Система управления документами
Система управления документами ( DMS ) обычно представляет собой компьютеризированную систему, используемую для хранения, обмена, отслеживания и управления файлами или документами. Некоторые системы включают отслеживание истории, где записывается журнал различных версий, созданных и измененных разными пользователями. Этот термин имеет некоторое совпадение с понятиями систем управления контентом . Его часто рассматривают как компонент систем управления корпоративным контентом (ECM) и связаны с управлением цифровыми активами , отображением документов , системами документооборота и системами управления записями .
История
[ редактировать ]В то время как многие системы электронного управления документами хранят документы в их родном формате (Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые веб-системы управления документами начинают хранить контент в форме HTML . Эти системы управления документами на основе HTML могут действовать как системы публикации или системы управления политиками. [1] Содержимое захватывается либо с помощью редакторов на основе браузера, либо путем импорта и преобразования содержимого, отличного от HTML. Хранение документов в формате HTML упрощает полнотекстовый рабочий процесс, поскольку большинство поисковых систем изначально работают с HTML. Для извлечения текста из собственного формата требуется DMS без формата хранения HTML, что немного усложняет рабочий процесс полнотекстового поиска.
Возможности поиска, включая логические запросы , кластерный анализ и стемминг. [2] стали важнейшими компонентами DMS, поскольку пользователи привыкли к поиску в Интернете и тратят меньше времени на организацию своего контента.
Компоненты
[ редактировать ]Системы управления документами обычно обеспечивают хранение, управление версиями, метаданные, безопасность, а также возможности индексирования и поиска. Вот описание этих компонентов:
| Тема | Описание |
|---|---|
| Метаданные | Метаданные обычно сохраняются для каждого документа. Метаданные могут, например, включать дату сохранения документа и личность пользователя, хранящего его. DMS также может автоматически извлекать метаданные из документа или предлагать пользователю добавить метаданные. Некоторые системы также используют оптическое распознавание символов на отсканированных изображениях или выполняют извлечение текста из электронных документов. Полученный извлеченный текст может использоваться для помощи пользователям в поиске документов путем определения вероятных ключевых слов или обеспечения возможности полнотекстового поиска, или может использоваться отдельно. Извлеченный текст также можно хранить как компонент метаданных, хранить вместе с документом или отдельно от документа в качестве источника для поиска в коллекциях документов. [3] |
| Интеграция | Многие системы управления документами пытаются предоставить функции управления документами непосредственно другим приложениям, чтобы пользователи могли извлекать существующие документы непосредственно из репозитория системы управления документами, вносить изменения и сохранять измененный документ обратно в репозиторий как новую версию, не выходя из системы. приложение. Такая интеграция обычно доступна для различных программных инструментов, таких как системы управления рабочими процессами и контентом , обычно через интерфейс прикладного программирования (API) с использованием открытых стандартов, таких как ODMA , LDAP , WebDAV и SOAP или веб-службы RESTful . [4] [5] |
| Захватывать | Capture в первую очередь предполагает прием и обработку изображений бумажных документов со сканеров или многофункциональных принтеров . Программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) часто используется, интегрированное в аппаратное обеспечение или в качестве автономного программного обеспечения, для преобразования цифровых изображений в машиночитаемый текст. Программное обеспечение оптического распознавания меток (OMR) иногда используется для извлечения значений флажков или пузырьков. Сбор может также включать прием электронных документов и других компьютерных файлов. [6] |
| Проверка данных | Правила проверки данных могут проверять наличие ошибок в документах, отсутствие подписей, имена с ошибками и другие проблемы, рекомендуя варианты исправления в реальном времени перед импортом данных в DMS. Дополнительная обработка в форме гармонизации и изменения формата данных также может применяться в рамках проверки данных. [7] [8] |
