Секретарь
Секретарь , , административный помощник , исполнительный помощник личный секретарь , [ 4 ] или другие подобные должности — это человек, чья работа заключается в поддержке руководства, включая руководителей, с использованием различных навыков управления проектами , оценки программ , общения и/или организационных навыков в области администрирования . В сфере административной поддержки можно получить разнообразный опыт работы, начиная от стажировки , начального уровня , младших, младших, средних и старших уровней заработной платы с позициями практически во всех отраслях, особенно среди белых воротничков .
Функции личного помощника могут полностью выполняться для оказания помощи одному другому сотруднику или могут приносить пользу более чем одному сотруднику. В других ситуациях секретарем является должностное лицо общества или организации, которое занимается перепиской, принимает новых членов, организует официальные встречи и мероприятия. Но эту роль не следует путать с ролью исполнительного секретаря , секретаря кабинета министров , например членов кабинета министров , носящих титул «секретаря», или секретаря компании , которые отличаются от помощника по административным вопросам. [ 5 ] [ 6 ] [ 7 ]
Обязанности и функции
[ редактировать ]Секретарь, также известный как личный помощник (PA) или помощник по административным вопросам , может иметь множество административных обязанностей. Титул «секретарь», корень которого означает «хранитель секретов», используется не так часто, как в прошлые десятилетия, а обязанности изменились в ответ на технологическую эпоху. [ 11 ] Обязанности могут варьироваться в зависимости от характера и размера компании или организации и могут включать в себя управление бюджетом, ведение бухгалтерского учета, участие в телефонных звонках, обслуживание посетителей, поддержание веб-сайтов, организацию поездок, планирование мероприятий и подготовку отчетов о расходах. Секретари также могут управлять всеми административными деталями проведения конференции или встречи высокого уровня и нести ответственность за организацию питания во время обеденного совещания. Часто руководители просят своего помощника вести протоколы совещаний и готовить документы для рассмотрения. [ 12 ] Помимо протоколов, секретарь может нести ответственность за ведение всех официальных отчетов компании или организации. [ 6 ] Секретарь также считается «офис-менеджером».
Сегодня многие секретари также проводят исследования, брифинги, пишут меморандумы , написание контента , занимаются управлением проектами , оценкой программ , управлением заинтересованными сторонами , выполняют обязанности по обслуживанию клиентов , разрабатывают и поддерживают офисные системы, включая управление и хранение данных , проводят фоновые исследования и представляют результаты, производят документы, такие как официальные документы и серая литература , выполнять конкретные проекты, брать на себя некоторые обязанности менеджера, участвовать в процессах принятия решений, решать задачи по связям с общественностью и / или логистике и закупкам, а также широкий спектр других обязанностей, связанных с их конкретной отрасли.
В бизнесе многие должностные инструкции частично совпадают. Однако, хотя помощник по административным вопросам — это общий термин, не обязательно подразумевающий непосредственную работу на начальника, секретарь обычно является ключевым лицом для выполнения всех административных задач, и его часто называют «привратником». Другие названия, описывающие должности, аналогичные или частично совпадающие с должностями традиционного секретаря, — это координатор офиса, исполнительный помощник, офис-менеджер и административный специалист.
- Список названий должностей, синонимичных секретарю или похожих на него: секретарь , административный специалист , административный помощник , исполнительный помощник , административный сотрудник , специалист административной поддержки , клерк , военный помощник , военная помощь [ 13 ] , помощник руководителя , офисный секретарь , ассистент программы , [ 14 ] ассистент проекта , личный помощник , мужчина/женщина , личный секретарь или личный помощник . [ 4 ]
- В предыдущие десятилетия, особенно в 20-м веке и ранее, на самом базовом уровне секретарь обычно представлял собой аудиомашинистку с небольшим количеством административных функций. хорошее владение преобладающим офисным языком и умение печатать Важно . На более высоких уровнях и с большим опытом они начинают брать на себя дополнительные роли и тратить больше времени на поддержание физических и электронных файлов, работу с почтой, фотокопирование, отправку электронных писем клиентам, заказ канцелярских товаров и ответы на телефонные звонки. [ 15 ]
- Более квалифицированному помощнику руководителя может потребоваться быстро печатать на технических или иностранных языках, организовывать дневники, маршруты и встречи, а также выполнять административные обязанности, которые могут включать бухгалтерский учет или финансовый учет . Секретарь/помощник руководителя также может контролировать доступ к менеджеру, становясь таким образом влиятельным и доверенным помощником. Помощники руководителей доступны для связи в нерабочее время с помощью новых методов электронной связи для консультаций.
