Требования к соблюдению

В Соединенных Штатах Соединенных Штатов требования к соблюдению представляют собой серию директив, которые федеральные правительственные учреждения установили, которые суммируют сотни федеральных законов и правил, применимых к федеральной помощи (также известной как федеральная помощь или федеральные средства ). В настоящее время они включены в дополнение к соответствию требованиям OMB A-133 , которая была создана Управлением управления и бюджета США (OMB).

Чтобы облегчить , соответствие и федеральным законам правилам получателей а также его годовой аудит , OMB создал четырнадцать основных и стандартных требований соответствия, которые получатели должны соответствовать при получении и использовании такой федеральной помощи. OMB также предоставляет подробные объяснения, дискуссии и рекомендации о них в дополнении OMB A-133. Требования к соответствию являются только руководящими принципами для соблюдения сотен законов и правил, применимых к конкретной помощи типа, используемой получателем, и их цели носят общий характер из -за большого количества федеральных программ. Каждое требование соответствия определяется буквой в алфавитном порядке.

Действия разрешены или отложены (а)

Это требование соответствия устанавливает, что каждая программа работает для определенной цели (например, уход за пожилыми людьми или образование детей), и что средства, предоставляемые для программы, должны использоваться только в деятельности, которые приносят пользу этой цели. Таким образом, федеральная помощь, предоставленная получателю для определенной цели, должна быть потрачена только для такой цели.

Допустимые принципы затрат/затрат (б)

Эти требования к соблюдению являются одним из наиболее важных разделов, поскольку оно охватывает политику учета затрат , расходы и расходы, а также фактическое использование федеральных средств для управления федеральной программой помощи. Другими словами, это обеспечивает основу, и получатели принципов должны придерживаться при тратке федеральных средств.

Федеральное правительство классифицирует типы получателей на три группы:

• Государственные, местные и индийские племенные правительства
• Высшее образование
• Некоммерческие организации

До 26 декабря 2014 года каждая группа имеет отдельный набор принципов затрат. Принципы стоимости, применимые к типу получателя, применяются ко всей федеральной помощи, полученной этой организацией, независимо от того, получены ли награды непосредственно от федерального правительства или косвенно через проходную организацию.

OMB выдает принцип затрат для каждой категории. Это руководство потратить федеральную помощь в соответствии с законами и правилами:

• OMB Circular A 87, "Cost Principles for State, Local, and Indian Tribal Governments" (2 CFR part 225) – This circular includes the 50 States of the United States and the District of Columbia (Washington, DC), any agency or instrumentality of these governments—and any county, parish, municipality, city, town, State-designated Indian tribal government, school district, United States territories and possessions, and any agency or instrumentality of these правительства.
• ОМБ ЦРУБКАЛЬНЫЙ А-21 , «Принципы затрат для образовательных учреждений» (2 CFR, часть 220)-Все высшие учебные заведения (например, колледжи, университеты и т. Д.) Предоставлены принципами затрат, содержащимися в этом циркуляре.
• Циркуляр OMB A-122, «Принципы затрат для некоммерческих организаций» (2 CFR Part 230)-Некоммерческие организации подлежат этому циркуляру, за исключением тех некоммерческих организаций, перечисленных в циркуляре OMB A-122, привязанности C, которые подлежат коммерческим принципам затрат, содержащихся в федеральном положении о приобретении (FAM).

В трех циркулярах перечислены различные виды стоимости или затрат (такие как расходы на поездки, расходы на техническое обслуживание, заработная плата заработной платы, затраты на лоббирование, покупка материалов, оплата счетов по коммунальным услугам и т. Д.) И устанавливает, является ли каждый либо допустим, либо недопустим. Допустимые расходы - это те, которые федеральное правительство определяет допустимое для федеральной помощи. Неоплачиваемые затраты - это те, которые правительство запрещает на получение федеральной помощи. Определенные предметы затрат считаются универсально недооцененными, такие как стоимость, связанные с незаконной деятельностью и лоббистские затраты, но другие могут считаться недоступными для типа получателя, одновременно допустимых для другого типа получателя. Как правило, любая помощь, используемая ненадлежащим образом, такая как несомненная затраты, требует возмещения федерального правительства.

