Исходный заказ
Первоначальный порядок — это концепция теории архивирования , согласно которой группа записей должна храниться в том же порядке, в котором они были размещены создателем записи. Наряду с происхождением , первоначальный порядок является основным принципом архивной концепции уважения к фондам . Основная цель хранения записей в исходном порядке — сохранить дополнительную контекстную информацию о создателе записей и среде их создания. Первоначальный приказ также призывает архивариуса сохранять нейтралитет и не применять какую-либо интерпретацию к записям.
Принцип
[ редактировать ]Общества американских архивистов Глоссарий терминологии архивов и документации называет первоначальный порядок «фундаментальным принципом архивов» и ставит две основные цели: сохранение «взаимоотношений и доказательной значимости» записей и облегчение использования записей путем поддержания «механизмов создателя документации для доступ". [1] Определение SAA уточняет, что первоначальный порядок не обязательно является порядком записей при их доставке в архив; если что-то поступило в архив явно не по порядку, ожидается, что архив вернет элемент в исходное место. Если записи получены без какой-либо заметной организационной системы, архивариусу, возможно, придется создать первоначальный порядок. [2]
Порядок создания записей может предоставить важную информацию о намерениях создателя записей. Исходный порядок помогает сохранить нетронутым контекст записей, а некоторые записи могут рассказать всю свою историю только благодаря исходному контексту. Исследователи могут использовать этот контекст, чтобы лучше понять связь записей друг с другом, с их создателем или с тем, как они хранились, использовались или передавались до поступления в архивы. [3]
Еще одним преимуществом поддержания первоначального порядка является то, что оно сокращает количество времени, которое архивариусы должны тратить на обработку и упорядочивание новых записей по мере их поступления в коллекцию. [4] Вместо создания новой организационной системы, разработки новых метаданных или написания новых описаний архивисты могут использовать системы и описания, уже разработанные создателем, как указано в основополагающей статье « Больше продукта, меньше процесса ». [4]
, но не совпадает с ним Первоначальный порядок тесно связан с происхождением записи , что относится к происхождению создания или владения записью. Передовая практика требует не только сохранения исходного порядка, но и группировки записей в соответствии с их происхождением; записи, созданные разными людьми или организациями, не должны смешиваться, даже если они обсуждают одну и ту же тему.
История
[ редактировать ]Макса Лемана часто называют первым архивариусом, написавшим о принципе первоначального порядка, когда он разработал инструкции для Прусского тайного государственного архива в 1881 году. Первоначальный порядок, или Registraturprinzip , представлял для прусских архивистов самый простой способ поддерживать сложную структуру системы реестров Государственных архивов. [5] [6] [7] До этого многие архивы организовывали свои записи по формату, содержанию или хронологии. Многие разработали хронологические регистры, по сути представляющие собой последовательный список записей, который увеличивался по мере добавления в архив. Это часто затрудняло архивистам обработку и описание записей, особенно в больших коллекциях или когда им приходилось упорядочивать недатированные документы. [8]
Первое примечательное изложение практики первоначального порядка было представлено в « Руководстве по организации и описанию архивов» (также известном как «Голландское руководство» ) в 1898 году, где в главе, посвященной расположению архивных документов, пункт № 16 гласит: «Система организации должна основываться на первоначальной организации архивного фонда, которая в основном соответствует организации создавшего его административного органа». [9]
Эти принципы не предназначались для применения к личным документам, поскольку Голландское Руководство не рассматривало коллекцию личных документов человека как архив. В первом англоязычном руководстве по управлению архивами, опубликованном в 1937 году, сэр Хиллари Дженкинсон утверждал, что только «документы, которые являлись частью официальной транзакции и сохранялись для официального использования», квалифицируются как архивы. [10] Однако многие, хотя и не все, современные архивисты изменили свое мышление и рассматривают личные документы как архивы, заслуживающие того же обращения, что и правительственные или организационные документы. [11]
Критика
