Секретарь

Секретарь , , административный помощник , исполнительный помощник личный секретарь , ^{[ 4 ]} или другие подобные названия - это человек, чья работа состоит в поддержке руководства, включая руководителей, используя различные управления проектами , оценку программ , общение и/или организационные навыки в области администрации . существует множество опыта работы, начиная между стажировкой , начальным уровнем , младшим, средним и старшим уровнем, младшего В области административной поддержки , , ассоциированным , младшего, среднего и старшего уровня .

Функции личного помощника могут быть полностью выполнены, чтобы помочь еще одному сотруднику или могут быть в интересах более одного. В других ситуациях секретарь является офицером общества или организации, которая занимается перепиской, принимает новых членов и организует официальные встречи и мероприятия. Но эта роль не следует путать с роли исполнительного секретаря , секретаря Кабинета министров, таких как члены Кабинета , которые имеют звание «Секретарь» или секретаря компании , все они отличаются от административного помощника. ^{[ 5 ]}^{[ 6 ]}^{[ 7 ]}

Обязанности и функции

Секретарь, также известный как личный помощник (ПА) или административный помощник , может иметь много административных обязанностей. Название «Секретарь», с его основным значением «хранителя секретов», не используется так часто, как в прошлые десятилетия, и обязанности развивались в ответ на технологический век. ^{[ 11 ]} Обязанности могут варьироваться в зависимости от характера и размера компании или организации, и могут включать управление бюджетами, бухгалтерский учет, посещение телефонных звонков, обработку посетителей, поддержание веб -сайтов, договоренности о поездках, планирование мероприятий и подготовку отчетов о расходах. Секретари могут также управлять всеми административными деталями о проведении конференции или собрания высокого уровня и нести ответственность за организацию общественного питания для обеда. Часто руководители просят своего помощника пройти минуты на собраниях и подготовить документы за собраниями для рассмотрения. ^{[ 12 ]} В дополнение к протоколам, секретарь может нести ответственность за ведение всех официальных записей компании или организации. ^{[ 6 ]} Секретарь также считается «офисным менеджером».

Сегодня многие секретари также проводят исследования, брифинги, меморандумы о написании , написание контента , управление проектами , оценку программ , управление заинтересованными сторонами , обязанности по обслуживанию клиентов , разработка и обслуживание офисных систем, включая управление данными и подачу, проведение фоновых исследований и представленные результаты, продукты Документы, такие как белые документы и серые литературы , выполняют конкретные проекты, берут на себя некоторые обязанности менеджера, участвуют в процессах принятия решений, выполняют задачи по связям с общественностью , а/или логистику и закупки вместе с широким спектром других обязанностей, связанных с обязательствами, связанными с их конкретная отрасль.

В бизнесе многие должностные инструкции перекрываются. Однако, хотя административный помощник является общим термином, не обязательно подразумевающим непосредственно работать на начальника, секретарь обычно является ключевым человеком для всех административных задач и часто называется «хранителем ворот». Другими названиями, описывающими рабочие места, аналогичные или перекрывающиеся работы традиционного секретаря, являются координатором офиса, исполнительным помощником, офисным менеджером и административным специалистом.