- Самая большая разница между секретарем общего профиля и квалифицированными помощниками руководителя заключается в том, что помощник руководителя должен иметь возможность широко взаимодействовать с широкой публикой, поставщиками, клиентами и любым другим лицом или группой, за взаимодействие с которыми ответственен руководитель. По мере повышения уровня взаимодействия руководителя растет и уровень навыков, требуемых от помощника руководителя, работающего с ним. Те помощники руководителя, которые работают с корпоративными должностными лицами, должны быть способны подражать стилю, корпоративной философии и корпоративной личности руководителя, на которого они работают. На современном рабочем месте продвижение исполнительных помощников зависит от успеха руководителя и способности обоих обеспечить бесперебойную работу команды, тогда как оценка рабочего места на данный момент отражает работу исполнительного секретаря друг друга.
Его следует отличать от секретаря компании , старшей должности в компании, ответственной за соблюдение законодательных и нормативных требований.
Исполнительный помощник
[ редактировать ]Гражданский
[ редактировать ]Работа исполнительного помощника (иногда называемого помощником по управлению) сильно отличается от работы помощника по административным вопросам. Во многих организациях помощник руководителя занимает высокопоставленную должность в административной иерархии. Помощники руководителя работают на должностное лицо или руководителя компании (как в частных, так и в государственных учреждениях компаний) и обладают полномочиями принимать важные решения, влияющие на направление деятельности таких организаций. Таким образом, исполнительные помощники играют роль в принятии решений и определении политики. Помощник руководителя выполняет обычные функции по управлению корреспонденцией, подготовке исследований и общению, часто с одним или несколькими помощниками по административным вопросам или помощниками по планированию, которые подчиняются ему или ей. Помощник руководителя также действует как «привратник», понимая в разной степени требования руководителя и имея возможность благодаря этому пониманию решать, какие запланированные мероприятия, встречи, телеконференции или электронные письма наиболее подходят для распределения обязанностей руководителя. время.
Помощник руководителя может время от времени выступать в качестве доверенного лица руководителя, представляя его/ее/их на собраниях или при общении, а также руководя проектом подготовки отчетов или других результатов в отсутствие руководителя. Помощник руководителя отличается от помощника по административным вопросам (работа, которая часто является частью карьеры помощника руководителя) тем, что от него ожидается более высокая степень деловой хватки, способность управлять проектами, а также способность влиять на других от имени руководителя. В прошлом помощники руководителей должны были иметь только диплом средней школы, но теперь для работы все чаще требуется степень бакалавра. [ 16 ] любой области обучения или при соблюдении образовательных требований в своей отрасли, могут потребоваться специальные знания в конкретных областях обучения в рамках степени бакалавра, соответствующей отрасли работодателя или роли подразделения в организации.
Военный
[ редактировать ]В Министерстве обороны США звание военного помощника (MA) или исполнительного помощника (EA) обычно занимают полковники армии, военно-воздушных сил и морской пехоты , подполковники , а также старшие майоры ВМФ и капитаны , командиры и старшие лейтенанты-командующие. которые оказывают непосредственную поддержку министру обороны , заместителю министра обороны и другим должностным лицам гражданской обороны вплоть до уровня заместителя помощника министра обороны , а также генералам или флагманам .
У министра обороны также есть генерал-лейтенант или вице-адмирал в качестве старшего военного помощника.
Как и их гражданские коллеги, ИА также являются ресурсом в принятии решений, определении политики и будут осуществлять руководящий надзор за всем военным и гражданским персоналом, поддерживающим гражданского чиновника, генерального офицера или флагманского офицера. ЭА часто взаимозаменяемы с другими старшими офицерами аналогичного звания, имеющими звание начальника штаба в других службах, возглавляемых флагманом или генералом. В случае объединенных боевых командований и основных командований войск начальник штаба часто сам является генералом или флагманом, обычно на уровне 1 или 2 звезды, но его или ее не следует путать с Офицеры с 4 звездами, имеющие звание начальника штаба армии или начальника штаба ВВС . [ 17 ]
Образование, стажировка и вход в профессию
[ редактировать ]Во времена бэби-бумеров и некоторых представителей старшего поколения X секретари обычно вступали в профессию только после получения аттестата средней школы, дополненного обучением на рабочем месте, без формального послесреднего образования, степени высшего образования. или предыдущий опыт профессиональной деятельности , в отличие от последующих поколений в 21 веке.
