Информационный аудит

Информационный аудит ( ИА ) расширяет концепцию аудита от традиционной сферы бухгалтерского учета и финансов до системы управления информацией организации . Информация является репрезентативным ресурсом , который требует эффективного управления , и это привело к развитию интереса к использованию IA.

До 1990-х годов и методологий Орны Бьюкенена , Хенцеля , Вуда, и Гибба подходы и методологии IA были сосредоточены главным образом на идентификации формальных информационных ресурсов (IR). Более поздние подходы включали организационный анализ и картографирование информационных потоков . Это дало контекст для анализа информационных систем организации и целостного представления об их ИР и, как таковое, могло способствовать развитию архитектуры информационных систем (ISA). В последние годы ОВ упускалось из виду в пользу процесса разработки систем , который может быть менее дорогостоящим, чем ОВ, но при этом более технически ориентированным, ориентированным на проект (не целостным) и не способствует нисходящему анализу ВА.

Определение

Определение информационного аудита не может быть общепринятым среди ученых, однако определение, предложенное ASLIB, получило положительную поддержку со стороны нескольких известных ученых, включая Хенцеля , Орну и Вуда; «(IA — это) систематическое изучение использования информации, ресурсов и потоков с проверкой путем ссылки как на людей, так и на существующие документы, чтобы установить степень, в которой они способствуют достижению целей организации» Подводя итог, можно сказать, что сам термин аудит подразумевает подсчет, IA практически такой же, но он учитывает IR и анализирует, как они используются и насколько они важны для успеха данной задачи.

Роль и объем IA

Во многом так же, как IA сложно дать определение, могут использовать ее в различных контекстах . профессионалы в области информации от соблюдения законодательства о свободе информации до выявления любых существующих пробелов , дублирования, узких мест или других недостатков в информационных потоках, а также понимания того, как существующие каналы могут быть использованы для передачи знаний.

В 2007 году Бьюкенен и Гибб развили свое исследование процесса ОВ, проведенное в 1998 году, кратко изложив его основные цели :

• Определить информационный ресурс организации.
• Определить информационные потребности организации.

Более того, Бьюкенен и Гибб далее заявили, что ВА также должно достичь следующих дополнительных целей:

• Определить затраты/выгоды от информационных ресурсов.
• Определить возможности использования информационных ресурсов для получения стратегического конкурентного преимущества.
• Интегрировать инвестиции в ИТ со стратегическими бизнес-инициативами.
• Определить информационные потоки и процессы
• Разработать комплексную информационную стратегию и/или политику.
• Повысить осведомленность о важности управления информационными ресурсами (IRM).
• Мониторинг/оценка соответствия информационным стандартам, законодательству, политике и руководящим принципам.

Эволюция методологии

Обзор

В 1976 году Райли впервые опубликовал определение IA как способа анализа IR, основанного на модели затрат и выгод. Со времен Райли ученые наметили дальнейшее развитие методологий. Хендерсон использовал подход «затраты-выгоды», надеясь сосредоточить внимание на затратах на рабочую силу на хранении и приобретении информации , которые, по его мнению, упускались из виду. В 1985 году Гиллман сосредоточился на выявлении связей, существующих между различными компонентами, чтобы сопоставить их друг с другом. Ни методы Хендерсона, ни методы Гиллмана не предлагали альтернативных подходов, выходящих за рамки существующих организационных рамок. Куинн применил гибридный подход, сочетающий методы Гиллмана и Хендерсона, чтобы определить цель существующих IR и позиционировать их внутри организации, как это сделал Уорлок. Отличие Куинна от Уорлока заключалось в том, что Уорлок рассматривал решения, выходящие за рамки нынешней организационной структуры. До сих пор в этих подходах мало внимания уделялось потребностям пользователя или выработке структурированных рекомендаций по разработке корпоративной информационной стратегии. Поэтому здесь следует краткое описание и общее сравнение четырех опубликованных стратегических подходов, чтобы можно было понять развитие методологии ВА.