Список названий рабочих мест, синонимичный или аналогичный секретарю: секретарь , административный специалист , административный помощник , исполнительный помощник , административный сотрудник , специалист по административной поддержке , клерк , военный помощник , военная помощь ^{[ 13 ]}, помощник по управлению , министр офиса , помощник программы , ^{[ 14 ]} Помощник проекта , личная помощь , мужчина/мужчина/тел , личный секретарь или личный помощник . ^{[ 4 ]}
В предыдущие десятилетия, особенно в 20 -м веке и ранее, на самом базовом уровне секретарь, как правило, является аудиосистемой с небольшим количеством административных ролей. Хорошая команда преобладающего офисного языка и способность печатать необходима. При более высоких оценках и с большим опытом они начинают брать на себя дополнительные роли и тратят больше времени на поддержание физических и электронных файлов, занимаясь сообщением, фотокопированием, электронными письмами, заказывающими канцелярские товары и отвечают на телефоны. ^{[ 15 ]}
Секретарь на работе, фотография, сделанная в 2007 году
Более квалифицированному исполнительному помощнику может потребоваться печатать на высоких скоростях, используя технические или иностранные языки, организовывать дневники, маршруты и встречи и выполнять административные обязанности, которые могут включать в себя бухгалтерский учет или финансовый учет . Секретарь / исполнительный помощник также может контролировать доступ к менеджеру, становясь влиятельным и доверенным помощником. Исполнительные помощники доступны для контакта в нерабочее время с помощью новых методов электронных коммуникаций для консультаций.
Самая большая разница между генерализованным секретарем и квалифицированными исполнительными помощниками заключается в том, что исполнительный помощник должен иметь возможность широко взаимодействовать с широкой общественностью, поставщиками, клиентами и любым другим лицом или группой, с которыми исполняет ответственность за взаимодействие. Как уровень, который исполнительный директор взаимодействует с увеличением, так и уровень навыков требуется в исполнительном помощнике, который работает с исполнительным директором. Те исполнительные помощники, которые работают с корпоративными офицерами, должны быть способны подражать стилю, корпоративной философии и корпоративной личности руководителя, для которого они работают. На современном рабочем месте продвижение исполнительных помощников зависит от кода в отношении успеха руководителя и способности обоих сделать работу команды бесшовной, тогда как оценка места работы отражает исполнительный секретарь исполнения друг друга.

Это следует отличить от секретаря компании , старшей роли в компании, ответственной за соблюдение законов и нормативных требований.

Исполнительный помощник

Гражданское лицо

Работа исполнительного помощника (иногда называемого помощником управления) много отличается от работы административного помощника. Во многих организациях исполнительный помощник является высокопоставленной должности в административной иерархии. Исполнительные помощники работают на сотрудника компании или исполнительного директора (как в частных, так и в государственных компаниях) и обладают полномочиями принимать важные решения, влияющие на направление таких организаций. Таким образом, исполнительные помощники играют роль в принятии решений и настройке политики. Исполнительный помощник выполняет обычную роль в управлении перепиской, подготовкой исследований и общения, часто с одним или несколькими административными помощниками или помощниками по планированию, которые сообщают ему или ей. Исполнительный помощник также выступает в качестве «привратника», в различной степени понимает требования исполнительного директора и с возможностью этого понимания решить, какие запланированные события, встречи, телеконференции или электронные письма наиболее подходят для распределения исполнительного директора. время.

Исполнительный помощник может время от времени выступать в качестве прокси для руководителей, представляя его/ее/их на собраниях или коммуникациях и управлении проектами, управляя производством отчетов или других результатов в отсутствие исполнительной власти. Исполнительный помощник отличается от административного помощника (работа, которая часто является частью карьерного пути исполнительного помощника), что они должны иметь более высокую степень деловой хватки, иметь возможность управлять проектами, а также иметь способность влиять на других от имени исполнительной власти. В прошлом исполнительные помощники должны были иметь только диплом средней школы, но все чаще требуется степень бакалавра ^{[ 16 ]} Из любой области обучения или при соблюдении образовательных требований в рамках своей отрасли может потребоваться специализированные знания в определенных областях исследования посредством степени бакалавра, относящейся к роли работодателя или подразделения в организации.

Военный

В Министерстве обороны США звание военного помощника (Мас) или исполнительного помощника (EA), как правило, владеет полковниками армии, военно -воздушных сил и морской пехоты , подполковниками , а также старшими майорами военно -морского флота и капитанами , командирами и старшими лейтенантскими командирами которые находятся в прямом поддержке министра обороны , заместителя министра обороны и других чиновников защиты гражданских лиц до уровня заместителя помощника министра обороны , а также генеральных должностных лиц или офицеров -флаг .

У министра обороны также есть генерал -лейтенант или вице -адмирал в качестве его/ее старшего военного помощника.