Работодатели уже давно отдают предпочтение незамужним женщинам, и эта идея нашла отклик у правительств и профсоюзов, когда рабочих мест было мало в трудные экономические времена. В 1930-е годы в Соединенных Штатах как ряд штатов, так и федеральное правительство пытались законодательно исключить замужних женщин с рынка труда, находя поддержку со стороны профсоюзов, продвигающих «семейную заработную плату» - заработную плату, равную заработной плате замужней женщины, у мужа было достаточно дохода, чтобы поддерживать и жену по дому, и кучу детей. [ 18 ] Все законодательные инициативы, направленные на создание правовой основы для такой дискриминации, в конечном итоге провалились. Но даже не имея юридической основы, работодатели пытались отстранить замужних женщин от трудоустройства. По данным опроса 1940 года, 40 процентов из 485 опрошенных американских компаний заявили, что у них есть четкая политика, запрещающая замужним женщинам работать на них. [ 19 ] Причина заключалась в том, что замужние женщины в любом случае вскоре уйдут со своих должностей, а если и останутся на своих должностях, то из-за своих домашних и семейных обязанностей они не будут уделять своей оплачиваемой работе того внимания, которое уделяла бы незамужняя женщина. Поэтому многие женщины, работающие в офисе, лгали о своем семейном положении. [ 20 ] До середины 1970-х годов, когда карьерные возможности женщин начали расширяться, навыки стенографии и набора текста давали им возможность найти работу с этими навыками, даже если они получили образование, которое дало бы им другую работу, если бы не гендерная дискриминация. . [ 21 ] По сравнению с работой медсестры или учителя, требования для поступления на профессию секретаря были низкими: единственными навыками, необходимыми для этой должности, были навыки стенографии и набора текста. После окончания средней школы или достижения разрешенного возраста для приема на работу, при необходимости, можно было пройти курсы продолжительностью в несколько недель, чтобы научиться стенографировать и печатать, что способствовало поступлению на должность секретаря стенографического или письменного пула; такие школы или частные школы, предлагающие, например, курсы набора текста, существовали еще в 1880-х годах. [ 22 ] Очень быстро эти курсы стали посещать преимущественно женщины. 25 процентов студентов Чикагского Метрополитен-колледжа бизнеса в 1892/1893 учебном году были женщинами, однако на курсах стенографии и машинописи 90 процентов студентов были женщинами. [ 23 ]
Источник
[ редактировать ]Роль секретаря возникла в европейской церковной и государственной бюрократии, когда аспекты роли канцлера стали отчетливыми и включали управление работой ряда клерков, собравшихся в канцелярии . С эпохи Возрождения до конца XIX века мужчины, участвовавшие в повседневной переписке и деятельности сильных мира сего, носили титул секретаря.
Со временем, как и многие другие должности, этот термин стал применяться к большему количеству разнообразных функций, что привело к появлению составных названий, которые лучше определяли различные секретарские функции, например, генеральный секретарь или финансовый секретарь . Просто слово «секретарь» по-прежнему использовалось либо как аббревиатура, если это ясно из контекста, либо для относительно скромных должностей, таких как административный помощник ответственного лица (лиц), либо индивидуально, либо в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные должности стали более женственными и распространенными по мере увеличения бюрократии в государственном и частном секторах, для их описания также были придуманы новые слова, такие как личный помощник.
В 1840-х и 1850-х годах появились коммерческие школы, в которых студенты мужского и женского пола обучались навыкам, необходимым для работы на канцелярских должностях. [ 24 ] В 1870 году сэр Исаак Питман основал школу, где студенты могли получить квалификацию стенографистов для «профессиональных и коммерческих людей». Первоначально эта школа была предназначена только для учеников мужского пола. В 1871 году в Соединенных Штатах действовало более 150 таких школ, а к 1890-м годам их число выросло до 500. [ 25 ]
В 1880-х годах, с изобретением пишущей машинки , на эту работу стало выходить больше женщин, и в последующие годы, особенно после Первой мировой войны , роль секретаря стала в первую очередь ассоциироваться с женщинами. К 1930-м годам на должность секретарей приходило меньше мужчин.
В целях повышения профессионализма среди секретарей США в 1942 году была создана Национальная ассоциация секретарей . Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных специалистов (IAAP). Организация разработала первый стандартизированный тест для офисных работников под названием «Экзамен для сертифицированных профессиональных секретарей» (CPS). Впервые оно было введено в 1951 году.