Берк и Хортон

В 1988 году Берк и Хортон разработали InfoMap, первую методологию IA, разработанную для широкого использования. Целью проекта было обнаружение, отображение и оценка IR внутри организации с использованием 4-этапного процесса:

• Опрос персонала с помощью анкет / интервью
• Сопоставьте IR с затратами/ценностью
• Анализ ресурсов
• Обобщите полученные результаты и сопоставьте сильные и слабые стороны IR с целями организации.

Хотя метод инвентаризировал все IR (и, следовательно, соответствовал стандарту ISO 1779), этот восходящий подход выявил ограниченный анализ организации в целом, а шаги были недостаточно ясными.

Орна

Орна разработал нисходящую методологию в отличие от Берка и Хортона , уделяя особое внимание важности организационного анализа и стремясь помочь в разработке корпоративной информационной политики. Первоначально метод состоял всего из 4 этапов, позже он был преобразован в 10-этапный процесс, который включал этапы до и после аудита, как показано ниже:

• Провести предварительный обзор для подтверждения оперативного/стратегического направления.
• Получить поддержку/ресурсы от руководства
• Заручиться поддержкой других заинтересованных сторон (персонала)
• Планирование, включая проект , команду, инструменты и методы.
• Определить IR, информационный поток и провести оценку затрат/ценности.
• Интерпретируйте результаты, основанные на текущем и желаемом состоянии.
• Подготовить отчет, в котором будут представлены результаты
• Выполните рекомендации
• Отслеживайте последствия изменений
• Повторите ИА

Метод Орны привел к необходимости внедрения циклического IA для постоянного отслеживания IR и регулярного внесения улучшений. Этот метод снова подвергся критике за отсутствие какого-либо практического применения, и в 2004 году Орна еще раз пересмотрела методологию, чтобы попытаться решить эту проблему.

Бьюкенен и Гибб

В 1998 году, как и в более ранней публикации Орны , Бьюкенен и Гибб использовали нисходящий подход, черпая методы из устоявшихся управленческих дисциплин, чтобы обеспечить основу и уровень знаний для специалистов в области информации. Этот набор методов стал заметным вкладом в методологии IA. и поняли необходимость быть гибкими для каждой организации. Их процесс состоял из 5 этапов:

• Продвигайте преимущества IA посредством семинаров/опросов/ письма генеральному директору о сотрудничестве
• Определите цели миссии организации, определите среду ( PEST ), составьте карту информационных потоков и изучите культуру организации.
• Проанализируйте и сформулируйте план действий по проблемным областям, блок-схемы и отчет о выводах и рекомендациях.
• Учитывайте стоимость IR и сопутствующих услуг, используя калькуляцию затрат на основе деятельности ( ABC ) и спецификацию на основе результатов (OBS).
• организации Обобщите весь процесс в окончательном аудиторском отчете и предоставьте информационную стратегию (стратегическое направление) в соответствии с заявлением о миссии .

Это было внедрение нового подхода к расчету затрат на IR и имело интегрированное стратегическое направление, однако ученые признали, что этот метод может быть непрактичным для небольших организаций.

Хенцель

Методология Хенцеля опиралась на сильные стороны Орны , Бьюкенена и Гибба и разработала семиэтапный процесс:

• Планирование и подача экономического обоснования на утверждение для продолжения
• Сбор данных и развитие базы данных IR и населения с помощью методов опроса.
• Структурированный анализ данных
• Оценка данных, интерпретация и формулирование рекомендаций
• Передача рекомендаций через отчет
• Реализация рекомендаций посредством разработанной программы
• ВА как континуум – установление циклического процесса

Акцент был еще раз сделан на стратегическом направлении организации, проводящей ОВ. Кроме того, Хенцель изучил использование IA в качестве первого шага в разработке стратегии аудита знаний или управления знаниями. как обсуждалось в следующем разделе.

