Документация по инициированию проекта

Документация проекта ( PID ) — один из наиболее значимых артефактов управления проектами , который обеспечивает основу бизнес-проекта.

Документация по инициированию проекта объединяет информацию, полученную в ходе процессов запуска проекта (SU) и инициации проекта (IP) в среде проекта, контролируемой PRINCE2 . Переименование PRINCE2 в 2009 году «документа» в «документацию» указывает на набор документации, собранной при создании проекта, а не на всю информацию в системе. ^{[ по мнению кого? ]}

Документ инициирования проекта обеспечивает ориентир на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для проектной группы .

Документ инициирования проекта часто содержит следующее:

Цели проекта
Объем
Организация проекта
Бизнес-кейс
Ограничения
Заинтересованные стороны
Риски
Элементы управления проектом
Системы отчетности
PID отключен
Краткое содержание

устав проекта Вместо документации по инициированию проекта может быть создан ; эти два типа документов очень похожи. Однако устав проекта менее детализирован, что делает его более подходящим для случаев, когда производители контента менее доступны.

Документация по инициированию проекта в рамках PRINCE2

Документация по инициированию проекта — это термин PRINCE2 , обозначающий план подхода к управлению проектом. Он состоит из ряда других документов, включая экономическое обоснование , техническое задание , план коммуникации, реестр рисков , допуски проекта, план проекта , а также любые конкретные средства контроля или проверки проекта как часть плана качества отдела. или общий проектный подход. Документация по инициированию проекта представляет собой подробную версию базового стартового документа проекта, называемого кратким описанием проекта .

Документация по инициированию проекта объединяет документацию в единый логический документ, объединяющий всю ключевую информацию, необходимую для запуска и надежного выполнения проекта. Он должен быть доведен до сведения всех заинтересованных сторон, согласован и подписан бизнес-спонсорами . Короче говоря, это часть проекта «кто, почему и что». Он определяет все основные аспекты проекта и формирует основу для его управления и оценки общего успеха. Документ инициирования проекта основывается на экономическом обосновании (если оно существует) с использованием информации и данных анализа, полученных в ходе инициационной деятельности. ^[1]

Общая часть формальных методологий проектов, таких как PRINCE2. ^[2] Этот документ является важной вехой в процессе инициирования проекта (ИП). Это документ, который передается на утверждение совету проекта для начала проекта.

Документ инициирования проекта обеспечивает ориентир на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для проектной группы.

Написание документа инициации проекта

Цель

Целью документа инициирования проекта является сбор и запись основной информации, необходимой для правильного определения и планирования проекта. В документе об инициировании проекта должен быть подробно описан мандат проекта и указано, какие цели и планы планирует достичь проект, а также причина важности достижения этих целей. Он также содержит список людей, которые участвуют в разработке проекта с самого начала до закрытия проекта, а также их роли и обязанности. Документ инициирования проекта также включает дату, когда документация инициирования проекта была одобрена советом проекта. Документ инициирования проекта не обновляется регулярно на этапах проекта. Любые необходимые изменения или обновления должны выполняться в конце каждого этапа, чтобы включить подробные этапы для следующих шагов. Документ инициирования проекта является основой решений, принимаемых по проекту, и он бесполезен, когда документ запрашивается или изменяется на более позднем этапе без указания того, почему, кем и когда. ^[3]

Заявление о содержании проекта

Описание содержания проекта является одним из наиболее важных разделов документа инициации проекта. проекта Описание содержания разделено на три части: описание содержания проекта , предлагаемое решение и пример объема проекта . Это часть документа инициации проекта, подробно объясняющая, что проект дает заинтересованным сторонам и клиентам. Предлагаемое решение объясняет, какие инновации, изменения и аспекты проект принесет в окружающую среду и общество, а также какие изменения и обновления он вызовет. Описание содержания проекта должно включать как можно больше подробностей, поскольку это помогает избежать увеличения количества проблем и вопросов в жизненном цикле проекта (требования необходимы для достижения успеха в категории объема ). Этап анализа помогает менеджеру проекта принимать решения по финансовым аспектам и расходам проекта. ^[4]

