Электронный обмен данными

Электронный обмен данными ( EDI ) — это концепция предприятий, передающих в электронном виде информацию, которая традиционно передавалась на бумаге, например, заказы на поставку, предварительные уведомления об отправке и счета-фактуры. Технические стандарты EDI существуют для того, чтобы облегчить сторонам заключение сделок с такими инструментами без необходимости принятия специальных мер.

EDI существует, по крайней мере, с начала 70-х годов, и существует множество стандартов EDI (включая X12 , EDIFACT , ODETTE и т. д.), некоторые из которых адресованы потребностям конкретных отраслей или регионов. Это также относится конкретно к семейству стандартов. В 1996 году Национальный институт стандартов и технологий определил электронный обмен данными как «обмен между компьютерами стандартизированного формата обмена данными. EDI подразумевает последовательность сообщений между двумя сторонами, каждая из которых может выступать в качестве отправителя или получателя. Отформатированные данные, представляющие документы, могут передаваться от отправителя к получателю посредством телекоммуникаций или физически транспортироваться на электронных носителях». Он различал простую электронную связь или обмен данными, указывая, что «в EDI обычная обработка полученных сообщений осуществляется только компьютером. Вмешательство человека в обработку полученного сообщения обычно предназначено только для ошибок, для проверки качества и для специальных Например, передача двоичных или текстовых данных не является EDI, как определено здесь, если только данные не рассматриваются как один или несколько элементов данных сообщения EDI и обычно не предназначены для интерпретации человеком в рамках онлайн-обработки данных». Короче говоря, EDI можно определить как передачу структурированных данных в соответствии с согласованными стандартами сообщений из одной компьютерной системы в другую без вмешательства человека.

История

Как и многие другие ранние информационные технологии, EDI была вдохновлена ​​разработками в военной логистике . Сложность берлинской воздушной перевозки 1948 года потребовала разработки концепций и методов для обмена, иногда с помощью телетайпного модема со скоростью более 300 бод , огромных объемов данных и информации о перевозимых товарах. Эти первоначальные концепции позже сформировали первые стандарты TDCC (Координационного комитета по транспортным данным) в США. Среди первых интегрированных систем, использующих EDI, были системы управления грузовыми перевозками. Одной из таких систем реального времени была схема EDP для грузов в лондонском аэропорту (LACES) в аэропорту Хитроу, Лондон, Великобритания, в 1971 году. Внедрение метода прямого ввода данных трейдером (DTI) позволило экспедиторам вводить информацию непосредственно в систему таможенной обработки. , что сокращает время оформления. Увеличение морских перевозок и проблемы на таможне, аналогичные тем, которые возникли в аэропорту Хитроу, привели к внедрению систем DTI в отдельных портах или группах портов в 1980-х годах.

Стандарты

EDI обеспечивает техническую основу для автоматизированных коммерческих «переговоров» между двумя организациями, внутренними или внешними. Термин EDI охватывает весь процесс электронного обмена данными, включая передачу, поток сообщений, формат документа и программное обеспечение, используемое для интерпретации документов. Однако стандарты EDI описывают строгий формат электронных документов , а стандарты EDI изначально были разработаны для автомобильной промышленности, чтобы быть независимыми от коммуникационных и программных технологий.

Документы EDI обычно содержат ту же информацию, которую обычно можно найти в бумажном документе, используемом для той же организационной функции. Например, заказ EDI 940 на отгрузку со склада используется производителем, чтобы сообщить складу об отправке продукта розничному продавцу. Обычно он имеет адрес «отправителя», адрес «получателя счета», а также список номеров продуктов (обычно UPC ) и количества. Другим примером является набор сообщений между продавцами и покупателями, таких как запрос предложения (RFQ), предложение в ответ на запрос предложения, заказ на покупку, подтверждение заказа на покупку, уведомление об отправке, уведомление о получении, счет-фактура и уведомление об оплате. Однако EDI не ограничивается только бизнес-данными, связанными с торговлей, но охватывает все области, такие как медицина (например, записи пациентов и результаты лабораторных исследований), транспорт (например, информация о контейнерах и видах транспорта), проектирование и строительство и т. д. В некоторых случаях EDI будет использоваться для создания нового потока деловой информации (ранее не было бумажного потока). Так обстоит дело с предварительным уведомлением об отправке (ASN), которое было разработано для информирования получателя груза о товарах, которые необходимо получить, и о том, как товары упакованы. Это дополнительно дополняется использованием отгрузочных этикеток, содержащих штрих-код GS1-128, ссылающийся на номер отслеживания груза.

