Предупреждающее письмо FDA

— Предупреждающее письмо FDA это официальное сообщение США Управления по контролю за продуктами и лекарствами (FDA) производителю или другой организации, которая нарушила какое-либо правило в деятельности, регулируемой на федеральном уровне.

FDA определяет предупреждающее письмо FDA как:

... переписка, уведомляющая регулируемую отрасль о нарушениях, которые FDA задокументировало в ходе проверок или расследований. Обычно письмо с предупреждением уведомляет ответственное лицо или фирму о том, что Агентство считает, что один или несколько продуктов, методов, процессов или других видов деятельности нарушают Федеральный закон о пищевых продуктах, лекарствах и косметических средствах (Закон), правила его применения и другие федеральные законы. Письма с предупреждениями должны выдаваться только в случае нарушений, имеющих нормативное значение, т. е. тех, которые могут фактически привести к принятию мер воздействия, если задокументированные нарушения не будут своевременно и адекватно исправлены. Письмо с предупреждением является одним из основных средств Агентства для достижения быстрого добровольного соблюдения Закона.

Хотя FDA обычно выявляет нарушения посредством собственных проверок, они также могут проводить проверки на основании показаний государственных служащих. FDA считает предупреждающее письмо неформальным и рекомендательным. Он сообщает позицию агентства по данному вопросу, но не обязывает FDA к принудительным действиям. По этой причине FDA не считает письмо с предупреждением окончательным действием, по которому на него можно подать в суд.

FDA ожидает, что большинство частных лиц, фирм и государственных учреждений будут добровольно соблюдать закон. Когда FDA обнаруживает отклонение от приемлемой практики, оно дает организации возможность предпринять добровольные и оперативные корректирующие действия, прежде чем начинать принудительные меры. Шагом в этом процессе, в зависимости от характера нарушения, является направление письма с предупреждением, которое также предусматривает предварительное уведомление.

У агентства есть компьютерное приложение под названием «Система управления соблюдением требований» (CMS или MARC-CMS), которое районные офисы используют для электронной отправки рекомендаций в письмах с предупреждениями в центры FDA. Все районные офисы должны использовать CMS для подачи рекомендаций в виде письма с предупреждением, формы FDA 483 , подтверждающей предполагаемые нарушения, отчета об инспекции предприятия (EIR) и любого письменного ответа от фирмы.

Содержание

Перечисленные ниже элементы являются общими для предупреждающих писем:

Заголовок

В письме с предупреждением вверху должна быть надпись «ПИСЬМО ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯ».

Доставка

Письмо с предупреждением отправляется таким образом, чтобы обеспечить доставку в течение ночи, а получение (например, уведомление о возврате запрошенное , FedEx ) документируется. Способ доставки указан в предупреждающем письме.

Адресаты

FDA адресует письмо с предупреждением высшему известному должностному лицу фирмы, владеющей проверяемым объектом, и отправляет копию высшему известному должностному лицу конкретного проверяемого объекта. Если FDA ожидает отдельного ответа от других чиновников, они могут включить своих адресатов. Округа обычно предоставляют копии предупреждающих писем соответствующим органам штата, используя соответствующие пометки (например, копия или копия отправлена) в письме и идентифицируя каждого человека по имени, должности и, если необходимо, адресу.

Детали проверки

В письме с предупреждением указаны даты проверок и краткое, но достаточно подробное описание нарушающего условия, практики или продукта, чтобы дать ответчику возможность исправить ситуацию. В нем приводятся разделы закона и, где это применимо, нормы, которые были нарушены. В отличие от формы FDA 483 , в письме с предупреждением приводятся ссылки на нормативные акты по каждому нарушению.

Обещанные исправления

В письме-предупреждении подтверждаются исправления, обещанные в ходе проверки или которые организация предоставляет округу в письменном ответе.