К середине 20-го века потребность в секретарях была велика, и в офисах и организациях имелся большой резерв секретарей . В некоторых случаях спрос был достаточно велик, чтобы стимулировать набор секретарей из-за границы; в частности, часто существовал устойчивый спрос на молодых британских женщин, приезжающих в США и занимающих временные или постоянные секретарские должности. [ 26 ] Для помощи секретарям из-за границы было создано несколько организаций, в том числе Общество международных секретарей и Ассоциация британских секретарей в Америке . [ 27 ]
В 1952 году Мэри Барретт, президент Национальной ассоциации секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент корпорации «Диктафон», и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфусс учредили специальный праздник «День секретаря» , чтобы отметить тяжелую работу сотрудников офиса. Праздник прижился, и теперь в четвертую неделю апреля его отмечают в офисах по всему миру. Она была переименована в « Неделю административных специалистов », чтобы подчеркнуть возросшую ответственность сегодняшних секретарей и других административных работников, а также чтобы не смущать тех, кто считает, что слово «секретарь» относится только к женщинам или неквалифицированным работникам.
В 20 веке, с распространением пишущих машинок, стенография стала конкурировать со стенографией. Таким образом, машинопись стала прерогативой женщин, вдов или относительно хорошо образованных молодых девушек, первоначально из среднего класса или мелкой буржуазии, а затем из рабочего класса с появлением профессии между двумя мировыми войнами, когда женщины захватили эти нововведения. [ 28 ] [ 29 ]
До недавних лет профессия секретаря в первоначальном понимании часто была подвержена в коллективном воображении стереотипам и уничижительному подтексту. Действительно, секретарская работа легко ассоциировалась с малоценной, неблагодарной и плохо оплачиваемой работой, такой как подача кофе начальству, изготовление фотокопий или хранение черновых документов. Кроме того, когда-то эту профессию выполняли почти исключительно женщины, и в предыдущие десятилетия она считалась работой «розовых воротничков» , но в 21 веке многие работодатели начали переклассифицировать многие должности начального уровня , включая должности «белых воротничков», которые исторически занимали мужчины в десятилетия назад в качестве секретаря, помощника по административным вопросам или помощника по программе. [ 28 ] [ 29 ]
Этимология
[ редактировать ]Этот раздел нуждается в дополнительных цитатах для проверки . ( Апрель 2013 г. ) |
Этот термин происходит от латинского слова secernere , «отличать» или «отделять», страдательного причастия ( secretum ), означающего «отделенный», с возможным значением чего-то частного или конфиденциального, как в случае с английским словом. секрет. Таким образом, секретарем был человек, конфиденциально наблюдавший за бизнесом, обычно в пользу влиятельного человека (короля, папы и т. д.). Поскольку в обязанности современного секретаря часто по-прежнему входит работа с конфиденциальной информацией, буквальное значение его должности по-прежнему сохраняется. [ 30 ]
См. также
[ редактировать ]Ссылки
[ редактировать ]- ^ «Три выпускника Уэллсли выбраны в администрацию Обамы» . Уэлсли Таунсман . Уэлсли, Массачусетс: GateHouse Media . 20 января 2009 года . Проверено 22 января 2009 г.
- ^ «Три выпускника Уэллсли выбраны в администрацию Обамы» . Уэлсли Таунсман . Уэлсли, Массачусетс: GateHouse Media . 20 января 2009 года . Проверено 22 января 2009 г.
- ^ Парнс, Эми (16 июня 2011 г.). «Сотрудники Белого дома отправляются в Гарвард» . Политик . Проверено 21 июня 2011 г.
- ^ Перейти обратно: а б «Примерная должностная инструкция и характеристика работника школьной библиотеки» . Рекомендации CILIP для библиотек средних школ : 121–122. дои : 10.29085/9781783300303.017 .
- ^ «Информация о вакансии секретаря | Национальная служба карьеры» . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 27 января 2012 года . Проверено 3 февраля 2014 г.
- ^ Перейти обратно: а б Роберт, Генри М.; и др. (2011). Недавно пересмотренные правила порядка Роберта (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Да Капо Пресс. стр. 458–460. ISBN 978-0-306-82020-5 .
- ^ Роберт III, Генри М.; и др. (2011). Краткое изложение недавно пересмотренных правил порядка Роберта (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Да Капо Пресс. стр. 142–151. ISBN 978-0-306-82019-9 . Архивировано из оригинала 16 августа 2017 года . Проверено 6 декабря 2015 г.
- ^ Отчет штаба (21 апреля 2011 г.). «Спортсмену двух видов спорта предъявлено обвинение в вождении в нетрезвом виде» . Герцогская хроника . Архивировано из оригинала 1 марта 2013 года . Проверено 16 августа 2013 г.