Управление по управлению и бюджету было выдано единые административные требования, принципы затрат и требования к аудиту для федеральных наград. Циркуляры A-89, A-102 и A-133; и руководство в циркулярном A-50 на последующем последующем последующем акте.

Для того, чтобы стоимость считалась допустимой, они должны поддерживаться адекватной документацией.

Стандарты документации - расходы на заработную плату

Области федеральных наград за зарплату и заработную плату должны основываться на записях, которые точно отражают выполненную работу. Эти записи должны: (i) быть поддержанным системой внутреннего контроля, которая обеспечивает разумную гарантию того, что заряды являются точными, допустимыми и должным образом распределены; [2 CFR § 200.430 (i)] Документирование времени, работающих на федеральном уровне, обычно называют отчетностью о времени и усилиях.

Стандарты документации-расходы на неплат

Характер документации, необходимой для неплательщиков, будет варьироваться в зависимости от характера транзакции.

Для 2 CFR §200.403, За исключением случаев, когда иное уполномочено в соответствии с законом, расходы должны соответствовать следующим общим критериям, чтобы быть допустимыми в соответствии с федеральными наградами:

• (а) Будьте необходимы и разумны для исполнения федеральной премии и быть распределимым в соответствии с этими принципами.
• (b) Соответствие любым ограничениям или исключениям, изложенным в этих принципах или в федеральной премии в отношении типов или суммы затрат.
• (c) Соответствуют политике и процедурам, которые равномерно применяются как к федеральному финансированию, так и к другим деятельности нефедеральной организации.
• (d) быть предоставленным последовательным лечением. Стоимость не может быть назначена федеральной премии в качестве прямой стоимости, если какая -либо другая стоимость, понесенная для одной и той же цели в аналогичных обстоятельствах, была выделена на федеральную премию в качестве косвенной стоимости.
• (e) быть определенным в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP), за исключением только для государственных и местных органов власти и индийских племен, как иное в этой части.
• (f) Не быть включенным в качестве стоимости или используется для соответствия требованиям распределения затрат или сопоставления любой другой программы, финансируемой из федерально, в текущем или предыдущем периоде.
• (g) Будьте адекватно задокументированы.

Управление денежными средствами (C)

В этом разделе охватывает фактическое управление или обработку средств, относящихся к федеральной программе, в частности, о том, как федеральная помощь распределяется по получателям и как получатели управляют средствами до выплаты. Фактическая передача средств, обычно называемых «просадками», обычно выполняется в электронном виде, запрашивая средства федеральному агентству через веб -сайт или сеть. Средства автоматически передаются из Министерства финансов США на банковский счет получателя. Федеральная помощь в программных операциях предоставляется получателям, обычно одним из двух методов, также называемых «методами финансирования»: либо по достижениям средств, либо путем возмещения средств.

• Достижения средств - авансы - это федеральные средства, предоставляемые получателю до выполнения программы. Получатели определяют сумму, необходимую для будущих расходов (например, посредством бюджетного процесса), и запрашивают сумму федеральному правительству (или в случае субреципиентов в проходную сущность, см. Мониторинг подчиненного ниже). Полученные федеральные средства затем тратятся на выполнение конкретной деятельности (например, приобретение хорошего или услуги или для заработной платы ). Тем не менее, законы и правила требуют, чтобы получатели запрашивали средства только тогда, когда это необходимо, и получатели должны попытаться минимизировать количество времени между квитанциями средств на фактическую выплату. Примерами программ в соответствии с этими методами финансирования являются программа Раздела 8 и программа гранта по разработке сообщества .
• Возмещение средств-эта методика финансирования требует, чтобы получатель оплачивал расходы на программу с помощью своих собственных средств, а затем запрашивали возмещение за эти расходы от федерального правительства или проходной организации. Получатели готовят и отправляют запросы на возмещение и поддерживают подтверждающую документацию, показывающую, что затраты, на которые было запрошено возмещение, были выплачены до даты запроса о возмещении.