Запрос ответа

В письме с предупреждением запрашиваются исправления и письменный ответ в течение определенного периода после получения письма — обычно пятнадцати рабочих дней. Округ по своему усмотрению может предложить получателю возможность обсудить письмо с должностными лицами округа или, при необходимости, с должностными лицами центра.

Предупреждение

В предупреждающем письме содержится заявление, предупреждающее, что неспособность быстро исправить ситуацию может привести к принятию мер FDA без дальнейшего уведомления. Он может включать примеры таких действий, но не дает никаких обязательств относительно того, что FDA предпримет эти действия.

Влияние

Письмо с предупреждением о наркотиках (за исключением писем, направляемых институциональным наблюдательным советам (IRB) , клиническим исследователям , спонсорам и наблюдателям клинических испытаний ) включает заявление о последствиях для присуждения федеральных контрактов. Если текущие нарушения надлежащей производственной практики (cGMP) , добавляется заявление о потенциальном влиянии на запросы на утверждение экспортных сертификатов и заявок на лекарства. упоминаются

Письма с предупреждениями об устройствах (кроме тех, которые выдаются IRB, клиническим исследователям, спонсорам и наблюдателям, участвующим в клинических испытаниях) включают уведомление: «Федеральные агентства уведомляются обо всех письмах с предупреждениями об устройствах, чтобы они могли принять эту информацию во внимание при рассмотрении вопроса о предоставлении гранта. контрактов».

В письмах с предупреждениями о нарушениях cGMP содержится следующее заявление:

Кроме того, заявки на предпродажное одобрение для устройств класса III, с которыми обоснованно связаны отклонения от правил системы качества, не будут одобрены до тех пор, пока нарушения не будут устранены. Запросы на получение сертификатов для иностранных правительств не будут удовлетворены до тех пор, пока нарушения, связанные с рассматриваемыми устройствами, не будут устранены.

Инструкции по реагированию

В письме с предупреждением приводятся инструкции, в которых указывается, что ответ организации должен включать:

1. «каждый шаг, который был или будет предпринят для полного устранения имеющихся нарушений и предотвращения подобных нарушений;
2. время, в течение которого исправление будет завершено;
3. по любой причине корректирующие действия не были завершены в течение времени реагирования; и,
4. любую документацию, необходимую для подтверждения того, что исправление было достигнуто».

Идентификация получателя ответа

В письме с предупреждением указывается назначенное должностное лицо округа или центра, которому организация должна адресовать свой ответ.

Эмитент

В предупреждающем письме указывается организация, выдавшая его: директор округа, директор подразделения или вышестоящее должностное лицо агентства.

Стандартизированный закрывающий текст

Для писем с предупреждениями о наркотиках информация в приведенных выше разделах 1.6–1.8 и 1.10 представлена ​​в заключительных абзацах следующим образом ( жирный шрифт указывает необязательный/альтернативный язык, который следует использовать в зависимости от обстоятельств):

Нарушения, упомянутые в этом письме, не являются всеобъемлющим изложением нарушений, существующих [ на вашем предприятии/в связи с вашим(и) продуктом(ами) ]. Вы несете ответственность за расследование и определение причин нарушений, указанных выше, а также за предотвращение их повторения или возникновения других нарушений. Вы несете ответственность за обеспечение того, чтобы [ вы/ваша фирма ] соблюдали все требования федерального закона и постановлений FDA.

Вам следует принять срочные меры для устранения нарушений, указанных в настоящем письме. Неспособность оперативно исправить эти нарушения может привести к судебному иску без дальнейшего уведомления, включая, помимо прочего, арест и судебный запрет. Другие федеральные агентства могут принять это письмо-предупреждение во внимание при рассмотрении вопроса о присуждении контрактов. [ Если НАРУШЕНЫ НАРУШЕНИЯ cGMP: Кроме того, FDA может отказать в утверждении запросов на экспортные сертификаты или в одобрении ожидающих рассмотрения заявок на новые лекарства, в которых ваше предприятие указано в качестве [ поставщика или производителя ] до тех пор, пока вышеуказанные нарушения не будут исправлены. Возможно, потребуется повторная проверка. ]

