Управление офисом

Управление офисом — это профессия, включающая проектирование, внедрение, оценку и поддержание процесса работы в офисе или другой организации с целью поддержания и повышения эффективности и производительности .

Таким образом, управление офисом является частью общего управления бизнесом, а поскольку элементами управления являются прогнозирование и планирование, организация, командование, контроль и координация, офис является частью общей функции управления.

Управление офисом — это метод планирования, организации, координации и контроля офисной деятельности с целью достижения бизнес-целей, который касается эффективного и результативного выполнения офисной работы. Успех бизнеса зависит от эффективности его офиса. Объем бумажной работы в офисах в наши дни многократно увеличился из-за индустриализации, демографического взрыва, государственного контроля и применения различных налоговых и трудовых законов к любому коммерческому предприятию. Эффективность и результативность, являющиеся ключевыми словами в управлении, достигаются только за счет правильного планирования и контроля деятельности, сокращения офисных расходов и координации всей деятельности бизнеса.

Проще говоря, офисное управление можно определить как «отдельный процесс планирования, организации, укомплектования персоналом, руководства, координации и контроля офиса с целью облегчить достижение целей любого коммерческого предприятия». Это определение показывает управленческие функции административного менеджера. На следующей диаграмме показаны различные элементы или функции процесса управления офисом.

Важность офисного управления

Следующий момент проливает свет на важность офисного управления:

(i) Помогает в достижении целей

Цели или задачи — это результаты в количественном выражении, которые должны быть достигнуты в определенный момент времени. Менеджмент заставляет людей осознать поставленные цели и направляет их усилия на достижение этих целей.

(ii) Оптимальное использование ресурсов

Управление помогает эффективно использовать ресурсы. Менеджеры оптимистично используют ограниченные ресурсы. Менеджеры обеспечивают координацию и интеграцию различных ресурсов. Именно менеджмент направляет сотрудников офиса в использовании ресурсов.

(iii) Минимизация затрат

Расходы на офис можно сократить под руководством и контролем эффективного управления. Управление офисом заботится о том, чтобы офисная деятельность выполнялась наилучшим и дешевым способом. Снижение затрат является одним из объектов управления, которого можно достичь за счет упрощения и механизации труда. Благодаря лучшему планированию, разумной организации и эффективному контролю руководство позволяет концерну сократить затраты и подготовить предприятие к жесткой конкуренции.

(iv) Бесперебойный ход работы

Бесперебойный поток работ возможен только при правильном планировании и контроле. Руководство обеспечивает эффективную и бесперебойную работу.

(v) Помогает поддерживать эффективность офиса

Менеджмент помогает поддерживать эффективность работы офиса. Менеджер не только действует и дает результаты, но может делать это наиболее эффективным образом, чтобы способствовать получению прибыли.

(vi) Управление выживанием и ростом

Менеджмент должен играть важную роль в поддержании существования организации. Изменения в технологиях и методах необходимо предвидеть и адаптировать для выживания и роста. Только менеджмент может сделать это и формирует предприятие в такой меняющейся среде.

(vii) Обеспечивает инновации

Инновации – это поиск новых, отличающихся и лучших методов выполнения существующей работы. Для планирования и управления инновациями важную роль должен играть менеджмент. Предложения клиентов, информация от продавцов, пристальное наблюдение за деятельностью конкурентов являются источником инноваций.

(viii) Помогает сохранить таланты и привить чувство лояльности сотрудникам офиса.

Эффективное управление помогает удерживать талантливых и трудолюбивых сотрудников, обеспечивая им комфортные условия труда. Менеджер должен мотивировать своих сотрудников, признавая и ценя их таланты.

(ix) Обеспечивает лидерство

Руководство обеспечивает лидерство, оказывая влияние и направляя офисный персонал. Менеджеры влияют на своих подчиненных, чтобы они охотно работали для достижения целей организации.

(x) Управление изменениями

Важность офисного управления заключается в том, что оно помогает планировать изменения и внедрять их в нужное время и в нужном порядке. Из-за изменений в технологических методах, рабочие процедуры и т. д. должны быть изменены в целях повышения эффективности и экономии. Люди сопротивляются изменениям из-за непонимания причин изменений и отсутствия обучения новым методам. Менеджмент помогает минимизировать сопротивление людей и действует как агент перемен.

(xi) Поддержание связей с общественностью

Управление офисом помогает улучшить связи с общественностью и повысить репутацию предприятия путем рассмотрения жалоб потребителей и широкой общественности.

(xii) Социальные льготы

Управление выгодно не только предприятиям, но и различным слоям общества. Он обеспечивает и поддерживает связи с различными типами поставщиков, банками, страховыми компаниями, государственными ведомствами и широкой общественностью. Предоставляя свои услуги, оно приносит пользу обществу в целом.

Функции

Офис-менеджер отвечает за мониторинг и анализ систем, обычно уделяя особое внимание конкретным результатам, таким как улучшение сроков, текучести кадров, результатов, продаж и т. д. Он может контролировать или управлять командой администраторов, распределяя роли, нанимая и обучая, а также выдавая задания и проекты. Таким образом, роли разнообразны и часто включают в себя обязанности по широкому спектру функций, таких как:

Личные компетенции, полезные в этой роли: навыки решения проблем, хорошие способности принимать решения, честность, находчивость, креативность, напористость, гибкость, навыки тайм-менеджмента и способность справляться с давлением.

См. также

Дальнейшее чтение

Галлоуэй, Ли (1922). Офисное управление, его принципы и практика: организация, расположение и работа с особым вниманием к найму, обучению и оплате офисных работников . Рональд Пресс. OCLC 552410934 .