Как и их гражданские коллеги, EAS также является ресурсом в принятии решений, постановке политики и будет иметь надзор за лидерством для всего военного и гражданского персонала, поддерживающего гражданского чиновника, генерального сотрудника или офицера-флагии. EAS часто взаимозаменяемы с другими старшими военными офицерами эквивалентного ранга, занимая звание начальника штаба в других службах, возглавляемых флагментальным офицером или генеральным офицером. В случае объединенных команд боевых боевых управлений и главных команд службы, начальник штаба часто является генеральным офицером или сама-офицером, обычно на 1-звездочном или 2-звездочном уровне, но он или она не следует путать с 4-звездочные офицеры, занимающие титул начальника штаба армии или начальник штаба ВВС . ^{[ 17 ]}

Образование, обучение и вступление в профессию

В конце 19 -го века изобретение пишущей машинки обеспечило много новых вакансий в бизнесе и правительстве для женщин и мужчин. В Чикагском столичном бизнес-колледже в 1892-1893 годах были женщины; Однако на курсах сокращения и печати 90 процентов студентов были женщинами. ^{[ 18 ]} В течение большей части 20 -го века женщины с навыками сокращения или печати могут получить секретарскую работу без дальнейшего образования за пределами старшей школы.

Источник

Роль секретаря появилась из европейской церкви и государственной бюрократии как аспекты роли канцлера , и охватывала управление работой ряда клерков, собранных в канцелярии . Из эпохи Возрождения до конца 19 -го века люди, вовлеченные в ежедневную переписку и деятельность влиятельных, приняли титул секретаря.

Со временем, как и многие названия, этот термин был применен к большим и разнообразным функциям, что привело к тому, что составные названия лучше определяют различные секретарские работы, такие как генеральный секретарь или финансовый секретарь . Просто «Секретарь» оставался в использовании либо в качестве аббревиатуры, когда ясен в контексте, либо на относительно скромных должностях, таких как административный помощник ответственного сотрудника, либо индивидуально, либо в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные посты стали более женскими и распространенными с умножением бюрократии в государственном и частном секторах, были также придумывались новые слова, чтобы описать их, такие как личный помощник.

В 1840 -х и 1850 -х годах появлялись коммерческие школы, чтобы обучать учеников мужского и женского пола навыкам, необходимым для работы на канцелярском положении. ^{[ 19 ]} В 1870 году сэр Исаак Питман основал школу, где учащиеся могли бы квалифицироваться в качестве писателей -сокращений для «профессиональных и коммерческих мужчин». Первоначально эта школа была только для учеников. В 1871 году в Соединенных Штатах действовало более 150 таких школ, что к 1890 -м годам увеличилось до 500 лет. ^{[ 20 ]}

В 1880 -х годах, с изобретением пишущей машинки , все больше женщин начали входить в поле, и в ближайшие годы, особенно после Первой мировой войны , роль секретаря была в основном связана с женщинами. К 1930 -м годам входило меньше мужчин в поле секретарей.

Стремясь содействовать профессионализму среди секретарей Соединенных Штатов, Национальная ассоциация секретарей была создана в 1942 году. Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных специалистов (IAAP). Организация разработала первый стандартизированный тест для офисных работников , названных сертифицированным экзаменом профессионального секретаря (CPS). Впервые он был введен в 1951 году.

К середине 20-го века потребность в секретарях была великой, а офисы и организации представляли крупные секретарские пулы . В некоторых случаях требование было достаточно великим, чтобы побудить секретарей, которые были завербованы из -за рубежа; В частности, часто возникали устойчивый спрос, что молодые британские женщины приезжают в США и заполняли временные или постоянные секретарские должности. ^{[ 21 ]} Несколько организаций были созданы для оказания помощи секретарям из иностранных земель, в том числе Общество международных секретарей и Ассоциации британских секретарей Америки . ^{[ 22 ]}

В 1952 году Мэри Барретт, президент Национальной ассоциации секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент корпорации Dictaphone, и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфусс создали праздник на День секретаря , чтобы признать тяжелую работу персонала в офисе. Праздник завоевал популярность, и в течение четвертой недели апреля в настоящее время отмечается в офисах по всему миру. Он был переименован в « Неделю административного специалиста », чтобы подчеркнуть повышенную ответственность сегодняшнего секретаря и других административных работников, а также избежать смущения для тех, кто считает, что «секретарь» относится только к женщинам или неквалифицированным работникам.

