Управление задачами
Управление задачами — это процесс наблюдения за задачей на протяжении ее жизненного цикла. Это включает в себя планирование, тестирование, отслеживание и отчетность. Управление задачами может помочь отдельным людям достичь целей или позволить группам людей сотрудничать и делиться знаниями для достижения коллективных целей. [1] Задания также дифференцируются по сложности: от низкой до высокой. [1]
Эффективное управление задачами требует контроля за всеми аспектами задачи, включая ее статус, приоритет, время, назначение человеческих и финансовых ресурсов, повторение, зависимости , уведомления и т. д. В широком смысле их можно объединить как фундаментальные действия по управлению задачами.
Управление задачами для нескольких человек или групп может быть облегчено с помощью специализированного программного обеспечения, такого как программное обеспечение для управления рабочими процессами или проектами . Этот тип программного обеспечения иногда называют системой повышения производительности . [ нужна ссылка ]
Управление задачами может быть компонентом управления проектами и управления процессами , служащим основой эффективного рабочего процесса внутри организации. Менеджеры проектов, придерживающиеся ориентированного на задачи управления, имеют подробный и актуальный график проекта и обычно хорошо умеют руководить членами команды и продвигать проект вперед. [2]
Жизненный цикл задачи
[ редактировать ]
Статус задач можно описать следующими состояниями:
- Готовый
- Назначенный
- Прекращено
- Истекший
- Перенаправлено
- Началось
- Законченный
- Проверено
- Приостановлено
- Неуспешный
Диаграмма конечного автомата справа взята из IBM и описывает различные состояния задачи на протяжении ее жизненного цикла. [3] Также была опубликована более современная диаграмма автомата задач, применимая к современному методу непрерывной доставки . [4]
Действия, поддерживаемые задачами
[ редактировать ]Как дисциплина управление задачами включает в себя несколько ключевых видов деятельности. На высоком уровне существуют различные концептуальные разбивки, которые всегда включают творческую, функциональную, проектную, производительную и сервисную деятельность.
- Творческая деятельность связана с созданием задач. В этом контексте они должны способствовать планированию задач, мозговому штурму, созданию, разработке, уточнению, организации, сокращению, определению целей и предварительной расстановке приоритетов.
- Функциональная деятельность относится к персоналу, продажам, качеству или другим областям управления, в конечном итоге обеспечивая производство конечных товаров и услуг для доставки клиентам. В этом контексте эти действия должны обеспечивать планирование, отчетность, отслеживание, определение приоритетов, настройку, делегирование и управление задачами.
- Деятельность по проекту относится к планированию, а также отчетности по времени и затратам. Хотя эти действия могут включать в себя множество функциональных аспектов, они всегда более значимы и целенаправленны, чем сумма их частей. В контексте деятельность проекта должна поддерживать разбивку задач проекта (также известную как структура разбивки работ ), распределение задач, инвентаризацию по проектам и одновременный доступ к базам данных задач.
- Сервисная деятельность относится к предоставлению услуг клиентам и внутри компании, включая управление взаимоотношениями с клиентами и управление знаниями . В контексте они должны поддерживать вложения файлов и ссылки на задачи, управление документами , управление правами доступа, инвентаризацию записей клиентов и сотрудников, управление заказами и звонками, а также аннотирование задач.
- Деятельность по производительности относится к отслеживанию производительности и выполнению поставленных задач. В контексте они должны позволять отслеживать время, контролировать расходы, заинтересованные стороны, приоритеты, диаграммы, экспортируемые отчеты, обновления статуса, корректировку сроков и регистрацию активности.
- Действия по составлению отчета включают представление информации о пяти других перечисленных видах деятельности, включая графические изображения.
Программное обеспечение для управления задачами
[ редактировать ]На рынке имеется множество программных инструментов для управления задачами. Некоторые из них бесплатны, а другие предназначены для развертывания в масштабах всего предприятия. Некоторые из них представляют собой простые списки дел, в то время как другие, помимо других функций, могут похвастаться возможностями создания, визуализации и уведомления задач в масштабе всего предприятия. Управление задачами используется компаниями от небольших до компаний из списка Fortune 100. Он поддерживает как простые индивидуальные проекты, так и действия по управлению корпоративными задачами.
Программное обеспечение для управления проектами , программное обеспечение для календаря и программное обеспечение для рабочих процессов часто включают в себя расширенные функции управления задачами, поддерживающие различные действия, связанные с задачами, в комплексной программной среде. Эти функции дополняют многочисленные проектные и эксплуатационные задачи, интегрированные в высококачественные программные продукты для управления задачами корпоративного уровня.
Ключевые аспекты программного обеспечения, которые пересекаются в различных линейках продуктов для управления задачами, включают создание задач, визуализацию задач, уведомления, назначение ресурсов, совместимость, настраиваемость , масштабируемость и отчетность .
- Создание задач включает в себя возможности совместной работы по превращению идей в действия (задачи). Это включает в себя действия, связанные с определением задачи, и включает в себя сотрудничество, необходимое в процессе планирования.
- Визуализация задач предполагает представление задач, чаще всего в виде времени и списка. Приоритетная визуализация включает классификацию (например, бюджет, время, заинтересованная сторона) и механизм (например, цветовой код или текст). Календарь охватывает планирование (например, доступность, собрания, встречи и другие потенциальные конфликты) и уведомления.
- Уведомления включают в себя настраиваемые параметры для информирования о прошлых, настоящих и предстоящих сроках.
- Назначение ресурсов включает в себя возможность делегировать задачи и инструменты одному или нескольким людям.
- Совместимость включает в себя способность среды управления задачами подключаться к другим системам, программному обеспечению и средам. Он включает в себя настройку структуры и ограничений на обмен данными из среды управления задачами с другим программным обеспечением, системами и средами.
- Конфигурируемость включает в себя возможность добавлять, удалять и управлять функциональностью и удобством использования в средах управления задачами.
- Масштабируемость включает в себя способность правильно выполнять задачу при изменении количества пользователей для удовлетворения конкретных требований задачи.
- Отчетность включает в себя представление информации путем ее отображения в табличном или графическом виде.
См. также
[ редактировать ]- Диаграмма Ганта
- Цифровой календарь
- Блокировка времени
- Система отслеживания проблем
- Milestone (управление проектами)
- Схема управления
- Тайм-менеджмент
- Программное обеспечение для учета рабочего времени
- Структура декомпозиции работ
- Рабочее самоуправление
Ссылки
[ редактировать ]- ^ Jump up to: а б Маус, Хейко, МП ван дер Алст, Виль, Рикайзен, Алан, Рисс, Уве. V. «Проблемы бизнес-процессов и управления задачами», Журнал Universal Knowledge Management. Том 0, выпуск 2, 2005 г.
- ^ Томас Каттинг «Отношения против управления, ориентированного на задачи». 3 марта 2010 г. http://www.pmhut.com/relationship-vs-task-ориентированное-management
- ^ Jump up to: а б «Жизненный цикл человеческих задач» . Документация IBM WebSphere Process Server . ИБМ . Проверено 6 марта 2024 г.
- ^ «Анатомия задачи» . Архивировано из оригинала 4 февраля 2018 г.