Некоторые основные наборы стандартов EDI:

• ООН является Рекомендованный ЭДИФАКТ ООН единственным международным стандартом и преобладает за пределами Северной Америки.
• Стандарт США ANSI ASC X12 (X12) преобладает в Северной Америке.
• GS1 EDI Набор стандартов , разработанный GS1 , преобладает в глобальной цепочке поставок .
• Стандарт TRADACOMS, разработанный ANA (Ассоциацией артикулов, ныне известной как GS1 UK ), преобладает в Великобритании . розничной торговле
• Стандарт ODETTE, используемый в европейской автомобильной промышленности.
• Стандарт VDA, используемый в европейской автомобильной промышленности, главным образом в Германии.
• HL7 — стандарт семантической совместимости, используемый для медицинских данных.
• HIPAA , Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), требует от миллионов организаций здравоохранения, которые передают данные в электронном виде, использовать EDI в стандартном формате HIPAA.
• IATA Cargo-IMP , IATA Cargo-IMP расшифровывается как «Процедуры обмена сообщениями об обмене грузами Международной ассоциации воздушного транспорта». Это стандарт EDI, основанный на EDIFACT, созданный для автоматизации и стандартизации обмена данными между авиакомпаниями и другими сторонами.
• Сценарий NCPDP , SCRIPT — это стандарт, разработанный и поддерживаемый Национальным советом по программам лекарств, отпускаемых по рецепту (NCPDP). Стандарт определяет документы для электронной передачи медицинских рецептов в США.
• Телекоммуникационный стандарт NCPDP включает транзакции для проверки права на участие, претензий и выставления счетов за услуги, предварительного определения льгот, предварительного разрешения и предоставления информации и используется в основном в Соединенных Штатах.
• Edig@s (EDIGAS) — это стандарт, касающийся торговли, транспортировки (по трубопроводу или в контейнерах) и хранения газа.

Многие из этих стандартов впервые появились в начале-середине 1980-х годов. Стандарты предписывают форматы, наборы символов и элементы данных, используемые при обмене деловыми документами и формами. Полный список документов X12 включает все основные деловые документы, включая заказы на поставку и счета-фактуры.

Стандарт EDI предписывает обязательную и необязательную информацию для конкретного документа и дает правила структуры документа. Стандарты подобны строительным нормам. Точно так же, как две кухни могут быть построены « по коду », но выглядеть совершенно по-разному, два документа EDI могут соответствовать одному и тому же стандарту и содержать разные наборы информации. Например, пищевая компания может указать срок годности продукта, а производитель одежды может отправить информацию о цвете и размере.

Протоколы передачи

EDI может передаваться с использованием любой методологии, согласованной отправителем и получателем, но по мере того, как все больше торговых партнеров начали использовать Интернет для передачи, появились стандартизированные протоколы.

Сюда входят различные технологии, такие как:

• mModem (асинхронный и синхронный)
• FTP, SFTP и FTPS
• Электронная почта
• HTTP / HTTPS
• АС1
• АС2
• АС4
• OFTP (и OFTP2)
• Мобильный ЭОД

Когда некоторые люди сравнивали модемы с синхронным протоколом 2400 бит/с, устройства CLEO и сети с добавленной стоимостью , используемые для передачи документов EDI, с передачей через Интернет, они приравнивали неинтернет-технологии к EDI и ошибочно предсказывали, что сам EDI будет заменен наряду с неинтернет-технологиями. В большинстве случаев эти методы передачи без Интернета просто заменяются интернет- протоколами, такими как FTP, HTTP, telnet и электронная почта, но сами документы EDI по-прежнему остаются.