Дэвис -Бакон акт (D)

В рамках государственного государства США внедрения в общенациональном внедрении (DOL) Федеральные правила требуют, чтобы все рабочие и механики, которые работают на подрядчика или субподрядчика по федерально финансируемым контрактам на строительство более 2000 долл. Это требование соответствия было создано для того, чтобы обеспечить, чтобы получатели обязывали подрядчиков соблюдать Закон о Дэвисе -Баконе, включив в свои контракты на строительство с подрядчиком или субподрядчиком пунктом или требованием соответствия Закону Дэвис -Бакон и правилами DOL. В пункт также должен включать требование для подрядчика или субподрядчика, чтобы представить еженедельному получению (например, каждую неделю, в которой выполняется любая контрактная работа) копия строительной заработной платы, сопровождаемой заявлением о соответствии. Этот отчет обычно называется «сертифицированными заработными платами» и часто выполняется с использованием дополнительной формы WH-347 (OMB № 1215-0149), стандартной формы, предварительно разработанной OMB.

Eligibility (E)

The main objective of this compliance requirement is that only eligible individuals or organizations participate in federal assistance programs. While the criterion for determining eligibility may vary from program to program, the objective that only eligible individuals or organizations participate is consistent across all federal programs, which forms the basis of this compliance requirement. To comply with this objective, recipients must first assure that proper eligibility determinations are made, which means that the recipient must determine the parameters and limitations to define eligibility for a specific program in accordance with the program's purpose. Many federal programs already contain eligibility requirements based on laws, agency regulations, grant agreements, etc., and recipients must assure that their eligibility determination complies with such requirements. An example includes federal programs that offer HIV/Aids treatment and require that the participants be victims of such diseases. It is usually the recipient's responsibility to determine how to determine such eligibility, such as establishing policy that requires an in-house doctor or laboratory to diagnose each prospective participant, accepting diagnoses from third-party doctors or laboratories, etc. However, certain agencies have included specific parameters for which the recipient should follow, as in the case of the Department of Housing and Urban Development (HUD) which states in the Code of Federal Regulations (CFR) that recipients of certain HUD housing subsidy programs must obtain specific income verification documents to prove participant eligibility, such as W-2 payroll forms, a federal income tax return, etc.

After determining which eligibility requirements participation in a program requires, the recipient must also assure that individual program participant or group eligibility was correctly determined by keeping evidence of such compliance, such as maintaining documentation in participant files (e.g., copies of HIV/Aids diagnosis, copies of federal income tax returns, etc.). Furthermore, the recipient must assure that only eligible individuals or groups participated in the program by establishing strict controls of program funds to avoid non-eligible persons from receiving the specific assistance.

Equipment and real property management (F)

This section established directives on how a recipient should manage equipment and real property of a federal program.

Equipment management

Equipment means tangible, non-expendable property acquired with federal assistance funds, that has a useful life of more than one year, and an acquisition cost of $5,000 or more per unit (though, consistent with a recipient's own equipment policy, lower cost limits may be established). Basically, this section requires that, as per A-102 Common Rule and OMB Circular A-110 regulations, equipment must be used in the federal program it was bought for, or—when appropriate—other federal programs. Additionally, the recipient must keep equipment records, perform a physical equipment inventory at least once every two years, and implement an appropriate internal control system to safeguard and maintain the equipment. When equipment with a current fair market value of $5,000 or more is no longer needed, it may be retained or sold, as a proportionate share is provided to the federal government amount of the current fair market value, based on the percent of federal funds to own recipients fund used to buy the item.

