Администрация офиса
Администрирование офиса (сокращенно Office Ad и сокращенно OA ) — это набор повседневной деятельности, которая связана с содержанием офисного здания, финансовым планированием , ведением учета и выставлением счетов , личным развитием , физическим распределением и логистикой , в пределах организация. Сотрудника , выполняющего эту деятельность, обычно называют офисным администратором или офис-менеджером, и он играет ключевую роль в инфраструктуре любой организации, независимо от ее масштаба. Многие административные должности требуют от кандидата наличия продвинутых навыков работы с программными приложениями Microsoft Word , Excel и Access . [1]
Административный менеджер
[ редактировать ]Администратор офиса несет ответственность за обеспечение эффективности административной деятельности внутри организации, обеспечивая структуру другим сотрудникам внутри организации. Эта деятельность может варьироваться от ответственности за управление человеческими ресурсами , бюджетом и отчетностью до контроля над другими сотрудниками. Эти обязанности могут варьироваться в зависимости от работодателя и уровня образования. [2]
Набор навыков
[ редактировать ]Важность офисного администратора для организации значительна из-за возложенных на него обязанностей; поэтому для того, чтобы работник мог работать эффективно и продуктивно, необходима специальная подготовка, а именно;
- Обучение расчету заработной платы , которое предполагает ответственность за получение всеми сотрудниками расчетных ведомостей . своевременное
- Наличие хороших коммуникативных навыков для координации действий с другими сотрудниками организации.
- Возможность контролировать сотрудников службы поддержки
- Способность адаптироваться к изменяющейся среде и новым технологиям, которые могут быть внедрены, например, установка нового программного обеспечения.
- Проявление хорошей инициативы
- Способность работать под давлением при выполнении задачи, имеющей жизненно важное значение для организации. [3]
Роли
[ редактировать ]Существует широкий спектр ролей, которые могут быть связаны с офисным администратором. Организации часто рекламируют вакансии административных помощников, ориентированные на студентов, которые в настоящее время учатся или закончили среднюю школу или колледж . Это дает сотруднику возможность получить опыт или построить карьеру за счет работы на полный рабочий день или стажировки во время летних каникул.
Администраторы играют ключевую роль в управлении организацией, поскольку им поручено организовывать и встречать клиентов, поставщиков и посетителей непосредственно по электронной почте , телефонным звонкам или прямой почтовой рассылке . Сотрудник, выполняющий роль администратора, должен продемонстрировать хорошие организационные, коммуникативные навыки и навыки обслуживания клиентов, чтобы обеспечить эффективность. [4] Администратору следует опасаться мошенников, которые пытаются получить внутреннюю информацию офиса или медицинской практики, чтобы злоупотребить ею или использовать ее в своих целях. [5] Другими обязанностями, которые возлагаются на администратора, являются:
- Обеспечение распределения исходящей и входящей почты по нужному отделу внутри организации.
- Организация и помощь коллегам в проведении встреч , конференций и прямых телефонных звонков, когда это необходимо.
- Общение с представителями общественности при проведении запроса
- Управление и поддержание системы хранения документов, внедренной в организации, например информационных систем.
- Канцелярские обязанности, связанные с заказом оборудования, канцелярских товаров и другого необходимого инвентаря. [6]
Личные помощники обычно помогают офис-менеджеру поддерживать эффективность его повседневной работы; это осуществляется путем предоставления секретарской поддержки и помощи. Чтобы стать личным помощником, сотрудник должен иметь опыт работы на предыдущих административных должностях, что влечет за собой использование компьютеров и информационных систем. Как и любая другая роль, связанная с офисным администратором, должность личного помощника требует от сотрудника организованности, проявления профессионализма и способности работать под давлением при выполнении жизненно важной задачи. [7] Обязанности, которые личный помощник должен выполнять каждый день, следующие:
- Ввод, хранение и управление данными, хранящимися в офисной системе организации.
- Обеспечение того, чтобы все контакты третьих лиц обрабатывались через них.
- Организация транспорта и встреч, важных для офис-менеджера
- Обеспечение подготовки документов, отчетов и презентаций перед любыми встречами.
- Обработка электронных писем и писем, поступивших в переписку офис-менеджеру
Офис-менеджер
[ редактировать ]
Офис -менеджер несет ответственность за обеспечение эффективного и результативного выполнения офисных обязанностей организации, а также за контроль над другими сотрудниками. Роль офис-менеджера более требовательна, чем другие административные должности, включая навыки и квалификацию, такие как большой административный опыт, компетентность в области человеческих ресурсов , навыки отчетности, делегирование полномочий , процессы управления и способность общаться с другими членами организации. [8] [9]
Обязанности
[ редактировать ]В обязанности офис-менеджера входит: [10]
- Организуйте работу и процедуры офиса, выполняя несколько административных задач, например, разрабатывая и внедряя новые системы хранения документов.
- Постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения
- Привлечение , отбор и обучение новых сотрудников
- Развитие сотрудников посредством коучинга и консультирования.
- Составление годовых бюджетов
- Профессиональное развитие , например, путем посещения внешних тренингов.
Ссылки
[ редактировать ]- ^ «Возможности офисного администрирования» . 13 октября 2011 г.
- ^ «Администратор офиса | Руководство по трудоустройству» . Архивировано из оригинала 18 октября 2015 г. Проверено 20 октября 2015 г.
- ^ «Краткая история делопроизводства» . Национальная академия здоровья и бизнеса | Обучение в колледже Онтарио . 04.06.2014 . Проверено 26 октября 2015 г.
- ^ «Возможности офисного администрирования» . КарьераЧасто задаваемые вопросы . 13 октября 2011 года . Проверено 26 октября 2015 г.
- ^ «Как обучать административный персонал вашей практики» . www.healthcarebusinesstoday.com . 6 апреля 2018 года . Проверено 9 апреля 2018 г.
- ^ «Описание вакансии – администратор» (PDF) . Описание работы . Maca.gov. 30 мая 2015 г.
- ^ Агентство, финансирование навыков. «Информация о вакансии личного помощника | Национальная служба карьеры» . Nationalcareersservice.direct.gov.uk . Проверено 2 ноября 2015 г.
- ^ «Образец должностной инструкции офис-менеджера | Monster.com» . Ресурсный центр по найму монстров . Проверено 2 ноября 2015 г.
- ^ «Возможности офисного администрирования» . КарьераЧасто задаваемые вопросы . 13 октября 2011 года . Проверено 2 ноября 2015 г.
- ^ «Образец должностной инструкции офис-менеджера | Monster.com» . Ресурсный центр по найму монстров . Проверено 3 ноября 2015 г.