В 2002 году IETF опубликовал RFC 3335, предлагающий стандартизированный безопасный метод передачи данных EDI по электронной почте. 12 июля 2005 года рабочая группа IETF ратифицировала RFC4130 для ) на основе MIME передачи HTTP EDIINT (также известной как AS2 , а IETF подготовил аналогичный RFC для передачи FTP (также известный как AS3 ). EDI через веб-сервисы (также известные как AS4 ) также был стандартизирован органом по стандартизации OASIS. Хотя некоторая передача EDI перешла на эти новые протоколы, поставщики сетей с добавленной стоимостью остаются активными.

Интернет

По мере того как все больше организаций подключалось к Интернету, в конечном итоге большая часть или весь EDI был перенесен на него. Первоначально это осуществлялось посредством специальных соглашений, таких как незашифрованный FTP-перенос текстовых файлов ASCII в определенную папку на определенном хосте, разрешенный только с определенных IP-адресов. Однако IETF опубликовал несколько информационных документов («Заявления о применимости»; см. ниже в разделе «Протоколы »), описывающих способы использования стандартных интернет-протоколов для EDI.

С 2002 года Walmart продвигает AS2 для EDI. Благодаря своему значительному присутствию в глобальной цепочке поставок AS2 стал широко распространенным подходом для EDI.

Технические характеристики

Организации, которые отправляют или получают документы друг от друга, в терминологии EDI называются «торговыми партнерами». Торговые партнеры договариваются о конкретной информации, которая будет передаваться, и о том, как ее следует использовать. Это делается в удобочитаемых спецификациях (также называемых «Рекомендациями по реализации сообщений»). Хотя стандарты аналогичны строительным нормам и правилам, спецификации аналогичны чертежам. (Спецификацию также можно назвать «отображением», но термин «отображение» обычно используется для обозначения конкретных машиночитаемых инструкций, передаваемых программе перевода. ) Более крупные торговые «центры» имеют существующие Руководства по внедрению сообщений, которые отражают их бизнес-процессы обработки EDI, и они обычно не желают изменять свою бизнес-практику EDI для удовлетворения потребностей своих торговых партнеров. Часто в крупных компаниях эти руководящие принципы EDI пишутся достаточно общими для использования различными филиалами или подразделениями и, следовательно, содержат информацию, не необходимую для обмена конкретными деловыми документами. Для других крупных компаний они могут создать отдельные правила EDI для каждого филиала/подразделения.

Трансмиссия : Direct EDI и VAN.

Торговые партнеры могут использовать любой метод передачи документов (как описано выше в разделе «Протоколы передачи»). Далее они могут взаимодействовать либо напрямую, либо через посредника.

Прямой EDI: одноранговый

Торговые партнеры могут напрямую связываться друг с другом. Например, производитель автомобилей может поддерживать пул модемов, к которому должны подключаться все его сотни поставщиков для выполнения EDI. Однако если поставщик ведет дела с несколькими производителями, ему может потребоваться приобрести разные модемы (или VPN-устройства и т. д.) и разное программное обеспечение для каждого из них.

По мере развития EDI и веб-технологий появились новые программные технологии EDI, облегчающие прямой (также известный как двухточечный) EDI между торговыми партнерами. Современное программное обеспечение EDI может облегчить обмен с использованием любого количества различных протоколов передачи файлов и стандартов документов EDI, снижая затраты и барьеры для входа.

Сети с добавленной стоимостью

Чтобы устранить ограничения в одноранговом внедрении EDI, десятилетия назад были созданы VAN (сети с добавленной стоимостью) . VAN действует как региональное почтовое отделение. Он получает транзакции, проверяет информацию «от» и «куда» и направляет транзакцию конечному получателю. Сети VAN могут предоставлять ряд дополнительных услуг, например, ретрансляцию документов, предоставление сторонней аудиторской информации, выступать в качестве шлюза для различных методов передачи и обеспечивать телекоммуникационную поддержку. Из-за этих и других услуг, предоставляемых VAN, предприятия часто используют VAN, даже если оба торговых партнера используют интернет-протоколы. Информационные центры здравоохранения выполняют многие из тех же функций, что и VAN, но имеют дополнительные юридические ограничения.

