Минуты
Протоколы , также известные как протоколы заседаний (аббревиатура МОМ ), протоколы или, неофициально, заметки , представляют собой мгновенную письменную запись встречи или слушания . Обычно они описывают события собрания и могут включать список участников, описание действий, рассматриваемых участниками, а также соответствующие ответы или решения по мероприятиям.
Этимология
[ редактировать ]Название «минуты», возможно, происходит от латинской фразы minuta scriptura (буквально «небольшое письмо»), означающей «грубые записи». [1]
Создание
[ редактировать ]Протокол может вестись во время собрания машинисткой или судебным репортером , который может использовать стенографическую запись, а затем подготовить протокол и впоследствии выдать его участникам. В качестве альтернативы собрание может быть записано на аудио или видео , или назначенный или неофициально назначенный группой секретарь может делать заметки, а протокол подготавливается позже. Многие правительственные учреждения используют программное обеспечение для записи протоколов для записи и подготовки всех протоколов в режиме реального времени .
Цель
[ редактировать ]Протоколы — это официальный письменный протокол заседаний организации или группы. Они не являются стенограммами этих заседаний. Согласно «Новым пересмотренным правилам порядка» Роберта (RONR), протокол должен содержать в основном запись о том, что было сделано на собрании, а не о том, что было сказано участниками. [2] [3] [4] В организации могут быть свои правила относительно содержания протокола.
Для большинства организаций или групп важно, чтобы протоколы были краткими и включали только краткое изложение решений. [2] Стенографический отчет (стенограмма ) обычно бесполезен. Если этого не требуют правила организации, краткое изложение обсуждений на собрании не является ни необходимым, ни уместным. [2]
Протоколы определенных групп, например корпоративного совета директоров , должны храниться в архиве и являются важными юридическими документами. [5] [6] [7] Протоколы заседаний совета директоров ведутся отдельно от протоколов общих собраний членов той же организации. [8] Также протоколы исполнительных заседаний могут вестись отдельно. [9] Комитеты не обязаны вести официальные протоколы, хотя могут делаться и менее формальные записи. [10] Официальными отчетами комитетов являются отчеты, представляемые их вышестоящему органу.
Формат
[ редактировать ]Формат протокола может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие рекомендации. [11] [12] [13] Правила порядка Роберта содержат образец протокола. [14]
Как правило, протокол начинается с названия органа, проводящего собрание (например, совета директоров), а также может включать место, дату, список присутствующих и время, когда председатель объявил собрание к порядку. [15]
Поскольку основной функцией протоколов является запись принятых решений, все официальные решения должны быть включены. Если официальное предложение предложено и поддержано, то (независимо от того, будет ли оно принято) это записывается. [16] голосования Также могут быть включены результаты . [17] В той части протокола, где рассматривается обычное ходатайство, может быть просто отмечено, что конкретное ходатайство было «выдвинуто Энн и принято». Не обязательно указывать имя человека, поддержавшего предложение. [16] Если включен подсчет, достаточно записать количество людей, проголосовавших за и против предложения. [17] однако просьбы участников записать свои голоса поименно могут быть разрешены. Если решение принимается поименным голосованием , то все отдельные голоса записываются поименно. [17] Если это сделано по общему согласию без формального голосования, то этот факт может быть зафиксирован.
Протокол может заканчиваться отметкой о времени, когда заседание было перенесено. [18] [19]
Протоколы иногда передаются лицом, ответственным за них (часто секретарем), на последующем заседании для рассмотрения. Традиционная заключительная фраза - «С уважением представлен» (хотя это уже не распространено), за которой следует подпись офицера, его или ее напечатанное (или напечатанное) имя и его или ее должность. [19] [20] Эта заключительная фраза возникла из «соответственно представлено», выражая утверждение о том, что порядок, в котором различные события зафиксированы в протоколе, соответствует порядку, в котором они происходили во время фактического заседания.
