Архивирование электронной почты

Архивирование электронной почты — это сохранение и обеспечение возможности поиска всей электронной почты, отправленной и отправленной конкретному лицу. Решения для архивирования электронной почты фиксируют содержимое электронной почты либо непосредственно из самого почтового приложения, либо во время транспортировки. Сообщения обычно затем сохраняются на магнитном диске и индексируются для упрощения будущего поиска. Помимо простого накопления сообщений электронной почты, эти приложения индексируют и обеспечивают быстрый доступ к архивным сообщениям с возможностью поиска независимо от пользователей системы, используя несколько различных технических методов реализации. Причины, по которым компания может выбрать решение для архивирования электронной почты, включают защиту критически важных данных, соблюдение требований применимых правил к хранению и контролю, а также для целей раскрытия электронных данных. Прогнозируется, что рынок архивирования электронной почты вырастет с почти 2,1 миллиарда долларов в 2009 году до более чем 5,1 миллиарда долларов в 2013 году. ^{[ 1 ]}

Определение

Архивирование электронной почты — это автоматизированный процесс сохранения и защиты всех входящих и исходящих сообщений электронной почты (а также вложений и метаданных), чтобы к ним можно было получить доступ позже, если возникнет такая необходимость. Преимущества архивирования электронной почты включают восстановление утерянных или случайно удаленных электронных писем, ускорение реагирования на аудит, сохранение интеллектуальной собственности, содержащейся в деловой электронной почте и ее вложениях, а также «обнаружение электронных данных» в случае судебных разбирательств или внутренних расследований (что произошло, когда, кто сказал). что).

Обзор

Архивирование электронной почты — это процесс сбора, сохранения и упрощения поиска всего трафика электронной почты, поступающего и исходящего от конкретного человека, организации или службы. Решения для архивирования электронной почты фиксируют содержимое электронной почты либо непосредственно с самого почтового сервера (ведение журнала), либо во время передачи сообщения. Архив электронной почты затем можно хранить на магнитной ленте, дисковых массивах или, чаще всего, в облаке. Независимо от местоположения архива электронной почты, он индексируется, чтобы ускорить будущий поиск, и большинство поставщиков архивов предоставляют пользовательский интерфейс поиска для упрощения построения запросов.

Помимо электронной почты, вложений и связанных с ними метаданных , некоторые приложения для архивирования электронной почты могут также архивировать дополнительные аспекты почтового ящика, включая общие папки, PST- файлы, календари, контакты, заметки, мгновенные сообщения и контекст.

Цели

У предприятий или конечных пользователей есть множество причин инвестировать в решение для архивирования электронной почты, в том числе:

Сохранение данных
Защита интеллектуальной собственности
Соответствие нормативным требованиям
Судебные разбирательства и юридические открытия
Резервное копирование электронной почты и аварийное восстановление
Оптимизация системы обмена сообщениями и хранилища
Мониторинг внутреннего и внешнего содержимого электронной почты
Управление записями (политика хранения электронной почты)
Непрерывность бизнеса и электронной почты

Соответствие нормативным требованиям

Поскольку предприятия всех размеров все больше полагаются на электронную почту, ценность этого контента для бизнеса также растет. Для защиты этой все более ценной информации ( интеллектуальной собственности ) были приняты многочисленные стандарты и правила, требующие защиты и хранения записей, а также своевременного реагирования на юридические (обнаружение) и информационные (FOIA) запросы. ^{[ 2 ]} Современные решения для архивирования электронной почты позволяют компаниям соблюдать нормативные требования или корпоративные политики, защищая и сохраняя данные, а также предоставляя гибкие политики управления данными, позволяющие авторизованным пользователям вводить «законные ограничения», устанавливать политики хранения и очистки или проводить поиск в нескольких почтовых ящиках для выполнения различных запросы.

Вот некоторые из основных требований соответствия, обуславливающих необходимость безопасного архивирования электронной почты ( в алфавитном порядке ):

Канада

Организация по регулированию инвестиционной отрасли Канады (IIROC) 29,7
Ассоциация дилеров взаимных фондов (MFDA) ^{[ 3 ]}^{[ 4 ]}
ПИПЕДА

Германия

ГоБД ^{[ 5 ]}

Швейцария

Швейцарский кодекс обязательств , статья 962.

Великобритания

Британский институт стандартов — BS 4783, BS 7799/ISO 17799, BS ISO 15489-1, BSI DISC PD 0008, BSI DISC PD0010, BSI DISC PD0012.
Закон о защите данных 1998 г.
Закон о свободе информации 2000 г.