VAN могут эксплуатироваться различными организациями:

• телекоммуникационные компании;
• консорциумы отраслевых групп;
• крупная компания, взаимодействующая со своими поставщиками/вендорами;
• поставщики управляемых услуг.

Затраты, компромиссы и реализация

Важно отметить, что между VAN и Direct EDI существуют ключевые компромиссы. и во многих случаях организации, обменивающиеся документами EDI, фактически могут использовать оба этих документа совместно для различных аспектов реализации EDI. Например, в США большинство обменов документами EDI используют AS2, поэтому прямая настройка EDI для AS2 может иметь смысл для организации, базирующейся в США. Но добавление возможностей OFTP2 для связи с европейским партнером может оказаться затруднительным, поэтому для обработки этих конкретных транзакций может иметь смысл использовать VAN, в то время как для транзакций AS2 используется прямой EDI.

Во многих отношениях VAN действует как поставщик услуг, упрощая большую часть настройки для организаций, желающих инициировать EDI. Поскольку многие организации, впервые начинающие использовать EDI, часто делают это для удовлетворения требований клиентов или партнеров и, следовательно, не имеют собственного опыта EDI, VAN может быть ценным активом.

Однако использование VAN может иметь высокие затраты. VAN обычно взимают комиссию за транзакцию за каждый документ или даже за каждую позицию за обработку транзакций EDI в качестве услуги от имени своих клиентов. Это основная причина, по которой многие организации также внедряют программное решение EDI или в конечном итоге переходят на него для некоторых или всех своих EDI.

С другой стороны, внедрение программного обеспечения EDI может оказаться сложным процессом, в зависимости от сложности варианта использования, задействованных технологий и наличия опыта EDI. Кроме того, необходимо учитывать постоянные требования к техническому обслуживанию и обновлениям. Например, картирование EDI является одной из наиболее сложных задач управления EDI. Компании должны разрабатывать и поддерживать карты EDI для каждого из своих торговых партнеров (а иногда и несколько карт EDI для каждого торгового партнера в зависимости от их требований к выполнению заказов).

Интерпретация данных

Программное обеспечение для перевода EDI обеспечивает интерфейс между внутренними системами и отправляемым/полученным форматом EDI. Для «входящего» документа решение EDI получит файл (либо через сеть с добавленной стоимостью, либо напрямую с использованием таких протоколов, как FTP или AS2), примет полученный файл EDI (обычно называемый «конвертом») и подтвердить, что торговый партнер, отправляющий файл, является действительным торговым партнером, что структура файла соответствует стандартам EDI и что отдельные поля информации соответствуют согласованным стандартам. Обычно переводчик либо создает файл фиксированной длины, переменной длины или формата с тегами XML, либо «распечатывает» полученный документ EDI (для неинтегрированных сред EDI). Следующим шагом является преобразование файла, созданного переводчиком, в формат, который можно импортировать в серверные бизнес-системы, приложения или ERP компании. Этого можно добиться с помощью специальной программы, интегрированного проприетарного «сопоставителя» или интегрированного основанного на стандартах графического «сопоставителя», используя стандартный язык преобразования данных, такой как XSLT . Последний шаг — импорт преобразованного файла (или базы данных) в серверную систему компании.

Для «исходящего» документа процесс интегрированного EDI заключается в экспорте файла (или чтении базы данных) из информационных систем компании и преобразовании файла в соответствующий формат для переводчика. Программное обеспечение для перевода затем «проверит» отправленный файл EDI, чтобы убедиться, что он соответствует стандарту, согласованному торговыми партнерами, преобразует файл в формат «EDI» (добавив соответствующие идентификаторы и структуры управления) и отправит файл торговому партнеру. партнер (с использованием соответствующего протокола связи).