Предыстория проекта

Предыстория проекта определяет, почему и как был создан проект. На первом этапе проекта будут реализованы необходимые онлайн-функции вместе с изменениями в необходимых бизнес-системах, а на втором этапе будет реализовано управление цифровыми правами и вставка рекламы в реальном времени. В этом разделе документа инициации проекта должно быть упомянуто лицо, сыгравшее ключевую роль в участии в проекте. Это рациональный способ сделать конкретный проект выше других, подчеркнув внимание участия самого активного кандидата команды. Это потому, что кто-то важный в компании хочет это увидеть. В результате ресурсы и оборудование, необходимые для реализации вашего проекта. вам будут предоставлены ^[5]

Предположения, зависимости и ограничения

Допущения, зависимости и ограничения подробно описывают документ инициирования проекта. Эти детали предполагаются до требований к управлению проектом и спецификации бизнес-требований документирования . Ограничения проекта в документе об инициировании проекта определяют внешнее воздействие, такое как недоступность ресурсов или конкурента (например, другого проекта). ^[6]

Организация и управление

Чтобы завершить этап организации, команде необходимо заполнить организационную структуру . Проект может быть реализован межфункциональной командой с опытными представителями различных отделов, включая разработку, взаимодействие, тестирование, сетевое взаимодействие, инфраструктуру и бизнес-системы, безопасность и маркетинг. Участие различных областей будет меняться по мере продвижения проекта по сравнению с первоначальным проектом. ^[7] SMG (группа высшего руководства) будет уведомлена об основных выводах и событиях. ^[8]

План коммуникации

В течение всего процесса создания документа инициирования проекта руководитель проекта осознает, что он будет присутствовать на встречах со сторонними менеджерами проектов , ведущими архитекторами и руководителями групп, где обсуждаются отчеты по управлению проектом, еженедельные собрания проектной группы, встречи с поставщиками раз в две недели и еженедельная программа. состоятся заседания правления. ^[9]

План качества

План качества проекта обычно составляется отделом обеспечения качества ИТ (ITQA) и определяет аспекты, которые будут реализованы как часть проекта ( базовый план проекта , бизнес-требования (BRS), сценарии использования , проектирование высокого уровня (HLD), спецификация требований к программному обеспечению. (SRS), тестовые сценарии , отчет о тестировании , обзор после разработки (PDR), поэтапные оценки в плане качества проекта ). ITQA также определяет, когда заключительная стадия оценки будет проводиться (ESA). По сути, это контрольные точки на протяжении всего проекта, которые обеспечивают доставку качественного продукта. ESA подразумевает собрание, на котором рассматривается базовый план проекта, чтобы убедиться, что он актуален и соответствует графику , отчеты об управлении проектом, отчеты о контрольных точках рабочего процесса проекта, протоколы совещаний команды, действия и повестка дня, проблем проекта рисков и журнал , а также советы по плану качества. . ^[10]

Первоначальный план проекта

Написание первоначального плана документации по инициированию проекта предполагает адекватный пересмотр предлагаемой даты и детализации этапов соответственно. Часто заинтересованные стороны бизнеса просят сдать проекты в невозможные сроки, что требует подчеркивания этого факта. В этом случае большинство заинтересованных сторон проявляют гибкость и готовы пересмотреть дату запуска или сократить масштабы. Дата перезапуска или сокращение объема должны быть подкреплены обоснованиями, на основании которых заинтересованные стороны принимают решение о переносе даты запуска. Чем раньше работник начнет выстраивать такого рода отношения с заинтересованными сторонами, тем легче ему будет позже, когда возникнут более насущные проблемы, связанные с объемом работы. ^[11]

Элементы управления проектом

Существует определенное количество разделов, которые необходимо заполнить для контроля всего проекта: элементы управления проектом , этапы проекта и процесс исключения. Они могут включать фактические данные бюджета и прогнозы, подготовленные для каждого финансового периода, исключения, которые должны быть переданы менеджеру корпоративной программы, обзоры продуктов из плана качества, допустимость проекта, план снижения рисков, выявление рисков проекта и планы по их снижению, журнал проблем, существующие процессы контроля изменений, еженедельный отчет для совета корпоративной программы, еженедельные встречи с поставщиками, еженедельные встречи проектных групп и т. д.