«В течение пятнадцати рабочих дней с момента получения настоящего письма просим уведомить этот офис в письменной форме о конкретных шагах, которые вы предприняли для устранения нарушений. Включите объяснение каждого шага, предпринимаемого для предотвращения повторения нарушений, а также копии соответствующих документов. Если вы не можете выполнить корректирующие действия в течение пятнадцати рабочих дней, укажите причину задержки и срок, в течение которого вы завершите исправление. [ Если вы больше не производите и не продаете ____, в вашем ответе должно быть указано это, включая причины. и дату прекращения производства ]"

Критерии, препятствующие выпуску

Текущие или обещанные корректирующие действия обычно не мешают FDA выпустить письмо с предупреждением, хотя письменное обещание принять незамедлительные корректирующие действия в правильном контексте может привести к тому, что FDA решит не выдавать его. К потенциально влияющим факторам относятся:

• «История соблюдения требований фирмой, например, история серьезных нарушений или неспособность предотвратить повторение нарушений;
• «Характер нарушения, например, нарушение, о котором фирма знала (было очевидным или обнаружено), но не смогла исправить;
• «Риск, связанный с продуктом, и влияние нарушений на такой риск;
• «Общая адекватность корректирующих действий фирмы, а также то, касаются ли корректирующие действия конкретных нарушений, связанных с ними нарушений, связанных продуктов или объектов, а также содержат ли положения о мониторинге и проверке для обеспечения эффективности и предотвращения повторения;
• «Была ли предоставлена ​​документация о корректирующих действиях, позволяющая агентству провести обоснованную оценку;
• «Являются ли сроки корректирующих действий целесообразными и был ли достигнут фактический прогресс в соответствии с установленными сроками; и
• «Независимо от того, обеспечивают ли предпринятые корректирующие действия постоянное соблюдение закона или правил. В случае рассмотрения предупреждающих писем в отношении продуктов, предлагаемых для продажи через веб-сайты в Интернете, корректирующие действия по удалению претензий или деактивации веб-сайта легко обратимы, и их следует тщательно выполнять. учитываться, наряду с другими факторами, указанными выше, при определении того, выдавать ли письмо с предупреждением. Письма с предупреждением для веб-сайтов или в отношении веб-сайтов должны выпускаться как можно ближе к моменту, когда претензии были замечены в последний раз, и в письмо должна быть включена ссылка на дату, когда претензии были рассмотрены».

Кроме того, агентство обычно не выдает письмо с предупреждением, если обнаруживает, что организация предприняла действия по исправлению нарушений, которые могли бы послужить основанием для письма с предупреждением.

Окружные офисы не рекомендуют направлять письмо с предупреждением в качестве продолжения предварительной проверки (PAI) для ожидающих рассмотрения заявок на лекарства или устройства ( ANDA , NDA , BLA ), если фирма не продает другие продукты, регулируемые FDA. Если фирма продает другие продукты, регулируемые FDA, и проблема(ы) затрагивает продаваемые продукты или проверка распространяется на продаваемые продукты, включенные в FDA 483, тогда она может выпустить письмо с предупреждением. Оно включает следующее заявление: «В связи с недостатками перечисленных в прилагаемом документе FDA 483, мы рекомендуем центру отказать в одобрении заявки _____».

Обзор центра

Письма с предупреждениями о следующих нарушениях должны быть проверены соответствующим центром FDA (например, CDER ):

1. «Все нарушения маркировки – за исключением случаев, когда были предоставлены конкретные инструкции, например, программы соответствия, руководства по политике соответствия и бюллетени по мошенничеству в сфере здравоохранения;
2. компьютерных приложений и программного обеспечения ; Нарушения
3. Нарушения Программы мониторинга биоисследований; и
4. продукции Нарушения в отношении рекламы ».

