Цифровая почта

Цифровая почта — это автоматизация процессов входящей почты. Используя технологии сканирования и захвата документов , компании могут оцифровывать входящую почту и автоматизировать классификацию и распределение почты внутри организации. Как бумажная, так и электронная почта (электронная почта) может управляться с помощью одного и того же процесса, что позволяет компаниям стандартизировать свои внутренние процедуры распределения почты и соблюдать политику соответствия компании .

Многие компании до сих пор считают, что они по закону обязаны архивировать некоторые документы в бумажном виде в течение определенного времени, например, бухгалтерские документы или контракты . Согласно недавнему опросу AIIM, юридическая приемлемость отсканированных документов по-прежнему рассматривается как проблема более чем в четверти предприятий. Однако реальность такова, что эти правила применимы лишь к небольшому меньшинству документов. Большинство оцифрованных документов теперь юридически допустимы в суде . Новый британский стандарт BS 10008 «Доказательная сила и юридическая допустимость электронной информации» подробно описывает это. Культура «избежания риска любой ценой» — это то, что заставляет компании печатать и архивировать тысячи документов каждый день.

Причины внедрения

Объемы почты продолжают расти в геометрической прогрессии. ^{[ нужна ссылка ]} стимулируется ростом бизнеса и мобильной рабочей силой . Например, компании среднего размера сегодня обрабатывают 100 000 почтовых отправлений в месяц и обслуживают более 200 отделений. Кроме того, корпоративная почтовая служба, важнейшее звено корпоративной информационной системы, с трудом справляется с этим бумажным потоком. Между тем, сегодняшним организациям требуется мгновенная и точная информация; Американские предприятия ежегодно тратят более 500 миллиардов долларов на превращение информации в документах, которые они получают каждый день, в полезные данные, которые они могут использовать для ведения своего бизнеса.

Необходимость корпоративного соответствия и подотчетности также вынудила крупные корпорации вкладывать значительные средства в резервное копирование информации, системы хранения и решения по обеспечению соответствия. Некоторые корпоративные почтовые отделения получили выгоду от разработки высокоскоростного автоматизированного оборудования, предназначенного для более эффективного перемещения физической почты через систему. Однако проблемы огромны, учитывая, что большинство почтовых отделений используют методы визуальной идентификации поштучно и ручной сортировки.

Оцифровывая процесс входящей почты и индексируя документы на лету, компании смогут не только получить внутренний контроль над своими почтовыми процессами (больше никаких потерь эффективности , пробелов в управлении документацией и потери ценной почты), но и получат возможность объединить форматы электронной почты (электронная почта, факс ) в одном и том же потоке обработки документов. Цифровой почтовый зал, спроектированный как центральная информационная платформа, позволяет организации сделать более рациональной обработку почты и значительно повысить производительность и качество обслуживания клиентов .

Преимущества

Сокращение цикла принятия решений

Одним из основных преимуществ преобразования всей входящей бумажной почты в изображения сразу после ее получения является то, насколько это сокращает цикл принятия решений . Сотрудники могут получить доступ к изображениям быстрее, независимо от того, где документы были физически получены. Файлы могут быть обработаны очень быстро в зависимости от уровня их срочности. Так же, как цифровые почтовые отделения облегчают обмен информацией о компании, они также облегчают координацию работы нескольких людей над одним и тем же документом. Процесс принятия решений становится более быстрым и точным.

Рационализация распространения информации

Различные технологии, лежащие в основе цифровых почтовых отделений, помогают компаниям рационализировать свои процессы, например, позволяют компаниям сократить расходы, связанные с повторной отправкой документов между сайтами.

Снижение затрат на бумагу

Затраты на почтовое отделение включают не только расходы на персонал, участвующий в рассылке писем, но и расходы, связанные с повторной отправкой, потерей или порчей документов. Внедрение цифровой почтовой службы напрямую влияет на все эти затраты и становится ключевым элементом конкурентоспособности компании. Еще один источник затрат на бумагу связан с физическим хранением документов. Поощрение сотрудников «обходиться без бумаги» быстро приведет к сокращению излишних затрат на печать и копирование документов. Цель, очевидно, не в том, чтобы запретить бумагу в рабочей среде, а в том, чтобы создать новую последовательную и безопасную организацию, которая сделает использование бумаги излишним.