Соединенные Штаты

FDA , часть 11 Раздел 21 CFR
Федеральные правила гражданского судопроизводства (FRCP)
Закон о свободе информации
Закон Грэмма-Лича-Блайли
[HFTA] (Закон о прозрачности хедж-фондов)
HIPAA
Закон об инвестиционных консультантах
Правило FINRA 3110 и NYSE Правило 440
Сарбейнс-Оксли
Законопроект Сената Калифорнии 1386 (2002 г.) (только в Калифорнии)
Правило 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам и Правило 17a-3 Комиссии по ценным бумагам и биржам США
Патриотический акт

Обратите внимание, что многие нормативные требования требуют сохранения «электронных деловых коммуникаций», которые состоят не только из электронной почты, но могут включать обмен мгновенными сообщениями, вложения файлов, сообщения Bloomberg, сообщения Reuters, обмен PIN-кодами и текстовые сообщения SMS, VoIP. и другие электронные средства обмена сообщениями, используемые в бизнесе.

Судебные разбирательства и юридические открытия

Что касается юридического раскрытия информации , решения для архивирования электронной почты снизят общий риск хищения и значительно ускорят электронное обнаружение. Это связано с тем, что сообщения индексируются, предоставляются контрольные журналы, дедуплицируются сообщения и может применяться юридическое удержание/сохранение. ^{[ 6 ]} Для поддержки в судебном процессе электронная почта может быть быстро получена, и существует история электронной почты, подтверждающая ее подлинность для цепочки поставок. Для обеспечения соответствия требованиям записи электронной почты хранятся в архиве в соответствии с политиками хранения, определенными администратором. По истечении срока хранения электронная почта автоматически удаляется приложением архивации. Чтобы соответствовать требованиям, организация может намеренно уничтожать сообщения электронной почты при условии, что (1) уничтожение производится в соответствии с установленной политикой компании и (2) уничтожение немедленно прекращается в случае возникновения инцидента, который может повлечь за собой судебный иск. ^{[ 7 ]}

Если в организации имеется несколько отдельных приложений, например для обнаружения электронных данных, управления информацией и архивирования электронной почты, каждое приложение может иметь отдельную базу данных, и становится сложно устранить дублирование сообщений и обеспечить применение единой политики хранения. С юридической точки зрения это важно, поскольку по истечении срока хранения сообщение должно быть удалено из архива. ^{[ 8 ]} Сообщения, которые не были удалены, по-прежнему можно обнаружить, если в дальнейшем возникнет судебный процесс. Таким образом, без единого архива трудно обеспечить единую политику хранения. Эта проблема усугубляется для крупных организаций, которые обрабатывают десятки миллионов электронных писем в день.

Без архивирования электронной почты электронная почта, скорее всего, будет храниться на какой-либо комбинации резервных лент и на конечных пользователей локальных рабочих станциях . Если необходимо найти конкретное электронное письмо для внутреннего расследования или в ответ на судебный процесс, поиск может занять недели и стоить дорого. Благодаря сегодняшним правилам юридического раскрытия информации (см. FRCP: https://web.archive.org/web/20141021110256/http://www.uscourts.gov/uscourts/RulesAndPolicies/rules/EDiscovery_w_Notes.pdf ) и законодательству о соблюдении требований, это стало необходимо ИТ-отделам для централизованного управления и архивирования электронной почты организации, чтобы ее можно было найти за считанные минуты; не дни или недели.

Резервное копирование электронной почты и аварийное восстановление

Электронная почта является источником жизненной силы многих современных предприятий, и сегодня предприятия больше зависят от надежной службы электронной почты. Практически все предприятия внедряют инфраструктуру обмена сообщениями для объединения сотрудников и реализации бизнес-процессов. В сфере электронной коммерции сотрудникам может потребоваться доступ к электронной почте для закрытия продаж и управления счетами. Эти сотрудники, как и многие другие, могут хранить свои электронные письма на неопределенный срок, но некоторые организации могут потребовать удаления электронных писем старше 90 дней. Установка таких политик хранения заслуживает тщательного рассмотрения, поскольку одно электронное письмо может помочь компании выиграть судебный процесс или вообще избежать судебных разбирательств. Архивирование электронной почты также можно использовать для обеспечения непрерывности бизнеса на уровне отдельных сотрудников. Когда один сотрудник увольняется, его/ее заменяющему может быть предоставлен доступ к архивным сообщениям ушедшего сотрудника, чтобы сохранить записи переписки и обеспечить ускоренную адаптацию.

Архив электронной почты , являющийся частью комплексного плана аварийного восстановления , может сыграть важную роль в усилиях организации по «возвращению к работе». Выносной онлайн-архив означает, что вторичные объекты могут запускать серверы обмена сообщениями и быстро получать доступ к последним отправленным/полученным письмам, а также ко всем историческим данным сообщений. Внешние архивы могут принимать форму дисковых ферм (SAN) в удаленных средствах аварийного восстановления или архивов электронной почты, хранящихся в общедоступных или частных облачных средах. Хотя продукты для архивирования электронной почты захватывают и копируют все сообщения, они не являются зеркальными копиями самого сервера сообщений и, следовательно, не могут помочь воссоздать учетные записи/группы пользователей в случае сбоя.