{{cite web}}
: CS1 maint: bot: исходный статус URL неизвестен ( ссылка ) - ^ Мартин, Ник (4 февраля 2015 г.). «Любовь подробно описывает время с президентом Обамой в новой книге «Power Forward» » . Герцогская хроника . Проверено 20 декабря 2016 г.
- ^ Кантор, Джоди (11 ноября 2011 г.). «Оставив тень Обамы, чтобы отбросить свою» . Нью-Йорк Таймс . п. А24 . Проверено 23 апреля 2014 г.
- ^ Смит, Ной. «Работа секретаря в эпоху искусственного интеллекта» . Нойпинион . Подстек . Проверено 19 февраля 2024 г.
- ^ «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США» . Bls.gov. 29 марта 2012 года . Проверено 8 декабря 2013 г.
- ↑ Военные помощники до сих пор несут президентский ядерный «футбол» , USATODAY.com
- ^ content.external (11 апреля 2022 г.). «Описание должности ассистента программы» . Рекрутинговые ресурсы: как лучше нанимать и нанимать . Проверено 8 февраля 2023 г.
- ^ «Секретарши/машинистки» . Карьера в Национальной службе здравоохранения . Проверено 1 января 2012 г.
- ^ Рэмпелл, Кэтрин (9 сентября 2014 г.). «Диплом колледжа стал новым дипломом средней школы» . Вашингтон Пост . Проверено 6 июля 2016 г.
- ^ Справочник военного помощника / старшего офицера . Проверено 11 июня 2013 г.
- ^ Линн Перил: Плавание в бассейне Стено . Капитель одиноких секундантов, женатых секундантов и петляющей тени офисной жены . Электронная книга-Позиция 2515.
- ^ Линн Перил: Плавание в бассейне Стено . Капитель одиноких секундантов, женатых секундантов и петляющей тени офисной жены . Электронная книга-Позиция 2531.
- ^ Линн Перил: Плавание в бассейне Стено . Капитель одиноких секундантов, женатых секундантов и петляющей тени офисной жены . Электронная книга-Позиция 2449.
- ^ Линн Перил: Плавание в бассейне Стено . Капитель Итак, вы хотите быть секретарем . Электронная книга-Позиция 529.
- ^ Линн Перил: Плавание в бассейне Стено . Капитель Итак, вы хотите быть секретарем . Электронная книга-Позиция 685.
- ^ Линн Перил: Плавание в бассейне Стено . Капитель Итак, вы хотите быть секретарем . Электронная книга-Позиция 702.
- ^ Маллани, Мари Мармо; Хилберт, Розмари К. (февраль 2018 г.). «Обучение женщин самостоятельности и экономическим возможностям: стратегическое предпринимательство школ Кэтрин Гиббс, 1911–1968» . История образования ежеквартально . 58 (1): 65–93. дои : 10.1017/heq.2017.49 . ISSN 0018-2680 .
- ^ Вайс, Дж (1981). «Обучение канцелярскому делу: частная коммерческая школа девятнадцатого века». Журнал социальной истории . 14 (3): 416. дои : 10.1353/jsh/14.3.407 .
- ^ Скот, Барбара (29 сентября 1967 г.). «Требуются секретари через Атлантику» . Глазго Геральд . п. 9.
- ^ Сибом, Кэролайн (19 июля 1971 г.). «Английские девушки в Нью-Йорке: они больше не идут домой» . Нью-Йорк . стр. 34–38.
- ^ Перейти обратно: а б Стенография, стенограмма или диктофон? , файл из Национального архива Франции .
- ^ Перейти обратно: а б Жан Лебрен , «История секретарей», передача La Marche de l’Histoire на канале France Inter , 16 января 2013 г.
- ^ «Секретарь – определение и многое другое из бесплатного словаря Merriam-Webster» . Merriam-webster.com. 31 августа 2012 года . Проверено 3 февраля 2014 г.
Дальнейшее чтение
[ редактировать ]- Национальная ассоциация парламентариев, Комитет по образованию (1993 год). В центре внимания вы, секретарь . Независимость, Миссури: Национальная ассоциация парламентариев. ISBN 1-884048-25-0 .
- Коверт, Брайс (4 мая 2015 г.). «Медленная смерть секретаря» . Новая Республика . Проверено 18 мая 2018 г.
- Теоретико-методологическая дискуссия в сфере секретариата: многообразие и особенности
- Учебные пособия по профессиям, которыми занимались женщины в 1960-1970-е годы.
Внешние ссылки
[ редактировать ]- Американское общество административных специалистов
- Административные профессиональные ресурсы
- iaap – Международная ассоциация административных специалистов