Обеспечение отслеживания данных

Обеспечение отслеживания входящей почты стало необходимостью для большинства компаний, при этом основным фактором является соблюдение требований. Чем раньше документ преобразуется в файл изображения , тем надежнее его можно отслеживать на протяжении всего его жизненного цикла. Кроме того, отсканированный документ становится доступен всем авторизованным пользователям (в виде файла PDF, TIFF или JPEG). Созданный файл включает в себя больше, чем просто изображения; он ссылается на один или несколько документов в базе данных архива и записывает все действия, выполненные людьми, ответственными за файл. Безопасность процесса гарантирует подлинность и целостность документа, что соответствует политике управления записями компании.

Улучшение обслуживания клиентов

Электронное управление входящей почтой улучшает обработку документов в компаниях и агентствах, ориентированных на оказание услуг . Это повышает качество обслуживания, предлагаемого клиентам , позволяя сотрудникам мгновенно получать доступ к файлам клиентов и немедленно отвечать на вопросы. Большинство компаний считают улучшение обслуживания клиентов основополагающим.

Уменьшите зависимость от физических офисов

Оцифровка почты при ее поступлении в организацию в сочетании с системами управления контентом позволяет направлять почту соответствующим сотрудникам независимо от их физического местонахождения. Растущая тенденция к удаленной работе снизила общую потребность в недвижимости для почтового отделения компании. Многие компании сейчас выбирают программное обеспечение для почтовых отделений для автоматизации всех операций с входящей и исходящей почтой.

Технологии

Сбор документов

«Сбор документов» — это сканирование бумажных документов для их архивирования и восстановления в исходном формате изображения. Это наиболее распространенная технология обработки изображений, используемая сегодня компаниями. Улучшения программного обеспечения теперь позволяют захватывать бумажные документы при импорте электронных файлов и обрабатывать их вместе на одной производственной платформе . Входящая бумажная и электронная почта теперь может архивироваться вместе в одном месте хранения. Еще одним важным изменением является возможность сканировать документы из удаленных мест и получать их через веб-интерфейс . Это известно как распределенный захват и обеспечивает множество преимуществ для компаний с несколькими филиалами или удаленно расположенным персоналом.

Сбор данных

Первоначально технологии обработки форм могли извлекать и проверять данные только из структурированных документов, таких как административные формы. Усовершенствования в технологии оптического распознавания символов теперь позволяют автоматически извлекать все данные из полуструктурированных документов (например, счетов-фактур) – техническая аббревиатура для этого — Intelligent Document Capture (IDC). Для полностью неструктурированных документов (например, юридических контрактов, корреспонденции с клиентами и белой почты) пока невозможно найти и извлечь всю информацию. Однако технологии достаточно усовершенствовались, чтобы идентифицировать тип документа и автоматически извлекать ключевую информацию, которую можно использовать для индексации документа и/или направления документа в нужный отдел или получателю.

Классификация документов

Программное обеспечение, использующее графический подход, может анализировать и классифицировать смешанные пакеты структурированных или полуструктурированных документов для создания библиотеки шаблонов. Используя эту автоматически созданную библиотеку шаблонов, программное обеспечение может затем идентифицировать и извлекать данные из любого отсканированного документа в одном потоке. Этот подход классификации на основе изображений в сочетании с полнотекстовым анализом определенных документов (на основе поиска по ключевым словам) является основными технологиями, используемыми сегодня для обработки полу- или неструктурированных документов. Эти инновационные технологии автоматической классификации уменьшают необходимость предварительной сортировки документов перед процессом сканирования. В результате компании, получающие большие объемы бумажной почты, могут ежегодно значительно сокращать расходы.