Еще одним важным компонентом любого программного обеспечения для перевода EDI является полный «аудит» всех шагов по перемещению деловых документов между торговыми партнерами. Аудит гарантирует, что любую транзакцию (которая на самом деле является деловым документом) можно отследить, чтобы гарантировать, что она не будет потеряна. В случае, когда розничный торговец отправляет поставщику заказ на закупку, если заказ на закупку «теряется» где-либо в бизнес-процессе, последствия оказываются разрушительными для обоих предприятий. Для поставщика они не выполняют заказ, поскольку не получили его, тем самым теряя бизнес и нанося ущерб деловым отношениям со своим розничным клиентом. Для розничного торговца это приводит к перебоям со складами, что приводит к потере продаж, снижению уровня обслуживания клиентов и, в конечном итоге, к снижению прибыли.

В терминологии EDI «входящий» и «исходящий» относятся к направлению передачи документа EDI по отношению к конкретной системе, а не к направлению товаров, денег или других вещей, представленных в документе. Например, документ EDI, который предписывает складу выполнить исходящую отгрузку, является входящим документом по отношению к компьютерной системе склада. Это исходящий документ по отношению к производителю или дилеру, передавшему документ.

Преимущества перед бумажными системами

EDI и другие подобные технологии экономят деньги компании, предоставляя альтернативу или замену информационным потокам, требующим большого количества человеческого взаимодействия и бумажных документов. Даже когда бумажные документы поддерживаются параллельно с обменом EDI, например, печатными отгрузочными манифестами, электронный обмен и использование данных этого обмена снижают затраты на сортировку, распространение, организацию и поиск бумажных документов. EDI и подобные технологии позволяют компании воспользоваться преимуществами хранения и обработки данных в электронном виде без затрат на ручной ввод. Еще одним преимуществом EDI является возможность уменьшить или исключить ошибки ручного ввода данных, такие как ошибки доставки и выставления счетов, поскольку EDI устраняет необходимость повторного ввода документов на стороне назначения. Одним из очень важных преимуществ EDI перед бумажными документами является скорость, с которой торговый партнер получает и включает информацию в свою систему, что значительно сокращает время цикла. По этой причине EDI может стать важным компонентом производственных систем «точно в срок».

Согласно отчету Абердина «Сравнение возможностей поставщиков по всему миру» за 2008 год, только 34% заказов на поставку в Северной Америке передаются в электронном виде. В регионе EMEA 36% заказов передаются в электронном виде, а в Азиатско-Тихоокеанском регионе — 41% заказов передаются в электронном виде. Они также сообщают, что средний заказ бумаги обходится компании в 37,45 долларов США в Северной Америке, 42,90 долларов США в регионе EMEA и 23,90 долларов США в Азиатско-Тихоокеанском регионе. При заказе EDI затраты снижаются до 23,83 долларов США в Северной Америке, 34,05 долларов США в регионе EMEA и 14,78 долларов США в Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Барьеры на пути реализации

Существует несколько препятствий на пути внедрения электронного обмена данными. Одним из наиболее существенных препятствий является сопутствующее изменение бизнес-процессов. Существующие бизнес-процессы, построенные на обработке документов, могут не подходить для EDI и потребуют изменений для автоматизированной обработки деловых документов. Например, компания может получить большую часть своих товаров с доставкой в ​​течение 1 или 2 дней, а все счета - по почте. Таким образом, существующий процесс может предполагать, что товары обычно поступают до выставления счета. При использовании EDI счет-фактура обычно отправляется при отгрузке товара и, следовательно, требует процесса обработки большого количества счетов-фактур, соответствующие товары которых еще не получены.

Еще одним существенным препятствием являются затраты времени и денег на первоначальную настройку. Предварительные затраты и время, связанные с внедрением, настройкой и обучением, могут оказаться дорогостоящими. Важно выбрать правильный уровень интеграции, соответствующий бизнес-требованиям. Для бизнеса с относительно небольшим количеством транзакций с партнерами, использующими EDI, может иметь смысл внедрить недорогие решения «скопировать и прочитать», где формат EDI распечатывается в удобочитаемой форме, и люди, а не компьютеры, отвечают. к сделке. Другой альтернативой являются аутсорсинговые решения EDI, предоставляемые «Сервисными бюро» EDI. Другим предприятиям может потребоваться внедрение интегрированного решения EDI, поскольку увеличение объемов торговли, вызванное EDI, вынуждает их заново внедрять бизнес-процессы обработки заказов.