| Индексирование | Индексирование отслеживает электронные документы. Индексирование может быть таким же простым, как отслеживание уникальных идентификаторов документов; но часто он принимает более сложную форму, обеспечивая классификацию с помощью метаданных документов или даже с помощью индексов слов, извлеченных из содержания документов. Индексирование существует главным образом для поддержки запроса и поиска информации. Одной из критически важных областей быстрого поиска является создание индексной топологии или схемы. [9] |
| Хранилище | Храните электронные документы. Хранение документов часто включает в себя управление этими же документами; где они хранятся, как долго, миграция документов с одного носителя на другой ( иерархическое управление хранением ) и возможное уничтожение документов. |
| Поиск | Извлеките электронные документы из хранилища. Хотя идея поиска конкретного документа проста, поиск в электронном контексте может быть довольно сложным и эффективным. Простой поиск отдельных документов можно поддержать, разрешив пользователю указать уникальный идентификатор документа и заставив систему использовать базовый индекс (или неиндексированный запрос в своем хранилище данных) для получения документа. [9] Более гибкий поиск позволяет пользователю указывать частичные условия поиска, включающие идентификатор документа и/или части ожидаемых метаданных. Обычно это возвращает список документов, соответствующих критериям поиска пользователя. Некоторые системы предоставляют возможность указать логическое выражение, содержащее несколько ключевых слов или примеров фраз, которые, как ожидается, будут присутствовать в содержимом документов. Поиск по запросу такого типа может поддерживаться ранее созданными индексами. [9] или может выполнить более трудоемкий поиск по содержимому документов, чтобы получить список потенциально релевантных документов. См. также «Поиск документов» . |
| Распределение | Документ, готовый к распространению, должен быть в формате, который невозможно легко изменить. Оригинальная мастер-копия документа обычно никогда не используется для распространения; скорее, чаще встречается электронная ссылка на сам документ. Если документ должен распространяться в электронной форме в нормативной среде, тогда должны быть соблюдены дополнительные критерии, включая гарантии прослеживаемости и контроля версий, даже в других системах. [10] Этот подход применим к обеим системам, с помощью которых осуществляется обмен документами, если целостность документа является обязательным условием. |
| Безопасность | Безопасность документов жизненно важна для многих приложений управления документами. Требования соответствия для определенных документов могут быть довольно сложными в зависимости от типа документов. Например, в Соединенных Штатах такие стандарты, как ISO 9001 и ISO 13485 , а также правила Управления по контролю за продуктами и лекарствами США , диктуют, как следует подходить к процессу контроля документации. [11] Системы управления документами могут иметь модуль управления правами, который позволяет администратору предоставлять доступ к документам в зависимости от типа только определенным людям или группам людей. Маркировка документа во время печати или создания PDF-файла является важным элементом, предотвращающим изменение или непреднамеренное использование. |
| Рабочий процесс | Рабочий процесс — это сложный процесс, и некоторые системы управления документами имеют встроенный модуль рабочего процесса. [12] или может интегрироваться с инструментами управления рабочими процессами. [5] Существуют разные типы рабочего процесса. Использование зависит от среды, в которой применяется система электронного документооборота (СЭД). Ручной рабочий процесс требует, чтобы пользователь просмотрел документ и решил, кому его отправить. Рабочий процесс на основе правил позволяет администратору создать правило, определяющее поток документов в организации: например, счет проходит процедуру утверждения, а затем направляется в отдел кредиторской задолженности. Динамические правила позволяют создавать ветки в процессе рабочего процесса. Простым примером может быть ввод суммы счета, и если эта сумма ниже определенной установленной суммы, она следует по разным маршрутам через организацию. Расширенные механизмы рабочих процессов могут манипулировать контентом или сигнализировать о внешних процессах, пока действуют эти правила. |
| Сотрудничество | Сотрудничество должно быть неотъемлемой частью СЭД. В своей базовой форме совместная СЭД должна позволять авторизованному пользователю извлекать и обрабатывать документы. Доступ должен быть заблокирован для других пользователей на время работы с документом. Другие расширенные формы совместной работы действуют в режиме реального времени, позволяя нескольким пользователям одновременно просматривать и изменять (или размечать) документы. Полученный документ является полным и включает все дополнения пользователей. Совместная работа в системах управления документами означает, что различные пометки, сделанные каждым отдельным пользователем во время сеанса совместной работы, записываются, что позволяет отслеживать историю документов. [13] |