Журнал первоначальных рисков и проблем

Правило ^{[ нужны разъяснения ]} говорит, что чем больше мы собираемся взять на себя, тем больше нам нужно будет выполнить. Стадиями проекта являются инициация, требования, проектирование, разработка, тестирование, запуск проекта и закрытие с этапом процесса исключения. Последний этап является наиболее нестабильным, поскольку определяет, насколько бюджет, время и масштаб проекта могут увеличиться без того, чтобы проект был вынужден перейти в состояние исключения. В ситуации, когда заинтересованные стороны решают перевести проект в исключение, необходимо ввести подробный план исключения, который заменит версии планов проекта/стадий, которые использовались до исключения. Помимо всей этой дополнительной документации, менеджеру проекта также придется поддерживать продвижение проекта и обеспечивать мотивацию своей команды. После того, как документ о начале проекта официально одобрен, это означает, что необходимо использовать дополнительные непредвиденные обстоятельства, прежде чем переходить к исключению. Это может иметь решающее значение для успешной реализации проекта во многом так же, как хороший денежный поток является ключом к успеху любого растущего бизнеса. ^[12]

Бём выделил шесть этапов управления рисками: идентификация, оценка, определение приоритетов, планирование управления, разрешение и мониторинг, которые происходят в документе инициации проекта. ^[13]

Получение одобрения документа об инициировании проекта

Последним этапом написания документа инициации проекта является утверждение, которое подразумевает рассылку всем заинтересованным сторонам в списке рассылки в документе инициации проекта и другим заинтересованным сторонам, таким как операции или отдел кадров для ресурсов, по электронной почте с запросом комментариев. Затем руководитель группы соберет комментарии, а затем последует заключительная встреча, на которой заинтересованные стороны и заинтересованные стороны собираются обсудить документ инициирования проекта более подробно. Только после завершения этих этапов ваш документ об инициировании проекта будет соответствовать достаточному стандарту, чтобы его можно было утвердить и передать совету программы для финансирования. В зависимости от сложности и размера проекта этапы будут завершены в ходе пяти неофициальных и четырех официальных проверок. Могут возникнуть некоторые проблемы, такие как нехватка ресурсов и нехватка финансов. Крайне важно определить, насколько приоритетным является ваш проект, прежде чем приступить к составлению документа об инициировании проекта, что поможет избежать огромных расходов, если проект вот-вот окажется на стадии исключения. ^[14]

Характеристики документа инициирования проекта

Подчеркивая важность проекта, ^{[ нужны разъяснения ]} В документации по инициированию проекта указано, что это контракт между руководством проекта и спонсором. Целью документации по инициированию проекта является понимание предпосылок проекта. Правильный формат документации по инициированию проекта отражает понимание предыстории, целей и выгод. Хороший менеджер проекта заинтересован не только в предоставлении результата или возможности своему клиенту, но и в более широком контексте и выгодах, которые в конечном итоге принесет эта возможность. Документация по инициированию проекта определяет, что находится в рамках проекта, с использованием блок-схем и структуры разбивки продукта . Ключевую роль играет определение обязанностей, что подразумевает роли менеджера проекта, руководителя группы , спонсора, поставщика , представителя пользователя, заинтересованных сторон и членов руководящего комитета . ^[15]

Существуют ключевые аспекты, которые необходимо учитывать перед началом проекта и созданием документа о его инициировании, например: как будет осуществляться проект? Какой тип подхода: разнообразные методы (например, водопад , гибкая методология )? Какие способы коммуникации с заинтересованными сторонами, чтобы быть в курсе рисков, проблем и изменений.