Тематические исследования

С тех пор ученые и специалисты в области информации протестировали вышеуказанные методологии с разными результатами. Раннее тематическое исследование, проведенное Соем и Бустело в испанском финансовом учреждении в 1999 году, было направлено на определение использования информационных ресурсов для качественного и количественного анализа данных в связи с быстрым расширением организации в течение шестилетнего периода. Хотя методология не была явно приписана ни одному из вышеупомянутых ученых, она действительно следовала стратегическому (после 1990-х годов) процессу IA, включая получение поддержки со стороны руководства, использование вопросников для сбора данных, анализа и оценки данных, идентификации и картирование ИР, анализ затрат и формулирование рекомендаций для оказания помощи в разработке информационной политики. Кроме того, в отчете IA предполагалось, что этот процесс должен быть непрерывным (циклическим, как предполагают Орна , Хенцель , Бьюкенен и Гибб ). Выводы этого тематического исследования показали, что IA позволило лучше понять основу информационной политики и персонала организации , а также выявить технические проблемы внутри организации. Кроме того, этот метод оказался эффективным с точки зрения затрат и времени для двух привлеченных аудиторов, и организация использовала результаты IA в качестве маркетингового инструмента для продвижения услуг, о которых пользователи, возможно, ранее не знали.

была опубликована статья, проверяющая «жизнеспособность» методологии Хенцеля В 2006 году в Южноафриканском журнале библиотечной и информационной науки . Целью исследования было определение финансового положения организации (Statistics SA) посредством отчета о финансовой отчетности, составленного за определенный период времени. IA использовалось как часть целостного процесса аудита и ограничивалось только методологией Henczel после рассмотрения и отклонения других. ОВ следовала семиэтапному процессу, как описано выше (планирование, сбор данных, анализ, оценка, распространение и реализация рекомендаций и ОВ как непрерывный процесс), а цели были обозначены как выявление потребностей респондентов, определение источников информации и их значимости. , картирование информационных потоков и выявление пробелов в доступных источниках.
После проведения IA было дано несколько рекомендаций, в том числе сделать печатный формат предпочтительным форматом информации и что библиотека должна нести ответственность за недостающую информацию и учесть это в плане развития. преимущества и недостатки этой методологии Наконец, были определены . Сообщалось, что эта методология является гибкой в ​​применении, поскольку она обеспечивает основу, которую можно адаптировать в соответствии с потребностями организации, что ее объем можно легко расширить для охвата большего числа целей, а руководящие принципы сбора и анализа данных различаются. Во-вторых, было сочтено, что эта методология является экономически эффективной, поскольку она использует существующие ресурсы (электронная почта, рабочее пространство и т. д.). Самым большим недостатком было то, что этот процесс был «громоздким» и что исследователь утомлялся повторяющимся характером процесса планирования.
В заключение в исследовании сообщается, что методология Хенцеля позволила специалистам в области информации эффективно управлять деятельностью по управлению информацией в рассматриваемой организации государственного сектора. Положительно, это рассматривалось как экономически эффективное и отражало использование информации в организации, однако это был «громоздкий» процесс с некоторым повторением на этапах планирования.

В 2007 году Бьюкенен и Гибб опубликовали еще одно исследование ВА, включив в него тематические исследования своей собственной методологии - элемент, за невключение которого их ранее критиковали. В первом тематическом исследовании, проведенном в исследовательском отделе университета, целью было определить, насколько эффективным является поток информации внутри отдела и какие улучшения потребуются. Методология была адаптирована к исследованию путем исключения этапа расчета затрат и создания рабочей группы для оказания помощи на различных этапах процесса, в то время как все остальные этапы остались такими же, как указано выше (продвижение, идентификация, анализ и синтез). Аудитор дал рекомендации в отношении большей синергии и системного анализа, и было обнаружено, что сотрудники сразу же осознали ценность этого результата.