В 20-м веке, с распространением пишущей машинки, Шортхэнд увидел конкуренцию со стороны Стено. Таким образом, набрать стал прерогативой женщин, вдов или относительно хорошо образованных молодых девушек, родом из среднего класса или мелкой буржуазии, а затем из рабочего класса с ростом профессии между двумя мировыми войнами, которые видят, как женщины захватывают эти инновации. ^{[ 23 ]}^{[ 24 ]}

До последних лет профессия секретаря в первоначальном смысле часто стала предметом коллективного воображения, стереотипам и уничижительным коннотациям. Действительно, секретариальная работа была легко связана с низкой стоимостью, неблагодарными и плохо оплачиваемыми задачами, такими как подача кофе начальству, создание фотокопий или регистрация черновых документов. Кроме того, профессия когда-то была осуществлена почти исключительно женщинами и считалась работой с розовыми воротничками в предыдущие десятилетия, но в 21-м веке многие работодатели начали перекладовать многие начального уровня должности , в том числе рабочие места белых воротничков , исторически удерживаемые мужчинами в Десятилетия прошлого, в качестве секретаря, административного помощника или помощника по программе. ^{[ 23 ]}^{[ 24 ]}

Этимология

Термин получен от латинского слова Secernere , «чтобы отличить» или «отделить», пассивное причастие ( секретное ), что означает «отдельно», с возможной коннотацией чего -то личного или конфиденциального, как с английским словом секрет Следовательно, секретарием . был человеком конфиденциально наблюдением за бизнесом, обычно для могущественного человека (король, папа и т. Д.) Поскольку обязанности современного секретаря часто все еще включают обработку конфиденциальной информации, буквальное значение их названия все еще верно. ^{[ 25 ]}

