Система управления человеческими ресурсами

Система управления человеческими ресурсами (HRMS) (альтернативно, информационная система человеческих ресурсов (HRIS) или система управления человеческим капиталом (HCM) ) — это форма программного обеспечения человеческих ресурсов (HR), которая сочетает в себе ряд систем и процессов для обеспечения простого управления. человеческих ресурсов, бизнес-процессов и данных. Программное обеспечение для управления персоналом используется предприятиями для объединения ряда необходимых функций управления персоналом, таких как хранение данных о сотрудниках, управление расчетом заработной платы, набор персонала, администрирование льгот (общее вознаграждение), время и посещаемость, управление производительностью сотрудников, а также отслеживание записей о компетентности и обучении.

Система управления человеческими ресурсами обеспечивает управляемость и легкий доступ к повседневным процессам работы с персоналом. Эта область объединяет человеческие ресурсы как дисциплину и, в частности, ее основные виды деятельности и процессы в области HR с областью информационных технологий. Эта категория программного обеспечения аналогична тому, как системы обработки данных превратились в стандартизированные процедуры и пакеты программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия (ERP). В целом, эти ERP-системы возникли из программного обеспечения, которое объединяет информацию из разных приложений в одну универсальную базу данных. Объединение финансовых и кадровых модулей через одну базу данных создает отличие, которое отделяет систему HRMS, HRIS или HCM от общего решения ERP.

История

Тенденция к автоматизации процессов расчета заработной платы и управления персоналом началась в 1970-х годах. Из-за ограниченности технологий и мейнфреймов компании по-прежнему полагались на ручной ввод данных для проведения оценки сотрудников и оцифровки отчетности. ^{[ нужна ссылка ]}

Первой системой планирования ресурсов предприятия (ERP), которая интегрировала функции управления персоналом, была SAP R/2 (позже замененная на R/3 и S/4hana), представленная в 1979 году. Эта система дала пользователям возможность объединять корпоративные данные в реальном времени. время и регулировать процессы из единой среды мэйнфрейма. Многие из сегодняшних популярных HR-систем по-прежнему предлагают значительные функциональные возможности ERP и расчета заработной платы.

Первой полностью ориентированной на HR клиент-серверной системой для корпоративного рынка была PeopleSoft , выпущенная в 1987 году и позже купленная Oracle в 2005 году. Размещенная и обновляемая клиентами, PeopleSoft обогнала по популярности концепцию среды мэйнфреймов. Oracle также разработала несколько аналогичных систем BPM для автоматизации корпоративных операций, включая Oracle Cloud HCM . ^[1]^[2]

Начиная с конца 1990-х годов поставщики HR начали предлагать облачные HR-сервисы, чтобы сделать эту технологию более доступной для небольших и удаленных команд. Вместо клиент-сервера компании начали использовать онлайн-аккаунты на веб-порталах для доступа к результатам работы своих сотрудников. Мобильные приложения также стали более распространенными.

Технологии HRIS и HRMS позволили HR-специалистам отказаться от традиционной административной работы и сделали их стратегическими активами компании. Например, эти роли включают в себя развитие сотрудников, а также анализ рабочей силы для выявления областей, богатых талантами.

Функции

Функции отделов кадров являются административными и общими для всех организаций. Организации могут иметь формализованные процессы отбора, оценки и расчета заработной платы. Управление « человеческим капиталом » превратилось в императивный и сложный процесс. Функция управления персоналом состоит в отслеживании существующих данных о сотрудниках, которые традиционно включают в себя личные истории, навыки, способности, достижения и зарплату. Чтобы уменьшить ручную нагрузку на эту административную деятельность, организации начали автоматизировать многие из этих процессов в электронном виде, внедряя специализированные системы управления человеческими ресурсами.

Руководители отдела кадров полагаются на внутренних или внешних ИТ-специалистов для разработки и поддержания интегрированной системы управления персоналом. До того, как в конце 1980-х годов возникла архитектура клиент-сервер , многие процессы автоматизации управления персоналом были отнесены к мэйнфреймам, которые могли обрабатывать большие объемы транзакций данных. Из-за высоких капиталовложений, необходимых для покупки или программирования проприетарного программного обеспечения, эти системы управления персоналом, разработанные внутри компании, были доступны только организациям, обладавшим большим капиталом. Появление клиент-серверных систем, поставщиков услуг приложений и программного обеспечения как услуги систем управления персоналом (SaaS) или позволило повысить административный контроль над такими системами. В настоящее время системы управления человеческими ресурсами обычно включают в себя:

Сохранение персонала
Найм
Регистрация и оффбординг
Администрация
Управление заработной платой
Отслеживание и управление льготами для сотрудников
персонала планирование
Управление подбором персонала/ обучением
Управление производительностью и оценка
Самообслуживание сотрудников
Планирование и управление ротацией
Управление отсутствием
Покинуть руководство
Отчетность и аналитика
Переназначение сотрудников
Рассмотрение жалоб по следующим прецедентам