Рабочий процесс

Приложения документооборота позволяют электронным документам и информации перемещаться внутри компании. Возможно, им придется управлять очень сложными процессами, связанными с несколькими офисами, из-за глобализации компаний. Растущая важность безопасности является еще одной жизненно важной проблемой. Одно из ключевых разработок в технологиях документооборота заключается в том, чтобы сделать процессы компании и рабочие процессы более согласованными, чтобы избежать организационных изменений при внедрении этих инструментов. Хотя организации компаний имеют тенденцию становиться все более сложными, эти программные решения становятся проще с точки зрения реализации и интерфейсов.

Архивирование

Из-за большого объема документов, которые сегодня необходимо архивировать организациям, крайне важно, чтобы документы можно было быстро хранить, безопасно управлять ими и быстро получать доступ через общий пользовательский интерфейс. Документы обычно можно архивировать на различных электронных носителях и легко получать через веб-интерфейс (тонкий клиент). Сегодня на рынке существует множество решений для архивирования: некоторые из них являются компонентами ECM или решений для управления документами, а некоторые представляют собой автономные системы, специально разработанные для высокоскоростного архивирования больших объемов.

Управление документами и контентом

Документом может быть изображение, файл, сохраненный и сжатый в формате электронного обмена tiff, gif или jpg, либо файл MS Office или файл PDF (формат обмена Acrobat). Контент обычно включает в себя все вышеперечисленное в сочетании с любыми данными/информацией, а также другими электронными файлами, такими как электронные письма и веб-страницы. Решениям по управлению контентом необходимы внутренние репозитории или базы данных (например, Oracle или MS SQL Server) для хранения файлов и извлекаемых данных. За последнее десятилетие эти программные решения получили преимущества от универсального стандарта XML, используемого для индексации, хранения и доступа к файлам в любом репозитории и из него. По сравнению с другими системами, системы управления контентом управляют более сложными правилами администрирования, доступа и рабочих процессов в зависимости от количества файлов и форматов файлов, которые они должны поддерживать.

Эволюция аппаратного обеспечения

За последние 10 лет ассортимент оборудования, позволяющего превращать бумажные документы в цифровые изображения, значительно увеличился. Хотя настольные сканеры и многофункциональные устройства (МФУ) сейчас очень доступны и хорошо подходят для сканирования в небольших офисах или подразделениях, потребность в высокоскоростных сканерах документов для больших объемов по-прежнему очевидна. Скорость, надежность и расширенная функциональность этих высококачественных сканеров могут сэкономить значительное время и деньги в долгосрочной перспективе.

Сегодня можно в одном потоке сканировать документы разных размеров и форматов, сканировать цветные документы, физически сортировать их и считывать из них данные с использованием технологий оптического распознавания символов и штрих-кодов в процессе сканирования. Скорость обработки также значительно увеличилась. Эта эволюция, а также существование машин, способных полностью автоматизировать обработку почты – открытие конвертов, удаление скрепок, сканирование, сортировку – играют значительную роль в развитии обработки больших объемов бумаги, такой как обработка почты.

Следующим шагом для компаний является рационализация обработки почты, чтобы она максимально соответствовала их организационной структуре, например, выбор между созданием централизованного цифрового почтового отделения и внедрением децентрализованных средств сканирования почты или их комбинацией.

Принятие

Согласно опросу, проведенному AIIM в 2009 году, централизованное внутреннее сканирование и сканирование почтовых отделений ожидает значительный рост спроса по сравнению с внешним сканированием и сбором. 48% респондентов опроса имеют централизованную внутреннюю службу сканирования, в качестве основных преимуществ они называют лучшее индексирование и более тесную интеграцию с процессом.

Ссылки

Внедрение цифрового почтового отделения – Datafinity, июль 2012 г. Архивировано 15 февраля 2018 г. на Wayback Machine.
AIIM Industry Watch – Исследование сканирования и захвата документов, четвертый квартал 2009 г.

Внешние ссылки