Оптимизация системы обмена сообщениями и хранилища

Каждое сообщение электронной почты занимает место на жестком диске системы электронной почты или другом постоянном запоминающем устройстве (например, сетевом хранилище , сети хранения данных и т. д.). По мере увеличения количества этих сообщений простые операции, такие как извлечение, поиск, индексирование, резервное копирование и т. д., используют больше ресурсов информационной системы. В какой-то момент старые данные должны быть удалены из производственной системы электронной почты, чтобы они могли поддерживать уровень производительности для своего основного использования — обмена сообщениями электронной почты. Решения для архивирования электронной почты повышают производительность сервера электронной почты и эффективность хранения, удаляя электронную почту и вложения с сервера сообщений на основе политик, определенных администратором. Архивированные электронные письма и вложения остаются доступными для конечных пользователей через существующие клиентские приложения электронной почты.

См. также

Ссылки

^ «The Radicati Group, Inc. публикует исследование «Рынок архивирования электронной почты, 2009–2013 гг.» . Торговые рынки . 7 октября 2009 года. Архивировано из оригинала 22 мая 2010 года . Проверено 20 августа 2022 г.
^ «Обслуживание системы» . IПроизводство .
^ «Правила МФДА» . mfda.ca.
^ «Временная почта» . Эзтемпмейл. Альтернативный URL
^ Принципы доступа к данным и цифровым документам (GDPdU). Архивировано 18 июля 2011 г. в Wayback Machine.
^ Принципы Седоны, Канада: решение вопросов электронного открытия, 2008 г.
^ Кест, Кристофер; Дрю Соррелл; Лаундес, Дросдик, Достер, Кантор и Рид, Пенсильвания (12 апреля 2013 г.). «Разрешено ли вам намеренно уничтожать электронные письма? Re: Конфиденциальность на рабочем месте» . Обзор национального законодательства . Проверено 17 апреля 2013 г. {{cite news}}: CS1 maint: несколько имен: список авторов ( ссылка )
^ Мейтленд, Джо (17 октября 2008 г.). «Лучшие практики: архивирование электронной почты» (PDF) . Форрестер. Архивировано из оригинала (PDF) 10 января 2022 г. Проверено 20 августа 2022 г.

Дальнейшее чтение

Ратанатаратхорн, Кристен К. (2017), «Архивы корреспонденции в эпоху электронной почты: проблемы технологий, конфиденциальности и политики» , Филантропия Нью-Йорка , США: Фонд Эндрю У. Меллона
«Архив электронной почты Carcanet Press, Манчестерский университет» , Премия Digital Preservation Awards , Великобритания: Коалиция Digital Preservation Coalition , 2014 г.
Будущее архивов электронной почты: отчет целевой группы по техническим подходам к архивам электронной почты (PDF) , Совет по библиотечным и информационным ресурсам , 2018 г., заархивировано из оригинала (PDF) 17 декабря 2018 г. , получено 12 декабря 2018 г. 17
Как долго я должен хранить свои электронные письма? , 2017

Внешние ссылки

Лучшие практики: архивирование электронной почты от Forrester Research

[1] «The Radicati Group, Inc. публикует исследование «Рынок архивирования электронной почты, 2009–2013 гг.» . Торговые рынки . 7 октября 2009 года. Архивировано из оригинала 22 мая 2010 года . Проверено 20 августа 2022 г.

[2] «Обслуживание системы» . IПроизводство .

[3] «Правила МФДА» . mfda.ca.

[4] «Временная почта» . Эзтемпмейл. Альтернативный URL

[5] Принципы доступа к данным и цифровым документам (GDPdU). Архивировано 18 июля 2011 г. в Wayback Machine.

[6] Принципы Седоны, Канада: решение вопросов электронного открытия, 2008 г.

[7] Кест, Кристофер; Дрю Соррелл; Лаундес, Дросдик, Достер, Кантор и Рид, Пенсильвания (12 апреля 2013 г.). «Разрешено ли вам намеренно уничтожать электронные письма? Re: Конфиденциальность на рабочем месте» . Обзор национального законодательства . Проверено 17 апреля 2013 г. {{cite news}}: CS1 maint: несколько имен: список авторов ( ссылка )

[8] Мейтленд, Джо (17 октября 2008 г.). «Лучшие практики: архивирование электронной почты» (PDF) . Форрестер. Архивировано из оригинала (PDF) 10 января 2022 г. Проверено 20 августа 2022 г.

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]

[ 5 ]

[ 6 ]

[ 7 ]

[ 8 ]

v т и Цифровое сохранение
Concepts	Artifactual value Curation Dark age Obsolescence Open Archival Information System
Techniques	Forensics Emulation
By type	Artworks Email Video games Websites
Organizations	Arctic World Archive Computer museums Digital Curation Centre National Digital Information Infrastructure and Preservation Program (US)
Lists	Preservation initiatives Timeline Timeline of audio formats Web archiving initiatives
Category