CDER требует проверки на наличие дополнительных типов нарушений, а именно:

1. «Новые обвинения в лекарствах, включая несанкционированные изменения в процессах или рецептурах , а также рекомендации по отказу в одобрении заявок или добавок ;
2. Неблагоприятный опыт употребления наркотиков, сообщение о нарушениях;
3. Новые и необычные с защитой от несанкционированного вскрытия ; нарушения упаковки
4. Закона о маркетинге рецептурных препаратов ; Нарушения
5. Расследование нарушений, связанных с употреблением наркотиков;
6. Обвинения CGMP, связанные с производственными недостатками активных фармацевтических ингредиентов и других компонентов лекарств;
7. Сборы CGMP в отношении всех лекарственных форм , включая медицинские газы ;
8. Обвинения CGMP, связанные с проверками предприятий по производству терапевтических биологических продуктов, регулируемых CDER; и
9. Проблемы аптечных рецептур ».

CBER требует проверки, если сообщается о следующих нарушениях:

1. « доноров Нарушения возвращения (например, HBsAg , анти- ВИЧ-1 );
2. [Некоторые] Нарушения, касающиеся лекарственных средств CGMP...;
3. Нарушительные проверки федеральных государственных органов;
4. Нарушительные проверки предприятий Team Biologics (Core Team) по производству биологических продуктов, регулируемых CBER;
5. [Уверенные] на вирусные маркеры ... ; Недостатки тестов
6. [Некоторые] Нарушения в тех областях, где не было предоставлено конкретных указаний... ;
7. Нарушения, связанные с ретроспективным анализом ВИЧ и ВГС ; и
8. Нарушительные проверки производителей человеческих клеток , тканей , продуктов на основе клеток и тканей (HCT/Ps)».

см. в Руководстве по нормативным процедурам FDA , раздел 4-1 — «ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ПИСЬМА» . Подробную информацию о вышеуказанных критериях, а также о дополнительных критериях, касающихся этих центров: CDRH , CVM и CFSAN ,

Ведущий центр

Если вопросы, указанные в предупреждающем письме, требуют рассмотрения более чем одним центром, агентство назначает ведущий центр. Ведущий центр отвечает за связь с другими задействованными центрами, округом и Управлением главного юрисконсульта FDA (OCC). Ведущий центр несет ответственность за проведение Письма с предупреждением через процесс проверки, включая рассмотрение и включение комментариев, по мере необходимости, от других участвующих организаций.

Обзор OCC

29 ноября 2001 г. заместитель министра здравоохранения и социальных служб поручил FDA представлять все письма с предупреждениями в OCC до их выпуска, чтобы OCC мог проверить их на предмет юридической достаточности и соответствия политике Агентства. У OCC есть 15 рабочих дней для завершения проверки. Если OCC не дает своевременный ответ на письменные предупреждения с прямыми рекомендациями и письма, выданные в результате иностранных инспекций, округ или центр могут предположить согласие и отправить письмо с предупреждением без дополнительной информации OCC.

Последующие проверки

В случае письма с предупреждением CBER агентство планирует последующую проверку примерно на 30 дней после получения ответа на письмо с предупреждением, чтобы определить адекватность сообщенных корректирующих действий. Если фирма не предприняла никаких корректирующих действий или не отреагировала, округ рассматривает соответствующие последующие меры.

В ходе последующей проверки следователи FDA должны проверить общую полноту и эффективность корректирующих действий. Сроки последующего расследования могут быть ускоренными или рутинными, в зависимости от того, что определяет орган, выдавший удостоверение. Если нарушения будут обнаружены во время последующей проверки или другими способами, принудительные меры могут быть приняты без дальнейшего уведомления. Дополнительные меры воздействия (последовательные или одновременные), доступные FDA для внесения исправлений, включают отзыв продукции , конфискацию , судебный запрет , административное задержание , гражданские денежные штрафы или судебное преследование.

Специальные типы

Соединение

15 октября 2009 года FDA и Федеральная торговая комиссия опубликовали свое первое совместное предупреждающее письмо веб-сайту, на котором продавались поддельные добавки.

