаризацией активов и материалов, поиск поставщиков (поставщиков) и выставление счетов-фактур.
Планирование и координация встреч и презентаций , интервью , мероприятий и других подобных мероприятий.
Отправка и получение почты и посылок
Отправка факсов и электронных писем
Управление документами и файлами
Отправка и получение документов для компании
Ответ на телефонный звонок
Помощь в различных повседневных операциях
Работа с различными офисными машинами, такими как копировальные аппараты и компьютеры.
Приветствие гостей и посетителей

Ожидания работодателя

Работодатели ищут работников со знаниями, сочетанием навыков, личных качеств и взглядов. Они включают в себя:

Быть хорошо организованным
Быть вежливым
Надежность
Сильная трудовая этика
Производительность
Профессионализм
Навыки решения проблем и критического мышления
Хорошие технические, межличностные и коммуникативные навыки
Ориентация на клиента
Осмотрительность
Многозадачность
Навыки командной работы и сотрудничества ^[4]
Тайм-менеджмент

Ссылки

^ «Информация о вакансии административного помощника | Национальная служба карьеры» . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 27 января 2012 г. Проверено 8 декабря 2013 г.
^ «Найдите работу на CareerBuilder.com» . MSn.careerbuilder.com. 13 декабря 2010 г. Архивировано из оригинала 09.11.2013 . Проверено 8 декабря 2013 г.
^ «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США» . Bls.gov. 29 марта 2012 г. Проверено 8 декабря 2013 г.
^ Профессиональный администратор Фултон-Калкинс Рэнкин Шумак

Внешние ссылки

iaap - Международная ассоциация административных специалистов. Архивировано 16 февраля 2015 г. в Wayback Machine.

[1] «Информация о вакансии административного помощника | Национальная служба карьеры» . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 27 января 2012 г. Проверено 8 декабря 2013 г.

[2] «Найдите работу на CareerBuilder.com» . MSn.careerbuilder.com. 13 декабря 2010 г. Архивировано из оригинала 09.11.2013 . Проверено 8 декабря 2013 г.

[3] «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США» . Bls.gov. 29 марта 2012 г. Проверено 8 декабря 2013 г.

[4] Профессиональный администратор Фултон-Калкинс Рэнкин Шумак

[1]

[2]

[3]

[4]