Профессиональное письмо

Профессиональное письмо — это письмо за вознаграждение или как профессия ; В качестве продукта или объекта профессиональное письмо — это любая форма письменного общения, создаваемая на рабочем месте или в контексте, которая позволяет сотрудникам, например, эффективно общаться между собой, помогать руководству принимать обоснованные решения, консультировать клиентов, соблюдать федеральные, государственные или местные регулирующие органы, торги по контрактам и т. д. ^[1] Широко понимается, что профессиональное письмо опосредовано социальным, риторическим и материальным контекстом, в котором оно создается. ^[2] Например, в деловом офисе меморандум (сокращенно «записка») может использоваться для решения проблемы, внесения предложения или передачи информации. Другие формы профессионального письма, обычно создаваемые на рабочем месте, включают электронную почту, письма, отчеты и инструкции. Стремясь информировать, убедить, наставить, стимулировать дебаты или побудить получателей к действию, опытные профессиональные авторы вносят коррективы в разную степень общего контекста, например, от относительно доступного стиля, полезного для нежелательных контактных писем потенциальным клиентам, до технического отчета, который опирается на узкоспециализированную внутреннюю лексику. ^[3]

Профессиональный писатель может быть внештатным сотрудником, то есть он работает самостоятельно или полностью занят в профессии, где его основной обязанностью является производство специализированной документации, например, в журналистике , маркетинге , рекламе , связях с общественностью или в армии . ^[4] Тем не менее, даже работники, которые не обязательно считают себя профессиональными писателями, регулярно составляют профессиональную документацию в ходе своей работы в качестве юристов , врачей , предпринимателей , инженеров и социальных работников . ^[5] Более того, как отмечает Энн Бофорт, навыки письма становятся все более важными для так называемых «синих воротничков» профессий, поскольку «технологии позволили больше вести учет и принимать решения тем, кто непосредственно вовлечен в производство, обработку информации и уход за больными». деятельность." ^[2]

Обзор

Профессиональное письмо — это любой тип письма, призванный облегчить работу предприятия или организации и адресованный внутренней или внешней аудитории организации профессионального писателя. Примеры внутренней деловой переписки включают сообщения электронной почты, заметки и отчеты, а некоторые примеры внешней деловой переписки — письма и сообщения электронной почты.

Профессиональное письмо отличается от других типов письма, таких как академическое и техническое письмо, поскольку этот термин определяет общий обзор письма, которое делается с целью получения прибыли на рабочем месте. Профессиональное письмо отличается от академического письма из-за разницы в целях и читательской аудитории между этими двумя стилями. Академическое письмо информирует аудиторию посредством критического подхода и направляет дальнейшее мышление, реконструируя порядок мышления автора и интертекстуальные следы их прочтения. Напротив, профессиональное письмо применяется к бизнесу или месту (больница, компания или фабрика) и предназначено для облегчения работы посредством общения. Аудитория академических писаний также ограничена в отличие от профессиональных писаний; специализированные эксперты в конкретных областях составляют основную аудиторию академических работ, в то время как количество и личность читателей профессиональных работ могут быть разными. При написании профессиональные писатели должны учитывать возможность появления неожиданных читателей-специалистов, которые могут наткнуться на их документ. ^[6]

Профессиональное письмо отличается от технического письма типом содержания технического письма. Техническое письмо можно определить как концентрацию широкого обобщения профессионального письма — техническое письмо в основном направлено на области интересов. Оба схожи тем, что происходят в контексте профессионального рабочего места и в первую очередь предназначены для обеспечения общения между экспертами; однако техническое письмо фокусируется на технических, специализированных темах, таких как наука, технологии и инженерия.

Стиль

Аудитория профессиональных и деловых документов играет значительную роль в стиле профессионального документа. Успешные профессиональные писатели адаптируют свои документы для удовлетворения потребностей своей аудитории. Когда профессиональный писатель создает профессиональный документ, учитываются четыре фактора:

уже существующие знания читателя о рассматриваемом материале,
ожидания читателей относительно стиля и формата, основанные на примерах одного и того же жанра,
уровень чтения читателей в зависимости от причины чтения документа, и
отношения между писателем и читателем. ^[7]

Существующие ранее знания читателя остаются важным фокусом для профессионального документа, поскольку они могут повлиять на способность читателя читать документ. Например, широкая аудитория, плохо знающая тему документа, не сможет его прочитать, если он содержит специфический технический жаргон . Тогда профессиональному писателю придется свести к минимуму количество технического жаргона или определить термины для читателя.