| Управление версиями | Управление версиями — это процесс, посредством которого документы возвращаются в систему управления документами или из нее, что позволяет пользователям получать предыдущие версии и продолжать работу с выбранной точки. Управление версиями полезно для документов, которые со временем меняются и требуют обновления, но может возникнуть необходимость вернуться к предыдущей копии или сослаться на нее. [13] |
| Идет поиск | Поиск находит документы и папки, используя атрибуты шаблона или полнотекстовый поиск. Документы можно искать по различным атрибутам и содержимому документа. |
| Федеративный поиск | Это относится к возможности расширения возможностей поиска для получения результатов из нескольких источников или из нескольких DMS внутри предприятия. [14] |
| Издательский | Публикация документа включает в себя процедуры корректуры , экспертного или публичного рецензирования, авторизации, печати и утверждения и т. д. Эти шаги обеспечивают осмотрительность и логическое мышление. Любое неосторожное обращение может привести к неточности документа и, следовательно, ввести в заблуждение или расстроить его пользователей и читателей. В отраслях, регулируемых законодательством, некоторые процедуры должны быть завершены, что подтверждается соответствующими подписями и датами подписания документа. Для получения дополнительной информации обратитесь к разделам ISO ICS 01.140.40 и 35.240.30. [15] [16]
Опубликованный документ должен быть в формате, который нелегко изменить без специальных знаний или инструментов, и при этом он должен быть доступен только для чтения или переносим. [17] |
| Репродукция твердой копии | Воспроизведение документов/изображений часто необходимо в системе управления документами, поэтому следует учитывать поддерживаемые ею устройства вывода и возможности воспроизведения. [18] |
Стандартизация
[ редактировать ]Многие отраслевые ассоциации публикуют свои собственные списки конкретных стандартов контроля документации, которые используются в их конкретной области. Ниже приводится список некоторых соответствующих документов ISO. Подразделения ИКС 01.140.10 и 01.140.20. [19] [20] ISO также опубликовала ряд стандартов, касающихся технической документации , подпадающих под раздел 01.110. [21]
- ISO 2709 Информация и документация. Формат обмена информацией.
- ISO 15836 Информация и документация. Dublin Core. Набор элементов метаданных
- ISO 15489 Информация и документация. Управление записями.
- ISO 21127 Информация и документация. Справочная онтология для обмена информацией о культурном наследии.
- ISO 23950 Информация и документация. Поиск информации (Z39.50). Определение службы приложений и спецификация протокола.
- ISO 10244 Управление документами. Базовое определение и анализ бизнес-процессов.
- ISO 32000 Управление документами. Портативный формат документов.
- ISO/IEC 27001 Спецификация для системы управления информационной безопасностью.
Контроль документов
[ редактировать ]Правительственные постановления обычно требуют, чтобы компании, работающие в определенных отраслях, контролировали свои документы. Контролер документации несет ответственность за строгий контроль этих документов. Эти отрасли включают бухгалтерский учет (например: 8-я Директива ЕС , Закон Сарбейнса-Оксли ), безопасность пищевых продуктов (например, Закон о модернизации безопасности пищевых продуктов в США), ISO (упомянутый выше), производство медицинского оборудования ( FDA ), производство крови, человеческие клетки и тканевые продукты (FDA), здравоохранение ( JCAHO ) и информационные технологии ( ITIL ). [22] В некоторых отраслях действуют более строгие требования к контролю документации из-за типа информации, которую они сохраняют для конфиденциальности, гарантий или других строго регулируемых целей. Примеры включают защищенную медицинскую информацию (PHI), как того требует HIPAA , или документацию строительного проекта, необходимую для гарантийного периода. Стратегический план информационных систем (ISSP) может формировать информационные системы организации в среднесрочной и долгосрочной перспективе. [23]
Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, служат доказательством того, что документы находятся под контролем. Несоблюдение требований может привести к штрафам, потере бизнеса или нанесению ущерба репутации бизнеса.