Второе тематическое исследование касалось государственного органа в сфере искусства, целью которого было рационализировать процессы оценки и утверждения, а также улучшить взаимодействие между заинтересованными сторонами . Спонсор также уточнил, что список рекомендаций необходимо включить в программу управления изменениями , и это хорошо согласуется с Бьюкенена и Гибба методом стратегического направления . Методология IA была ориентирована в первую очередь на ресурсы, и этап расчета затрат снова был удален. Все остальное осталось в соответствии с исходной методологией . В результате ОВ было рекомендовано, что для всех организационных процессов необходим переход от моделирования процессов к сбору их описаний.
Основными сильными сторонами методологии Бьюкенена и Гибба были логическое структурирование этапов, предоставление инструментов, инклюзивный процесс для заинтересованных сторон, адекватная иллюстрация роли эффективного управления информацией внутри организации и, как и у Хенцеля , гибкость в адаптации методологии. Их матрица масштабов также оказалась полезной. Слабость заключалась в ограниченной глубине обучения, что повлияло на качественный анализ данных. Что касается применимости этого метода, этап расчета затрат не был включен ни в одно исследование, и это может указывать на то, что он не требуется при информационном аудите. Для проведения более убедительного анализа методологии необходимы дальнейшие исследования.

Методологические сравнения и выводы

Выводы тематических исследований показали, что необходима дальнейшая разработка методологий ВА, включающая дальнейшее объяснение инструментов, методов, шаблонов, подготовки к интервью, моделирования и анализа процессов. В 2008 году Бьюкенен и Гибб сравнили опубликованные методологии IA следующих ученых: Берка и Хортона , Орны , Бьюкенена, Гибба и Хенцеля , с целью понять, можно ли создать гибридную методологию в качестве «базового уровня» на основе всех четырех. .

Гибридная методология была сформирована из семи этапов и выглядит следующим образом:

• Настройка, включая план проекта, коммуникации, одобрения , экономическое обоснование и предварительный анализ
• Обзор стратегического (внутреннего и внешнего) анализа и организационного (культурного) анализа.
• Опрос пользователей информации, выявление ИР и составление карты информационного потока
• Учитывайте затраты/выгоды для бизнеса и ценность IR.
• Проанализируйте все результаты
• Отчет о подготовке и распространении рекомендаций
• Руководство по разработке политики/стратегии управления информацией организации, определение IA как циклического процесса, мониторинг и контроль.

Однако сами Бьюкенен и Гибб заявили, что это не следует считать окончательным сравнением, поскольку оно является высокоуровневым и «не оценивает, насколько хорошо каждая методология справляется с каждым этапом».

Разработка аудита знаний

В последние годы, после разработки нисходящих методологий, ВА стали использовать в качестве основы для разработки аудита знаний, который, в свою очередь, вносит вклад в стратегию управления знаниями организации. После завершения IA позволяет изучить, где производятся знания, где может потребоваться дополнительная информация и где требуется передача знаний. Кроме того, этот анализ разрабатывает стратегию сбора знаний, доступа, хранения, распространения и проверки. В отличие от ВА, цели аудита знаний состоят в том, чтобы выявить любые проблемы, связанные с людьми, которые влияют на способы создания, передачи и распространения знаний, а также определить, где знания могут быть собраны, где они необходимы, а затем определить, как лучше всего осуществить передачу знаний, поскольку «в отличие от информации, знания привязаны к человеку, организации или сообществу». Однако можно отметить сходство между методологиями аудита знаний и информации, например, вопросники, разработка инвентаризации, анализ потоков и карта данных. и здесь используются. Таким образом, важность этого аудита состоит в том, чтобы понять стратегическое значение активов знаний организации, чтобы обеспечить сосредоточенность руководства на тех областях, которые ему особенно необходимы.