Обычно одним из первых пунктов порядка работы или повестки дня собрания является чтение и утверждение протокола предыдущего собрания. Если члены группы согласны (обычно по единогласному согласию ), что письменные протоколы отражают то, что произошло на предыдущем собрании, то они утверждаются, а факт их одобрения фиксируется в протоколе текущего собрания. [21] При наличии существенных ошибок или упущений протокол может быть переработан и представлен повторно позднее. Незначительные изменения могут быть внесены немедленно с использованием обычных процедур внесения поправок , а измененный протокол может быть утвержден «с поправками». [21] Обычно целесообразно разослать проект протокола всем членам заблаговременно до собрания, чтобы собрание не задерживалось из-за чтения проекта. [19]
См. также
[ редактировать ]Ссылки
[ редактировать ]Цитаты
[ редактировать ]- ^ «Минуты» . etymonline.com . Проверено 15 июня 2019 г.
- ^ Jump up to: а б с «Часто задаваемые вопросы о РОНР (Вопрос 15)» . Официальный веб-сайт правил порядка Роберта . Ассоциация правил Роберта . Проверено 15 декабря 2015 г.
- ^ Роберт 2011 , с. 468
- ^ Роберт III 2011 , с. 146
- ^ «Важность корпоративных протоколов» . Inc.com . Inc. , 13 июня 2000 г. Проверено 16 декабря 2015 г.
- ^ «Руководство по внутренним доходам – 4.35.2 Методы аудита доходов от бизнеса» . Irs.gov . Служба внутренних доходов . 5 мая 2006. Архивировано из оригинала 22 декабря 2015 года . Проверено 16 декабря 2015 г.
- ^ Карнс, Дэвид. «Как вести корпоративный протокол» . LegalZoom.com . ЮридическийZoom . Проверено 16 декабря 2015 г.
- ^ Роберт 2011 , с. 460
- ^ Роберт 2011 , с. 96
- ^ Роберт III 2011 , с. 162
- ^ Сильвестр, Нэнси. «Как вести протоколы совещаний» . Нэнси Сильвестр, Массачусетс, PRP, CPP-T. Архивировано из оригинала 20 февраля 2015 года . Проверено 16 декабря 2015 г.
- ^ Слотер, Джим. «Статья протокола» . Парламентарий и консультант по парламентским процедурам . Джим Слотер . Проверено 16 декабря 2015 г.
- ^ Дженнингс, К. Алан. «Протокол собрания по правилам Роберта» . Для чайников . Джон Уайли и сыновья . Проверено 16 декабря 2015 г.
- ^ Роберт 2011 , стр. 472–473.
- ^ Роберт III 2011 , с. 147
- ^ Jump up to: а б Роберт III 2011 , с. 148
- ^ Jump up to: а б с Роберт III 2011 , с. 149
- ^ Роберт 2011 , с. 470
- ^ Jump up to: а б с Роберт III 2011 , с. 150
- ^ Роберт 2011 , с. 471
- ^ Jump up to: а б «Часто задаваемые вопросы о РОНР (Вопрос 16)» . Официальный веб-сайт правил порядка Роберта . Ассоциация правил Роберта . Проверено 15 декабря 2015 г.
Источники
[ редактировать ]- Роберт, Генри М.; и др. (2011). правила порядка Роберта Недавно пересмотренные (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Да Капо Пресс. ISBN 978-0-306-82020-5 .
- Роберт III, Генри М.; и др. (2011). Краткое изложение недавно пересмотренных правил порядка Роберта (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Да Капо Пресс. ISBN 978-0-306-82019-9 .
Дальнейшее чтение
[ редактировать ]- Американский институт парламентариев (2014). Полное руководство по протоколам . Американский институт парламентариев. Архивировано из оригинала 14 октября 2016 г. Проверено 1 марта 2016 г.
- Национальная ассоциация парламентариев (2009 г.). Пути к мастерству: что было сделано на собрании: Путеводитель по протоколу . Независимость, Миссури: Национальная ассоциация парламентариев. ISBN 9781884048562 .
- Мина, Эли (2004). Руководство Мины по ведению минут . Ванкувер (Канада): Eli Mina Consulting. ISBN 978-0973442809 .