Для документа инициации проекта достаточно включить место, в котором акцентируются основные этапы и мероприятия проекта.

Успех документа инициации проекта и всего проекта может зависеть от визуальных аспектов, таких как графика, как способа стимулирования лучшего визуального запоминания проекта.

Риски необходимо выявлять до того, как они станут проблемой в рамках всего проекта. Проблему можно решить, составив список основных рисков проектов и меры предосторожности, которые необходимо принять.

Необходимо учитывать финансовую сторону проекта. Схема документации по инициированию проекта должна быть включена в список любых бюджетных ограничений и содержать предположения, которые команда использовала при оценке, а также подробную информацию о том, как часто будут проводиться оценки. Важный аспект: следует избегать изоляции, поскольку это может привести к ошибкам, например, в орфографии или жаргоне.

Чтобы улучшить документацию по инициированию проекта, можно создать презентацию, в которой будут определены и подчеркнуты основные моменты. ^[15]

См. также

Ссылки

^ Инициирование проекта и Документ об инициировании проекта - Проверено 3 июня 2010 г.
^ Принц 2: Практическое руководство Колина Бентли, ISBN 978-0-7506-5330-5
^ Назначение PID и связанных с ним документов, . http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-intro.html
^ Заявление о содержании проекта в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-scope-statement-in-a-project-initiation-document.html
^ Предыстория проекта с точки зрения PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-background.html.
^ Предположения, зависимости и ограничения PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-assumptions.html
^ Организация и управление проектом, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-governance.html.
^ Проект документа об инициировании проекта, https://www.rbkc.gov.uk/pdf/jsna_pid.pdf.
^ План коммуникации, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-communication-plan.html.
^ План качества проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-quality-plan.html.
^ Первоначальный план проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-initial-plan.html.
^ Элементы управления проектом в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-project-controls.html
^ Бём, BW (1989). Управление рисками программного обеспечения . Вашингтон, округ Колумбия: Издательство компьютерного общества IEEE.
^ Получение одобрения документа о начале проекта, http://www.my-project-management-expert.com/project-lifecycle-project-initiation-document-approval.html
^ Перейти обратно: ^а ^б Что делает идеальный документ инициирования проекта (PID)?, http://www.susannemadsen.co.uk/blog/what-makes-a-perfect-project-initiation-document-pid

[1] Инициирование проекта и Документ об инициировании проекта - Проверено 3 июня 2010 г.

[2] Принц 2: Практическое руководство Колина Бентли, ISBN 978-0-7506-5330-5

[3] Назначение PID и связанных с ним документов, . http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-intro.html

[4] Заявление о содержании проекта в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-scope-statement-in-a-project-initiation-document.html

[5] Предыстория проекта с точки зрения PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-background.html.

[6] Предположения, зависимости и ограничения PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-assumptions.html

[7] Организация и управление проектом, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-governance.html.

[8] Проект документа об инициировании проекта, https://www.rbkc.gov.uk/pdf/jsna_pid.pdf.

[9] План коммуникации, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-communication-plan.html.

[10] План качества проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-quality-plan.html.

[11] Первоначальный план проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-initial-plan.html.

[12] Элементы управления проектом в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-project-controls.html

[13] Бём, BW (1989). Управление рисками программного обеспечения . Вашингтон, округ Колумбия: Издательство компьютерного общества IEEE.

[14] Получение одобрения документа о начале проекта, http://www.my-project-management-expert.com/project-lifecycle-project-initiation-document-approval.html

[:0-15] Перейти обратно: ^а ^б Что делает идеальный документ инициирования проекта (PID)?, http://www.susannemadsen.co.uk/blog/what-makes-a-perfect-project-initiation-document-pid

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

[14]

[15]