Real property management

Title to real property acquired by recipients with federal awards vests with the recipient. It must be used for the originally authorized purpose as long as needed for that purpose. Real property may be used in other federally sponsored projects or programs that have purposes similar to the one the property was bought for, as long as the federal government authorizes it. However it may not dispose of or encumber the title to real property without prior federal government consent. When it is no longer needed for the federally supported programs or projects, the recipient must request disposition instructions from the federal government. As with equipment, if the property is sold, a proportionate share is provided to the federal government, amount of the current fair market value, based on the percent of federal funds to own recipient's fund used to acquire the item.

Matching, level of effort, earmarking (G)

This section covers 3 compliance requirements concerning recipient performance. They may require that recipients provide a level of contributions to a federal program, maintain specific levels of performance or achievement, or restrict the amount of federal funds used for a specific purpose. Failure to meet these requirements may result in either limitation of future funds or termination of assistance. Specific requirements for matching, level of effort, and earmarking are unique to each federal program, and are described in the laws, regulations, and contract or grant provisions that pertain to the program.

Matching

Matching, also referred to as “cost sharing”, is a requirement for the recipient to provide contributions or donations (usually non-federal) of a specified amount or percentage to supplement federal assistance received. In other words, when the recipient participates in a federal program (e.g. it receives federal assistance) and an operating budget is prepared, the federal government may require the recipient to provide contributions to cover a portion of that program's operations. The matching requirement is based on the assertion that total program expenses are 100% and that, although the federal government provides assistance for most of those expenses, the recipient must still cover a portion of them. Such proportion is solely decided by the federal government, but usually the recipient decides how that contribution is provided and to which expenses, so long as the contribution is verifiable, generally does not originate from another federal program, and is considered in the operating budget. The expenses must be necessary and reasonable, allowed under cost principles (see B section above), and not used for another federal program. Matching may be in the form of contributing the recipient's own funds or money to suffrage program allowable costs (e.g., paying program utility bills, paying part of program personnel payroll, etc.) or, in some cases, in the form of in-kind contributions, which are donations of non-monetary objects such as services, materials, property, etc.

Examples of matching include the Head Start program, which requires that recipients provide 20% of the total annual expenses in either monetary or in-kind contributions. Recipients of these funds may contribute money to cover teacher payroll, or may contribute a building to house the program classrooms. However, the federal government requires that in-kind contributions be properly valued and evidenced (such as estimating the value of a building to make sure that it meets the 20% of the program budget), and certain programs specifically require that matching be made by contributing money only.

Level of effort

Level of effort defines particular goals or objectives the recipient must achieve with the assistance received, and includes recipient requirements for a specified level of service, specified level of expenditures for designated activities, and federal funds to supplement and not supplant non-federal services. Some examples are programs that establish that a recipient must provide medical services to 1,000 patients daily and programs that require that a recipients spend over 50% of its annual budget on capital projects, among other.

Earmarking

Earmarking is a requirement that specifies a limit amount or percentage of the program's assistance that must (minimum) or may (maximum) be used for specified activities. Examples of this include limits imposed on the federal government on the amount of federal funds to cover administrative expenses, or a percentage requirement for total program funds provided to subrecipients. Earmarking may also be specified in relation to the types of participants covered (e.g. a limit on how many participants a recipient can provide assistance to).

Period of availability of federal funds (H)

This section establishes the fact that, although recipients may receive various federal awards during their lifespan, the individual federal grants are awarded for a specified time period, usually one year. Federal regulations prohibit the use of funds from a grant award outside its specified time frame unless authorized by a federal agency, and auditors should verify that the recipient expends its grant during that time only. For example, a surplus from a federal award that starts on January 1, 2006 and ends on December 31, 2006 cannot be used after December 31, because its lifespan has terminated. This surplus must be returned to the federal agency unless otherwise authorized.

