Обслуживаемый офис

— Обслуживаемый офис это офис или офисное здание, которое полностью оборудовано и управляется компанией по управлению объектами , также известной как поставщик офисов , которая затем сдает в аренду отдельные офисы или этажи другим компаниям . Обслуживаемые офисы, также называемые управляемыми офисами , гибкими офисами , бизнес-центрами , люксами для руководителей или исполнительными центрами , часто встречаются в деловых районах крупных городов по всему миру. Брокер обслуживаемых офисов обычно помогает владельцам бизнес-центров и компаниям по управлению объектами арендовать обслуживаемые офисные помещения. Компании, предлагающие обслуживаемые офисы, как правило, могут предложить более гибкие условия аренды , в отличие от обычного арендуемого офиса, для которого может потребоваться мебель, оборудование и более строгие условия аренды. Пространство обычно является гибким, что позволяет в кратчайшие сроки выделить дополнительное пространство, если размер отдельного предприятия изменится. Поставщики обслуживаемых офисов часто позволяют арендаторам совместно использовать услуги стойки регистрации, бизнес-оборудование и другие ресурсы, обеспечивая снижение затрат и доступ к оборудованию, которое в противном случае могло бы быть недоступно. Предоставляя предприятиям доступ к рабочему месту, технологиям и людям, играющим центральную роль в их деятельности, обслуживаемый офис можно рассматривать как своего рода виртуальный офис . Обслуживаемые офисы являются центральным компонентом индустрии гибких рабочих мест.

История

Пионеры индустрии обслуживаемых офисов в Соединенных Штатах появились еще в 1960-х годах, когда в 1962 году была создана OmniOffices, а в 1966 году последовал запуск меблированных юридических кабинетов Пола Фегена для адвокатов. Затем эта концепция распространилась за границу, в Австралию, где Альф Муфарридж основал ServCorp в 1978 году. и в Великобританию, где семья Фукс открыла бизнес-центр в Нортгемптоне, Англия, в 1979 году, который до сих пор открыт под их семейным брендом OSiT (Office Space in Town Ltd).

В 1980-е годы обслуживаемые офисы в крупных деловых городах США превратились из юридических помещений в бизнес-центры.

В Соединенном Королевстве концепция совместной работы и совместного использования помещений, персонала и других накладных расходов поначалу в основном использовалась адвокатами . Обычно они объединяются в «палаты», чтобы разделить клерков (администраторов) и операционные расходы. Некоторые палаты становятся большими и сложными и приобретают отчетливо корпоративную атмосферу.

Достижения в области компьютерных технологий в 1980-х годах сократили количество сотрудников, необходимых для работы обслуживаемого офиса, и увеличили количество технологий, которые обслуживаемый офис мог предложить своим клиентам, включая доступ к компьютерам , голосовой почте и факсам . Ричард Ниссен основал Business Space Ltd. в Лондоне в 1980 году и был пионером новой системы цифровой телефонной связи , в которой для совершения и передачи телефонных звонков использовалась электроника.

Теперь виртуальные офисы, предлагающие бизнесу место, людей и технологии, обслуживаемые офисы превратились в индустрию. Основополагающие отчеты об отрасли были подготовлены DTZ в начале 2000-х годов и опубликованы Британским советом по офисам. Национальное контрольно-ревизионное управление Великобритании подготовило руководство, которое поможет правительственным ведомствам и государственным органам оценить целесообразность использования гибко управляемых помещений вместо традиционных офисных помещений.

В ноябре 2014 года был опубликован бизнес-отчет, подготовленный Ассоциацией бизнес-центров (в 2019 году переименованной в Ассоциацию гибкого пространства). показало, что обслуживаемые офисы в Великобритании занимают 70 миллионов квадратных футов площадей, вмещают около 80 000 предприятий, обеспечивают более 400 000 рабочих мест и приносят экономике Великобритании около 2 миллиардов фунтов стерлингов.

Коворкинги — это филиалы обслуживаемых офисов, которые добавляют в рабочее пространство элементы сотрудничества и сообщества. Этот термин был придуман Бернаром де Ковеном в 1999 году и с тех пор стал популярной тенденцией для стартапов и международных спутников.