Модуль расчета заработной платы автоматизирует процесс оплаты, собирая данные о времени и посещаемости сотрудников, рассчитывая различные вычеты и налоги, а также генерируя периодические проверки заработной платы и налоговые отчеты сотрудников. Данные обычно поступают из модулей управления персоналом и учета рабочего времени для расчета возможностей автоматического внесения депозита и выписывания чеков вручную. Этот модуль может охватывать все транзакции, связанные с сотрудниками, а также интегрироваться с существующими системами финансового управления.

Модуль учета рабочего времени собирает стандартизированные данные о времени и усилиях, связанных с работой. Самые продвинутые модули обеспечивают широкую гибкость в методах сбора данных, возможностях распределения рабочей силы и функциях анализа данных. Анализ затрат и показатели эффективности являются основными функциями.

Модуль администрирования льгот предоставляет организациям систему для администрирования и отслеживания участия сотрудников в программах льгот. Обычно они включают страхование, компенсацию, участие в прибылях и выход на пенсию.

Модуль управления персоналом — это компонент, охватывающий многие другие аспекты управления персоналом, от подачи заявления до выхода на пенсию. Система записывает основные демографические и адресные данные, данные отбора, обучения и развития, управления возможностями и навыками, записи планирования вознаграждений и другие связанные действия. Передовые системы предоставляют возможность «читать» заявки и вводить соответствующие данные в соответствующие поля базы данных, уведомлять работодателей и обеспечивать управление позициями и контроль позиций. Функция управления человеческими ресурсами включает в себя набор, расстановку, оценку, компенсацию и развитие сотрудников организации. Первоначально предприятия использовали компьютерные информационные системы для:

составлять чеки и отчеты о заработной плате;
вести кадровый учет;
заниматься управлением талантами .

Онлайн- рекрутинг стал одним из основных методов, используемых отделами кадров для привлечения потенциальных кандидатов на доступные должности в организации. Системы управления талантами или модули подбора персонала, ^[3] предложить интегрированное решение по подбору персонала для HRMS, которое обычно включает в себя:

анализ использования персонала внутри организации;
выявление потенциальных претендентов;
набор персонала через списки компаний;
набор персонала через онлайн-сайты по подбору персонала или публикации, которые ориентированы как на рекрутеров, так и на кандидатов;
аналитика процесса найма (время найма, источник найма, текучесть кадров);
управление соблюдением требований, чтобы объявления о вакансиях и прием кандидатов соответствовали государственным нормам.

Значительные затраты, связанные с поддержанием организованного набора персонала, перекрестным размещением объявлений внутри и между общими или отраслевыми досками вакансий, а также поддержанием конкурентного присутствия вакансий, привели к разработке специального модуля системы отслеживания кандидатов (ATS).

Модуль обучения предоставляет организациям систему для управления и отслеживания усилий по обучению и развитию сотрудников. Система, обычно называемая «системой управления обучением» (LMS), если это отдельный продукт, позволяет отделу кадров отслеживать образование, квалификацию и навыки сотрудников, а также определять, какие учебные курсы, книги, компакт-диски, обучение через Интернет или имеются материалы для развития каких навыков. Затем курсы могут предлагаться в виде сессий, привязанных к определенной дате, при этом делегаты и учебные ресурсы будут отображаться и управляться в одной системе. Сложные системы LMS позволяют менеджерам утверждать обучение, бюджеты и календари наряду с показателями управления производительностью и оценки. ^[4]

Модуль самообслуживания сотрудников позволяет сотрудникам запрашивать данные, связанные с персоналом, и выполнять некоторые операции с персоналом через систему. Сотрудники могут запросить информацию о своей посещаемости в системе, не запрашивая информацию у сотрудников отдела кадров. Модуль также позволяет руководителям утверждать запросы ОТ от своих подчиненных через систему, не перегружая задачу отделом кадров.

Многие организации вышли за рамки традиционных функций и разработали информационные системы управления человеческими ресурсами, которые поддерживают набор, отбор, найм, трудоустройство, аттестацию производительности, анализ льгот сотрудников, здоровье, безопасность и защищенность, в то время как другие интегрируют аутсорсинговую систему отслеживания кандидатов, которая включает в себя подмножество вышеперечисленного.

Модуль аналитики позволяет организациям повысить ценность внедрения HRMS за счет извлечения данных, связанных с персоналом, для использования с другими платформами бизнес-аналитики. Например, организации объединяют HR-метрики с другими бизнес-данными, чтобы выявить тенденции и аномалии в численности персонала, чтобы лучше прогнозировать влияние текучести кадров на будущие результаты.