Смотрите также

Ссылки

^ «Три выпускника Wellesley нажали на администрацию Обамы» . Уэллсли Таунсман . Уэллсли, Массачусетс: Gatehouse Media . 20 января 2009 г. Получено 22 января 2009 г.
^ «Три выпускника Wellesley нажали на администрацию Обамы» . Уэллсли Таунсман . Уэллсли, Массачусетс: Gatehouse Media . 20 января 2009 г. Получено 22 января 2009 г.
^ Парнс, Эми (16 июня 2011 г.). «Сотрудники Белого дома отправляются в Гарвард» . Политик . Получено 21 июня 2011 года .
^ Jump up to: ^а ^{беременный} «Пример описания работы и спецификации человека для помощника школьной библиотеки» . Руководящие принципы CILIP для библиотек средней школы : 121–122. doi : 10.29085/9781783300303.017 .
^ «Информация о работе секретаря | Национальная карьера» . NationalCareersService.direct.gov.uk. 27 января 2012 года . Получено 3 февраля 2014 года .
^ Jump up to: ^а ^{беременный} Роберт, Генри М.; и др. (2011). Правила заказа Роберта недавно пересмотрен (11 -е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: да Капо Пресс. С. 458–460. ISBN 978-0-306-82020-5 .
^ Роберт III, Генри М.; и др. (2011). Правила заказа Роберта вновь пересмотрены вкратце (2 -е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: да Капо Пресс. С. 142–151. ISBN 978-0-306-82019-9 Полем Архивировано из оригинала 16 августа 2017 года . Получено 6 декабря 2015 года .
^ Отчет персонала (21 апреля 2011 г.). «Спортсмен с двумя видами спорта обвинялся в DWI» . Герцог Хроника . Архивировано из оригинала 1 марта 2013 года . Получено 16 августа 2013 года . {{cite web}}: CS1 Maint: Bot: исходный статус URL неизвестен ( ссылка )
^ Мартин, Ник (4 февраля 2015 г.). «Любовь детали времени с президентом Обамой в новой книге« Power Forward » . Герцог Хроника . Получено 20 декабря 2016 года .
^ Кантор, Джоди (11 ноября 2011 г.). «Оставляя тень Обамы, чтобы разыграть одного из своих» . New York Times . п. A24 . Получено 23 апреля 2014 года .
^ Смит, Ной. «Секретарь Работа в эпоху ИИ» . Нохпинион . Подмазочный Получено 19 февраля 2024 года .
^ «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: США Бюро статистики труда» . Bls.gov. 29 марта 2012 года . Получено 8 декабря 2013 года .
^ Военные помощники по -прежнему несут ядерный футбол президента , Usatoday.com
^ Содержание. Экстернал (11 апреля 2022 года). «Помощник программы, описание работы» . Набор ресурсов: как набирать и нанимать лучше . Получено 8 февраля 2023 года .
^ «Секретари/машинистки» . Карьера NHS . Получено 1 января 2012 года .
^ Рампелл, Кэтрин (9 сентября 2014 г.). «Степень колледжа стала новой средней школой» . The Washington Post . Получено 6 июля 2016 года .
^ Военный помощник/Руководство исполнительного директора . Получено 11 июня 2013 года.
^ Линн опасность: плавание в бассейне Стено . Капитель , так что вы хотите быть секретарем . Электронная книга 702.
^ Муллани, Мари Мармо; Хилберт, Розмари С. (февраль 2018 г.). «Обучение женщин для самостоятельности и экономических возможностей: стратегический предпринимательство школ Кэтрин Гиббс, 1911–1968» . История образования ежеквартально . 58 (1): 65–93. doi : 10.1017/heq.2017.49 . ISSN 0018-2680 .
^ Вайс, Дж. (1981). «Обучение канцелярской работе: частная коммерческая школа девятнадцатого века». Журнал социальной истории . 14 (3): 416. doi : 10.1353/jsh/14.3.407 .
^ Скот, Барбара (29 сентября 1967 г.). «Секретари хотели по всей Атлантике» . Глазго Вестник . п. 9
^ Seebohm, Кэролайн (19 июля 1971 г.). «Английские девушки в Нью -Йорке: они больше не идут домой» . Нью-Йорк . С. 34–38.
^ Jump up to: ^а ^{беременный} Стенография, стенотипия или диктофон? , файл национальных архивов французских
^ Jump up to: ^а ^{беременный} Жан Лебрун , «История секретарей», программа La Marche de L'Istoire по Франции Интер , 16 января 2013 г.
^ «Секретарь-определение и многое другое из свободного словаря Мерриам-Уэбстера» . Merriam-Webster.com. 31 августа 2012 г. Получено 3 февраля 2014 года .

Дальнейшее чтение

Национальная ассоциация парламентариев, Комитет по образованию (1993). Столкните на вас Секретарь . Независимость, Миссури: Национальная ассоциация парламентариев. ISBN 1-884048-25-0 .
Covert, Bryce (4 мая 2015 г.). «Медленная смерть секретаря» . Новая республика . Получено 18 мая 2018 года .
Дискуссия теоретически-методологическая в области секретариата: разнообразие и особенности
Образовательные справочники по профессиям, занятые женщинами в 1960 -х и 1970 -х годах.

Внешние ссылки

[wicked-tapped-1] «Три выпускника Wellesley нажали на администрацию Обамы» . Уэллсли Таунсман . Уэллсли, Массачусетс: Gatehouse Media . 20 января 2009 г. Получено 22 января 2009 г.

[wicked-tapped2-2] «Три выпускника Wellesley нажали на администрацию Обамы» . Уэллсли Таунсман . Уэллсли, Массачусетс: Gatehouse Media . 20 января 2009 г. Получено 22 января 2009 г.

[:3-3] Парнс, Эми (16 июня 2011 г.). «Сотрудники Белого дома отправляются в Гарвард» . Политик . Получено 21 июня 2011 года .

[:2-4] Jump up to: ^а ^{беременный} «Пример описания работы и спецификации человека для помощника школьной библиотеки» . Руководящие принципы CILIP для библиотек средней школы : 121–122. doi : 10.29085/9781783300303.017 .

[5] «Информация о работе секретаря | Национальная карьера» . NationalCareersService.direct.gov.uk. 27 января 2012 года . Получено 3 февраля 2014 года .