Типы клиентов

Клиенты обслуживаемых офисных помещений делятся на следующие категории:

• Новый рынок/локация – предприятия, штаб-квартиры которых обычно находятся за границей или в другом регионе страны, и которым требуется деловое присутствие в районе деятельности бизнес-центра.
• Стартап-компании / Предпринимательские предприятия – малые и средние предприятия или предприятия, которые не хотят брать на себя финансовые обязательства по долгосрочной аренде. Этот класс клиентов, вероятно, также выиграет от отсутствия необходимости добавлять в заработную плату административный и вспомогательный персонал со всеми соответствующими расходами на персонал (льготы, страхование, набор персонала).
• Переполнение. Обычно это крупная компания, переживающая рост, с традиционными арендуемыми помещениями на территории, которую она переросла. Это могут быть краткосрочные требования (3–6 месяцев) для большого количества пользователей (до 40–50).
• Временный – клиенты, которые находятся в процессе переезда из одного помещения в другое и могут столкнуться с задержками в завершении строительства нового помещения.
• На основе проекта – клиенты, у которых есть конкретная потребность в офисных помещениях на основе конкретного контракта или проекта. Примеры включают команды кинопроизводителей или адвокатов в процессе открытия .

Услуги

Услуги обычно включают в себя:

• выделенный администратор ;
• Административная поддержка
• Телекоммуникационные услуги
• ИТ- инфраструктура и подключение к Интернету.

Удобства

Удобства обычно включают в себя:

• Конференц-залы ;
• Конференц-залы;
• Отопление, кондиционирование и другие коммунальные услуги ;
• Мебель;
• Постоянная охрана; и
• Страхование

Преимущества

Обслуживаемые офисы могут предлагать преимущества по сравнению с обычными офисами для новых или динамично развивающихся предприятий, в том числе:

• Нет/низкие стартовые затраты
• Престижные адреса
• Гибкая аренда без предварительного уведомления (продолжительность и размер)
• Техническое обслуживание здания включено в стоимость.
• Немедленная доступность
• Вспомогательный персонал доступен по мере необходимости
• Регистратор
• Доступ к бизнес-центрам по всему миру
• Современная отделка и полностью меблированные офисы
• Доступны «пакетные» пакеты (где один ежемесячный платеж покрывает большую часть расходов), а также «несвязанные» пакеты (когда каждый используемый элемент оплачивается за единицу).

Недостатки

• Многие обслуживаемые офисы (хотя и не все) производят общее, небрендированное впечатление.
• В некоторых случаях ежемесячная стоимость может быть выше, чем при аренде обычного помещения.
• По мере того как сфера услуг адаптируется к новым доступным технологиям и услугам, терминология также продолжает развиваться. «Гибкое рабочее пространство» — это термин, который с 2019 года предпочитают большинство отраслевых торговых организаций (например, Ассоциация гибкого пространства).

Брокеры

Брокер обслуживаемых офисов — это компания или физическое лицо, которое организует сделки между стороной, заинтересованной в аренде обслуживаемых офисных помещений, и владельцем бизнес-центра/офисных помещений, также известным как поставщик офисов. Обслуживаемый офисный брокер затем получает комиссию при заключении сделки.

Для достижения цели по поиску клиентов для аренды обслуживаемых офисных помещений брокер обслуживаемых офисов часто делает следующее:

• Найдите бизнес-центры/офисные помещения с обслуживанием в соответствии с потребностями и спецификациями клиента.
• Запросите форму раскрытия информации о состоянии недвижимости и любые другие формы, которые могут потребоваться у владельца бизнес-центра.
• Запросите информацию у владельца бизнес-центра, чтобы успешно описать объект для рекламы.
• Перечислите бизнес-центры/офисные помещения с обслуживанием, доступные для аренды, часто в Интернете.
• Рекламируйте бизнес-центр/обслуживаемые офисные помещения посредством объявлений, информационных бюллетеней, рекламных акций и других методов.