В настоящее время существует множество типов HRMS или HRIS, некоторые из которых обычно представляют собой программные пакеты, устанавливаемые на локальном компьютере; другой основной тип — это облачная онлайн-система, доступ к которой можно получить через веб-браузер.

Модуль обучения персонала дает организациям возможность вводить, отслеживать и управлять обучением сотрудников и персонала. Каждый вид деятельности может быть записан вместе с дополнительными данными. Результаты работы каждого сотрудника или сотрудника затем сохраняются, и к ним можно получить доступ через модуль аналитики .

сотрудников Модуль переназначения — это недавняя дополнительная функция HRMS. Этот модуль имеет функции перевода, продвижения, пересмотра оплаты, переназначения, делегирования, подтверждения, изменения режима оплаты и формы письма.

Самообслуживание сотрудников

Самообслуживание сотрудников (ESS) предоставляет сотрудникам доступ к их личным записям и данным. Функции ESS включают в себя разрешение сотрудникам изменять свои контактные данные, банковскую информацию и льготы. ESS также позволяет выполнять административные задачи, такие как подача заявления на отпуск, просмотр истории отсутствия , просмотр табелей учета рабочего времени и задач, запрос о доступных кредитных программах, запрос оплаты сверхурочных, просмотр истории компенсаций и подача квитанций о возмещении. С появлением ESS сотрудники могут кадров удаленно взаимодействовать со своим отделом .

Благодаря функциям ESS сотрудники могут взять на себя больше ответственности за свою нынешнюю работу, развитие навыков и планирование карьеры . В рамках HRIS предоставляется обратная связь по профилям навыков, обучению и обучению, постановке целей, оценкам и отчетности/аналитике. ^[5] Эти системы особенно полезны для предприятий с удаленными работниками, где сотрудники очень мобильны, имеют гибкий график работы или не находятся рядом со своим руководителем. ^[5]

См. также

Брэдфордский фактор – показатель прогулов работников
Электронное управление персоналом
Информационная система «Кадровые ресурсы здравоохранения» (HRH) – Процесс обработки данных о здравоохранении
Анализ работы - процедуры для определения содержания должностных действий, атрибутов или требований к выполнению.
Система управления обучением – образовательное программное обеспечение
Организационная структура - диаграмма, показывающая организационную структуру.
Стратегическое планирование человеческих ресурсов - процесс, который определяет текущие и будущие потребности в человеческих ресурсах.
Система отслеживания кандидатов — программное приложение, позволяющее электронно обрабатывать потребности в наборе и найме.
Список программного обеспечения для управления персоналом

Ссылки

^ «Oracle представляет управление подпиской и CX Unity, обновления для HCM Cloud и Data Cloud» . ВенчурБит . 22 октября 2018 г. Проверено 14 апреля 2022 г.
^ «Oracle представляет новые возможности для своего предложения Oracle Fusion Cloud SCM» . www.logisticsmgmt.com . Проверено 14 апреля 2022 г.
^ «HRMS для подбора персонала: все, что вам нужно знать» . www.hrmsworld.com . Проверено 12 сентября 2018 г.
^ «Управление обучением сотрудников» . artify360.com . Проверено 13 июля 2022 г.
^ Перейти обратно: ^а ^б «Электронные квитанции о платежах: отчет губернатору и законодательному органу» (PDF) . Osc.state.ny.us (штат Нью-Йорк) . 12 февраля 2009 года . Проверено 4 мая 2014 г.

Дальнейшее чтение

Майер, Кристиан; Лаумер, Свен; Экхардт, Андреас; Вайцель, Тим (сентябрь 2013 г.). «Анализ влияния внедрения HRIS на удовлетворенность работой HR-персонала и намерение текучести кадров». Журнал стратегических информационных систем . 22 (3): 193–207. дои : 10.1016/j.jsis.2012.09.001 .

[1] «Oracle представляет управление подпиской и CX Unity, обновления для HCM Cloud и Data Cloud» . ВенчурБит . 22 октября 2018 г. Проверено 14 апреля 2022 г.

[2] «Oracle представляет новые возможности для своего предложения Oracle Fusion Cloud SCM» . www.logisticsmgmt.com . Проверено 14 апреля 2022 г.

[3] «HRMS для подбора персонала: все, что вам нужно знать» . www.hrmsworld.com . Проверено 12 сентября 2018 г.

[HRMS_training_module-4] «Управление обучением сотрудников» . artify360.com . Проверено 13 июля 2022 г.

[eps-5] Перейти обратно: ^а ^б «Электронные квитанции о платежах: отчет губернатору и законодательному органу» (PDF) . Osc.state.ny.us (штат Нью-Йорк) . 12 февраля 2009 года . Проверено 4 мая 2014 г.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]