[:0-6] Jump up to: ^а ^{беременный} Роберт, Генри М.; и др. (2011). Правила заказа Роберта недавно пересмотрен (11 -е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: да Капо Пресс. С. 458–460. ISBN 978-0-306-82020-5 .

[7] Роберт III, Генри М.; и др. (2011). Правила заказа Роберта вновь пересмотрены вкратце (2 -е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: да Капо Пресс. С. 142–151. ISBN 978-0-306-82019-9 Полем Архивировано из оригинала 16 августа 2017 года . Получено 6 декабря 2015 года .

[:4-8] Отчет персонала (21 апреля 2011 г.). «Спортсмен с двумя видами спорта обвинялся в DWI» . Герцог Хроника . Архивировано из оригинала 1 марта 2013 года . Получено 16 августа 2013 года . {{cite web}}: CS1 Maint: Bot: исходный статус URL неизвестен ( ссылка )

[:5-9] Мартин, Ник (4 февраля 2015 г.). «Любовь детали времени с президентом Обамой в новой книге« Power Forward » . Герцог Хроника . Получено 20 декабря 2016 года .

[:6-10] Кантор, Джоди (11 ноября 2011 г.). «Оставляя тень Обамы, чтобы разыграть одного из своих» . New York Times . п. A24 . Получено 23 апреля 2014 года .

[11] Смит, Ной. «Секретарь Работа в эпоху ИИ» . Нохпинион . Подмазочный Получено 19 февраля 2024 года .

[12] «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: США Бюро статистики труда» . Bls.gov. 29 марта 2012 года . Получено 8 декабря 2013 года .

[13] Военные помощники по -прежнему несут ядерный футбол президента , Usatoday.com

[:1-14] Содержание. Экстернал (11 апреля 2022 года). «Помощник программы, описание работы» . Набор ресурсов: как набирать и нанимать лучше . Получено 8 февраля 2023 года .

[15] «Секретари/машинистки» . Карьера NHS . Получено 1 января 2012 года .

[16] Рампелл, Кэтрин (9 сентября 2014 г.). «Степень колледжа стала новой средней школой» . The Washington Post . Получено 6 июля 2016 года .

[17] Военный помощник/Руководство исполнительного директора . Получено 11 июня 2013 года.

[18] Линн опасность: плавание в бассейне Стено . Капитель , так что вы хотите быть секретарем . Электронная книга 702.

[19] Муллани, Мари Мармо; Хилберт, Розмари С. (февраль 2018 г.). «Обучение женщин для самостоятельности и экономических возможностей: стратегический предпринимательство школ Кэтрин Гиббс, 1911–1968» . История образования ежеквартально . 58 (1): 65–93. doi : 10.1017/heq.2017.49 . ISSN 0018-2680 .

[20] Вайс, Дж. (1981). «Обучение канцелярской работе: частная коммерческая школа девятнадцатого века». Журнал социальной истории . 14 (3): 416. doi : 10.1353/jsh/14.3.407 .

[21] Скот, Барбара (29 сентября 1967 г.). «Секретари хотели по всей Атлантике» . Глазго Вестник . п. 9

[22] Seebohm, Кэролайн (19 июля 1971 г.). «Английские девушки в Нью -Йорке: они больше не идут домой» . Нью-Йорк . С. 34–38.

[:8-23] Jump up to: ^а ^{беременный} Стенография, стенотипия или диктофон? , файл национальных архивов французских

[:9-24] Jump up to: ^а ^{беременный} Жан Лебрун , «История секретарей», программа La Marche de L'Istoire по Франции Интер , 16 января 2013 г.

[25] «Секретарь-определение и многое другое из свободного словаря Мерриам-Уэбстера» . Merriam-Webster.com. 31 августа 2012 г. Получено 3 февраля 2014 года .

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]

[ 5 ]

[ 6 ]

[ 7 ]

[ 8 ]

[ 9 ]

[ 10 ]

[ 11 ]

[ 12 ]

[ 13 ]

[ 14 ]

[ 15 ]

[ 16 ]

[ 17 ]

[ 18 ]

[ 19 ]

[ 20 ]

[ 21 ]

[ 22 ]

[ 23 ]

[ 24 ]

[ 25 ]