[ редактировать ]Многие архивисты критиковали принцип первоначального порядка. Т. Р. Шелленберг утверждал, что этот принцип возник в странах с реестровой системой архивного хранения, в которой регистраторы играли важную роль посредника между агентством или учреждением, создающим записи, и архивом, который их приобретал и сохранял. Наведение порядка этими регистраторами обеспечивало логическую и последовательную организацию записей до их доставки в архив. К 1960-м годам эта функция регистратора больше не существовала, и вместо этого записи часто передавались в архив без какой-либо последовательной или понятной системы организации. Шелленберг утверждал, что «обычно [архивариус] должен попытаться понять систему расположения, которая была изначально навязана документам, а не навязывать одно из своих предпочтений. Но он не должен испытывать угрызений совести по поводу перестановки серий по отношению друг к другу или отдельных записывайте в них элементы, если таким образом он сможет сделать записи более понятными и полезными». [5] Точно так же Фрэнк Боулс отметил, что соблюдение первоначального порядка означает приоритетность расположения записей создателями над системой, которая лучше всего подходит будущим пользователям и исследователям, и это может время от времени ограничивать возможность исследователей получать доступ к записям. [12]
Другие критики отмечают, что даже восстановление предполагаемого первоначального порядка может привести к стиранию доказательств управления группой документов после их первоначального создания и организации. [13] Податливый характер крупных организаций, в которых группы документов могут проходить через нескольких хранителей до их передачи в архив, может затруднить определение первоначального порядка. [14] Том Несмит далее утверждал, что первоначальный порядок не обязательно является постоянным на протяжении всего срока службы пластинки; поскольку записи перемещаются от одного хранителя к другому, до поступления в архив вполне вероятно, что порядок будет изменен таким образом, что архив больше не будет получать записи в том порядке, в котором они были созданы. [15] Продолжение использования архивной коллекции и постоянная обработка или реорганизация также могут повлиять на представления о том, что представляет собой «исходный» порядок и какая контекстная информация является приоритетной для сохранения. [16]
Некоторые архивисты полагают, что первоначальный порядок может быть менее применим к личным документам, поскольку более вероятно, что создатель этих записей не создавал и не хранил записи значимым образом. Дженнифер Михан, например, утверждает, что «архивисты должны по-другому понимать первоначальный порядок, чтобы адекватно понимать и контекстуализировать личные записи: вместо того, чтобы думать о нем как о цели, которую необходимо достичь, он мог бы лучше служить архивным целям, думая о нем как о средстве проведение расстановки и описания». [11] Другие утверждают, что хранение личных записей в их первоначальном порядке предоставляет важную контекстуальную информацию о личности или психическом состоянии создателя. [17] [18]
В цифровых архивах
[ редактировать ]В современную эпоху обилие оцифрованных записей создало новые проблемы для понимания и поддержания первоначального порядка.
Надпись, способ записи цифровых файлов на накопитель или диск, обычно хранит биты данных в непоследовательном порядке в зависимости от того, где доступно пространство. Биты должны быть собраны вместе и объединены в файл, имеющий значение для пользователя. Кроме того, каждый раз, когда осуществляется доступ к электронному файлу, он изменяется. программного обеспечения Эта новая информация, такая как дата «последнего сохранения» или временные файлы, созданные функцией автосохранения , также сохраняется в новых местах на диске. Цифровые записи с большей вероятностью будут иметь несколько версий в течение своего существования, чем физические записи — даже больше, чем может знать создатель, — что может затруднить определение исходного порядка. [19]
Основываясь на тематических исследованиях оцифрованных и изначально цифровых записей, Джейн Чжан описала несколько ключевых выводов о понятии первоначального порядка в цифровых архивах. Эти выводы включают в себя тот факт, что электронные записи могут иметь несколько вариантов первоначального порядка, поскольку они не имеют фиксированной системы организации; их можно реорганизовать на основе любого количества метаданных одним нажатием кнопки. Кроме того, метаданные, применяемые к электронным записям создателем, значительно упрощают автоматическую обработку и могут применяться к более низким уровням иерархической организации в электронных записях, позволяя находить отдельные элементы независимо от того, сохраняются ли они в исходном порядке создания. [20]
Поскольку концепция первоначального порядка в цифровых архивах настолько сложна, некоторые архивисты предложили разработать новые руководящие принципы, которые применимы к электронным записям, сохраняя при этом принципы, присущие уважению к фондам . Цзиньфан Ню утверждал, что «организация цифровых записей в гораздо меньшей степени связана с поддержанием физического порядка носителей информации, а больше связана с поддержанием концептуальных отношений между электронными записями, поскольку физический порядок цифровых записей часто необходимо изменять для хранения и целях сохранения». [21]
Ссылки
[ редактировать ]- ^ «Оригинальный заказ» . Глоссарий терминологии архивов и документации . Общество американских архивистов . Архивировано из оригинала 10 июня 2020 года . Проверено 15 февраля 2021 г.
- ^ «Восстановление первоначального порядка» . Глоссарий терминологии архивов и документации . Общество американских архивистов . Архивировано из оригинала 6 февраля 2019 года . Проверено 15 февраля 2021 г.