Ключевым препятствием на пути успешного внедрения EDI является восприятие многими предприятиями природы EDI. Многие рассматривают EDI с технической точки зрения, поскольку EDI — это формат данных; было бы правильнее принять точку зрения бизнеса, согласно которой EDI — это система обмена деловыми документами с внешними организациями и интеграции данных из этих документов во внутренние системы компании. Успешное внедрение EDI учитывает влияние внешней информации на внутренние системы и подтверждает достоверность полученной бизнес-информации. Например, разрешение поставщику обновлять систему кредиторской задолженности розничного торговца без соответствующих сдержек и противовесов подвергнет компанию значительному риску. Предприятия, впервые приступившие к внедрению EDI, должны понимать лежащие в основе бизнес-процессы и применять правильные суждения.

Благодарность

В EDI используется несколько механизмов для подтверждения , т. е. уведомления отправителя о том, что входящая транзакция была получена и обработана получателем:

• Статус связи – указывает, что передача завершена.
• MDN (уведомление о размещении сообщения) — только в AS2 указывает, что сообщение доступно для чтения.
• Функциональное подтверждение - обычно «997» в ANSI или «CONTROL» в EDIFACT, которое указывает, что содержимое сообщения проверено на соответствие его шаблону, и сообщает, отправлена ​​​​ли транзакция в электронную систему получателя.
• Подтверждение бизнес-уровня – последний индикатор показывает, принята ли транзакция получателем или нет.

См. также

• Система возмещения расходов и затрат (ECRS)
• Извлечение, преобразование, загрузка (ETL)
• Юридический стандарт электронного обмена данными (LEDES)
• Стандарты морских данных

Протоколы

• HTTP / HTTPS
• POP3 / SMTP
• ОФТП / ОФТП2
• МЫЛО
• ВебДАВ
• Х.400
• Рабочая группа EDIINT:
  • EDIINT AS1 (расширение для транспорта почты)
  • EDIINT AS2 (на основе HTTP-транспорта)
  • EDIINT AS3 (на основе FTP-транспорта)
  • EDIINT AS4 (на основе WebServices)

Форматы

• АНСИ Х.12
  • х12
  • Список документов X12
  • X12 Сопоставление ЭДИФАКТ
• XML
  • cXML
  • хCBL
  • ebXML
  • железнодорожныйML
  • РозеттаНет
  • УБЛ
  • ЮНИДОК
• Традакомс
• ЭДИФАКТ
• Цефик – Химический
• GS1 EANCOM – Розничная торговля
• ЭДИБДБ – Строительство
• EDIFICE – Индустрия высоких технологий
• ЭДИФУРН – Мебель
• ЭДИЛЕКТРО – Электро
• ЭДИЛИБЕ – Книги
• ЭДИТЕК – Сантехника
• ЭДИТЕКС – Мода
• ЭДИФОР/ЭДИТРАНС – Транспорт и логистика
• EDIWHEEL – Колеса и шины
• ETIS – Телекоммуникации
• STAR – Стандарты технологий в автомобильной розничной торговле
• CXIO (информационные объекты коммерческого обмена) ( внешняя ссылка )
• SPEC2000 (Авиакомпания) ( внешняя ссылка. Архивировано 16 июля 2011 г. на Wayback Machine )

Форматы фиксированной длины

• ЕВРИТМО

Форматы разделителей

• CSV / ТСВ / ДСВ

Дальнейшее чтение

• Генгесвари К. и Абу Бакар Абдул Хамид (2010). «Интеграция электронного обмена данными: обзор», Гуманитарный журнал , ISSN   1675-1930
• Нотто, Ральф В. «Вызов и последствия: принуждение к изменениям в электронной коммерции», Fenestra Books. 2005 , ISBN   158736414X

Внешние ссылки

• «Электронные закупки — интеграция электронных данных достигает зрелости». Архивировано 14 мая 2021 г. в Wayback Machine — статья финансового директора Europe Journal.
• Протоколы EDI . Обзор различных протоколов и форматов, используемых в сетях EDI.
• Стандарты EDI — обзор различных доступных стандартов форматов файлов EDI.