См. также

• Аудит
• Законодательство о свободе информации
• Анализ пробелов
• Управление информацией
• Управление знаниями
• Заявление о миссии

Ссылки

Бьюкенен С. и Гибб Ф., 1998. Информационный аудит: интегрированный стратегический подход. Международный журнал управления информацией, 18 (1), стр. 29–47.

Бьюкенен С. и Гибб Ф., 2007. Информационный аудит: роль и объем. Международный журнал управления информацией, 27 (3), стр. 159–172.

Бьюкенен С. и Гибб Ф., 2008. Информационный аудит: выбор методологии. Международный журнал управления информацией, 28 (1), стр. 3–11.

Бьюкенен С. и Гибб Ф., 2008. Информационный аудит: теория и практика. Международный журнал управления информацией, 28 (3), стр. 150–160.

БЕРНЕТТ, С. и др., 2004. Аудит и картирование знаний: прагматический подход. Управление знаниями и процессами , 11(0), стр. 1–13.

ЭЛЛИС, Д. и др., 1993. Информационный аудит, коммуникационный аудит и картирование информации: обзор и обзор. Международный журнал управления информацией, 13 (2), стр. 29–47.

ХЕНЦЕЛЬ, С., 2001. Информационный аудит: практическое руководство. Уилтшир: Anthony Rowe Ltd.

ХЕНЦЕЛЬ, С., 2000. Информационный аудит как первый шаг на пути к эффективному управлению знаниями. Публикации ИФЛА, 108(1), стр. 91–106.

МИРС, Массачусетс и Дю Тойт, ASA, 2008. Аудит знаний: инструменты профессии переходят в инструменты традиции. Международный журнал управления информацией , 28 (1), стр. 161–167.

РАЛИФАДА Л. и БОТА Д., 2006. Проверка жизнеспособности методологии информационного аудита Henczel на практике. Южноафриканский журнал библиотечной и информационной науки , 72 (3), стр. 242–250.

Сой, К. и БУСТЕЛО, К., 1999. Практический подход к информационному аудиту: тематическое исследование. Управление информацией, 6 (9), стр. 30–36.

СОЙ, К. и БУСТЕЛО, К., 1999. Практический подход к информационному аудиту: тематическое исследование La Caixa Bank, Барселона, часть 2. Управление информацией, 6 (10), стр. 60–61.

ВУД, С., 2004. Информационный аудит: руководство для информационных менеджеров. Мидлсекс: Фрипинта.

Дальнейшее чтение

БРАЙСОН Дж., 2006. Управление информационными услугами: трансформационный подход . Хэмпшир: Ashgate Publishing Ltd.

ГИЛЛМАН, PL, 1985. Аналитический подход к информационному аудиту. Электронная библиотека, 3, стр. 56–60.

ХЕНДЕРСОН, Х.Л., 1980. Экономически эффективное предоставление информации и роль информационного аудита. Информационный менеджмент, 1 (4), стр. 7–9.

ХИГСОН, К. и НОКЕС, С., 2004. Реестр активов информационного аудита: руководство для практикующего специалиста по Закону о свободе информации . Лондон: Rivington Publishing Ltd.

КУИНН, А.В., 1979. Информационный аудит: новый инструмент для информационного менеджера. Информационный менеджер , 1(4), стр. 18–19.

РАЙЛИ, Р.Х., 1976. Информационный аудит. Бюллетень Американского общества информатики , 2 (5), стр. 24–25.

ТИКСТОН, К., 1998. Информационный аудит учебных и ресурсных центров Национального Вестминстерского банка Великобритании. Международный журнал управления информацией , 18 (5), стр. 371–375.

ВЕБЕР Р., 1999. Информационные системы, контроль и аудит . Нью-Джерси: Prentice-Hall Inc.

Внешние ссылки

• АСЛИБ
• Департамент по конституционным вопросам
• Международная организация по стандартизации