- ^ Теймер, Кейт (26 июня 2012 г.). «Архивы в контексте и как контекст» . Журнал цифровых гуманитарных наук . Архивировано из оригинала 17 января 2021 года . Проверено 15 февраля 2021 г.
- ^ Jump up to: а б Грин, Марк; Мейснер, Деннис (2005). «Больше продукта, меньше процесса: модернизация традиционной архивной обработки». Американский архивариус . 68 (2): 208–263. дои : 10.17723/aarc.68.2.c741823776k65863 . ISSN 0360-9081 .
- ^ Jump up to: а б Шелленберг, Т. (1961). «Принципы организации архивного дела» . Американский архивариус . 24 (1): 11–24. дои : 10.17723/aarc.24.1.l330351406231083 . ISSN 0360-9081 .
- ^ Дуглас, Дженнифер (2013). «Первоначальный заказ, добавленная стоимость: теория архивирования и фонды Дугласа Коупленда». В Лизе Стед; Кэрри Смит (ред.). Границы литературного архива:рекламация и репрезентация . Фарнем, Суррей, Англия: Эшгейт. ISBN 978-1-4094-4323-0 . OCLC 855019740 .
- ^ Суини, Шелли (2008). «Неоднозначное происхождение архивного принципа «провенанса» ». Библиотеки и культурные записи . 43 (2): 193–213. дои : 10.1353/lac.0.0017 . ISSN 1932-4855 . JSTOR 25549475 . S2CID 161988493 .
- ^ Хорсман, Питер; Кетелаар, Эрик; Томассен, Тео (2003). «Новое уважение к старому порядку: контекст голландского руководства» . Американский архивариус . 66 (2): 249–270. дои : 10.17723/aarc.66.2.452235k813568872 . ISSN 0360-9081 .
- ^ Мюллер, Сэмюэл; Фейт, Йохан Адриан; Фруин, Р. (2003). Руководство по упорядочиванию и описанию архивов . Чикаго: Общество американских архивистов. ISBN 978-1-931666-01-5 . OCLC 53082856 .
- ^ Дженкинсон, Хилари (1937). Руководство по ведению архива . Лондон: Перси Лунд, Хамфрис и компания.
- ^ Jump up to: а б Михан, Дженнифер (20 октября 2010 г.). «Переосмысление первоначального приказа и личных рекордов» . Архивариа . 70 : 27–44. ISSN 1923-6409 .
- ^ Боулс, Фрэнк (1982). «Неуважение к первоначальному заказу» (PDF) . Американский архивариус . 45 (1): 31. doi : 10.17723/aarc.45.1.94g0502t2g81053g .
- ^ Барр, Дебора (1989). «Защита происхождения: ответ на отчет рабочей группы по описанию на уровне фонда» . Архивариа . 28 : 141–145.
- ^ Духейн, Майкл (1983). «Теоретические основы и практические проблемы уважения фондов в архивном деле» . Архивариа . 16 .
- ^ Несмит, Том (25 сентября 2006 г.). «Возобновление открытия архивов: привнесение новых контекстов в теорию и практику архивирования» . Архивариа . 60 : 259–274.
- ^ МакНил, Хизер (осень 2008 г.). «Архивность: переосмысление первоначального порядка» . Архивариа . 66 .
- ^ Хоббс, Кэтрин (21 февраля 2001 г.). «Характер личных архивов: размышления о ценности записей отдельных лиц» . Архивариа . 52 : 126–135. ISSN 1923-6409 .
- ^ Хоббс, Кэтрин (2010). «Переосмысление личного: переосмысление следов индивидуальной жизни». У Терри Иствуда; Хизер МакНил (ред.). Течения архивного мышления . Санта-Барбара, Калифорния: Безлимитные библиотеки. ISBN 978-1-59158-656-2 . OCLC 422757095 .
- ^ Бейли, Джефферсон (2013). «Неуважение к фондам: переосмысление организации и описания в цифровых архивах» . Архив журнала . Проверено 4 мая 2019 г.
- ^ Чжан, Джейн (2012). «Оригинальный порядок в цифровых архивах» . Архивариа . 74 : 167–193. ISSN 1923-6409 .
- ^ Ню, Цзиньфан (2 января 2015 г.). «Первоначальный порядок в цифровом мире» . Архивы и рукописи . 43 (1): 61–72. дои : 10.1080/01576895.2014.958863 . ISSN 0157-6895 .