Документооборот включает в себя: [24]
- рассмотрение и утверждение документов перед выпуском
- обеспечение четкого определения изменений и исправлений
- обеспечение доступности соответствующих версий применимых документов в «точках использования»
- обеспечение того, чтобы документы оставались разборчивыми и идентифицируемыми
- обеспечение идентификации и контроля внешних документов (таких как документы, предоставленные заказчиком или руководства поставщиков)
- предотвращение «непреднамеренного» использования устаревших документов
организации Эти требования к контролю документации составляют часть затрат на соблюдение требований наряду с соответствующими функциями, такими как ответственный за защиту данных и внутренний аудит .
Интегрированный ДМ
[ редактировать ]Интегрированное управление документами включает в себя технологии, инструменты и методы, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения, доставки и уничтожения «документов» на предприятии. В этом контексте «документами» являются любые информационные активы, включая изображения, офисные документы, графику и рисунки, а также новые электронные объекты, такие как веб-страницы, электронная почта, мгновенные сообщения и видео.
Программное обеспечение для управления документами
[ редактировать ]Бумажные документы издавна используются для хранения информации . Однако бумага может быть дорогостоящей, а при чрезмерном использовании — расточительной. Программное обеспечение для управления документами — это не просто инструмент, оно позволяет пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать хранимую информацию. Программное обеспечение для управления документами представляет собой электронный шкаф, который можно использовать для систематизации всех бумажных и цифровых файлов. [25] Программное обеспечение помогает предприятиям объединять бумажные файлы в цифровые и хранить их в едином центре после сканирования и цифровых форматов . импорта [26] Одним из наиболее важных преимуществ управления цифровыми документами является «надежная» среда для защиты всех документов и данных. [27] В частности, в отрасли тяжелого строительства программное обеспечение для управления документами позволяет членам команды безопасно просматривать и загружать документы по проектам, над которыми им поручено, из любого места и в любое время, что помогает оптимизировать повседневные операции. [28]
См. также
[ редактировать ]- Технология сотрудничества в строительстве
- Управление коммуникациями с клиентами
- Распространение данных
- Автоматизация документов
- Документация
- Управление корпоративным контентом
- Информационный репозиторий
- Информатика
- База знаний
- Управление знаниями
- Библиотечное дело
- Управление данными о продукте
- Контроль версий
- Управление фрагментами
- Таксономия (общая)
- Система управления техническими данными
- Техническая документация
Ссылки
[ редактировать ]- ↑ Система управления политиками . Архивировано 29 октября 2011 г. на Wayback Machine.
- ^ Стемминг: облегчение поиска. Архивировано 11 января 2012 г. на Wayback Machine.
- ^ Парсонс, М. (2004). Эффективное управление знаниями для юридических фирм . Издательство Оксфордского университета. п. 234. ИСБН 9780195169683 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Шивакумар, СК (2016). Управление корпоративным контентом и поиском для создания цифровых платформ . Джон Уайли и сыновья. п. 93. ИСБН 9781119206828 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Перейти обратно: а б Флетчер, АН; Брам, М.; Паргманн, Х. (2003). Управление рабочими процессами с помощью SAP WebFlow: Практическое руководство . Springer Science & Business Media. стр. 15–16. ISBN 9783540404033 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Уэббер, М.; Уэббер, Л. (2016). Управление ИТ: политика и процедуры . Уолтерс Клювер. п. 41-4. ISBN 9781454871323 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Тринкьери, Д. (2003). Оценка вариантов интегрированной системы управления документами (IDMS) для Министерства транспорта Аризоны (ADOT) . Департамент транспорта Аризоны. п. 158.