Procurement and suspension and debarment (I)

This section covers compliance of laws and regulations when obtaining a good or services from a vendor, supplier, or provider. The procurement requirement is established to ensure that such goods and services are obtained in an effective manner and in compliance laws and regulations, including the prohibition of conflicts of interest, the fair selection of vendors, provide open and free competition among vendors, etc. The suspension and debarment requirement establishes that certain non-federal entities have been prohibited from participating in or receiving federal assistance for various reasons, including prior mismanagement of funds or previous non-compliance of laws and regulations. This prohibition may be temporary (suspension) or indefinite (debarment; until specifically allowed by the government). When performing this purchase, the recipient must verify that the vendor, supplier, provider or their respective principals (e.g., owners, top management, etc.) are not suspended, debarred or otherwise excluded by the federal government. This is done by checking the Excluded Parties List System (EPLS) maintained by the General Services Administration or by contacting the federal agency.

Program income (J)

Program income is sometimes directly generated by the federally funded program. This type of income includes, but is not limited to, income from fees for services performed, the use or rental of property acquired with program funds, the sale of items fabricated under the program, and payments of principal and interest on loans made by the recipient to others with program funds. However, it generally does not include interest on program funds (which is covered under “Cash Management”, see above); nor does it cover rebates, credits, discounts, and refunds (covered under “Allowable Costs/Cost Principles”); nor proceeds from the sale of equipment or real property (covered under “Equipment and Real Property Management”). The uses or treatment of program income are either deducted by the federal agency from the current program budget (e.g., the program income substitutes part of the original budget), added to the current program budget, or used to meet matching requirements.

Real property acquisition and relocation assistance (K)

This section covers compliance with the Uniform Relocation Assistance and Real Property Acquisition Policies Act of 1970 (URA). This act provides for uniform and equitable treatment of persons displaced by a federal programs from their homes, businesses, or farms, including assuring just compensation and assisting in relocation. For example, if the construction of a highway under a federal program requires the expropriation of homes, the expropriation must be made by either providing fair compensation for that property or providing assistance for, or reimbursement of, relocation expenses incurred by the affected person. The Compliance Supplement suggests verifying that the property acquired is appraised by qualified independent appraisers, the appraisals are examined by a review appraiser to assure acceptability, and that after acceptance, the review appraiser certifies the recommended or approved value of the property for just compensation to the owner.

Reporting (L)

This section establishes that all recipients must submit reports (whether financial, performance-related, or of special nature) to the federal government to monitor federal assistance activities and uses. The most common reports are pre-designed by the federal agency, are approved by OMB, and are freely available to all recipients and the general public. The time deadlines for submitting them vary depending on the report. Furthermore, the reporting requirements (e.g., which reports must be submitted, the timing of the submission, information in the reports, etc.) may vary from recipient to recipient, although the federal government has established several reports that apply to all recipients. Some of the most common of these “universal” reports include:

• SF-269 (OMB approval no. 0348-0039) or SF-269A (OMB no. 0348-0038), commonly known as the Financial Status Report (FSR) – Used to report the status of funds (e.g., amount received, amount expended or used, amount reserved, amount unused, etc.)
• SF-270 (OMB no. 0348-0004), also known as the Request for Advance or Reimbursement – Used to request U.S. Treasury advance payments and reimbursements under non-construction programs.
• SF-272 (OMB no. 0348-0003) or SF-272-A (OMB No. 0348-0003), commonly known as the Federal Cash Transactions Report or Status of Federal Cash Report – Provides accountability of all federal cash received by the recipient. It is partially prepared by the Division of Payment Management (DPM) within the Department of Health and Human Services based on data reported to the DPM by recipients and federal agencies, and is completed and certified by the recipient.

Subrecipient monitoring (M)

This compliance requirement establishes that any non-federal recipient of federal assistance that passes that assistance, whether in part or in total, to another recipient (known as pass-through entities and subrecipients, respectively) is responsible to monitor the federal assistance activities of that subrecipient, as well as assure that they are both complying with laws and regulations. This requirement is based on the fact that they are both equally responsible for federal funds received. Subrecipient monitoring may consist of site visits, regular contact, interviews, meetings and examinations of the subrecipient, as well as requiring that the subrecipient be subject to an annual single audit.