Ожидания от стиля и формата влияют на формат и разработку профессионального документа. Прецеденты, созданные более ранними документами того же жанра произведений профессионального писателя, сильно влияют на то, как читатель их документа будет судить о достоверности как автора, так и документа. Ожидается, что документы, относящиеся к определенному жанру, будут написаны в соответствии с форматом и стилем, определяющими этот жанр. Если бы профессиональный писатель создал документ, не соответствующий стилю приоритета, он и сам документ потеряли бы доверие.

Что касается делового и профессионального письма, отношения между писателем и читателем являются ключевыми. Знакомство между ними влияет на используемый язык. Например, сотрудник может писать по электронной почте коллеге того же иерархического уровня в более неформальной обстановке, чем писать по электронной почте своему работодателю.

Использование

Коммуникация

Особенно в бизнесе существует потребность в кратком и однозначном общении с коллегами, поставщиками, клиентами и широкой общественностью. Профессиональное письмо предотвращает невнимательность и критику. ^[8]

Убеждение

Убедительное профессиональное письмо связано с концепцией риторики , которая фокусируется на информировании или убеждении и опирается на стимулирование интереса аудитории посредством создания авторитетных аргументов. Профессиональный писатель использует исследования, риторику и убеждение при создании документа, призванного предложить решение проблемы или побудить к действию. Профессиональный писатель использует убедительный язык, пытаясь повлиять на читателя, чтобы тот сделал что-то в результате прочтения документа. Профессиональное написание технико-экономических обоснований, отчетов об экономическом обосновании и рекламных брошюр являются примерами документов, преследующих такие цели.

Информация

Ясное и краткое профессиональное письмо жизненно важно во многих областях, где недопонимание может иметь серьезные последствия, например, в юриспруденции, технике, технических руководствах и этикетках продуктов . Недоразумения могут возникнуть и с международной аудиторией; по этой причине профессиональному писателю придется внимательно учитывать культурные различия. Использование языка, стиля и даже цвета в документе может иметь пагубные последствия, поскольку эти элементы, наряду с другими, могут изменить значение при переводе. Например, в Соединенных Штатах фотография женщины в купальнике на пляже в рекламе была бы встречена беззаботно; однако, если бы та же фотография была показана в районе с преобладающим мусульманским населением, это было бы встречено возмущением из-за религиозных убеждений, запрещающих женщинам показывать кожу. Этот анализ и учет непосредственной и возможной аудитории помогают создать четкое и краткое письмо и язык, необходимые для профессионального языка.

Примеры

Законодательство – переписка, заявления, открытия, ходатайства, сводки, посреднические и арбитражные заявления, меморандумы о праве, заявления о регистрации или создании коммерческих предприятий, юридические документы, такие как завещания, акты, доверенности и контракты; в случае судебной власти – приказы; а в случае других государственных чиновников — множество документов, связанных с законодательным процессом и осуществлением исполнительной власти.
Наука и техника - журналы, технические данные, руководства.
Розничная торговля – отчеты об инвентаризации, отчеты о повреждениях, технические паспорта, руководства, этикетки.
Развлечения – предложения, контракты, обзоры, книги
Издательское дело – веб-контент, предложения, контракты, редактирование книг.
Военные - оперативная отчетность, производство приказов, краткие обзоры политики или решений, доктрина.
Самомаркетинг – написание обзора профессиональной карьеры

Навыки

Ассоциация преподавателей технического письма рассматривает развитие технических коммуникаций, которые являются «ясными, эффективными, действенными, уместными, точными, полезными и доставляются в соответствии с графиком и, насколько это возможно, в рамках бюджета» в качестве основного практического принципа. ^[9] Навыки можно приобрести посредством практики или формального обучения. Хотя многие специалисты по профессиональному письму делают это как призвание, а не как постоянную занятость, элемент «профессионализма» является тем, что определяет профессиональное письмо. ^[10] Такова важность профессионального письма в современном мире: многие академические учреждения предлагают курсы по этому предмету до уровня ученой степени, некоторые из которых адаптированы к конкретным профессиям, таким как социальная работа. ^[11]