Правила проверки данных должны быть встроены в саму форму, а не выполняться в среде постобработки. Это обеспечивает использование интерактивного опыта в реальном времени. Часто проверка данных требует поиска в базе данных. Правила должны разрешать этот запрос к базе данных, предоставляя пользователю выбор в режиме реального времени на основе результатов запроса.
- ^ Морли, Д.; Паркер, CS (2014). Понимание компьютеров: сегодня и завтра, всестороннее . Cengage Обучение. стр. 558–559. ISBN 9781285767277 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Перейти обратно: а б с Меран, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота . Академическая пресса. п. 120. ИСБН 9780323140621 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Соммервилл, Дж.; Крейг, Н. (2006). Внедрение информационных технологий в строительстве . Рутледж. п. 130. ИСБН 9781134198986 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Шкипер, СЛ (2015). Как создать систему контроля документации на соответствие требованиям ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 и требованиям FDA . ASQ Качество Пресс. п. 156. ИСБН 9780873899178 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Остерберри, Д. (2012). Управление цифровыми активами . ЦРК Пресс. стр. 27–28. ISBN 9781136033629 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Перейти обратно: а б Остерберри, Д. (2012). Управление цифровыми активами . ЦРК Пресс. п. 30. ISBN 9781136033629 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Уайт, М. (2012). Корпоративный поиск . O'Reilly Media, Inc., стр. 73–74. ISBN 9781449330408 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.40: Издательское дело» . Архивировано из оригинала 6 июня 2011 года . Проверено 14 июля 2008 г.
- ^ Международная организация по стандартизации. «35.240.30: ИТ-приложения в информации, документации и публикациях» . Архивировано из оригинала 6 июня 2011 года . Проверено 14 июля 2008 г.
- ^ Корпорация Онсфера. «Управление документацией СОП в проверенных средах» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 4 сентября 2011 года . Проверено 25 апреля 2011 г.
- ^ Меран, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота . Академическая пресса. п. 16. ISBN 9780323140621 . Проверено 19 мая 2018 г.
- ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.10: Письмо и транслитерация» . Архивировано из оригинала 7 июля 2009 года . Проверено 14 июля 2008 г.
- ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.20:Информационные науки» . Архивировано из оригинала 5 декабря 2008 года . Проверено 14 июля 2008 г.
- ^ Международная организация по стандартизации. «01.110: Техническая документация на продукцию» . Архивировано из оригинала 6 июня 2011 года . Проверено 15 июля 2008 г.
- ^ «Свод федеральных правил, раздел 21, часть 1271» . Управление по контролю за продуктами и лекарствами. Архивировано из оригинала 10 октября 2011 года . Проверено 31 января 2012 г.
- ^
Виггинс, Боб (2000). Эффективный документооборот: раскрытие корпоративных знаний (2-е изд.). Гауэр. п. 25. ISBN 9780566081484 . Архивировано из оригинала 13 января 2018 года . Проверено 9 апреля 2016 г.
На организационном уровне стратегический план информационных систем (ISSP) — это способ в общих чертах определить, какие информационные системы организация должна иметь в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно от трех до пяти лет [...]).
- ^ «Что такое документооборот?» . isoТрекер . Проверено 9 ноября 2023 г.
- ^ «Системы управления документами – Руководство покупателя» . Архивировано из оригинала 10 января 2017 года . Проверено 10 января 2017 г.
- ↑ Чауни, Мамун (5 февраля 2015 г.). «7 мощных преимуществ использования системы управления документами». Архивировано 10 января 2017 г. на Wayback Machine.
- ^ пепел-конверсии (13 февраля 2020 г.). «Преимущества системы управления документами и 9 вещей, на которые следует обратить внимание» . Ash Conversions International . Проверено 7 мая 2020 г.
- ^ «Программное обеспечение для управления документацией в строительстве» . ХССС . 15 декабря 2021 г. Проверено 7 июня 2022 г.
Внешние ссылки
[ редактировать ]