Кибер

« Кибер »-предупредительные письма — это предупреждающие письма, которые FDA рассылает через Интернет на веб-сайты, предлагающие онлайн- лекарства, отпускаемые по рецепту , которые могут быть незаконными. Эти письма предупреждают, что они могут заниматься незаконной деятельностью, и информируют их о законах, регулирующих продажу рецептурных лекарств.

Альтернативы

Не существует юридического требования, чтобы FDA предупреждало отдельных лиц или фирмы о том, что они нарушают закон, прежде чем предпринимать принудительные меры, поэтому письмо с предупреждением не является обязательным предварительным условием для принудительных мер. FDA также утверждает, что существуют вопиющие обстоятельства, когда выдача письма с предупреждением неуместна, и тогда оно примет немедленные меры по обеспечению соблюдения требований. К ним относятся:

1. Нарушение отражает модель поведения, по существу аналогичного характера, в течение которой физическое лицо и/или фирма были уведомлены о нарушении;
2. Нарушение является преднамеренным или вопиющим;
3. Нарушение представляет собой разумную возможность причинения телесных повреждений или смерти;
4. Нарушения представляют собой преднамеренные и умышленные действия, которые, если они уже произошли, не могут быть отменены. Кроме того, такое уголовное преступление не требует предварительного уведомления. Таким образом, нарушения раздела 18 USC 1001 не подходят для включения в предупреждающие письма; и,
5. Когда надлежащее уведомление было дано другими способами, а нарушения не были исправлены или продолжаются.

В определенных ситуациях агентство может предпринять другие действия вместо письма с предупреждением или одновременно с ним. Например:

1. Продукт фальсифицирован в соответствии с разделом 402(a)(3) или 402(a)(4) Закона;
2. Имеет место нарушение cGMP ;
3. Продукт содержит незаконные остатки пестицидов ; или
4. Продукт демонстрирует краткое содержание, субпотентность или суперактивность .

Заключительное письмо

После того, как FDA завершит оценку корректирующих действий посредством последующей проверки, оно может выдать так называемое письмо с предупреждением о закрытии, если оценка FDA показывает, что фирма предприняла корректирующие действия для устранения нарушений, содержащихся в письме с предупреждением. . Эта процедура применяется к письмам с предупреждениями, выпущенным 1 сентября 2009 г. или после этой даты.

Публичный доступ

Предупреждающие письма доступны в Управлении свободы информации (FOI). Опубликованные письма редактируются или редактируются с целью удаления конфиденциальной информации . Отредактированные копии не включают информацию «скрытая копия» или «страницу авторства», связанную с последовательностью разработки и т. д.

Важно, чтобы третьи лица, читающие предупреждающие письма, понимали, что вопросы, описанные в предупреждающих письмах FDA, могли стать предметом последующего взаимодействия между FDA и получателем, которое могло изменить нормативный статус обсуждаемых вопросов. (Электронный доступ к предупреждающим письмам см. в разделе «Внешние ссылки» ниже.)

Закон о свободе информации (FOIA) требует, чтобы общедоступные «электронные читальные залы » с материалами ответов агентства по FOIA и другой информацией были регулярно доступны общественности с функциями электронного поиска и индексирования.

Представители общественности могут лично посетить публичный читальный зал FDA по адресу: 5600 Fishers Lane, Rockville, Maryland.

Внешние ссылки

• FDA : Недавно опубликованные предупреждающие письма
• FDA : Письма с предупреждениями и уведомлениями о нарушениях для фармацевтических компаний (письма с предупреждениями, выпущенные Отделом маркетинга, рекламы и коммуникаций лекарственных средств, а также штаб-квартирой)
• FDA : Электронный читальный зал FDA – Предупреждающие письма
• FDA : Предупреждающие письма, касающиеся косметики
• FDA : Руководство по нормативным процедурам, «4-1 – ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ПИСЬМА»