См. также

Ассоциация профессиональных писателей Канады

Ссылки

^ Оделл, Ли; Госвами, Дикси, ред. (1985). Письмо в неакадемических условиях . Нью-Йорк: Гилфорд. ISBN 0-89862-252-2 .
^ Jump up to: ^а ^б Бофорт, Энн (2006) «Письмо о профессиях». Справочник по исследованию письма: история, общество, школа, личность, текст. Чарльз Базерман, изд. Лоуренс Эрлбаум; Махва, Нью-Джерси (217-222) [217] 978-0805848700.
^ Спилка, Рэйчел, изд. (1993). Письмо на рабочем месте: новые перспективы исследования . Карбондейл: Издательство Университета Южного Иллинойса. ISBN 0-8093-2185-8 .
^ «Миссия — Ассоциация преподавателей технического письма» . АТТВ . Проверено 9 сентября 2019 г.
^ Гарай, Мэри Сью, Бернхардт, Стивен. Развернуть Грамотность: преподавание английского языка и новое рабочее место. Олбани: Издательство Государственного университета Нью-Йорка, 1990. Печать.
^ Джонсон-Шиэн, Ричард. «Планирование и организация предложений и технических отчетов». https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
^ Тебо, Элизабет, Драгга, Сэм. Основы технической коммуникации (3-е изд.). Нью-Йорк: Издательство Оксфордского университета, 2010. Печать.
^ Терк, Наташа (2010). Профессиональные навыки письма . Напишите это хорошо. ISBN 978-0982447116 .
^ «Кодекс этики — Ассоциации преподавателей технического письма» . Ассоциация преподавателей технического письма . Проверено 12 марта 2019 г.
^ «Как определить, являетесь ли вы профессиональным писателем» . Форбс . Проверено 13 декабря 2014 г.
^ «Открытый университет: Профессиональное письмо в социальной работе» . Архивировано из оригинала 30 сентября 2015 года . Проверено 14 декабря 2014 г.

[1] Оделл, Ли; Госвами, Дикси, ред. (1985). Письмо в неакадемических условиях . Нью-Йорк: Гилфорд. ISBN 0-89862-252-2 .

[:0-2] Jump up to: ^а ^б Бофорт, Энн (2006) «Письмо о профессиях». Справочник по исследованию письма: история, общество, школа, личность, текст. Чарльз Базерман, изд. Лоуренс Эрлбаум; Махва, Нью-Джерси (217-222) [217] 978-0805848700.

[3] Спилка, Рэйчел, изд. (1993). Письмо на рабочем месте: новые перспективы исследования . Карбондейл: Издательство Университета Южного Иллинойса. ISBN 0-8093-2185-8 .

[4] «Миссия — Ассоциация преподавателей технического письма» . АТТВ . Проверено 9 сентября 2019 г.

[5] Гарай, Мэри Сью, Бернхардт, Стивен. Развернуть Грамотность: преподавание английского языка и новое рабочее место. Олбани: Издательство Государственного университета Нью-Йорка, 1990. Печать.

[6] Джонсон-Шиэн, Ричард. «Планирование и организация предложений и технических отчетов». https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf

[7] Тебо, Элизабет, Драгга, Сэм. Основы технической коммуникации (3-е изд.). Нью-Йорк: Издательство Оксфордского университета, 2010. Печать.

[8] Терк, Наташа (2010). Профессиональные навыки письма . Напишите это хорошо. ISBN 978-0982447116 .

[9] «Кодекс этики — Ассоциации преподавателей технического письма» . Ассоциация преподавателей технического письма . Проверено 12 марта 2019 г.

[10] «Как определить, являетесь ли вы профессиональным писателем» . Форбс . Проверено 13 декабря 2014 г.

[11] «Открытый университет: Профессиональное письмо в социальной работе» . Архивировано из оригинала 30 сентября 2015 года . Проверено 14 декабря 2014 г.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]