Special tests and provisions (N)

Certain programs have unique compliance requirements—established by laws, regulations, and contract or grant agreements—that do not fit into the requirements listed above. This sections covers those requirements. The auditor must review the program's contract and grant agreements and referenced laws and regulations to identify unique compliance requirements, and develop audit objectives and audit procedures under this section.

See also

• OMB A-133 Compliance Supplement
• Single Audit
• Code of Federal Regulations
• Federal assistance in the United States

References

Primary sources

• United States Office of Management and Budget Circular A-133, Audits of States, Local Governments, and Non-Profit Organizations, as revised on June 27, 2003
• United States Office of Management and Budget Circular A-133: Compliance Supplement, Part III: Compliance Requirements and Part IV: Agency Program Requirements
• United States Office of Management and Budget; Office of Federal Financial Management, The Single Audit
• United States Office of Management and Budget A-102 Common Rule: Uniform Administrative Requirements for Grants and Cooperative Agreements to State and Local Governments

OMB Circulars

• United States Office of Management and Budget Circular A-21, Cost Principles for Educational Institutions
• United States Office of Management and Budget Circular A 87, “Cost Principles for State, Local, and Indian Tribal Governments”
• United States Office of Management and Budget Circular A-110, Uniform Administrative Requirements for Grants and Agreements with Institutions of Higher Education, Hospitals, and Other Non-Profit Organizations
• United States Office of Management and Budget Circular A-122, “Cost Principles for Non-Profit Organizations”
• United States Office of Management and Budget Circular A-128, Audits of State and Local Governments
• A-133 Sup (2013): "OMB Circular A-133 Compliance Supplement 2013". United States Office of Management and Budget. 2013. Retrieved 2013-12-15.
  • A-133 Sup Part 3 (2013): "Part 3 – Compliance Requirements" (PDF). Office of Management and Budget. 2013. Retrieved 2013-12-15 – via National Archives.
  • A-133 Sup Part 4 (2013): "Part 4 - Agency Program Requirements" (PDF). Office of Management and Budget. 2013. Retrieved 2013-12-15 – via National Archives.

Secondary sources

• Federal Grants Management Handbook, Thomson Publishing
• Single Audit Information Service, Thompson Publishing
• Warren Ruppel (2003), Miller Not-For-Profit Organization Audits With Single Audits: 2003–2004, Aspen Law & Business, ISBN 0-7355-3741-0
• Rhett D. Harrell (May 4, 2006), Local Government and Single Audits 2006, CCH (Wolters Kluwer), ISBN 0-8080-9023-2
• The Single Audit Act: Audits of States, Local Governments and Non-Profit Organizations; AICPA Audit Committee Toolkit: Non-profit Organizations; American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
• United States Code Title 40, Sections 276a to 276a-7, and Title 42 Sections 15(a)(7)(A) and 300ff-14(b)
• Кодекс федеральных нормативных актов Раздел 29: Труд, подзаголовок A: Управление министра труда, Часть 5: Положения о трудовых стандартах, применимые к контактам, управляющим федеральным финансируемым и вспомогательным строительством и Раздел 24: Жилищное строительство и городское развитие, подзаголовок A: Управление секретаря, Департамент жилищного и городского развития, глава IX: Управление помощника секретаря и индийского жилья, Департамент и урбан развития и урбан.

Внешние ссылки

• Сайт Управления управления и бюджета США
• OMB A-133 Дополнение
• OMB Grants Management
• Каталог федерального сайта внутренней помощи . Он включает в себя список всех не классифицированных федеральных программ, которые вносят награды получателям.
• Acart - Федеральное соответствие требованиям и отслеживаемости